水利工程重點建設項目檔案管理工作初探

1、水利工程重點建設項目檔案管理工作初探2009年增刊海河水利?19?水利工程重點建設項r檔案管理工作初探周卿(天津市水務局引灤工程管理處，天津301900)摘要:水利工程重點建設項目的檔案管理是工程項目建設與管理的重要組成部分, 貫穿于工程項目建設與管理的始終.結合天津市引灤入津水源保護工程檔案管理工作實際，詳細介紹并總結了天 津市引灤水源保護工程建設過程中的檔案管理經驗，以期對大型水利工程檔案管理工作有所裨益.關鍵詞冰利工程;重點健設;檔案;管理中圖分類號:tv512文獻標識碼:b文章編號:10047328(2009)增刊一 001902 1前言水利工程重點建設項目是投資額度巨大，關系 國計民

2、牛的建設項目在工程立項，審批，招投標， 勘查，設計，施工，監(jiān)理，驗收等工程建設管理過程 中形成了大量的檔案資料，這些檔案資料涵蓋了文 字，圖表，聲像等各種載體，數(shù)量巨大，種類繁多，十 分復雜，其管理水平的高低直接影響檔案價值的實 現(xiàn)做好水利工程項目的檔案管理,對促進工程建 設,監(jiān)督工程質量，保障工程運行及維護管理都具 有十分重要的意義.天津市引用水源保護工程項目總投資23.994 億元,其中利用亞洲開發(fā)銀行貸款8.59億元，國家 開發(fā)銀行貸款7.28億元，項目資木金&214億元.該工程包括于橋水庫水源保護工程，新建州河暗渠 工程和引灤專用明渠治理工程,是天津水利”十五”期間大型重點建設

3、項目.下而以天津市引灤入津水 源保護工程檔案管理為例，介紹水利工程重點建設 項目檔案管理的幾點成功經驗和體會.2項目建設過程中檔案管理工作的成功經驗2將工程建設管理檔案的系統(tǒng)性,連續(xù)性和完整性作為檔案管理的出發(fā)點在組建天津市引用水源保護工程建設管理公司時，項目部專門設立了工程檔案管理組,并明確 了一名專職，兩名兼職檔案管理員,具體負責工程 項目資料的整理歸檔工作對立項，設計，施工中形 成的報告，批復，圖紙，合同，標書，帳冊，備忘錄，協(xié) 調文件及領導視察活動等資料悉數(shù)歸檔一線工程 收稿日期:20090525作者簡介:周卿(i960).女.館員，主要從事水利檔案管理工作 技術人員，堅持做好施工記錄

4、，工程階段驗收以后， 即將記錄移交檔案室歸檔.對一時難以判定的材料，先整理歸檔,3個月后經項目部分管領導審查后 再決定取舍.2.2建立健全檔案管理的制度體系,確保工程建設檔案管理規(guī)范化,標準化為規(guī)范檔案資料的管理，項目部根據國家檔案法，保密法及水利部科學技術檔案管理暫行 規(guī)定等有關法規(guī),制訂了檔案員崗位責任制，檔案管理制度，檔案借閱制度，檔案鑒定銷毀 制度，檔案保密制度等規(guī)章制度,對檔案資料的 收集，立檔，管理，利用及安全保密等方面作了嚴格 規(guī)定為提高工程檔案管理水平，建設處采取走出 去,請進來的辦法，派人赴有關單位學習檔案管理 經驗，到市檔案局參加檔案業(yè)務培訓，并請檔案業(yè) 務專家指導,幫助建

5、檔立冊為改善檔案保管條件， 做好檔案室建設，配備了鐵制櫥,滅火器，吸塵器， 空調，裱糊等一系列設備，保證檔案管理達到防盜， 防鼠，防蟲等八防要求同時，還配備了計算機，錄 像機，照相機等現(xiàn)代化管理設備，基本上實現(xiàn)了檔 案管理與利用現(xiàn)代化，使齊類檔案資料條目清楚， 存放有序，管理規(guī)范，從未發(fā)生過檔案資料的丟失， 損壞,泄密等現(xiàn)象.2_3加強檔案的有效利用，發(fā)揮檔案存史資政的積 極作用隨著工程建設的進展，新的檔案材料在不斷增 加.同時，查詢，借閱，復制檔案資料的工作明顯增 多圍繞工程建設的實際，檔案管理人員廣泛收集 資料,盡力提供資料，注意用活檔案,讓檔案從工程 920?周卿:水利工程重點建設項目檔

6、案管理工作初探2009年8月 建設屮來，再服務于工程建設在工作屮,注意腿勤，口勤，手勤，講究熱心，細心，耐心.不論是領導 還是一般技術人員查閱檔案資料,均做到熱情服 務，不僅提供直接材料，還根據需要提供相關材料； 不僅提供文字材料，述盡量提供圖片，錄像等直觀 材料;不僅提供現(xiàn)有工程材料，還相應提供外地優(yōu) 質工程材料在嚴格履行審批手續(xù),切實做好安全 保密工作的同時，注意發(fā)揮檔案的服務功能，在服 務中收集檔案，在服務中完善檔案，努力提高檔案 的管理水平.2.4對工程建設過程屮檔案管理信息化建設進行 了有益嘗試和探索隨著辦公自動化的普及推廣，產牛了大量電子檔案，膠質縮微品檔案，不可避免的形成了不同載

7、 體檔案文件同時保存的問題，即紙質檔案和電子檔 案雙軌制管理問題雖然電子文件大量產生和應 用，但是其法律地位和憑證作用尚未取代紙質文件 的地位在較長的時期內，紙質文件和電子文件還 會繼續(xù)共存.按照國家檔案管理局規(guī)定，電子文件 和紙質文件必須同版本同歸檔在工程建設過程 中，特別注意電子檔案的收集整理,除了對電子表 格，聲像文件進行數(shù)字化管理之外,還利用高速掃 描設備，將重要文件利用jpg格式進行數(shù)字化處 理，并建立了數(shù)字檢索.還利用磁帶，光盤，膠卷，實 物等多種形式，盡量全面系統(tǒng)地記錄工程建設原 貌,展現(xiàn)工程建設風采.3做好建設項目檔案管理工作的幾點體會3要注重建立檔案管理的組織，制度等機制保障

8、 大型水利工程一般都是國家重點工程,其建設 規(guī)模大，時間長,要求嚴，在施工屮還會創(chuàng)造許多新 工藝，新技術,如不及時記錄，收集，歸檔，對工程建 設和運行管理將會造成不可彌補的損失而詳細， 全面地記載施工過程，并及時收集歸檔，沒有領導 的高度重視，沒有施工一線技術人員的認真負責， 沒有檔案管理人員的勤奮敬業(yè)，是不可能做到的. 要定期對國家制定的檔案管理制度和法規(guī)進行研 究學習，不斷完善建設項目檔案工作的規(guī)章制度， 是管好建設項目檔案的前提.3.2要注重檔案管理人員的素質培訓，提高重點建 設項r檔案管理人員的業(yè)務能力對于大型水利工程的建設，在基層工作的同志 般都很少參與，對其中的檔案管理更是陌生.因

9、 此，工程檔案管理人員要不斷加強業(yè)務學習，可以 通過委培，進修，培訓，不斷拓寬知識面，優(yōu)化知識 結構，掌握管理項目檔案所需要的相關知識和計算 機管理檔案的技能以及一定外語水平，提高業(yè)務素 質和工作能力在工作中，注意遵循檔案材料形成 規(guī)律，保持材料z間的有機聯(lián)系，使大型水利工程 建設的檔案管理達到高標準的管理水平.33要注重建立工稈檔案管理網絡體系，抓好檔案 的收集，保管，利用大型水利工程的效益大，風險也大，其檔案資 料不同于一般的歷史資料，對工程的運行,安全有 直接影響因此，搜集與管理好工程建設時期的檔 案資料至關重要同時，要增強服務意識,注重運 用,發(fā)揮好工程檔案作用，實現(xiàn)工程檔案管理由封 閉型向開放型，由保管型向利用型的轉變，在工程 檔案的利用與服務屮體現(xiàn)其價值.3.4要注重計算機技術在檔案管理工作中的應用 做好重點工程項目檔案工作信息化，網絡化建 設大力推行對縮微檔案，磁介質檔案，電子文件檔 案在工程檔案中的運用.特別在工程檔案轉入工管 單位管理使用以后，要注重從計算機管理人手，利 用網絡和多媒體技術，豐富信息資源，建立專題數(shù) 據庫,逐步實現(xiàn)檔案管理的自動化，現(xiàn)代化,減輕管 理人員的工作強度,提高存檔質量和工作效率.4結語