物業(yè)信息化建設方案v4

1、物業(yè)管理信息化建設方案第一章概述1.1. 物業(yè)管理的信息化趨勢隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，人們逐漸接收物業(yè)管理這一管理模式。良好的物業(yè)管理已經(jīng)成為樓盤銷售的重要因素，也成為業(yè)主或租戶選擇物業(yè)的重要考慮 因素。物業(yè)企業(yè)規(guī)模的不斷擴大、組織機構(gòu)的日益龐大，造成服務質(zhì)量跟不上、 管理難度加大、企業(yè)成本不斷上升，因此物業(yè)企業(yè)迫切需要一種新的管理手段來 協(xié)助其管理，提高企業(yè)競爭力。由于物業(yè)管理行業(yè)的市場化程度越來越高，出現(xiàn)了一批大型物業(yè)管理企業(yè)， 這些大型業(yè)務管理企業(yè)設立有總公司、區(qū)域公司、管理處等多級組織結(jié)構(gòu)，實行 集團化運作。物業(yè)管理公司的多個管理處所管轄的物業(yè)在地域上比較分散，有些 還是跨地區(qū)管理，

2、在缺乏集中式應用的解決方案情況下，容易形成多個信息孤島， 信息和數(shù)據(jù)無法共享，問題的反應不及時，不利于公司的決策經(jīng)營。目前市場上大多數(shù)物業(yè)信息化解決方案主要是針對單一管理處的應用模式 設計的，在功能上沒有考慮多個管理處集中式應用的需要。同時大多數(shù)物業(yè)信息 化解決方案的技術(shù)架構(gòu)落后，不是采用目前主流的.NET或J2EE技術(shù)架構(gòu)，而且 缺乏平臺化開發(fā)技術(shù)，無法解決集中式應用方案必須解決的性能、安全性和穩(wěn)定 性問題，也難以滿足物業(yè)管理公司的個性化需求。近年來互聯(lián)網(wǎng)應用日趨成熟，管理軟件的開發(fā)技術(shù)也取得長足進步，集中式 業(yè)務管理已具備了堅實的基礎。1. 11集中式應用成為主流的應用模式首先，信息化建設

3、從單一管理處應用升級為總公司、區(qū)域公司和管理處等 多級組織架構(gòu)的集中式應用模式。在物業(yè)管理信息化建設中，組織機構(gòu)作為主線 貫穿整個系統(tǒng)，實現(xiàn)“集中管理、分權(quán)運作”的應用模式。信息化建設既能滿足 各個管理處日常業(yè)務操作層面的要求，也能滿足公司進行實時監(jiān)控、流程化管理 和報表的自動統(tǒng)計分析等管理層面的要求，同時還能方便業(yè)務加入到物業(yè)管理中, 實現(xiàn)物業(yè)管理與業(yè)主之間的互動。其次，信息化系統(tǒng)的部署方式由單機或局域網(wǎng)應用模式升級成為互聯(lián)網(wǎng)應 用模式?；谀壳爸髁鞯腏2EE技術(shù)開發(fā)的信息化系統(tǒng)能夠支持互聯(lián)網(wǎng)直聯(lián)，通 過互聯(lián)網(wǎng)將總公司、區(qū)域公司和各個管理處等組織機構(gòu)連接在一起，所有數(shù)據(jù)進 行集中管理，能夠?qū)?/p>

4、施共享，且部署、試用成本低廉。此外，由于物業(yè)公司的各個業(yè)務跨度（組織機構(gòu)、地域等）大，通過工作流 驅(qū)動的方式實現(xiàn)跨地域、跨部門的協(xié)同工作，以完成客戶服務、采購計劃申請、 合同簽批等工作也成為必要的工作模式。1.1. 2.建設的廣度和深度不斷提高傳統(tǒng)的物業(yè)管理解決方案是以收費管理為核心，主要是滿足物業(yè)公司財務 核算方面的要求，受限于軟件系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)等因素，傳統(tǒng)的物業(yè)管理軟件對于 協(xié)同辦公、經(jīng)營管理、客戶管理、工程管理、物料管理、人力資源管理和企業(yè)門 戶等業(yè)務缺乏深入的管理功能，只能進行一些簡單的記錄和統(tǒng)計。在本信息化建 設方案中，通過多組織架構(gòu)集中式管理、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和工作流驅(qū)動等先進的理念 和

5、技術(shù)，在物業(yè)管理信息化建設功能的廣度和深度得到全面提高，具體表現(xiàn)在一 下幾個方面：更為強大的收費管理功能。收費管理支持同時管理多種類型的物業(yè)，支持多 種收費項目和多種收費標準，支持多種類型的報表，支持復雜的公攤表、總 表分攤計算，支持現(xiàn)金收款、銀行托收、預付款等交款方式，并且能夠與主 流的財務軟件進行接口，達到數(shù)據(jù)流一體化的目的。全面的經(jīng)營管理功能。提供對房屋租賃等經(jīng)營業(yè)務的全面管理，并可進行擴 展以支持電子商務，同時實現(xiàn)對停車場的集中管理和監(jiān)控。通過全面的經(jīng)營 管理功能，幫助物業(yè)公司拓展業(yè)務x圍，提高經(jīng)濟效益。能夠?qū)崿F(xiàn)集中采購。物業(yè)管理公司通過集中采購能實現(xiàn)統(tǒng)一的供應商和統(tǒng)一 的價格體系管理

6、，降低采購成本。同時，通過對物料消耗過程的精細化管理， 降低物料使用成本并防止管理漏洞。增強客戶服務功能。通過工作流驅(qū)動的方式來實現(xiàn)客戶服務部、工程部和其 他部門的跨部門協(xié)作，實現(xiàn)流程化的客戶服務功能，提高工作效率和客戶滿 意度。同時通過數(shù)字化社區(qū)和呼叫中心等企業(yè)門戶加強與客戶的溝通和互動, 以全面提升服務品質(zhì)。精細化的設備管理。設備管理不僅可記錄每個設備的基本屬性、技術(shù)參數(shù)、 檢測參數(shù)和配件附件等詳細信息，還可以編制設備保養(yǎng)計劃和檢測計劃，并 通過對保養(yǎng)計劃和檢測計劃的有效執(zhí)行保證設備處于良好的使用狀態(tài)，降低 設備的維護成本并提高設備的使用效率。全面的成本管理。通過對人力成本、物料成本、能耗

7、成本以及分包業(yè)務的全 面管理，降低企業(yè)成本，提高企業(yè)效益。高效、實時的集團管控。通過實時查詢從不同維度進行統(tǒng)計的各種業(yè)務報表 和管理報表，能夠高效、實時地監(jiān)控各項業(yè)務的實際執(zhí)行情況。12物業(yè)信息化管理目標(1) 、實現(xiàn)物業(yè)全面信息化管理模式，提高管理效率，保證管理水平。從基層 員工的角度看，信息化提高了工作效率，客戶滿意度提高；從中層管理者角度看， 信息化能制定業(yè)務標準，能監(jiān)控下級工作情況;從高層決策者角度看，信息化能 及時掌握、分析公司運營情況，輔助決策。(2) 、物業(yè)管理公司各部門與各管理小區(qū)之間實現(xiàn)了信息共享，互聯(lián)互通模式， 徹底解決了各管理小區(qū)地域分散，信息難以集中處理的難題。各類業(yè)務

8、數(shù)據(jù)分散 采集，集中統(tǒng)一處理。只有具有相應權(quán)限，使用者可以在任何時間、地域處理業(yè) 務，不再受時空限制，完全對各類核心業(yè)務進行信息化管理。(3) 、不僅在公司內(nèi)部管理實現(xiàn)信息化，對業(yè)主的服務也實現(xiàn)信息化管理模式。 例如采用互聯(lián)網(wǎng)、語音等先進技術(shù)手段，采集外部客戶需求，信息進入內(nèi)部管理 系統(tǒng)，按自定義的流程進行處理。內(nèi)部業(yè)務系統(tǒng)的信息，也可以通過不同途徑發(fā) 布。例如可以通過外網(wǎng)向客戶發(fā)布服務信息，當節(jié)假日時，系統(tǒng)會自動撥打住戶， 播放公司祝福語音。提供更多的服務途徑，提高物業(yè)服務水平，提升客戶滿意度。實現(xiàn)信息化管理，不僅對物業(yè)管理公司有益，還能對其它關(guān)聯(lián)企業(yè)也帶來 好處。例如信息化提高了客戶服務品

9、質(zhì)，利于房地產(chǎn)開發(fā)商品牌增值與市場營銷; 通過統(tǒng)計、分析客戶的報修情況，可為房地產(chǎn)商提供房屋質(zhì)量、客戶建議等信息， 為以后樓盤的設計、項目策劃采集第一手資料；房地產(chǎn)開發(fā)商在廣告宣傳上投入 巨大，但容易忽略對成交客戶的二次挖掘，利用信息系統(tǒng)對客戶資料、行為等進 行分析，可以為房地產(chǎn)商提供最可能進行二次購買的老客戶相關(guān)資料。第二章總體建設2.1 信息化建設分解首先，物業(yè)信息化建設從管理軟件的定制到業(yè)務軟件的開發(fā)，從監(jiān)控系統(tǒng) 的建設到視頻會議的建設，從PDA手持式上門收費到大型戶外LED電子公告牌, 都向業(yè)主、用戶、潛在的服務對象透專一個明確的信息：全方位的信息化建設工 程。其次任何企業(yè)的信息化建設

10、都不是一朝一夕能夠完成的，都需要經(jīng)歷一個時 間段才能逐漸形成。因此，我們建議系統(tǒng)的建設遵循以下原則和方法：核心輻射 邊緣；基礎支撐決策。核心輻射邊緣：首先建立將信息化中的核心業(yè)務，保證物業(yè)公司的核心運轉(zhuǎn)。 然后在根據(jù)與核心業(yè)務相關(guān)聯(lián)的邊緣業(yè)務進行建設，逐漸完善業(yè)務覆蓋X圍。基礎支撐決策：通過基礎業(yè)務收集日常業(yè)務數(shù)據(jù)，對以后的輔助決策進行儲 備。輔助決策系統(tǒng)只能建立在大量的數(shù)據(jù)之上才能抽象出數(shù)學模型。2. 2.總體結(jié)構(gòu)廠一企業(yè)門八防火墻企業(yè)門戶菓統(tǒng)M初業(yè)ff理系統(tǒng)fl 0辦公用八辦公用戶6 6總公司用戶區(qū)域公訶用戶8 Q管理處用戶業(yè)主財務件理経片骨理統(tǒng)合腋務I設備骨理I物找伐弟I停車咎帶人力世灣

11、骨理牧»管理業(yè)主信*牧費報衣會所lg理 gfigg 招廃CI理環(huán)扇管琛客戶服務速檢記錄 設備保養(yǎng) 設備維修 設珞檔案停 車 收第三章業(yè)務規(guī)劃3.1 業(yè)務總體規(guī)劃廠一企業(yè)內(nèi)部門戶X廠一企業(yè)外部門戶物業(yè)管趣佶息化平臺協(xié)同辦公（OA辦公）協(xié)列辦公收文管理文?。褐行?在SW2 公吿發(fā)布 公共信息公文處理出入證tt理人員來訪VS基礎平臺組織機構(gòu)用戶管理權(quán)®«S共通呵能系統(tǒng)內(nèi)消息迅聯(lián)快速開發(fā)平臺物業(yè)信息化系統(tǒng)主要包括八大業(yè)務子系統(tǒng)和兩個門戶系統(tǒng)，一個內(nèi)部0A自 動辦公平臺以及一個支撐平臺，各業(yè)務子系統(tǒng)的具體功能如下。3. 2.人力資源管理3. 2. 1.組織機構(gòu)信息化平臺是基

12、于集團化設計，因此組織機構(gòu)也是支持集團化組織機構(gòu)結(jié)果的，在組織機構(gòu)主要包括組織機構(gòu).崗位管理O 組織機構(gòu)管理包括：建立組織機構(gòu)、修改組織機構(gòu)、換轉(zhuǎn)組織機構(gòu)、撤 銷組織機構(gòu)等操作。崗位管理包括：建立崗位、修改崗位、撤銷崗位、崗位與人員對應。3.2. 2人員信息員工信息錄入：記錄員工編號、xx等基本信息，以及所屬組織機構(gòu)、部門等 擴展信息，以及家庭成員、學歷信息、工作經(jīng)歷等子集信息。支持從外部數(shù) 據(jù)源導入數(shù)據(jù)。員工信息維護：完整記錄員工從進入單位、發(fā)生變動到離職的全過程信息。員工信息分析：各級單位可以動態(tài)查詢、分析權(quán)限內(nèi)的下級單位的人員數(shù)據(jù); 預置多種常用員工卡片、花名冊、查詢統(tǒng)計模板與報表，用戶

13、也可以根據(jù)自 定義各種查詢、報表等?？蓪θ瞬沤Y(jié)構(gòu)進行統(tǒng)計分析，自動生成統(tǒng)計報表和 圖表，為人才使用和預測提供依據(jù)。3.2. 3.勞動合同對員工與公司之間的勞動合同進行管理，包括勞動合同的新增、變更、續(xù) 簽、中止、終止等業(yè)務。新增勞動合同按照公司模板進行新增，并且通過電子簽章實現(xiàn)公司蓋章，通 過指紋進行個人簽字確認。能及時進行勞動合同到期等預警功能以及相關(guān)分析報表。3.2. 4薪酬管理工資輔助項目定義：工資輔助項目指用來協(xié)助工資計算的中問數(shù)據(jù)，如：請 假天數(shù)、加班小時等可以定義為工資輔助項目。定義工資輔助項目時，可以 根據(jù)實際業(yè)務情況，確定是否自動繼承上月的數(shù)據(jù)，以減少錄入工作量。工資項目定義：

14、工資項目是反應工資組成的項目數(shù)據(jù)，一般工資項目分為： 應發(fā)類、扣減類、公積金類和所得稅類四大類工資項目。實發(fā)工資將根據(jù)應 發(fā)工資項目一扣減工資項目一公積金類工資項目一所得稅工資項目計算；工 資項目定義時，可以指定為自動繼承上月數(shù)據(jù)。工資數(shù)據(jù)錄入：對工資輔助項目和沒有指定工資計算標準的工資項目，可以 通過工資數(shù)據(jù)錄入進行錄入，支持excel導入。工資計算：對于已經(jīng)制訂工資計算標準的工資項目，可以通過工資計算自動 計算出當月工資。自動計算依據(jù)工資項目中所定義的計算公式。期末結(jié)算：當月工資數(shù)據(jù)處理完成后，可以結(jié)轉(zhuǎn)到下一月，結(jié)帳后的數(shù)據(jù)不 能修改，但系統(tǒng)支持通過反結(jié)帳來修改以前的工資數(shù)據(jù)。工資條：工資

15、數(shù)據(jù)計算完畢后，系統(tǒng)自動生成員工工資條，并提供打印。報表分析：提供各種工資數(shù)據(jù)報表分析，如：工資匯總表、工資發(fā)放表、當 月相對上月工資數(shù)據(jù)變動表等。3.2. 5人員流動通過對人員的進入、離職、退休、調(diào)動等業(yè)務的統(tǒng)一管理，以實現(xiàn)人員基本 信息的及時維護，保證數(shù)據(jù)的正確性和一致性。人員進入管理：以流程審批方式以及直接數(shù)據(jù)錄入方式新進人員。對人員進 行試用管理，以及試用轉(zhuǎn)正式業(yè)務的辦理，并能進行人員試用到期等預警功 能。人員調(diào)動管理：支持跨單位人員調(diào)動業(yè)務；支持調(diào)出方和調(diào)入方發(fā)起調(diào)動申 請；可靈活定義人員調(diào)動類型，支持人員借調(diào)等模式；可靈活配置人員調(diào)動 業(yè)務辦理流程，支持流程審批和直接錄入調(diào)動信息的

16、業(yè)務處理方式。人員離職管理：可靈活定義人員離職類型，支持辭職、退休、下崗等多種離 職業(yè)務的辦理。支持采用流程審批或者直接記錄人事變動信息的業(yè)務處理方 式；可靈活設置人員離職業(yè)務辦理流程。系統(tǒng)自動形成人員流動記錄，方便以后形成員工的成長經(jīng)歷和檔案材料。3.2.6考情管理系統(tǒng)中，考情管理能夠提供自定義工作日期、自定義工作日時間。并且能夠 導入卡打機數(shù)據(jù)進行及時的統(tǒng)計和分析。并且將結(jié)果提供給薪酬模塊進行工資計 算。實際運用中，考情通過打卡機來實現(xiàn)統(tǒng)一管理。人員的進出均由打卡機考情。3.2.7招聘管理招聘管理主要分為：招聘計劃、招聘執(zhí)行、面試結(jié)果、人員報到。招聘計劃：招聘計劃是根據(jù)定員測算而來，或者是

17、根據(jù)崗位的缺編人數(shù) 而來。招聘執(zhí)行：招聘計劃通過審批以后，系統(tǒng)發(fā)布招聘信息到對外信息上， 然后通過、等進行報名預約，最后統(tǒng)一組織面試。面試結(jié)果：對參與面試以后的人員結(jié)果，需要登記到系統(tǒng)中，供相關(guān)人 員或者領(lǐng)導進行查詢。人員報道：通過面試的人員進行上崗操作。3.2.8教育培訓管理培訓需求：在各部門、基層組織培訓需求調(diào)查基礎上，根據(jù)各類培訓需 求，采用相應調(diào)查形式設置培訓需求調(diào)查表、培訓需求調(diào)查統(tǒng)計表、形 成培訓需求結(jié)果。培訓計劃：教育培訓中長期規(guī)劃、教育培訓年度計劃、專項系統(tǒng)培訓計 劃查詢，顯示各培訓項目計劃表。培訓實施：實施對教育培訓教學計劃、課程設置、師資安排、辦班時間 地點、收費標準及證書

18、頒發(fā)各個環(huán)節(jié)的管理，形成培訓項目實施情況表、 學員意見調(diào)查表、培訓考核管理表等。培訓評估：確認培訓目標已經(jīng)實現(xiàn)，即培訓是有效的，同時還完成對培訓過 程的監(jiān)視和改進管理。培訓考核管理（主要包括考核時間、考核方式、考核試題、考核成績、考核 結(jié)果的應用等功能）；培訓項目短期、長期評估表，統(tǒng)計和分析培訓項目短期、長期效果；培訓評估報告（報告應該包括以下主要內(nèi)容：培訓需求說明、評價準則、評 價資料的來源、評價的方法、評價的時間、培訓經(jīng)費、結(jié)論和改進建議等）；培訓監(jiān)控和改進管理，記錄培訓過程的各個環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)培訓中的問題，提出 改進意見。培訓審批：明確教育培訓的各級審批程序和權(quán)限。如培訓項目審批表、 培訓經(jīng)

19、費審批表（教育培訓經(jīng)費的提取、預算、支出、分配）、員工申 請教育培訓審批表、教育培訓合同等。培訓經(jīng)費：每一期，每一個班教育培訓經(jīng)費預算，教育培訓經(jīng)費使用， 教育培訓經(jīng)費報銷審核和教育培訓經(jīng)費統(tǒng)計等。培訓資源：對培訓的老師、場地、硬件設置進行登記備案管理。方便查 詢。3.2.9績效考核績效考核通常也稱為業(yè)績考評或“考績”，是針對企業(yè)中每個職工所承擔的 工作，應用各種科學的定性和定量的方法，對職工行為的實際效果及其對企業(yè)的 貢獻或價值進行考核和評價。本系統(tǒng)設計的績效考核包括：指標設置、考核、結(jié)果計算、績效工資。指標設置：指標設置能夠按照企業(yè)的每一個崗位進行指標設置和指標分 解，并且指標與指標之間的

20、關(guān)系能夠選擇計算關(guān)系和公示定義?？己耍耗軌?qū)γ總€崗位上的員工進行KPI考核，又或者能夠進行粗略的 統(tǒng)一打分考核。還能對每一個人進行360度全方位考核，即多個部門同 時考核打分。結(jié)果計算：對于采用KPI考核和360度全方位考核的進行分數(shù)計算，計算出最終得分?？冃ЧべY：根據(jù)計算出的得分可以進行滿足二項式分布、柏松分布等公 式進行排序，并且將績效工資計算后，直接發(fā)送到薪酬，進行薪酬計算 發(fā)放。3. 2. 10檔案管理檔案管理，是公司擁有人事權(quán)以后，可以對公司內(nèi)所有員工的檔案進行存放 和管理。檔案目錄管理：管理每個員工的檔案目錄。是記錄每個員工檔案中紙質(zhì) 資料的名稱、類型。包括材料的多少和材料的性質(zhì)。

21、能增加目錄的名稱 和類型，修改目錄的名稱等信息。檔案轉(zhuǎn)入：新來報道人員的檔案轉(zhuǎn)入。通過新建檔案記錄，把紙質(zhì)材料 統(tǒng)計后錄入系統(tǒng)作為電子材料依據(jù)。如人員的學歷證書、資質(zhì)證書、政 治經(jīng)歷等。檔案轉(zhuǎn)出：人員調(diào)動、離職等情況需要轉(zhuǎn)出檔案時使用該業(yè)務。檔案借閱：借檔人遞交介紹信，通過xx等條件的查詢，同時在系統(tǒng)中作 借出登記，打印一個借檔，借閱人在借檔單上簽字，檔案歸還后，借檔 人在借檔單上進行還檔簽字，系統(tǒng)進行還檔登記，年終打印借檔清單。檔案查詢：查檔人遞交介紹信，通過XX等條件的查詢，打印查詢單，查 檔人在查詢單上簽字，年終打印查檔清單。3. 3業(yè)主管理3.3.1. 房屋管理記錄各管理樓盤的信息，包

22、括樓盤的名稱、開發(fā)商信息、大小以及相關(guān)的設 備等附屬信息，并將樓盤管理處的相關(guān)設置信息進行保存，如收費類型、收費標 準、流程等。并可在樓盤信息的下級建立樓號信息，包括樓號名、住戶數(shù)等信息。 在樓號下可建立房號信息，包括房屋的大小、格局等基本信息，以及可房屋信息 下建立業(yè)主的具體信息。其業(yè)務特點包括：基于總公司一區(qū)域公司一管理處一樓宇一房間的管理架構(gòu)，符合有集中式管 理要求的物業(yè)管理公司的管理特點。房產(chǎn)樹貫穿整個信息系統(tǒng)，操作簡單、清晰支持批量生成房間、批量設置房間對應業(yè)主、收費標準等信息支持聯(lián)查、可以從房間聯(lián)查對應業(yè)主、應收款和欠款等信息。3. 3. 2業(yè)主信息業(yè)主信息管理幫助物業(yè)管理公司建立

23、起完整的業(yè)主檔案，可詳細記錄業(yè)主的 XX、XX號、工作單位等信息。每位業(yè)主還可以同時建立起家庭成員（或同住人 員）的檔案。業(yè)主信息管理同時管理業(yè)主入伙、業(yè)主遷入遷出等活動，一方面進 行小區(qū)的人口管理，另一方面確定管理處的收費對象。其業(yè)務特點如下：支持對業(yè)主、租戶和住戶的全面管理，通過房產(chǎn)業(yè)主關(guān)系一覽表清晰反應房 間對應業(yè)主、租戶和住戶的信息。支持批量的快速遷入遷出操作，可以直接從Excel數(shù)據(jù)源引入業(yè)主資料。業(yè)主入伙時，支持開敖商代繳。3.3. 3.裝修管理規(guī)X裝修管理工作，確保公共設施的正常使用、樓宇安全和房屋外觀的統(tǒng)一 和協(xié)調(diào)。裝修管理包括：裝修申請、裝修審批、施工竣工驗收、違規(guī)處理、裝修

24、 檔案存檔等。裝修申請：業(yè)戶提出裝修申請時，物業(yè)助理應要求業(yè)戶如實填寫裝修 申請表各款內(nèi)容并提交審批。裝修審批：在系統(tǒng)中對裝修申請進行審批。施工竣工驗收：填寫裝修竣工驗收記錄表存檔備案。裝修檔案存檔：將裝修中的一些列流程檔案進行存檔，供日后調(diào)用。3.4 財務管理3.4. 1.收費管理收費管理功能對物業(yè)管理公司向業(yè)主收取各種費用的活動進行管理，所有 收費項目、收費標準、損耗分攤、滯納金計算等都可自定義的方式，滿足物業(yè)管 理公司靈活多變的收費管理。應收費用的類型包括物業(yè)管理費、水電氣代收費、 維修費、商鋪租金費、垃圾處理費等多種類型的費用，并支持自定義收費類型。 繳費方式包括現(xiàn)金、銀行托收、預收款

25、等。其業(yè)務特點如下：收費標準支持公式自定義，并且每個管理處可定義自己的收費標準支持多種模式的滯納金計算支持多種報表統(tǒng)計方式對于物業(yè)公司特有的收費等業(yè)務，收費方式有：固定收費、上門收費等。3. 4.1.1固定收費固定收費是物業(yè)公司傳統(tǒng)收費方式。定點進行收費。缺點：業(yè)主必須到物業(yè)公司指定的地點進行繳費。3. 4.1. 2【PDA、POS】機上門收費上門收費是固定收費的補充形式，最大程度的方便業(yè)主進行繳費。上門收費 采用PDA移動終端的方式進行。每收取一戶業(yè)主的費用以后，由PDA自動同步到 公司的繳費系統(tǒng)上，然后通過藍牙連接隨身攜帶的便攜式票據(jù)打印機進行打印票 據(jù)，出具給業(yè)主。公司領(lǐng)導可以通過系統(tǒng)實

26、時查看繳費的金額和情況等。上門收 費又分為如下功能模塊：PDA移動收費收款登記的PDA移動版本，可以現(xiàn)場登記實收款。先選樓盤、分區(qū)、樓棟，再選樓層/房間（或者選客戶、合同），列出全部 欠費（分頁顯示，每頁條數(shù)自定義），填寫交款金額后自動分配到各條欠費，生 成票據(jù)。為保證不會出現(xiàn)重復收款，本功能采用實時數(shù)據(jù)聯(lián)接，通過GPRS / WIFI直 接讀取和操作物業(yè)數(shù)據(jù)庫中的信息。本功能只登記實收款，打印收據(jù)或發(fā)票功能在移動打單功能中實現(xiàn)。PDA移動開票與移動收費相配合，通過專用的移動打印機，在專用的窄行連續(xù)紙上打印收 據(jù)或發(fā)票。支持收費時直接打印，也可以通過PDA查詢歷史票據(jù)進行補打。移動打印機采用手

27、持式移動打印機，鋰電池供電。移動打印機通過藍牙與PDA連接，PDA再通過GPRS/WIFI訪問數(shù)據(jù)庫。3.4. 2.收費報表提供各種收費報表，方便公司相關(guān)人員對收費情況進行分析，提高的業(yè)務 功能包括：可分別按區(qū)域公司、管理處進行匯總查詢可統(tǒng)計查看當前及歷史記錄可按月度、年度進行匯總查詢可匯總查詢各類費用報表提供多種展現(xiàn)形式，如列表、柱狀圖、餅狀圖、曲線圖等。3.4. 3應收管理物業(yè)管理公司提供服務給其他單位或個人時，可以通過合同管理模塊中錄 入應收類合同來跟進合同的執(zhí)行情況，并通過應收管理模塊來跟進應收款的收款 計劃和實際收款情況，業(yè)務特點如下：通過對應收類合同的管理，既可以幫助物業(yè)公司實現(xiàn)合

28、同資料的完整管理， 同時還可以幫助物業(yè)公司實時掌握合同的執(zhí)行情況和收款進度業(yè)務部門根據(jù)合同在執(zhí)行期問完成合同驗收后，財務部門能夠通過應收單據(jù)、 應收賬款分析表和應收預警表對收款工作進行跟進，以及時完成收款工作。支持預付款、預付款退款處理、批量收款等管理業(yè)務支持預收沖應付、應付沖應付、應收轉(zhuǎn)應收、預收沖預付、預收轉(zhuǎn)預收等常 用應收核銷業(yè)務3.4. 4應付管理物業(yè)管理公司可以通過定義簽報、合同的審批工作流來完成對小型增改、 業(yè)務外包等業(yè)務的流程化處理。財務部門負責對合同簽報或者采購結(jié)算所產(chǎn)生的 應付單據(jù)進行審核，確認與往來單位發(fā)生的應付業(yè)務。其業(yè)務特點如下： 工程部等業(yè)務部門在完成合同或簽報驗收后

29、，生成其他付款單，財務人員在 審核其他應付單時可以聯(lián)查對應的合同或者簽報信息，并能夠通過信息化系 統(tǒng)自動生成應付單給出納人員付款。采購部門在完成與供應商的采購結(jié)算后，信息化系統(tǒng)自動生成應付清單，由 出納人員完成付款。應付清單明細表可以清晰反應數(shù)據(jù)來源，如采購結(jié)算、其他應付單等支持預付款、預付款退款、批量付款等標準的應付款管理業(yè)務，應付款分析 表和應付款預警表可實時掌握物業(yè)管理公司的付款進度。支持預付轉(zhuǎn)應付、應付沖應收、應付轉(zhuǎn)應付、預付沖預收、預付轉(zhuǎn)預付等常 用應付核銷業(yè)務3.4. 5.預算管理信息化系統(tǒng)應包括預算項目定義、預算方案定義、預算取數(shù)標準定義、預 算表設計、預算數(shù)據(jù)錄入、預算執(zhí)行分析

30、等多項明細功能，對物業(yè)管理公司的各 個收入項目和成本項目進行全面預算管理。業(yè)務特點如下：支持按組織機構(gòu)和明細預算科目編制預算，通過組織機構(gòu)和預算科目的層級 關(guān)系自動進行匯總支持預算表設計，預算表可定義預算項目、核算項目、定義行間取數(shù)、列間 取數(shù)公式支持預算方案的定義，能夠通過設置預算項目X圍、預算表、預算期間X圍 等屬性自定義預算方案在預算方案的基礎上進行預算編制，可以進行參考上年預算數(shù)、實際數(shù)來自 動生成本年預算，并可在預算執(zhí)行過程中隨時調(diào)整預算。在預算方案的基礎 上提供多個版本的預算，以滿足不同經(jīng)營業(yè)績目標的管理需要支持從各外部系統(tǒng)中取數(shù)，以及手工錄入等方式生成預算執(zhí)行數(shù)3.4. 6與停車

31、場收費接口將各小區(qū)的停車場收費系統(tǒng)與公司物業(yè)綜合管理系統(tǒng)進行集成，在系統(tǒng) 中可以實時監(jiān)控各個停車場的收費情況，有效的對停車場收費進行監(jiān)控，防止出 現(xiàn)管理漏洞。3. 5.經(jīng)營管理3. 5.1.招商管理招商管理是租賃業(yè)務發(fā)生的前期活動，包括市場推廣、廣告投放、租賃計 劃、代理商管理、競爭樓盤管理等業(yè)務，同時提供租賃經(jīng)營執(zhí)行表等各種報表功 能。市場推廣、廣告投放記錄招商管理過程中對市場推廣和廣告投放的頻次、 地點、費用等相關(guān)信息。競爭樓盤信息記錄競爭樓盤的環(huán)境、租金、出租率、廣 告投放情況、樓盤定位等信息，為經(jīng)營決策提供依據(jù)。租賃計劃是租賃部門根據(jù) 以前年度租賃經(jīng)營狀況或自行指定年度、季度、月度指定

32、推廣費用、出租率等計 劃信息，并通過租賃計劃執(zhí)行表反應實際執(zhí)行情況和計劃的差異。代理商管理對 代理樓盤租賃的代理商及其代理客戶的基本資料、傭金等信息的管理，便于租賃 業(yè)務成功發(fā)生后核算傭金支出。3.5. 2.租賃管理租賃管理以合同管理為主線，包括房源管理、租賃指導價管理、前期商機 管理、租賃合同新增、審核、續(xù)訂、變更及終止等業(yè)務，同時提供合同預警、租 賃數(shù)據(jù)分析等報表。租賃合同管理可滿足物業(yè)租賃過程中各種復雜的業(yè)務情況，包括管理保證 金、設定合同免租期、實現(xiàn)合同金額按周期按比例遞增，以及不規(guī)則的不同時間 段合同金額不一致等各種復雜情況的處理。業(yè)務特點如下：支持集中管控下的定價管理，可以通過定價

33、管理控制租賃底價支持租賃前期的商機管理，并且可以有租賃商機生成租賃申請單，也可以有 租賃申請單生成租賃合同，方便以客戶為主線的連續(xù)過程管理租賃合同支持免租期、租金遞增或不同時間段對應不同合同金額等負責業(yè)務 支持代租管理3.5. 3.會所管理會所管理提供會所經(jīng)營場所的預訂管理、消費結(jié)算管理、培訓班管理、培訓 班費用分成3.5. 4廣告管理能夠?qū)π^(qū)內(nèi)的廣告位或者第三方的廣告進行管理。對使用戶外LED大型廣 告牌的廣告位，系統(tǒng)可以進行廣告發(fā)布。3. 6綜合服務3.6. 1.客戶服務客戶服務包括服務派工管理、投訴管理、裝修管理等業(yè)務，實現(xiàn)流程化跟 蹤和管理各項服務的內(nèi)容，幫助物業(yè)管理公司與業(yè)主的溝通

34、，及時處理業(yè)主提出 的服務申請，并提高業(yè)主滿意度。它將與企業(yè)外部集團客戶服務申請進行交互， 及時接收申請，及時反饋申請?zhí)幚斫Y(jié)果?？蛻舴兆詈诵牡臉I(yè)務是服務派工管理。服務派工完成通常是由客戶服務 部和工程部協(xié)同完成，通過工作流來完成跨部門的協(xié)同工作。服務派工通常會產(chǎn) 生代收費，在信息化系統(tǒng)中應能及時產(chǎn)生臨時費用單到收費業(yè)務中，并且服務派 工等也可記錄是否消耗物料成本。所以，通過服務派工管理，即實現(xiàn)了服務派工 過程管理，也同時完成了相關(guān)的收費管理和物料成本管理。業(yè)務特點如下： 服務派工單中的服務類別可以自定義，不同服務類別可以對應不同的收費項 目，以方便核算。同時，服務派工支持直接從服務派工單生成

35、臨時單到收費 業(yè)務中。每個管理處可以定義自己的服務派工工作流，服務派工完成后，客服人員可 以做回訪記錄。服務派工單一般分為針對客戶的特約服務單和針對公共區(qū)域的內(nèi)部服務派 工單，其中內(nèi)部服務派工單消耗的物料成本統(tǒng)計到自維成本中。3.6. 2環(huán)境管理在信息化系統(tǒng)中主要實現(xiàn)清潔綠化工作的安排，以及對清潔綠化工作的任 務安排的執(zhí)行過程進行跟蹤。在當前物業(yè)管理公司普遍把清潔綠化等業(yè)務進行外 包的情況下，清潔綠化的執(zhí)行過程管理非常重要，執(zhí)行過程的記錄也是后一階段 進行合同驗收付款的重要依據(jù)。3. 7.設備管理3.7.1 設備檔案設備檔案用于維護物業(yè)管理公司所有設備的基本信息、圖片、文檔附件等 信息，同時還

36、可以記錄每個設備的附屬設備及配件和附件信息，以及設備的技術(shù) 參數(shù)、設備的檢測參數(shù)等。每個設備檔案對應一個設備類別，設備類別可以定義 保養(yǎng)項目可以幫助公司在編制設備保養(yǎng)計劃的時候進行快速復制，以提升效率。3.7. 2設備維修設備維修包括設備維修申請和設備維修記錄。其中設備維修申請通過工作 流的形式規(guī)X設備維修申請過程，并實現(xiàn)跨部門的協(xié)作，該部分也將于客戶服務 關(guān)聯(lián)，業(yè)主可在發(fā)現(xiàn)相關(guān)設備出現(xiàn)問題后即時提請設備維修；在設備維修過程中， 及時將維修情況進行記錄，如維修過程中產(chǎn)生相關(guān)費用支持，將自動與應付等財 務業(yè)務關(guān)聯(lián)，便于進行成本核算等。3. 7. 3.設備保養(yǎng)設備保養(yǎng)包括設備保養(yǎng)計劃以及保養(yǎng)計劃的

37、執(zhí)行。各管理處可根據(jù)所管x 圍內(nèi)的設備情況定制年度、月度、季度保養(yǎng)計劃，制定時可參考以往的計劃進行 自動生成。信息化平臺將提供保養(yǎng)計劃提醒功能，及時提醒保養(yǎng)工作的進行，并 記錄保養(yǎng)過程，方便對保養(yǎng)計劃的執(zhí)行跟蹤。在保養(yǎng)過程中，可記錄其過程執(zhí)行 時所產(chǎn)生的物料消耗，為工程預算提供準確的自維成本核算數(shù)據(jù)來源。3. 7. 4.巡檢記錄設備巡檢包括巡檢計劃以及巡檢情況記錄。各管理處可根據(jù)所管x圍內(nèi)的設 備情況定制月度設備巡檢計劃，在巡檢過程中，及時記錄設備的巡檢情況。如巡 檢過程中發(fā)現(xiàn)需進行維修的設備，可自動生成維修申請單，與設備維修業(yè)務自動 關(guān)聯(lián)。并能對巡檢記錄進行統(tǒng)計分析，分析各設備的使用情況、當

38、前狀態(tài)等。提 前進行設備維修等的預警。3. &物料管理3.&1采購管理信息化系統(tǒng)是基于集團化架構(gòu)設計，所以，物業(yè)管理公司可以通過信息化 平臺實現(xiàn)集中采購，通過集中采購使用統(tǒng)一的供應商管理和統(tǒng)一的價格體系管理, 加強物料采購的過程管理，并降低采購成本。采購管理包括采購計劃、采購訂單、采購結(jié)算、采購費用、供應商管理、 價格及供貨信息等業(yè)務。各個管理處可以根據(jù)自己的實際情況提交采購計劃，采 購計劃通過已設定的工作流進行審批，以保證采購計劃的合理性。采購計劃審批 通過后，總公司的采購部門就可以根據(jù)已審核的采購計劃選擇供應商下達采購訂 單。采購計劃在審批過程中，各個審批環(huán)節(jié)都可以在采購計

39、劃單上查看每個物料 的當前庫存，以及每個物料的歷史采購結(jié)算價和歷史采購入庫價，從而讓采購計 劃的審批更加嚴謹和有效率，并達到集團管控的目的。其業(yè)務特點如下： 支持各個部門分別提交采購計劃，匯總后生成管理處或者公司的采購計劃。 支持推單功能，例如可以通過采購計劃單生成采購訂單，也可以通過采購訂 單生或采購入庫單生成采購結(jié)算單。采購計劃單可以自動顯示對應物料的當前即時庫存，物料價格可以根據(jù)已設 置的優(yōu)先級順序從最新價格或者物料參考價格中自動攜帶。支持物料和供應商的對應關(guān)系，支持采購計劃、采購訂單等執(zhí)行情況跟蹤。 支持按照指定方案自動生成采購計劃采購計算能自動生成應付清單到應收應付業(yè)務中。3. 8.

40、 2.倉庫管理倉庫管理模塊通過物料的出庫和入庫業(yè)務，可以獲取各個倉庫的即時庫存、 物料發(fā)放明細及匯總情況。通過每月出庫核算和結(jié)帳，可以獲取每月的物料采購 成本和出庫成本明細及匯總情況。同時，倉庫管理還提供盤點和倉庫之間調(diào)撥等 業(yè)務。其業(yè)務特點如下：支持按物料檔案上指定計價方式進行出庫核算支持物料保質(zhì)期管理，支持物料庫存預警領(lǐng)料時可以指定成本項目或者物料用途，從而可以按成本項目或物料用途進 行成本分析。支持結(jié)帳操作，每個月的期初、期末數(shù)據(jù)都保存在歷史庫中，可作為歷史數(shù) 據(jù)進行查詢。3. 8. 3.領(lǐng)用管理與倉庫管理自動關(guān)聯(lián)，利用工作流實現(xiàn)物料領(lǐng)用過程的審批。以此來加強 領(lǐng)料過程的規(guī)X化。領(lǐng)料審批

41、完成后，可自動生成出庫單等。3. 9停車場管理3.9.1. 車輛管理主要針對辦卡業(yè)主，對辦卡業(yè)主的所屬車輛信息建立檔案，方便進行統(tǒng)一 管理。管理內(nèi)容包括：固定車位、車輛牌照與業(yè)主對應、ic卡編號、進出日期、 進出閘門、進出類型等。3.9. 2.臨時車輛管理對臨時進入管理處的車輛進行統(tǒng)一記錄。3.9. 3停車收費對臨時進入管理處的車輛進行收費記錄。3.10. 企業(yè)內(nèi)部門戶企業(yè)內(nèi)部門戶主要是針對物業(yè)管理公司內(nèi)部員工而言，它主要為內(nèi)部員工 提供信息化平臺的統(tǒng)一入口（如有多個業(yè)務系統(tǒng)均從此進入），以及綜合信息的 展示平臺（如公告、制度、待辦任務等）。3.10. 1.新聞公告展示物業(yè)管理公司對內(nèi)的一些新

42、聞宣傳、通知公告信息。讓員工能通過對 這些信息的查詢了解公司的企業(yè)文化、最新動向等。加強員工和公司之間的交流。3.10. 2制度法規(guī)提供對物業(yè)管理公司所制訂的相關(guān)制度的展示和查詢，提供與物業(yè)相關(guān)的 法律法規(guī)資料查詢、下載、閱讀等。3.10. 3.工作流提供工作流待辦信息瀏覽，用戶可在此接收到所有針對自己應該辦理的流 程信息，并能從此處直接進入業(yè)務辦理功能，進行業(yè)務辦理。3. 10. 4.領(lǐng)導查詢?yōu)榉奖阄飿I(yè)管理公司的各級管理人員實時掌握公司的運營情況，信息化系 統(tǒng)將根據(jù)許多大客戶的管理經(jīng)驗，把一些業(yè)務報表和管理報表整合到領(lǐng)導查詢業(yè) 務中，幫助物業(yè)管理公司的各級管理人員實時查詢從不同維度進行統(tǒng)計的

43、各種報 表，為公司領(lǐng)導和各級管理人員提供一個及時掌握業(yè)務全貌的信息處理平臺。其 業(yè)務特點如下：費用分級匯總表：可以按管理處、管理區(qū)、樓宇、收費項目等維度自由選擇 來分析公司的應收、預收、已收、欠款等情況。賬齡分析表：按管理處來查詢各個項目的欠款賬齡情況。各類款項收款情況統(tǒng)計表：按管理處來查詢各個項目的收繳情況。房屋租控圖：以圖形化的方式直觀查看各個可租樓宇的租賃情況。物料分組匯總表：對每個月物料采購和使用的成本進行分析。工程預算表：實時掌握工程預算的完成情況業(yè)主滿意度調(diào)查表：按月、年對各個管理處不同類別的調(diào)查項目的客戶滿意 度進行統(tǒng)計分析。人事報表：查詢各種人事、薪酬方面的統(tǒng)計報表3. 10.

44、 5.其他其他與物業(yè)管理公司相關(guān)的信息展現(xiàn)，如組織機構(gòu)、機構(gòu)介紹、服務介紹、 公司介紹等。3.11. 企業(yè)外部門戶3.11.1. 公司綜合展現(xiàn)物業(yè)管理公司的形象、精神風貌、政策、新聞等內(nèi)容的綜合性， 便于業(yè)主通過該了解公司，了解物業(yè)管理。3.11.2. 數(shù)字化社區(qū)數(shù)字化社區(qū)與物業(yè)管理信息化無縫繼承，是面向業(yè)主的物業(yè)管理公司信息 門戶產(chǎn)品，以業(yè)主服務為核心功能，集成社區(qū)服務、網(wǎng)上咨詢等功能。包括如下 業(yè)務功能：費用查詢：業(yè)主通過互聯(lián)網(wǎng)實時查詢?nèi)我鈺r間段的常規(guī)費用、抄表費用、車 位費用、臨時費用以及交款和欠款情況?？蛻舴眨簶I(yè)主通過互聯(lián)網(wǎng)進行服務申請、服務預約、服務質(zhì)量評價以及服務處理流程的全程跟

45、蹤和歷史服務記錄的查詢。客戶投訴：業(yè)主可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行投訴并對投訴處理結(jié)果進行評價，也可 以對投訴處理流程進行全程跟蹤，或查詢歷史投訴情況。社區(qū)活動：管理處可以通過此功能在網(wǎng)上組織各種社區(qū)活動。物業(yè)通告：管理處可以通過此功能在網(wǎng)上及時發(fā)布各種物業(yè)管理信息。業(yè)主論壇：管理處、業(yè)主可以通過論壇實現(xiàn)良性互動。業(yè)主們可以在此交流 看法和發(fā)表評論等，在茶余飯后、業(yè)主博客、社區(qū)信息、體育鍛煉、情感天 地、商務合作、二手市場等其他實用板塊，分門別類為業(yè)主間的溝通提供便 利。3.11.3. 服務中心作為業(yè)主與物業(yè)管理公司之問的服務通道，在此處業(yè)主可通過網(wǎng)絡提交各 種業(yè)務申請，如：維修申請、家政申請等，并可在

46、發(fā)出服務申請后，利用跟蹤功 能，跟蹤服務申請審批情況。3.12協(xié)同辦公（0A辦公）3.12.1收文管理夠滿足辦公過程中的來文登記、擬辦、批示、注辦辦、擬歸檔、查詢等所有 環(huán)節(jié)。流程可定制、跟蹤、控制、超時自動催辦；支持在線編輯、附件上傳，能 與Word等嵌入整合；可進行文件的打?。痪哂虚單挠涗浌δ?，記錄用戶閱文的 狀態(tài)和時間；具有自動生成文件登記日期、來文聲音提醒、待辦文件數(shù)統(tǒng)計等人 性化功能。3. 12. 2發(fā)文管理發(fā)文管理主要是用來替代原來公司發(fā)文紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)單位發(fā)文無紙化、領(lǐng) 導審批電子化?？梢栽诰€擬稿、審核、簽發(fā)、校對、用印、分發(fā)、傳遞、歸檔， 用戶在線即可了解單位重要的政策、決策。

47、發(fā)文紅透文件的自定義與發(fā)文流程的 定制功能強大，使用靈活，可以適應客戶都變的管理應用。3.12. 3公文處理提供極為靈活的控制方式和多方面的應用功能。公文起草或登記支持附件和HTML方式錄入。內(nèi)嵌完善的登記、批示、批辦、注辦、辦結(jié)、承辦、歸檔等收文過程管理, 和起草、核稿、簽發(fā)、會簽、編號、打印分發(fā)、歸檔等發(fā)文過程管理，以及傳閱、 簽報的各步驟過程管理。提供公文催辦、過期未處理提醒、轉(zhuǎn)交其它部門處理、處理完成后送公告板 等功能。對于公文處理實現(xiàn)全過程記錄、痕跡保留，可自動歸入檔案管理。公文處理過程中可查看執(zhí)行情況及當前狀態(tài)，提供強大的檢索功能。公文流轉(zhuǎn)過程可設置自由（手動）和自動（業(yè)務流程）方

48、式，也可以是自由 和自動相結(jié)合的方式，公文可暫停、繼續(xù)向后流轉(zhuǎn)。支持普通應用與集成WEB OFFICE的高級應用并存，具有筆跡留痕、電子印 章等功能。支持決定、請示、報告、通知、通報、批復、意見、函、紀要等不同類型公 文模版的自由設定與調(diào)用。3. 12.4公共辦公公共辦公是提供用戶進行各項公共事務處理的工具。主要包括如下內(nèi)容：日常審批日常文件審批內(nèi)容包括請假申請、加班申請、用車申請、辦公用品領(lǐng)用申請、 （易耗）辦公用品采購計劃等，主要用于一些日常工作的審批等。該類文件審批手 續(xù)簡便，文件公開性強。本模塊包括擬稿、審批、審定、辦理等過程，對文件的處理保持連續(xù)性跟蹤， 系統(tǒng)明確列示出即將過期和已過

49、期的文件，便于督辦人員對文件進行督辦，使文 件的流轉(zhuǎn)、辦理更為快捷高效。特點：文件格式可由用戶定義；各類文件的審批程序由用戶設定，文件當前持有者可以改變下一步流程；督辦員可直接改變文件的當前審批流程，也可將文件直接轉(zhuǎn)到任何預定流程。會議管理會議管理系統(tǒng)對部門和單位的會議的某些環(huán)節(jié)實現(xiàn)電腦化管理，主要包括會 議室申請、會議安排、會議紀要、會議議題。會議室申請管理是由辦公室對各處室申請會議室的管理，申請過程為各處室填寫 申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導審批后轉(zhuǎn)辦公室，辦公室同意后，各部門方可使用會議室。 特點：系統(tǒng)可對會議議題按可設置的編號格式進行自動編號。系統(tǒng)能對各次會議紀要按會議類型設置會議序號、閱讀者X圍

50、、修改者X圍。 會議紀要可提交領(lǐng)導人員審閱。 通知實現(xiàn)單位內(nèi)部通知的擬稿、發(fā)布、人員簽收的處理，便于被通知人員及時了 解通知的內(nèi)容，本系統(tǒng)的通知方式包括電子和，在接收人員收到信息后，可打開 本系統(tǒng)，對該通知進行簽收，通知發(fā)送者可以查看通知的簽收人員，決定向那些 未收到通知的人員進行催辦通知。通知分為緊急通知和一般通知，消息傳送方式有電子傳送和傳送兩種方式， （傳送為通過語音卡向接收通知的人員逐個自動傳送語音信息），可要求通知涉及 的人員對通知進行簽收登記，每個通知均可發(fā)布到單位的主頁上，使被通知人能 及時查看到通知信息。3. 12. 5個人辦公個人辦公是處理個人事務的工具，執(zhí)行個人秘書功能，是

51、每個工作人員日常 辦公的工作平臺。個人辦公主要包括如下內(nèi)容： 電子電子是多媒體辦公自動化系統(tǒng)中的基本功能，用戶可以Notes的系統(tǒng)查閱、 轉(zhuǎn)發(fā)、新建電子。特點：內(nèi)容在傳送時可進行加密操作，只有擁有解密密碼的用戶才能閱讀該；發(fā)送人在發(fā)送時，可對內(nèi)容進行電子簽名，接收方可據(jù)此確定的真實發(fā)送者;發(fā)送人在發(fā)送時，可要求接收方進行回執(zhí)操作，接收方第一次查閱該時，系 統(tǒng)自動發(fā)送通知發(fā)送者"已查閱"；系統(tǒng)支持多種電子協(xié)議，能與Internet電子兼容；日程安排日程安排提供每個工作人員使用，進行個人的日程安排。在本模塊中也可以 通過電子發(fā)送給相關(guān)人員。工作計劃與工作總結(jié)本系統(tǒng)給每個人員建立

52、自己的工作計劃和工作總結(jié)使用，也可以給每個部門 建立工作計劃和工作總結(jié)時使用?？梢愿鶕?jù)需要將工作計劃和總結(jié)通過網(wǎng)絡送達 給有關(guān)領(lǐng)導批閱。記事本記事本能讓您記載每一天的事情、它相當一個電子日記本、通過XX級別可 以限制閱讀者權(quán)限。從而增強了個人日記的XX性。記事本記載的信息包括：年、 月、日、時間、事件類型、XX級別、事件摘要。3. 12. 6公共信息公共信息是提供給每個工作人員查閱一些信息的工具。在機構(gòu)內(nèi)部一些各部 門工作人員都需要的信息，可以共享給每個人員使用。公共信息主要包括如下內(nèi) 容：公共通訊錄公共通訊錄包括名片夾和郵政編碼，它能幫您快速查找通訊信息。名片夾記 載的信息包括：XX、單位、

53、職務、地址、BP機、手機、E_Ma訂、備注等。郵 政編碼記載信息包括：省/直轄市/自治區(qū)、市/縣、地區(qū)號、郵政編碼。 電子公告牌電子公告牌用于內(nèi)部發(fā)布各種新聞、通告等內(nèi)容，是單位內(nèi)部共享的數(shù)據(jù)庫， 各部門均能調(diào)閱、查看。交通信息交通信息包括：航班時刻表和列時刻表，為方便公司人員出差、旅行。能合 理安排差旅時間，通過系統(tǒng)提供的"全文查找"功能能快速查找到您所需的信息。規(guī)章制度規(guī)章制度是企業(yè)管理版中的一個模塊，主要登記單位內(nèi)部的工作規(guī)章制度， 方便在電腦上查詢規(guī)章制度。政策法規(guī)政策法規(guī)文庫系統(tǒng)主要對與機關(guān)業(yè)務工作相關(guān)的各類法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī) X性文件進行分類整理，以方便進行查

54、詢。這些政策法規(guī)是各處室業(yè)務工作的依 據(jù)，各處室在業(yè)務工作中經(jīng)常需要查詢這些政策法規(guī)和規(guī)X性文件。查詢時支持 全文檢索功能。新聞簡報新聞簡報用于單位內(nèi)部發(fā)布各種新聞如國內(nèi)的、國外的或報紙上的，也是單 位內(nèi)部共享的數(shù)據(jù)庫，各部門均能調(diào)閱、查看。3.12. 7公告發(fā)布對公司發(fā)布公告進行管理。發(fā)布x圍可以按角色、部門、人員任意組合發(fā)布； 發(fā)布時可選擇填寫標題、內(nèi)容、生效日期、緊急程度、提醒方式等；支持批量附 件上傳，上傳的附件可以設置是否允許用戶下載、打印。支持多種格式的附件直 接閱讀播放；發(fā)布內(nèi)容時，可以使用強大的編輯器進行圖文混排，可預設格式文 檔。發(fā)布人可以修改內(nèi)容和附件，并可以方便地看到查閱

55、情況，可以設置轉(zhuǎn)發(fā) 功能。3.128在線調(diào)查可設置調(diào)查項目，指定用戶填寫調(diào)查表。系統(tǒng)自動統(tǒng)計調(diào)查結(jié)果供領(lǐng)導決策 參考3.12.9文檔中心文檔中心包括：文檔集中存儲與備份、文檔的統(tǒng)一訪問、文檔的分類、文檔 權(quán)限控制、文檔版本管理、文檔屬性管理、文檔關(guān)聯(lián)管理、文檔狀態(tài)管理、文檔 流程管理、文檔搜索管理、以及文檔日常操作等。文檔管理軟件封裝隱藏了繁瑣的技術(shù)細節(jié)，提供高效簡潔的管理界面，并日 常的文檔管理工作自動分配到各個部門，有效減輕了管理員的負擔。同時，提 供了批量上傳，批量導入、導出等功能。支持.doc, . xls,. pdf, . htm, . txt, . xml 等常用企業(yè)文檔的全文搜索

56、。對其他格式的文檔，也可以通過文件名，文檔描述 等信息來進行搜索。自動收集服務，使用戶能夠方便地分類和保存有價值的電子。 這些功能能夠極大提高企業(yè)經(jīng)營和管理的效率。文檔數(shù)據(jù)集中存儲，積累和保護公司經(jīng)營中產(chǎn)生的文檔和知識;多種途徑導入文檔知識，便于公司經(jīng)驗知識的積累；智能分類和全文搜索，加快員工獲取企業(yè)知識的速度；工作區(qū)文檔映射，促進公司級的協(xié)同工作及信息共享；通過文檔版本控制及訪問權(quán)限策略有力保障知識資產(chǎn)安全；多重訪問記錄，日志管理和操作審批，進一步加強對文檔知識的保護。3. 12. 10車輛管理車輛檔案：對于單位內(nèi)部車輛建立相應的車輛檔案，詳細記錄購買情況，車 輛情況。用車管理：對于出車情況建立申請、審批、登記的流程化管理制度，對車輛 使用進行合理安排，可以有效提高車輛的利用率。補貼管理：對于出車司機的補貼情況進行登記管理。使管理者對于補貼費用 情況一目了然。3.12.11會議管理管理公司內(nèi)的會議通知、會議紀要。會議通知由會議的安排部門建立，并通 過系統(tǒng)通知各相關(guān)人員。會議通知的建立人可以通過系統(tǒng)及時地了解到相關(guān)人員 的回復情況。會議在結(jié)束后會生成一個會議紀要，并通知會議紀要撰寫人更改會 議紀要內(nèi)容。在會議紀要中可以加入決議，決議可以加入到計劃模塊進行考核。1、會議模塊管理員定