【廣州全弘】時間管理_高績效經(jīng)理人的行為特點

1、時間管理時間管理 高績效經(jīng)理人的行為特點高績效經(jīng)理人的行為特點廣州華夏智誠廣州華夏智誠精品內(nèi)訓(xùn)精品內(nèi)訓(xùn) 廖大相廖大相2013年年11月月課程目的課程目的o 認(rèn)識時間管理的重要性認(rèn)識時間管理的重要性o 識別導(dǎo)致時間浪費(fèi)的因素識別導(dǎo)致時間浪費(fèi)的因素o 掌握時間管理的原則與應(yīng)用技巧掌握時間管理的原則與應(yīng)用技巧課程大綱課程大綱o 時間與時間管理時間與時間管理o 浪費(fèi)時間的五大因素浪費(fèi)時間的五大因素o 時間管理的原則與應(yīng)用時間管理的原則與應(yīng)用 一、時間與時間管理一、時間與時間管理時間是物質(zhì)運(yùn)動的順序性和持續(xù)性時間是物質(zhì)運(yùn)動的順序性和持續(xù)性其特點是一維性，是一種特殊的資源其特點是一維性，是一種特殊的資源o

2、 毫無彈性毫無彈性o 無法取代無法取代o 無法蓄積無法蓄積o 不能再生不能再生什么是時間？什么是時間？什么是時間管理？什么是時間管理？o 時間管理時間管理 不是指以時間為對象而進(jìn)行的管理；不是指以時間為對象而進(jìn)行的管理； 它是指面對時間而進(jìn)行的它是指面對時間而進(jìn)行的“個人的自個人的自我管理我管理”。如工作任務(wù)，工作習(xí)慣和生活如工作任務(wù)，工作習(xí)慣和生活習(xí)慣、生活方式等習(xí)慣、生活方式等時間管理的重要性時間管理的重要性o 人類的發(fā)展史就是一部與時間斗爭的歷史人類的發(fā)展史就是一部與時間斗爭的歷史o 因為生命（時間）是有限的，而人的欲望是因為生命（時間）是有限的，而人的欲望是無限的。無限的。o 組織的發(fā)

3、展也是在不斷地和時間進(jìn)行較量才組織的發(fā)展也是在不斷地和時間進(jìn)行較量才取得管理的進(jìn)步（碼農(nóng)一大傻，建好取得管理的進(jìn)步（碼農(nóng)一大傻，建好IT就就下崗）下崗）o 1 1、主動性、主動性o 2 2、網(wǎng)絡(luò)化、網(wǎng)絡(luò)化o 3 3、自我管理（時間管理）、自我管理（時間管理）o 4 4、洞察力、洞察力o 5 5、下屬關(guān)系、下屬關(guān)系o 6 6、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系o 7 7、團(tuán)隊工作、團(tuán)隊工作o 8 8、組織知識、組織知識o 9 9、表述能力、表述能力美國管理學(xué)家RobertEKelley和他的同事通過在貝爾實驗室和3M公司近十年的研究終于發(fā)現(xiàn)了一個重大的、令人吃驚的結(jié)論。一個優(yōu)秀的工作者，你無需高IQ、非常強(qiáng)的自

4、信或者圓滑的社交技巧，事實上，你只需改進(jìn)你的九項工作策略。他們研究發(fā)現(xiàn)你只要把這九條策略貫徹到你的日常生活中去，你就能極大提高工作能力 。這九條策略按重要性的次序排列如下：二、浪費(fèi)時間的最大因素二、浪費(fèi)時間的最大因素我們的時間到哪里去了？我們的時間到哪里去了？二十二歲大學(xué)畢業(yè)后到七十歲（工作二十二歲大學(xué)畢業(yè)后到七十歲（工作48年）年）o 工作工作 16年年o 睡覺睡覺 15年年o 看電視看電視 7年年o 其他休閑其他休閑 4年年o 吃東西吃東西 4年年o 坐車坐車 2年年人口統(tǒng)計學(xué)資料人口統(tǒng)計學(xué)資料 來源來源 杰夫杰夫 戴維森戴維森個人時間管理個人時間管理從22歲大學(xué)畢業(yè)到70歲共計48年其他

5、休閑4年電腦+電視7年睡覺15年工作16年坐車2年吃東西4年拯救時間的簡單公式拯救時間的簡單公式o 0.5小時小時/24小時小時=1小時小時/48小時小時 =1年年/48年年 零碎時間利用好零碎時間利用好 可辦事情真不少可辦事情真不少浪費(fèi)時間的五大因素浪費(fèi)時間的五大因素o 1、工作缺乏計劃、工作缺乏計劃o 2、組織工作不當(dāng)、組織工作不當(dāng)o 3、時間控制不夠、時間控制不夠o 4、整理整頓不足、整理整頓不足o 5、進(jìn)取意識不強(qiáng)、進(jìn)取意識不強(qiáng)浪費(fèi)時間的五大因素浪費(fèi)時間的五大因素o 1、工作缺乏計劃、工作缺乏計劃o 查爾斯史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常

6、的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費(fèi)?！崩類鄯朴谑沁f了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個建議對你生效時，把它提供給你

7、的部屬采用”。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 浪費(fèi)時間的五大因素浪費(fèi)時間的五大因素o 1、工作缺乏計劃、工作缺乏計劃o盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條： 1、因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒必要在行動之前多做思考； 2、不做計劃也能獲得實效； 3、不了解做計劃的好處； 4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 5、不知如何做計劃。 我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職

8、業(yè)化的道路，成為一個強(qiáng)調(diào)實效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口浪費(fèi)時間的五大因素浪費(fèi)時間的五大因素o 2、組織工作不當(dāng)、組織工作不當(dāng) 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： * 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) *“事必躬親，親力而為” *溝通不良 *工作時斷時續(xù) 首先，學(xué)會如何接受請托首先，學(xué)會如何接受請托; 其次，學(xué)會利用資源。其次，學(xué)會利用資源。浪費(fèi)時間的五大因素浪費(fèi)時間的五大因素o 3、時間控制不夠、時間控制不夠 1、習(xí)慣拖延時間。 2、不擅處理不速之客的打擾。 3、不擅處理無端電話的打擾。 4、泛濫的“會議病”困擾。浪費(fèi)時間的五大因素浪費(fèi)時間的五大因素o 4、整理整頓不足、整理

9、整頓不足 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因為雜亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌浪費(fèi)時間的五大因素浪費(fèi)時間的五大因素o 5、進(jìn)取意識不強(qiáng)、進(jìn)取意識不強(qiáng) 主要表現(xiàn)在以下幾個方面： *個人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢 *工作中閑聊 如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當(dāng)你覺得時間可有可無，不愿面對工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機(jī)會，隨時可能被社會所淘汰！ 浪費(fèi)時間的五大因素

10、浪費(fèi)時間的五大因素好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。送給大家一句話： 昨天是一張已被注銷的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時可運(yùn)用的現(xiàn)金。請善用它！三、時間管理的原則和技巧三、時間管理的原則和技巧時間管理的六項基本原則： o 1、目標(biāo)牽引原則目標(biāo)牽引原則o 2、有計劃、有組織地進(jìn)行工作、有計劃、有組織地進(jìn)行工作 o 3、20/80原則原則o 4、合理地分配時間、合理地分配時間 o 5、與別人的時間取得協(xié)作、與別人的時間取得協(xié)作 o 6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律

11、、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 時間管理的原則和技巧時間管理的原則和技巧o目標(biāo)牽引原則目標(biāo)牽引原則時間管理首要原則時間管理首要原則時鐘與羅盤時鐘與羅盤o 做事要有效率，但前提是：做事要有效率，但前提是： 方向要正確方向要正確目標(biāo)與成就目標(biāo)與成就組織如何確立正確的目標(biāo)組織如何確立正確的目標(biāo) 有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能。那么我們究竟如何選擇或是制定正確的目標(biāo)呢？我們認(rèn)為在選擇或制定目標(biāo)時應(yīng)考慮兩個方面：一是目標(biāo)要符合自己的價值觀，二是要了解自己目前的狀況。 請記?。撼晒ν耆且环N個人請記住：成功完全是一種個人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你才會覺得成功。

12、價值觀相符，你才會覺得成功。一個目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個特征才可一個目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個特征才可以說是完整的以說是完整的o 具體的（具體的（specific） o 可衡量的（可衡量的（measurable） o 可達(dá)到的（可達(dá)到的（attainable） o 相關(guān)的（相關(guān)的（relevant） o 基于時間的（基于時間的（time-based） 目標(biāo)SMART化如何去完成目標(biāo)如何去完成目標(biāo) 1）妥善計劃）妥善計劃 2）調(diào)整步伐）調(diào)整步伐 3）減少干擾）減少干擾 4）有效委派）有效委派 5）A-time工作法工作法 6）單元技術(shù)）單元技術(shù) 7）集成應(yīng)用）集成應(yīng)用 8）高頻應(yīng)用）高頻應(yīng)用 9）并行工程

13、）并行工程o有計劃、有組織地進(jìn)行工作有計劃、有組織地進(jìn)行工作時間管理第二原則時間管理第二原則1）妥善安排計劃）妥善安排計劃o 制作工作待辦清單制作工作待辦清單o 守時守時o 切記帕金森定律切記帕金森定律o 找出關(guān)鍵路徑找出關(guān)鍵路徑常用計劃工具常用計劃工具o 每日計劃每日計劃o 滾動計劃滾動計劃o GANTT 圖圖o PERT 圖圖WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動的清單，它是PERT、GANTT分層計劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。 2）調(diào)整步伐）調(diào)整步伐o 創(chuàng)造紀(jì)律創(chuàng)造紀(jì)律o 善用你的生理周期（一年之計在于春，一日善用你的生理周期（一年之計在于春，一日之計在于晨，一周之計在于

14、周一周二）之計在于晨，一周之計在于周一周二）o 適應(yīng)周圍的節(jié)奏性（記者與編輯的生活）適應(yīng)周圍的節(jié)奏性（記者與編輯的生活）o 不要拖延不要拖延如何克服拖延？如何克服拖延？o 為什么會拖延？為什么會拖延？o 如何克服拖延？如何克服拖延？ 直接面對，不要逃避直接面對，不要逃避邁出第一步邁出第一步 想象一下，提前完成后心理多爽想象一下，提前完成后心理多爽 Salami Technique-大工作化為小工作大工作化為小工作 自我激勵自我激勵 不必追求完美不必追求完美 包出去包出去3）減少干擾，學(xué)會說）減少干擾，學(xué)會說“不不”o 干擾是不可避免的干擾是不可避免的o 盡量減少干擾盡量減少干擾o 計劃時間要留

15、有余地計劃時間要留有余地o 學(xué)會說學(xué)會說“不不”o 文檔歸類、信息歸一文檔歸類、信息歸一管理干擾的管理干擾的W-4系統(tǒng)系統(tǒng)o W1問題：已有明文規(guī)定，員工自行處理，或手問題：已有明文規(guī)定，員工自行處理，或手冊已注明。如無手冊，請盡快印制。冊已注明。如無手冊，請盡快印制。o W2問題：其他同事可代為回答，請員工學(xué)會求問題：其他同事可代為回答，請員工學(xué)會求助，或請指定員工回答。助，或請指定員工回答。o W3問題：通常可以用：問題：通?？梢杂茫骸笆鞘恰被蚧颉安皇遣皇恰眮砘貋砘卮穑枰鞴芘c員工的互動，一般一個電話即可解答，需要主管與員工的互動，一般一個電話即可解決。決。o W4問題：需要主管的參與，

16、必須與希望回答的問題：需要主管的參與，必須與希望回答的問題。問題。4）有效委派，節(jié)省時間）有效委派，節(jié)省時間o 1、合理委派任務(wù)節(jié)省時間、合理委派任務(wù)節(jié)省時間o 2、要跟進(jìn)與反饋、要跟進(jìn)與反饋o 3、指示要明確，最好讓他復(fù)述一遍、指示要明確，最好讓他復(fù)述一遍o 4、注重結(jié)果，而不是過程、注重結(jié)果，而不是過程o 5、責(zé)任要分清，全面責(zé)任由你來承擔(dān)、責(zé)任要分清，全面責(zé)任由你來承擔(dān)o 6、加強(qiáng)考核，鼓勵要慷慨，批評要適度、加強(qiáng)考核，鼓勵要慷慨，批評要適度5）A-time工作法工作法o 將無法更改的時間在日歷上標(biāo)明（強(qiáng)時間）將無法更改的時間在日歷上標(biāo)明（強(qiáng)時間）o 注意你每天的生理效率周期注意你每天的

17、生理效率周期o20/80原則原則時間管理的第三個原則時間管理的第三個原則普通人的時間分配普通人的時間分配高效率經(jīng)理的時間分配高效率經(jīng)理的時間分配20/80原則給我們的啟示原則給我們的啟示o 去尋找用去尋找用20%的努力就可得到的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)的效果的領(lǐng)域域o 集中精力解決少數(shù)重要問題集中精力解決少數(shù)重要問題,而不是解決所有問題而不是解決所有問題o 在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作意的工作o 重視你生活中重要的人和事重視你生活中重要的人和事o 扔掉不必要的東西扔掉不必要的東西o 逆勢操作逆勢操作o 治理文山會海治理文山

18、會海20/80原理對我們的重要啟示便是原理對我們的重要啟示便是o 避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。 o合理地分配時間合理地分配時間時間管理第四個原則時間管理第四個原則重要：重要：你個人覺得有價值及對你的使命、你個人覺得有價值及對你的使命、 價值觀及優(yōu)先目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的活動價值觀及優(yōu)先目標(biāo)具有貢獻(xiàn)的活動(價值）價值）緊急：緊急：你或別人認(rèn)為需要立刻注意的活動（時間）你或別人認(rèn)為需要立刻注意的活動（時間）時間管理的精髓在于：區(qū)分事情的

19、輕重緩急，并時間管理的精髓在于：區(qū)分事情的輕重緩急，并合理地組織它。合理地組織它。 史蒂芬史蒂芬 科維科維我們首先澄清兩個概念我們首先澄清兩個概念o消防隊法則消防隊法則o農(nóng)場法則農(nóng)場法則o學(xué)校法則學(xué)校法則讓我們探討幾個法則讓我們探討幾個法則時間管理的四象限時間管理的四象限重重要要不重要不重要緊急緊急不緊急不緊急I危機(jī)危機(jī)時間緊的項目時間緊的項目救火救火計劃計劃準(zhǔn)備準(zhǔn)備提升自己提升自己干擾干擾一些會議一些會議一些報告一些報告逃避性的活動逃避性的活動必要必要的的領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)的虛假的虛假的浪費(fèi)的浪費(fèi)的4D工作法工作法重重要要不重要不重要緊急緊急不緊急不緊急IDO IT LATER稍后做稍后做DELEG

20、ATE授權(quán)授權(quán)DONT DO IT不做不做必要必要的的領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)的虛假的虛假的浪費(fèi)的浪費(fèi)的DO IT NOW立即做立即做o 這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下：類如下： o 1、改善人際關(guān)系。、改善人際關(guān)系。 o 2、改善事先準(zhǔn)備工作。、改善事先準(zhǔn)備工作。 o 3、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。、更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 o 4、善待自己。、善待自己。 o 5、抓住機(jī)會。、抓住機(jī)會。 o 6、充實自我。、充實自我。 o 7、增進(jìn)能力。、增進(jìn)能力。 在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？對個人生活或工

21、作會有積極的意義？ 這些都屬于第二象限，這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力七項，為什么不身體力行呢？行呢？普通人的時間分配普通人的時間分配重重要要不重要不重要緊急緊急不緊急不緊急I25-30%15%50-60%2-3%必要的必要的領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)的虛假的虛假的浪費(fèi)的浪費(fèi)的高績效經(jīng)理的時間分配高績效經(jīng)理的時間分配重重要要不重要不重要緊急緊急不緊急不緊急I20-25%65-80%15%1%必要的必要的領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)的虛假的虛假的浪費(fèi)的浪費(fèi)的每天分析工作任務(wù)每天分析工作任務(wù)o A型：重要并且緊急的任務(wù)；o B型；重要或緊急，

22、但不是既重要又緊急的任務(wù)；o C型：既不重要又不緊急的日常任務(wù)如果你對某項任務(wù)的分類猶豫不決，就把它歸如果你對某項任務(wù)的分類猶豫不決，就把它歸入入C型任務(wù)，或取消。型任務(wù)，或取消。這項任務(wù)是否既重要又緊迫否 是是否今天就需要完成？否 是立即行動A型這項任務(wù)是否有最后期限？否 是這項任務(wù)是否重要但不緊迫，或緊迫但不重要否 是這項任務(wù)是否日常性的？否 是這項任務(wù)能否助你更有效地工作？否 是留出時間來完成B型制定可行的期限B型分出時間來完成C型留待有空時再做C型這項任務(wù)是否必要？否 是不必做，取消它考慮一項任務(wù)的優(yōu)先程度考慮一項任務(wù)的優(yōu)先程度平衡日常工作任務(wù)平衡日常工作任務(wù)一個工作日一個工作日A型任務(wù)你應(yīng)該嘗試每天完成幾項緊急和有難度的任務(wù)B型任務(wù)你的工作主要由這部分任務(wù)構(gòu)成，這些任務(wù)應(yīng)占去大部分工作時間。C型任務(wù)這些不緊急的事情在有時間時再做。要事第一原則的啟示要事第一原則的啟示o 人重于事人重于事o 確定你的第二象限確定你的第二象限o 未雨綢繆未雨綢繆預(yù)防危機(jī)預(yù)防危機(jī)o