怎樣提高辦公室檔案管理工作效率的思考探究

1、    怎樣提高辦公室檔案管理工作效率的思考探究    曹宇【摘 要】辦實(shí)事檔案是儲(chǔ)存信息的重要載體之一，在檔案資料中的地位可見一斑?？墒窃诖髷?shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息越來越冗雜，管理工作也越來越困難，因此人們?cè)絹碓絻A向于利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理辦公室檔案，一方面，它可以更完整準(zhǔn)確地保存管理檔案;另一方面，它可以提高檔案管理人員的工作效率，讓檔案管理工作條理化，這有利于辦公室相關(guān)部門各項(xiàng)工作的深入開展。本文在提出當(dāng)前辦公室檔案管理工作的一系列主要問題后，將會(huì)針對(duì)這些問題提出解決方案進(jìn)而深入探究如何提高辦公室檔案管理工作的效率?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理;工作效率;辦公室檔案

2、社會(huì)發(fā)展和時(shí)代進(jìn)步推動(dòng)人類相繼進(jìn)入蒸汽時(shí)代和電氣時(shí)代后，隨后又邁入了信息時(shí)代。信息時(shí)代的重要特點(diǎn)之一就是網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)行業(yè)，比如服務(wù)業(yè)，制造業(yè)和通訊業(yè)等，所以為了順應(yīng)社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代的號(hào)召，人們也應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的長處與檔案管理相結(jié)合，簡化辦公室檔案管理工作的冗雜步驟，讓此工作更加快捷化便利化。因此催生出了時(shí)代的產(chǎn)物-電子檔案，這一新寵兒的出現(xiàn)為社會(huì)工作和人們生活帶來了極大方便。所以，檔案的電子化管理引起了辦公室管理的極大注意力，而以便捷化的傳播方式、系統(tǒng)化的管理模式為主要特點(diǎn)電子化檔案憑借其主要管理方式即電子信息技術(shù)成為一個(gè)新課題。一、為何加強(qiáng)辦公室檔案管理不同種類的辦

3、公室檔案，它的內(nèi)容不同、性質(zhì)也千差萬別，所以基于內(nèi)容和性質(zhì)，檔案的重要程度可以被定位為幾個(gè)不同的等級(jí)1。一些是機(jī)密級(jí)別高的內(nèi)部秘密文件，這些檔案都涉及到某公司、單位的業(yè)務(wù)是否能夠正常開展，所以相關(guān)工作人員一定要把這些重要檔案的保密性和管理工作排列在第一位;一些是機(jī)密級(jí)別低的辦公室人事檔案文件，它對(duì)相關(guān)工作人員提出的要求就比較低，只要求管理人員保持資料的完整性和一定的機(jī)密性，防止無意丟失或者惡意泄露從而影響工作的正常進(jìn)行。兩個(gè)例子如下：（1）辦公室人事檔案大多數(shù)都是記錄員工所在單位、企業(yè)在員工工作期間所給予他的身份證明，比如職位提升，工作績效，懲罰等等。所以作為一名員工在各個(gè)時(shí)期工作經(jīng)歷匯總表的

4、人事檔案對(duì)從業(yè)人員來說是十分重要的，因?yàn)樗枰柚鷤€(gè)人檔案來辦理各種手續(xù)，從而扎根于工作單位，所以單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)格保密地做好檔案的記錄工作和管理工作。（2）指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的辦公室文件檔案資料，它高度匯總了相關(guān)部門的工作理念，因此作為重要檔案資料之一的辦公室文件檔案，管理人員必須使管理工作有序進(jìn)行，提高管理效率，為日后查閱相關(guān)檔案資料打下基礎(chǔ)。所以此時(shí)如果辦公室檔案管理工作中合理采用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，那么工作人員就可以利用高級(jí)檢索和模糊檢索等功能2，方便快捷地查找所需的員工資料或者業(yè)務(wù)資料，而且如果工作人員在異地，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程管理、查詢資料庫，讓檔案資料物盡其用。二、關(guān)于在辦公室提

5、高檔案管理效率的幾點(diǎn)建議保證檔案的保密性和保證檔案的最大化使用這兩項(xiàng)要求對(duì)辦公室檔案管理人員提出了極大的挑戰(zhàn)。因此將信息化技術(shù)用于辦公室檔案管理不僅是社會(huì)發(fā)展對(duì)他們提出的挑戰(zhàn)，也是管理人員對(duì)自身能力提高提出的挑戰(zhàn)。首先，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該在辦公室內(nèi)部工作中建立一套完整的以檔案管理為核心的機(jī)制，讓檔案管理有章可循;其次相關(guān)管理員應(yīng)該對(duì)自身工作有清楚的認(rèn)知，即這份工作的重要性、特點(diǎn)和要求;最后，檔案資料資源龐大，因此應(yīng)該按照公司的檔案管理機(jī)制分門別類。1、完備的檔案管理制度的建立在建立完備的辦公室檔案管理制度的初期階段，公司主要領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該起帶頭作用即重視檔案管理的一系列工作并且引領(lǐng)相關(guān)人員做好辦公室檔案的

6、管理工作，比如設(shè)置單獨(dú)的資料室存放相關(guān)檔案，而且根絕檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度將檔案有理有序地存放在資料室，并且寫上相對(duì)應(yīng)的標(biāo)簽3;在整理完檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行有序儲(chǔ)存時(shí)應(yīng)該將檔案存放在高層樓或者比較封閉的區(qū)域，并且在這些區(qū)域做好警示牌標(biāo)識(shí)非相關(guān)人等不準(zhǔn)入內(nèi)，以此防止不相干人隨便進(jìn)入資料存放室，偷看或者竊取重要檔案資料。更重要的是管理人員應(yīng)該單獨(dú)放置公司機(jī)密性高的內(nèi)部文件，并且在一定的時(shí)間間隔里細(xì)心跟進(jìn)記錄檔案的保密期限，此外隨著時(shí)間變化和機(jī)密程度變化，相關(guān)人員應(yīng)該及時(shí)對(duì)一些文檔進(jìn)行解密、升密、降密等操作，適時(shí)整理一些不需要保密的文件，將它們做好標(biāo)記重新放在資料室其他地方。這項(xiàng)工作必須由三個(gè)或者

7、三個(gè)以上的管理人員共同進(jìn)行，而且在相關(guān)地點(diǎn)應(yīng)該安裝監(jiān)控，以實(shí)現(xiàn)在工作人員相互監(jiān)督后，日后如果檔案出現(xiàn)紕漏，有監(jiān)控的視屏錄像可以查證。2、提高相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)水平一個(gè)人的提高不僅是社會(huì)發(fā)展、時(shí)代進(jìn)步對(duì)他的要求，也是自身為了實(shí)現(xiàn)最大社會(huì)價(jià)值而對(duì)自身能力提出的要求。因此，一方面，單位檔案管理人員應(yīng)該時(shí)刻保持進(jìn)取心，通過自主學(xué)習(xí)提升專業(yè)水平，加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)和樹立保密工作的責(zé)任意識(shí);另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該經(jīng)常開展檔案管理工作培訓(xùn)課程和相關(guān)法律知識(shí)培訓(xùn)課程，這些課程都必須要求檔案員參加，否則算作缺勤，以此提高工作人員的專業(yè)水平和法律意識(shí)，讓相關(guān)人員掌握檔案管理的基本技能和中心思想并且知法、懂法

8、和守法。對(duì)單位其他工作人員，管理層應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，營造做好檔案管理工作，人人有責(zé)的濃厚氛圍，促使普通工作人員在不自覺地情況下加入?yún)f(xié)助管理員管理檔案的工作。3、將網(wǎng)絡(luò)電子信息化和檔案管理相結(jié)合網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)處理檔案管理時(shí)主要利用對(duì)平時(shí)新聞檔案文件的處理而不是集中立卷發(fā)展處理，這種處理方式與后者相比具有更多的優(yōu)點(diǎn)。首先它可以根據(jù)檔案的不同性質(zhì)，將單位內(nèi)部的資料進(jìn)行分類，從而簡化了管理程序;其次在整理檔案資料后，管理人員可以補(bǔ)充辦公室各類的不足資料，促進(jìn)檔案資料豐富化、多樣化;最后該種方式使文檔檢索步驟更加簡單、清晰、易懂。因此電子化檔案具有紙質(zhì)檔案無法企及的優(yōu)越性：第一，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，只要掌

9、握后就變得十分簡易，大大簡化了檔案管理的步驟，提高了檔案管理的有效性;第二，電子化檔案的保密性大大提高，這契合了檔案管理對(duì)工作人員提出的保密性要求;第三，使得檔案管理管理更加有序、準(zhǔn)確，更易于日后對(duì)相關(guān)資料的查找。4、培養(yǎng)檔案管理人員的高度責(zé)任意識(shí)檔案管理工作的機(jī)密性不僅只關(guān)系到檔案員，而且還與檔案里的每一個(gè)人息息有關(guān)，所以公司應(yīng)該加強(qiáng)宣傳和號(hào)召，讓全部職員承擔(dān)起自身的隱形責(zé)任，做好檔案管理的保密工作。為了調(diào)動(dòng)全體職工積極性，公司應(yīng)該設(shè)置一套完備的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于工作績效好，責(zé)任感強(qiáng)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)從高到低分為一等、二等、三等;相反地，對(duì)于工作績效差、責(zé)任感低、沒有集體榮譽(yù)感的人進(jìn)行處罰，處罰從高到低分為一等、二等、三等。通過提供物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或者精神獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)每位員工發(fā)揮潛能，在無形之中推進(jìn)檔案管理順利進(jìn)行。三、結(jié)束語辦公室檔案管理屬于企業(yè)內(nèi)部管理的主要組成部分，所以提高檔案管理效率是企業(yè)不斷發(fā)展的一個(gè)必要趨勢(shì)，也是企業(yè)對(duì)自身水平提出的一個(gè)重要挑戰(zhàn)，但是要提高其效率又是一個(gè)長期的過程，在此過程中需要領(lǐng)導(dǎo)層、管理人員和其他企業(yè)職員的共同努力。同時(shí)以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為核心的新式管理模式也需要在辦公室檔案管理內(nèi)部得到不斷革新?！?/p>