人事檔案的重要作用及保管工作分析

1、    人事檔案的重要作用及保管工作分析    摘 要：檔案管理工作更利于現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，因人事制度逐步改革推進，人們也逐步地開始重視人事檔案管理工作。從實質來講，強化人事檔案管理可有效地保障人事管理工作的質量以及工作效率?；诖?，本文探討了人事檔案的重要作用以及其保管工作。關鍵詞：人事檔案；重要作用；保管工作在企業(yè)的管理工作當中不可或缺的一部分即檔案管理工作，其可視為衡量企業(yè)管理水平以及工作效率的一大標準，科學的檔案管理可給領導決策提供可靠參考依據，助于其及時地對經營策略進行調整，更重要的是能夠為企業(yè)拓展合作渠道打下基礎。1 概述人事檔案在人事管理

2、活動當中所形成的相關人事資料即人事檔案，人事檔案不僅對個人的工作表現(xiàn)和經歷進行了記錄，還反映了個人的德才能績。人事檔案可通過表格和文字或者其他形式來保存。2 人事檔案的重要作用2.1 參考作用人類走向文明的產物之一即人事檔案，檔案這一參考材料非?？煽?，可客觀地反映出歷史，是一種事實憑據。同時，檔案有著非常豐富的內容，除了對人類社會的實踐活動濃度進行了記錄以及反映，也對實踐活動廣度進行了反映。從某種角度來講，強化人事檔案管理更利于制定出合理的計劃，有效地對內部的人力資源狀況進行分析，一旦決策者需要做出人事決定，就可調取相應的人事檔案，可以說起到了非常大的參考作用。2.2 憑證作用人事檔案記錄了人

3、員過去的歷史以及工作，是一手的參考材料，國內企業(yè)在對技術人才以及管理人才進行招聘時，對利用人事檔案的工作非常重視。通過對個人人事檔案進行出示，可讓聘用企業(yè)了解到更多聘員的資料，檔案不僅客觀，還有一定法律性，一些檔案留存了當事人的印信和親筆手稿等歷史資料；還有一些檔案留存了當事人的錄音和照片。另外，還有些檔案保留了契約合同，在糾紛處理的過程中，這一些檔案資料發(fā)揮著非常大的憑證作用，更易讓人信服，為企業(yè)考察提供依據，所以企業(yè)需重視人事檔案的保管工作。2.3 推動企業(yè)的發(fā)展這幾年，國內的檔案部門不斷創(chuàng)新改革，慢慢地將工作核心轉移到利用檔案以及服務當面，提倡以人為本，首先需給人提供服務，才可將管理工作

4、做好。許多專業(yè)技術人才頻繁流動，更利于企業(yè)開發(fā)人才，提升自身的核心競爭力。檔案是重要的展開單位文化建設的素材，尤其在企業(yè)文化建立方面發(fā)揮著較大的作用。當相應的檔案法頒布且得以實施之后，全面的強化了宏觀的檔案事業(yè)管理，而通過應用現(xiàn)代化技術，實行依法管理，可促進全面的企業(yè)發(fā)展1。3 人事檔案的保管工作3.1 強化認識作為領導，要對檔案管理工作的重要意義形成充分認識，并且要對人員的工作職責進行明確，提升管理者的綜合能力素質，讓其形成一定的管理意識。同時在議事日程中納入檔案管理工作這一內容，規(guī)范化地進行管理，成立相關的領導小組，在這一時間對檔案工作存在問題進行分析，并制定檔案的督導機制，督查整改，追究

5、相應人員的責任。在展開管理檔案工作的過程當中，為了避免辦理檔案后丟失檔案材料的情況發(fā)生，應明確要求工作人員及時歸檔材料，將鑒定編目和整理收集以及檢索統(tǒng)計等工作做好2。3.2 確保檔案的安全要確保檔案管理工作的安全性以及保密性，保證檔案的科學利用、科學開發(fā)。為了防止檔案泄密或者丟失，要制定相應管理機制，并落實到每一環(huán)節(jié)。同時，要全面地對電子監(jiān)控和滅火器以及防盜報警器進行配置，安排專業(yè)人員實行管理。在這一過程中，作為管理人員應在第一時間處理好問題，確保檔案發(fā)揮出最大化的利用價值。另外，為了嚴格控制每一環(huán)節(jié)的檔案工作，需實施監(jiān)督機制，嚴格地進行審批，做好相關的記錄，保證檔案的安全性。還有，針對檔案的

6、借閱，應按照流程辦好借助手續(xù)，并明確歸還的日期3。3.3 強化基礎性的工作人事檔案管理這一工作有較強的技術性以及較強的政策性，不僅冗雜而且繁瑣，需將較多的財力和物力以及人力投入到其中。從實質來講，檔案管理工作可對檔案壽命產生直接影響。所以平時需重視收集檔案的工作，并盡早歸檔檔案，統(tǒng)一進行管理。同時要確保完整以及真實的檔案內容、種類。另外要按照相關保管標準，對檔案室保管條件進行完善，處理雜亂的檔案室問題，確保規(guī)范統(tǒng)一的檔案室管理工作。4 結束語人事檔案管理這項工作不僅有一定的專業(yè)性，還有較強的系統(tǒng)性。而在開展相關工作的過程中，各個部門應協(xié)調配合，不斷實踐和創(chuàng)新，強化基礎性工作，采取有效措施保障檔案的安全性，實現(xiàn)現(xiàn)代化的人事檔案管理，只有這樣才能夠最大化的發(fā)揮出檔案的多方面作用，為領導者的決策提供可靠的參考依據。參考文獻1張衛(wèi)，李薇，劉麗娜等.采用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細化管理與控制j.中國急救醫(yī)學，2015，35（z2）：401-402.2劉冬梅.高校人事檔案管理工作：意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新j.吉首大學學報（社會科學版），2011，32（3）：141-143.3安瑩