企業(yè)文件歸檔存在的問題分析

1、    企業(yè)文件歸檔存在的問題分析    陶嵐：f272.9 文獻標識：a ：1674-1145（2017）02-000-01摘要就企業(yè)的生產(chǎn)、研究以及各項管理工作來說，企業(yè)檔案發(fā)揮著越來越大的作用。但是，當前企業(yè)文件歸檔中仍存在著些許問題，而其中最為嚴重的問題已經(jīng)嚴重影響到企業(yè)檔案重要作用的充分發(fā)揮。本文作者就當前企業(yè)文件歸檔工作中存在的問題進行分析，并針對這些問題提出幾點有效性建議。關鍵詞企業(yè)文件 歸檔問題 分析 對策 建議企業(yè)在各項活動中所形成的各種檔案的總和就是我們常說的企業(yè)檔案，它的構(gòu)成主要是以科學技術檔案為主體，其作為一個原始數(shù)據(jù)完整且詳細地

2、記錄了企業(yè)的發(fā)展過程，對提高企業(yè)經(jīng)濟效益、維護企業(yè)形象以及促進企業(yè)發(fā)展起到了非常重要的作用。因此，企業(yè)文件歸檔是一項非常重要的工作，其重要性不可忽視，必須要將其做好。但是，當前大多數(shù)企業(yè)的文件歸檔工作仍存在著些許問題，這些問題嚴重影響了企業(yè)檔案的再次利用以及科研成果的進一步推廣。一、當前企業(yè)文件歸檔工作中所存在的問題（一）從企業(yè)文件的內(nèi)在質(zhì)量來說1.文件材料或內(nèi)容不完整。通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)存在著文件應該有的材料沒有或是有的內(nèi)容填寫不完整的問題。如，有的企業(yè)缺少開工報告或是竣工報告，施工合同或是監(jiān)理合同等。還有部分文件在歸檔后發(fā)生變化如技術狀態(tài)、基建改造、設備維修等，在更改之后不能及時歸

3、檔，對以后的資料查閱極其不利。2.文件材料或內(nèi)容不準確和不規(guī)范。企業(yè)大多數(shù)都會存在如計算公式、數(shù)據(jù)和專業(yè)術語以及計量單位等在填寫和使用上不準確以及不規(guī)范的問題。對于企業(yè)文件材料中出現(xiàn)的不規(guī)范和不準確的問題要進行及時的糾正和支指出。圖紙不準確的危害性有時要遠遠高于不齊全的危害性，而科學技術檔案作為企業(yè)檔案構(gòu)成的主體，其準確性于企業(yè)的生產(chǎn)建設而言是非常重要的。（二）從企業(yè)文件的外在質(zhì)量來說1.材料內(nèi)容不規(guī)范。文字材料打印件上的字號、字體沒有統(tǒng)一的標準。而且部分施工記錄文件中的表述也不規(guī)范等。2.簽署日期不規(guī)范。當前，許多企業(yè)對簽署日期不夠重視，導致簽署日期五花八門，有的文件用斜線，有的文件用橫線，

4、還有的是斜線和橫線并用，如 6/1689年”，這種情況常常發(fā)生。3.字跡和圖樣不清晰，圖標也不夠簡潔美觀，簽字確認手續(xù)不完整，不用簽字筆進行簽字反而是用印章或打印來替代，而且日期也不標注。4.沒有將原件和復印件分開存放，有的應該歸還原件卻用復印件替代。二、針對企業(yè)文件歸檔工作中存在的問題，提出的幾點建議（一）重視并加強平時文件收集工作相較于其他工作而言，文件收集是一項非常艱巨的工作，而且需要工作人員投入巨大的精力，需要極大的細心和耐心。想要把這項工作做好僅僅依靠一兩次的收集是不可能完成的，我們應該將收集工作更多的放在平時的工作上，從點滴做起，這才是做好收集工作的基礎。第一，各部門的檔案工作人員

5、應該將辦理完成的文件及時進行收集和歸檔；第二，要對辦理完成的文件進行檢查：是否有文件存在殘缺或是資料不全或是其他其他等問題，如有這種情況，應及時向相關人員和相關部門進行追回或使其補辦；第三，嚴格執(zhí)行文件登記制度，無論是文件的借出還是收進都需要登記在冊。上面所提到的三項內(nèi)容對于提高檔案歸檔工作質(zhì)量是非常重要的。（二）全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)檔案人員在努力學習專業(yè)知識，提高自身技術水平，不斷熟悉生產(chǎn)過程并提高自身業(yè)務能力的同時，還要不斷學習行政管理、企業(yè)管理、社會心理學和相關法律以及知識產(chǎn)權等方面的知識，以此來不斷提高自身看待問題、分析問題、解決問題以及遇事不驚隨時應變的能力。由于檔案人員的工作

6、要經(jīng)常與他人打交道，所以就必須要取得相關部門和技術人員的配合與支持，這是做好檔案歸檔工作的前提條件。同時這也就需要檔案人員要處理好與技術人員、以及生產(chǎn)部門和人員之間的關系。如果將這兩個關系處理好，那么檔案人員的歸檔工作就會非常順利，可以大大的提高工作效率，產(chǎn)生事半功倍的效果；反之，如果這兩個關系沒有處理好，那么歸檔工作的開展就會有非常大的難度，產(chǎn)生事倍功半的效果。因此，檔案人員在工作中必須要講究方式方法，要站在技術人員的角度思考問題，摸清對方的內(nèi)心想法，與技術人員進行溝通使感情更加融洽，逐漸讓技術人員認識到歸檔工作的重要性，雙方達成共識，使得技術人員能夠?qū)n案工作從內(nèi)心認可、理解和重視，從而配合檔案部門的工作，將檔案工作做的更好。（三）加強檔案工作過程的管理為防止企業(yè)文件在歸檔過程中問題的出現(xiàn)，并進行及時的糾正，就必須要采取恰當?shù)姆绞?，加強過程管理。我們這里所說的“過程管理”是指，企業(yè)的項目設計、具體的實施和項目的竣工與驗收中的每個環(huán)節(jié)、階段和整個過程，都應該有檔案工作人員參與其中，以此來協(xié)助和指導生產(chǎn)和技術人員等做好企業(yè)文件的形成、積累和歸檔工作。過程管理是當前許多單位關注和重視的一個問題，并且有部分單位已經(jīng)做出了嘗試，并取得了階段性的