規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務中心文書檔案管理的對策

1、    規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務中心文書檔案管理的對策    趙丹摘 要：文書檔案管理工作作為社區(qū)衛(wèi)生服務中心信息化建設的重要組成部分，必須適應現(xiàn)代社區(qū)衛(wèi)生服務中心制度的要求，規(guī)范操作管理流程，最大限度提高服務利用率，為社區(qū)衛(wèi)生服務中心發(fā)展提供可靠的信息資源。關鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務中心；文書檔案管理；對策文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。文書檔案管理工作作為社區(qū)衛(wèi)生服務中心信息化建設的重要組成部分，必須適應現(xiàn)代社區(qū)衛(wèi)生服務中心制度的要求，規(guī)范操作管理流程，最大限度提高服務利用率，為社區(qū)衛(wèi)生服務中

2、心發(fā)展提供可靠的信息資源。1 社區(qū)衛(wèi)生服務中心文書檔案管理的現(xiàn)狀1）對檔案管理的重視度不夠。鑒于社區(qū)衛(wèi)生服務中心規(guī)模、存續(xù)時間等因素的影響，有些社區(qū)衛(wèi)生服務中心只注重生產(chǎn)經(jīng)營等現(xiàn)實利益，對檔案管理等歷史性、基礎性的工作不重視，檔案管理體制不健全。特別是有些單位因辦公環(huán)境緊張，不單獨設立檔案庫房，大量的文件堆放在一起，有的甚至只存儲在計算機中，不注重電子備份、不注重文件歸檔，致使社區(qū)衛(wèi)生服務中心發(fā)展的歷史沿革記載不全、經(jīng)營管理記錄不實，嚴重影響社區(qū)衛(wèi)生服務中心的可持續(xù)發(fā)展。2）檔案管理人員不專業(yè)。按照檔案法要求和有關文件規(guī)定，檔案人員必須具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，持證山崗，但在實際工作中檔案

3、人員很難達到上述要求。多數(shù)社區(qū)衛(wèi)生服務中心存在人員身兼數(shù)職，分工不明確的現(xiàn)象。檔案管理員多為文書兼任，但文書人員往往存在一些問題：一方面文書人員更替頻繁，文化素質(zhì)參差不齊，有的工作責任心不強，對檔案管理業(yè)務知識知之甚少又不努力學習；另一方面文書人員職責不清，無暇整理檔案。他們往往被日常事務性工作纏身，很少有時間整理文件歸檔，而檔案管理又是一項基礎性很強的工作，是將大量文件材料使之有序化的過程，需要具有較強責任心的人員集中時間和精力去耐心細致的整理，目前這一點很難做到，致使文書檔案人員在交接工作時，存在連接不順暢的現(xiàn)象，嚴重影響工作開展。3）檔案管理不規(guī)范。雖然近年來國家相繼下發(fā)了許多具有宏觀指

4、導性的檔案管理新規(guī)定、新政策，同時要求各單位根據(jù)實際自行制定具體規(guī)章制度。然而，有些社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理人員存在按照國家有關規(guī)定無從下手的現(xiàn)象，實際操作能力差，就連具體的分類規(guī)則和整理立卷歸檔的辦法都制定不出來。很多文書人員為便于查找就將文件按照來文和發(fā)文分成兩大類，然后按照文件字號順序排列，這樣一來嚴重違背了檔案管理“以我為主”和按事由整理的規(guī)則，不符合檔案管理的具體要求，為提供利用檔案帶來許多問題。4）檔案管理手段落后。目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，檔案管理人員還一直采取手工編輯、檢索，存在文書檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。有些部門認為涉及本部門的重要文

5、件需要自行保存，便于查詢利用，拒不向文書部門交還，嚴重影響文件歸檔。5）檔案提供利用服務率低。一方面，因為沒有對檔案進行科學系統(tǒng)的整理，失去了提供利用檔案的基礎條件。普遍存在大量檔案由各部門工作人員根據(jù)工作需要自行存檔現(xiàn)象，大量重要檔案無法歸集，散存在個人手中，在人員更換時，就無法找到，對工作的延續(xù)性造成嚴重影響；另一方面，檔案管理軟件不健全，在檔案局購買的軟件，實際應用性不強，僅限于將名字和檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。2 規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務中心文書檔案管理的對策1）挖掘檔案價值，提高社區(qū)衛(wèi)生服務中心領導對

6、檔案工作的重視。以往大家都強調(diào)各級領導對檔案工作不重視，投入較少。究其原因，主要是檔案價值沒有充分發(fā)揮出來，沒有引起領導對檔案的重視，為此，檔案管理人員要堅持尊重歷史、為社區(qū)衛(wèi)生服務中心負責的工作態(tài)度，通過扎實地細致整理工作，高效便捷的提供利用，深入挖掘檔案價值，更好地為社區(qū)衛(wèi)生服務中心生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展服務。只有當檔案的價值被進一步的發(fā)揮出來，使檔案管理工作真正融入到社區(qū)衛(wèi)生服務中心管理的各項工作環(huán)節(jié)，才能更好地提高領導對檔案工作的重視，給予更好的人力、物力和財力上的支持，逐步完善檔案工作軟硬件環(huán)境。2）加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓。實現(xiàn)對檔案的科學管理，就是要不斷地提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，真

7、正懂得怎樣整理檔案、如何管理檔案。一方面要認真學習國家檔案法規(guī)政策和檔案整理規(guī)則，適應國家對檔案工作的新規(guī)定和新要求，切實做到檔案管理跟得上時代的要求；另一方面，要結(jié)合業(yè)務實際，學習一些實用性、可操作性較強的工作方法，滿足本單位檔案工作實際需要。要確保檔案人員培訓的連續(xù)性和周期性，不斷充實和完善檔案管理業(yè)務知識。3）加強檔案規(guī)范化管理。根據(jù)國家檔案局發(fā)布的歸檔文件整理規(guī)則和機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定等相關規(guī)章制度，結(jié)合社區(qū)衛(wèi)生服務中心生產(chǎn)經(jīng)營實際，以滿足和方便社區(qū)衛(wèi)生服務中心歸檔文件的保管和利用為前提，堅持“簡化整理，深化檢索”的原則，研究制定檔案分類規(guī)則、立卷歸檔辦法，明晰檔

8、案歸檔范圍和保管期限，進一步明確社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案的實體分類原則、分類方法、類目設置及其所含基本范圍，規(guī)范文件材料整理立卷歸檔工作，提高案卷質(zhì)量和科學管理檔案的水平，以便更好整理檔案，提高檔案的查全率和查準率。同時，要確保分類規(guī)則和歸檔辦法的相對穩(wěn)定性，保證檔案整理的連續(xù)性。4）加強檔案基礎設施建設。加大檔案管理硬件的投入力度，提高檔案管理硬件設備，改善檔案存放和保管的條件。設置檔案庫房，安裝鐵門，配備鐵柜、滅火器、溫濕度表，落實“十防”要求。要盡力設置計算機、掃描儀、照相機等現(xiàn)代設備，改進檔案硬件，滿足新形勢要求。5）實施檔案現(xiàn)代化管理。隨著信息網(wǎng)絡化時代的到來，電子檔案信息共享已經(jīng)成立利

9、用檔案的必然趨勢。被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。檔案存在的價值在于提供利用，通過實現(xiàn)檔案信息共享，充分發(fā)揮檔案的信息價值，為社區(qū)衛(wèi)生服務中心生產(chǎn)經(jīng)營服務是檔案管理的最終目標。鑒于市場上銷售的檔案管理軟件存在實用性差、信息難以實現(xiàn)共享的缺陷，可結(jié)合社區(qū)衛(wèi)生服務中心oa網(wǎng)絡建設和檔案管理工作的實際，自行研發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務中心文件流轉(zhuǎn)與檔案管理的一體化，提高對電子檔案的管理，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重管理。同時，健全各類檔案目錄，豐富檔案查詢方法，提高檔案查詢效率，更好地為社區(qū)衛(wèi)生服務中心生產(chǎn)經(jīng)營服務。6）提高檔案利用效率。文書檔案涵蓋了社區(qū)衛(wèi)生服務中心發(fā)展的重要文件材料和規(guī)章制度，是社區(qū)衛(wèi)生服務中心成長發(fā)展原始記錄，提高檔案利用效率，深入挖掘檔案利用價值，對于提高社區(qū)衛(wèi)生服務