2019年會(huì)策劃與籌備指引

1、2019年年會(huì)策劃與籌備指南公司里的年會(huì)可以說是一個(gè)年度里最盛大的會(huì)議，要慶祝已有的成績(jī)， 要表彰優(yōu)秀的員工，要呈現(xiàn)和諧的團(tuán)隊(duì)，要奏響明日的華章，簡(jiǎn)直就是一部 企業(yè)電影。HR部門，往往以組織者的身份來導(dǎo)演這部年度巨作。本文旨在為 進(jìn)行年會(huì)策劃與籌備的 HR們提供詳細(xì)的操作建議。年會(huì)策劃是指為達(dá)到開好年會(huì)的目標(biāo)，對(duì)年會(huì)進(jìn)行系統(tǒng)全面的構(gòu)思，制訂 并選擇合理的可執(zhí)行方案的過程，年會(huì)的籌備是按照已審批策劃案進(jìn)行統(tǒng)籌 和準(zhǔn)備的過程。我將從下面十個(gè)方面對(duì)年會(huì)的策劃和籌備進(jìn)行一一說明。1.目的通常情況下企業(yè)組織年會(huì)的目的有三點(diǎn)：一是通過正式的活動(dòng)辭舊迎新； 二是通過表彰優(yōu)秀激發(fā)員工的能動(dòng)性；三是通過參與增強(qiáng)

2、組織的凝聚力和員 工的歸屬感。此外也有一些企業(yè)不限于以上目的，例如，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)當(dāng)年發(fā)展 里程碑的，借助年會(huì)與客戶深度互動(dòng)以增加外部影響力的，等等。2性質(zhì)年會(huì)的性質(zhì)為整個(gè)活動(dòng)定下基調(diào)。純粹的娛樂休閑？專場(chǎng)表彰大會(huì)？?jī)?nèi)部技能大賽？客戶交流？還是兼而有之?3.主題年會(huì)的主題是整個(gè)活動(dòng)圍繞的中心內(nèi)容，一般都會(huì)結(jié)合辭舊迎新這個(gè)明顯 的時(shí)間特征和本公司年度盛事來確定。常見的年會(huì)主題有：年度表彰大會(huì)、 迎新年聯(lián)歡會(huì)、年度慶典會(huì)等。4.形式年會(huì)的形式視公司規(guī)模大小和領(lǐng)導(dǎo)重視程度而定，隨著人們對(duì)新鮮新奇的需求增加，越來越多的公司不再囿于傳統(tǒng)中會(huì)議或晚會(huì)的形式，而是采取多種活動(dòng)結(jié)合的形式。下面是幾種形式可供參考：總

3、結(jié)會(huì)、頒獎(jiǎng)禮、慶功宴/團(tuán)年飯、游園或旅游等。至簡(jiǎn)版：年度總結(jié)、頒獎(jiǎng)和晚會(huì)融合在一起的一場(chǎng)年會(huì)至尊版：年度會(huì)議+頒獎(jiǎng)典禮+聯(lián)歡會(huì)+慶功宴+定點(diǎn)旅游推薦版：年度會(huì)議+聯(lián)歡會(huì)+團(tuán)年飯（推薦理由：年度總結(jié)采用會(huì)議的形式更加正式有效，融入頒獎(jiǎng)的聯(lián)歡會(huì)純粹是員工交流和聯(lián)歡，順便達(dá)到激勵(lì)的 目的；宴會(huì)是中國(guó)式年會(huì)的必然選擇，但如果是大型企業(yè)或國(guó)企，要主意政 治導(dǎo)向不要鋪張浪費(fèi)，最好來點(diǎn)有創(chuàng)意的還那么奢華的）。5.時(shí)間時(shí)間的確定非常重要，有兩個(gè)大的注意點(diǎn)。一是確定大概是在陽(yáng)歷的年終還是在陰歷的春節(jié)前后。有些零售行業(yè)在12月和1月的時(shí)候正在旺季春節(jié)過后剛好淡季，他們可能傾向于在農(nóng)歷年后； 有些領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)心年會(huì)氛圍太

4、濃影響工作會(huì)把時(shí)間安排在農(nóng)歷年前；但越來越多 的公司愿意安排在陽(yáng)歷的 12月下旬或元月上中旬，因?yàn)樽匀荒甓雀掀?業(yè)的經(jīng)營(yíng)期間，試想農(nóng)歷年后都3月了你再開始談年度計(jì)劃，這是不是很扯的事情？二是不必在策劃的時(shí)候就把準(zhǔn)確日期定下來，可以先預(yù)判，比如12月下旬或元月第2周；等到后期再根據(jù)公司和領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃確定日期。6. 地點(diǎn)地點(diǎn)的選擇與活動(dòng)形式、參加人員和財(cái)務(wù)控制有關(guān)。建議提出兩個(gè)檔次的 地點(diǎn)供選擇，記得每個(gè)檔次也不要只寫一家，可以選 2-3家，簡(jiǎn)要說明各自 特色并做個(gè)推薦。7對(duì)象參加對(duì)象由活動(dòng)主題決定，通常都是公司全員。但有些實(shí)力較強(qiáng)的企業(yè)會(huì)邀請(qǐng)一部分社會(huì)名流、主要客戶等企業(yè)外人士，這要結(jié)合自

5、身實(shí)際。需要指出的是，參加對(duì)象盡量細(xì)致并有合計(jì)人數(shù)，因?yàn)楹竺娴念A(yù)算中需要。例如：總公司86人、A分公司23人、B分公司38人、邀請(qǐng)嘉賓10人，合計(jì)157 人。8.組織最重要的是活動(dòng)的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)權(quán)限和具體分工。根據(jù)活動(dòng)規(guī)模的大小，組織人員可能有3-10個(gè)，甚至更多。建議把人員安排和具體任務(wù)形成一個(gè)組織分工與工作計(jì)劃表，會(huì)更加清晰明確。下面是推薦版的組織構(gòu)成，可以 根據(jù)自己公司的實(shí)際情況進(jìn)行加或減:(1) 總顧問：由公司最高領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，說白了是個(gè)榮譽(yù)職位，大公司可以設(shè)， 小公司免設(shè)。(2) 總指揮：由公司高層管理人員擔(dān)任，比如副總，主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。(3) 總策劃：一般會(huì)有 HR部、行政部、企

6、劃部等這些執(zhí)行部門的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān) 任，這就看公司年會(huì)主要由哪個(gè)部門來組織。(4) 策劃組：通常由年會(huì)組織部門負(fù)責(zé)，主要負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)的計(jì)劃制定、流程設(shè)計(jì)、宣傳推廣和年會(huì)主持。(5) 推廣組：通常由年會(huì)組織部門和部分業(yè)務(wù)部門人員組成，主要職責(zé)之 一是內(nèi)部宣傳營(yíng)造氣氛，之二是外部推廣，比如邀約客戶甚至是招商拉 贊助。(6) 會(huì)務(wù)組：這是整個(gè)活動(dòng)最核心的小組，通常由行政部、HR部或后勤 部參與。大致包括三類崗位，一是禮儀小組，負(fù)責(zé)接待、引導(dǎo)和頒獎(jiǎng)禮儀；二是現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行小組，負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的布置和道具擺放；三是導(dǎo)播小組， 負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的燈光、音響、幻燈片播放等；四是攝影小組，主要負(fù)責(zé)拍照 和錄像。(7) 節(jié)目組：通常由年會(huì)

7、組織部門負(fù)責(zé)，包括節(jié)目的征集、遴選和排練。（8）物資組：通常由行政部或后勤部參與，主要負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)接洽、物料采購(gòu)和統(tǒng)籌。（9） 機(jī)動(dòng)組:機(jī)動(dòng)人員，根據(jù)需要臨時(shí)安排工作。9.流程整個(gè)年會(huì)的活動(dòng)流程包括前期策劃與籌備階段，中期的推動(dòng)執(zhí)行與現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行階段，后期的總結(jié)宣傳階段。建議總流程以甘特圖的形式來展現(xiàn)，分流程可以用流程表來展現(xiàn)，比如節(jié)目單就是一個(gè)明顯的時(shí)間順序流程表?；顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)的流程設(shè)計(jì)，根據(jù)具體內(nèi)容確定。推薦版年會(huì)（年度會(huì)議+聯(lián)歡會(huì)+團(tuán)年飯）的流程建議如下：簽到一年度會(huì)議（領(lǐng)導(dǎo)講話一各部門發(fā)言一領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)）一聯(lián)歡晚會(huì)（領(lǐng)導(dǎo)講話一節(jié)目演藝一穿插頒獎(jiǎng)-節(jié)目演藝一穿插游戲一節(jié)目結(jié)束一現(xiàn)場(chǎng)評(píng)選一優(yōu)秀節(jié)目頒獎(jiǎng)）-晚宴開始一宴會(huì)結(jié)束一安排返回。10.預(yù)算預(yù)算是整個(gè)活動(dòng)策劃中至關(guān)重要的一項(xiàng)，一旦預(yù)算需要調(diào)整，那么所策劃 的活動(dòng)內(nèi)容一定會(huì)有所變化。預(yù)算的基本原則，一是看年初的財(cái)務(wù)預(yù)算；二 是結(jié)合往年情況和本年度的總體經(jīng)營(yíng)管理情況測(cè)算。當(dāng)然你也可以旁敲側(cè)擊地打探領(lǐng)導(dǎo)的意思，但務(wù)必記住想要