物業(yè)印章及證照管理規(guī)定

1、物業(yè)印章及證照管理規(guī)定 物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書:印章及證照管理規(guī)定 1目的 本規(guī)定就公司內(nèi)使用的印章的制發(fā)、改正與廢止、管理及證照的正常、合理使用做出規(guī)定。 2適用范圍 適用于公司各部門、各管理處印章及證照的管理。 3定義 本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件或與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上,因需以公司名稱或有關(guān)業(yè)務(wù)部門(含管理處)等名義使用的印章。 4職責(zé) 4.1辦公室負(fù)責(zé)公司印章的刻制,并對(duì)公司印章的使用管理進(jìn)行監(jiān)督。 4.2各部門、各管理處負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)用印章的保存與管理。 4.3 部門/崗位工作職責(zé) 辦公室主任負(fù)責(zé)各類公司級(jí)公章和證照的保管和使用,并對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。 管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本管理處各類

2、印章和證照的保管或授權(quán)其他人保管,并對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。 5方法及過(guò)程掌握 5.1制定、改刻、廢止: 5.1.1公司印章的制作,改刻、與廢止的議案由印章使用部門/管理處提出,并經(jīng)辦公室主任同意。 5.1.2辦公室在議案中提出新舊公司印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限說(shuō)明。 5.1.3印章的印模以印鑒簿形式由辦公室保管。 5.1.4公司印章的刻制由辦公室負(fù)責(zé),印章刻制完成后,填寫印章種類及管理表,并由使用部門簽字后領(lǐng)用,同時(shí),如有需要更換或廢止的印章應(yīng)由各部門印章管理人快速將舊印章交還辦公室。 5.1.5公司印章在受到散失、損毀、被盜的狀況時(shí),各部門管理人員應(yīng)快速向辦公室遞交說(shuō)明原因的報(bào)告書

3、。同時(shí)辦公室應(yīng)上報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理知悉,并按5.1.1至5.1.4條款要求重新申請(qǐng)制作。 5.2公司印章使用方法: 公司公章使用必需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)并填寫各類租售合同/協(xié)議蓋章申請(qǐng)單、(項(xiàng)目)各部門、物業(yè)系統(tǒng)蓋章申請(qǐng)單。公章外借及經(jīng)營(yíng)類使用公章必需經(jīng)主管總經(jīng)理助理批準(zhǔn)并填寫印章外借申請(qǐng)單。 5.2.1管理處、部門業(yè)務(wù)印章的使用及外借,由管理處經(jīng)理及部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并記錄。 5.2.2公司印章的使用原則,由印章管理人把握。印章管理人必需嚴(yán)格掌握用印范圍和認(rèn)真檢查用印申請(qǐng)單上是否有主管總經(jīng)理助理批復(fù)意見。 5.2.3公司印章的用印原則: 公司、部門名章分別用于以各自名義行文時(shí)。 5.2.5用印方法:

4、a公司印章應(yīng)蓋在文件正面; b公司印章的蓋章處除有另行規(guī)定或文件形式無(wú)固定要求的之外,一般蓋于公司名稱、部門名稱的右側(cè)。 c蓋印文件必要時(shí)應(yīng)蓋騎縫印。 5.3各類證照的管理 5.3.1各類證照包括各類營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證(包括國(guó)稅、地稅)、收費(fèi)許可證、收費(fèi)價(jià)目表、統(tǒng)計(jì)登記證、衛(wèi)生許可證、機(jī)動(dòng)車停車場(chǎng)許可證、企業(yè)代碼證、無(wú)線電臺(tái)執(zhí)照及有關(guān)榮譽(yù)證明等(無(wú)證書的獎(jiǎng)牌需有照片存檔)。 5.3.2各管理處應(yīng)指定專人對(duì)各類證照進(jìn)行管理,并登記在證照登記表上。 5.3.3如因工作需要使用各類證照,使用人需填寫證照領(lǐng)(借)用申請(qǐng)表,經(jīng)主管總經(jīng)理助理同意后,方可使用。 5.3.4辦公室要確保公司各類證照的有效性,各管理處負(fù)責(zé)人須確保本部門各類證照的有效性,并指定專人辦理各類證照年審等相關(guān)手續(xù)或委托公司辦公室代為辦理。 5.3.5各部門在取得各類證照時(shí),須報(bào)送復(fù)印件一份至辦公室,由辦公室登記備案(無(wú)證書的獎(jiǎng)牌需有照片存檔)。 6.支持性文件 無(wú) 7.質(zhì)量記錄表格 tjzzwy6.3-z01-01-f1印章種類及管理 tjzzwy6.3-z01-01-f2各類租售合同/協(xié)議蓋章申請(qǐng)單 tjzzwy6.3-z01-01-f3(項(xiàng)目)各部門、物業(yè)系統(tǒng)蓋章申請(qǐng)單 tjzzwy6.3-z01-01-f4印章外借申請(qǐng)單 tjzzwy6.