淺談如何建立與完善困難學(xué)生資助檔案思路構(gòu)想

1、    淺談如何建立與完善困難學(xué)生資助檔案思路構(gòu)想    徐春俠摘 要困難學(xué)生檔案是助學(xué)貸款、困難補(bǔ)助、學(xué)費(fèi)減免以及社會(huì)資助和勤工儉學(xué)對(duì)象確定的重要依據(jù)，同時(shí)也是評(píng)定清寒獎(jiǎng)學(xué)金的一項(xiàng)重要參考指標(biāo)。因此，建立健全困難學(xué)生檔案，對(duì)于幫助我們?nèi)嬲莆绽щy學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)以及實(shí)際需要，準(zhǔn)確分析困難學(xué)生的特征、個(gè)性以及如何解決困難學(xué)生的生活與學(xué)習(xí)問題，具有非常重要的作用。本文將對(duì)當(dāng)前國(guó)內(nèi)困難學(xué)生資助檔案建設(shè)的主要內(nèi)容進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何有效建立和完善困難學(xué)生資助檔案，談一下自己的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，以供參考。關(guān)鍵詞困難學(xué)生；資助檔案；建立與完善；研究實(shí)踐中可以看到

2、，在困難學(xué)生檔案資料庫(kù)中，主要包括困難學(xué)生的家庭情況、收入、申請(qǐng)材料、入學(xué)后所在的班級(jí)以及負(fù)責(zé)老師和困難等級(jí)等等。上述各項(xiàng)材料，證明了該學(xué)生困難現(xiàn)狀的可靠性、真實(shí)性。一、困難學(xué)生資助檔案的主要內(nèi)容分析（一）困難學(xué)生的個(gè)人情況其中，主要包括該學(xué)生的基本信息資料，比如家庭情況、身體狀況，同時(shí)還包括其家庭成員的勞動(dòng)力現(xiàn)狀、年收入多少以及家庭的主要經(jīng)濟(jì)來源證明材料。（二）申請(qǐng)審批材料其中，主要包括困難學(xué)生家庭的經(jīng)濟(jì)狀況，尤其是困難證明材料、公示情況、民主評(píng)議材料以及學(xué)校審批和教育主管部門的審批認(rèn)定書等。（三）困難學(xué)生獲資助情況困難學(xué)生資助檔案管理人員一定要及時(shí)、全面的收集困難學(xué)生的資助材料，確保其完整

3、性和歸檔的全面性，以便于能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的了解困難學(xué)生獲資助情況。以此為基礎(chǔ)，合理的分配相應(yīng)的資助資金，以免出現(xiàn)重復(fù)資助、或者資助空白和遺漏問題。（四）困難學(xué)生個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷其中，主要包括該學(xué)生每一個(gè)學(xué)期的成績(jī)、參賽證書以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況和在校期間的具體表現(xiàn)等。二、困難學(xué)生資助檔案建立與完善策略（一）棄偽存真，明確困難學(xué)生資助檔案材料的應(yīng)用價(jià)值實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)對(duì)困難學(xué)生的證明材料進(jìn)行認(rèn)真辨別，確保其真實(shí)性、實(shí)效性。對(duì)于失真的資料而言，一旦僥幸進(jìn)入檔案，則必然會(huì)對(duì)檔案的管理與應(yīng)用帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響，甚至產(chǎn)生非常嚴(yán)重的不良后果。及時(shí)、全面的收集和整理不同種類、不同形式以及多元化載體的困難學(xué)生及其家庭的

4、變動(dòng)情況，并認(rèn)真做好記錄工作，及時(shí)的維護(hù)和更新困難學(xué)生的資助檔案，從而使之處于一種動(dòng)態(tài)的變化過程之中。以此來確保困難學(xué)生資助檔案系統(tǒng)的實(shí)效性、活力以及與時(shí)俱進(jìn)性，從而為檔案資料作用的充分發(fā)揮，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。（二）及時(shí)整理和分析困難學(xué)生資助檔案信息資料在家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理的過程中，要及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類管理。比如，家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案系統(tǒng)保存了大量的學(xué)生家庭信息材料，在管理過程中，對(duì)這些證明材料進(jìn)行分類。我在實(shí)際工作中，采用如下分類管理：孤兒家庭，同時(shí)又無其他親屬給予正常經(jīng)濟(jì)支持類：?jiǎn)斡H家庭，父母一方去世或失去生產(chǎn)生活能力。需重大經(jīng)濟(jì)支出家庭類；學(xué)生或?qū)W生家長(zhǎng)重殘疾類；家中有患重病的直

5、系親屬，常年需要支出看病費(fèi)用類；學(xué)生或?qū)W生家庭成員突發(fā)變故，短期內(nèi)形成大量債務(wù)類；兄弟姐妹中同時(shí)有兩個(gè)人以上在大中專院校學(xué)習(xí)類；學(xué)生每月生活費(fèi)在泰來縣居民最低生活水平線以下類；學(xué)生家庭純收入在家庭所在地屬較低水平類。（三）遵循信息化原則，實(shí)現(xiàn)文本檔案與電子檔案同步隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的載體也應(yīng)適應(yīng)時(shí)代要求發(fā)生改變。電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點(diǎn)是能夠考慮到學(xué)生檔案信息變動(dòng)處理的特殊性，對(duì)學(xué)生信息的更改變動(dòng)處理靈活方便，對(duì)學(xué)生各種情況調(diào)用簡(jiǎn)單快捷，所以經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)登記、實(shí)時(shí)更改、信息發(fā)布等功能集于一體的

6、信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文本檔案與電子檔案的同步發(fā)展。（四）遵循保障性原則，提高管理人員素質(zhì)目前，由于經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對(duì)經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案的收集和管理往往有所忽視，并且缺乏系統(tǒng)的檔案理論培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練。這就使很多檔案材料無法得到及時(shí)更新，只是束之高閣，不再二次利用和研究。學(xué)生資助檔案工作者要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，傾心鉆研業(yè)務(wù)，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平，將家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案做到系統(tǒng)、規(guī)范。使家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案為開展好學(xué)生資助工作提供捷徑，管理者根據(jù)學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案，可以對(duì)學(xué)生的家庭經(jīng)濟(jì)困難情況有一個(gè)全方面、相對(duì)真實(shí)的了解和認(rèn)識(shí)，有針對(duì)性地管理

7、好、用好各級(jí)各類學(xué)生資助資金，使有限資助資金真正用在最需要獲助的學(xué)生身上。這不僅對(duì)學(xué)生、資助中心的管理和發(fā)展具有重要作用。一方面，應(yīng)配備具有檔案管理知識(shí)及認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度的專門人員進(jìn)行檔案收集和整理，而另一方面，應(yīng)形成良好的制度環(huán)境，保證相應(yīng)的設(shè)備和資金，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理工作有序而良性發(fā)展。三、結(jié)語(yǔ)總而言之，困難學(xué)生檔案工作是資助中心檔案工作中的一個(gè)重要組成部分，而家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案又是資助中心開展家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資助工作的重要依據(jù)?；诖?，做好資助中心困難學(xué)生資助檔案管理工作是關(guān)系到國(guó)家資助政策是否能有效貫徹落實(shí)的頭等重要工作，同時(shí)也是關(guān)系著國(guó)家、社會(huì)和諧與安定的大事。參考文獻(xiàn)：1李筱，張?jiān)伱?，任遠(yuǎn).高校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案工作現(xiàn)狀分析及對(duì)策j.辦公室業(yè)務(wù)，2012（07）.2陳曉疆.對(duì)完善高校經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生檔案管理的思考j.管理觀察，2010（11）.3曾建榮.論學(xué)生資助項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與策略j.教育界，201