公文管理制度

1、公文管理制度1 公文管理制度制定的目的及意義：為了規(guī)范公司公文處理流程、 統(tǒng)一公司公文格式，保證公文安全、高效、流暢的運轉(zhuǎn)，根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法（2012 年）的原則，結(jié)合公司實際，特制定本制度。2 適用范圍：本制度適用于集團公司及下屬所有子公司。3 職責范圍3.1 集團綜合部3.1.1 集團綜合部是公司公文處理的管理部門。3.1.2 集團綜合部負責公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負責指導(dǎo)集團各部門和下屬各子公司的文件處理工作。3.1.3負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改，同時負責本制度的實施和監(jiān)督工作。3.2 集團其它各部門、子公司3.2.1

2、 不得以集團名義自行對外發(fā)布公文。3.2.2 負責按本制度規(guī)定執(zhí)行。4 公文處理原則4.1 公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。4.2 公文處理應(yīng)按照行文要求和公文處理規(guī)范進行，做到準確、及時、安全、保密。5 公文的種類5.1 公文的定義公文是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式，以紙質(zhì)或電子方式為載體的文書。5.2 常用的公文種類常用的公文種類有：決議、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要等。5.2.1 決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。5.2.2 決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷

3、下級部門/機構(gòu)不適當?shù)臎Q定事項。5.2.3 公告。適用于向公司內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。5.2.4 通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。5.2.5 通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級部門/機構(gòu)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。5.2.6 通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。5.2.7 報告。適用于向上級部門/ 機構(gòu)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級部門 / 機構(gòu)的詢問。5.2.8 請示。適用于向上級部門/ 機構(gòu)請求指示、批準。5.2.9 批復(fù)。適用于答復(fù)下級部門/ 機構(gòu)請示事項。5.2.10 函。適用于不相隸屬部門 / 機構(gòu)之間商洽工作、詢問和

4、答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。5.2.11 紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。5.3 公文按照行文方向分為：5.3.1 上行文是指各下級單位向上級單位請求指示、匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”。請示是就某項工作中的問題、 明確某項政策界限、 審核批準某事項時使用的請求性上行公文。報告是匯報工作、反映情況、提出建議、回答上級詢問等使用的上行公文。5.3.2 下行文是公司或公司職能管理部門向各下級部門或子公司下發(fā)的文件，通常有“通知、通報、決定、批復(fù)”等。5.3.3 平行文是指沒有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各級部門或子公司用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來活動的知照性文件

5、，文種有“函”。6 公文格式6.1 公文組成：公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門/ 機構(gòu)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送部門/ 機構(gòu)、正文、附件說明、發(fā)文部門 / 機構(gòu)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部門 / 機構(gòu)、印發(fā)部門 / 機構(gòu)和印發(fā)日期、頁碼等組成。6.1.1 份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。公文份號是為了掌握公文的發(fā)放方向，便于公文的保密管理， 掌握公文的去向。6.1.2 密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密” “機密” “秘密”和保密期限。6.1.3 緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急

6、程度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急” “加急” “平急”。6.1.4 發(fā)文部門 /機構(gòu)標志。由發(fā)文部門 / 機構(gòu)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文部門 / 機構(gòu)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文部門 /機構(gòu)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文部門/ 機構(gòu)名稱，也可以單獨用主辦部門 /機構(gòu)名稱。6.1.5 發(fā)文字號。由發(fā)文部門/ 機構(gòu)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦部門/機構(gòu)的發(fā)文字號。6.1.6 簽發(fā)人。上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。6.1.7 標題。由發(fā)文部門 / 機構(gòu)名稱、事由和文種組成。6.1.8 主送部門 /機構(gòu)。公文的主要受理部門/ 機構(gòu)，應(yīng)當使用部門 /機構(gòu)全稱、規(guī)范

7、化簡稱或者同類型部門/ 機構(gòu)統(tǒng)稱。6.1.9 正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。6.1.10 附件說明。公文附件的順序號和名稱。6.1.11 發(fā)文部門 / 機構(gòu)署名。署發(fā)文部門 /機構(gòu)全稱或者規(guī)范化簡稱。6.1.12 成文日期。署會議通過或者發(fā)文部門/ 機構(gòu)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)部門/ 機構(gòu)負責人簽發(fā)的日期。6.1.13 印章。公文中有發(fā)文部門/ 機構(gòu)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文部門/機構(gòu)印章，并與署名部門 / 機構(gòu)相符。有特定發(fā)文部門 / 機構(gòu)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。6.1.14 附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。6.1.15 附件。公文正文的說明、補充或者

8、參考資料。6.1.16 抄送部門 / 機構(gòu)。除主送部門 / 機構(gòu)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他部門 / 機構(gòu)，應(yīng)當使用部門 / 機構(gòu)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型部門 / 機構(gòu)統(tǒng)稱。6.1.17 印發(fā)部門 / 機構(gòu)和印發(fā)日期。公文的送印部門/ 機構(gòu)和送印日期。6.1.18 頁碼。公文頁數(shù)順序號。6.2 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。 民族自治地方的公文， 可以并用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。6.3 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用 gb/t148中規(guī)定的 a4型紙張， 其成品幅面尺寸為：210mm*297mm。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要

9、確定。6.4 版面6.4.1 頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為 37mm 1mm ， 公文用紙訂口（左白邊）為 28mm 1mm ，版心尺寸為 156mm*225mm。6.4.2 字體和字號無特殊要求， 公文格式各要素一般用3 號仿宋體字。 特定情況可以做適當調(diào)整。6.4.3 行數(shù)和字數(shù)一般每面排 22 行，每行排 28 個字，并撐滿版心。特定情況可以做適當調(diào)整。6.4.4 文字的顏色如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。6.5 公文的版式及具體格式要求參照按照黨政機關(guān)公文格式（bg/t 9704-2012）國家標準執(zhí)行。7 行文規(guī)則7.1 行文應(yīng)當確有必要，講求實效，注重針對性和可操

10、作性。7.2 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的部門/ 機構(gòu)。7.3 向上級部門 /機構(gòu)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：7.3.1 原則上主送一個上級，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級部門/ 機構(gòu)和同級部門 / 機構(gòu)，不抄送下級部門 / 機構(gòu)。7.3.2 下級部門 /機構(gòu)的請示事項，如需以本部門/ 機構(gòu)名義向上級部門/ 機構(gòu)請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報， 不得原文轉(zhuǎn)報上級部門 /機構(gòu)。7.3.3 請示應(yīng)當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。7.3.4 除上級部門 / 機構(gòu)負責人直接交辦事項外，不得以本部門/ 機構(gòu)名義向上級部門 /

11、 機構(gòu)負責人報送公文， 不得以本部門 / 機構(gòu)負責人名義向上級部門 /機構(gòu)報送公文。7.3.5 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門 / 機構(gòu)向一個上級部門 / 機構(gòu)行文，必要時抄送另一個上級部門 /機構(gòu)。7.4 向下級機構(gòu)行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：7.4.1 主送受理部門 / 機構(gòu)，根據(jù)需要抄送相關(guān)部門/ 機構(gòu)。重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文部門 /機構(gòu)的直接上級部門 / 機構(gòu)。7.4.2 涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級部門 / 機構(gòu)應(yīng)當責令其糾正或者撤銷。7.4.3 上級部門 /機構(gòu)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機構(gòu)行文，必要時抄送該下級部門 / 機構(gòu)的另一個上級部門 / 機構(gòu)

12、。7.5 除集團公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級單位領(lǐng)導(dǎo)個人報送“請示”、 “意見”和“報告”。8 文件編號8.1 每份文件都必須設(shè)置編號，不得重復(fù)或遺漏。8.1.1 紅頭文件紅頭文件的編號按國家公文編號有關(guān)標準執(zhí)行。8.1.2 會議紀要按年度順序編“ xxx集會紀 2號”。8.1.3 函件編號按年度順序編“ xxx集函 2號”。8.1.4 其他類型的文件公司其他文件，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要，另行確定。9 公文擬制9.1 發(fā)文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。9.2 公文起草應(yīng)當做到：9.2.1 符合國家法律法規(guī)和公司的方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文部門/ 單位意圖，并同現(xiàn)行有

13、關(guān)公文相銜接。9.2.2 一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提措施和辦法切實可行。9.2.3 內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，條例清楚，表述準確，文字精煉。9.2.4 文種正確，標點正確，格式規(guī)范。9.2.5 深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。9.2.6 公文涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草部門/ 單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。9.3 公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當由發(fā)文機構(gòu)進行審核。審核的重點是：9.3.1 行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。9.3.2 內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和公司的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文意圖； 是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

14、所提政策措施和辦法是否切實可行。9.3.3 涉及有關(guān)部門或者子公司職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。9.3.4 文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。9.3.5 其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。9.4 公文擬制通過 oa系統(tǒng)流程執(zhí)行。10 公文辦理10.1 行政管理中心負責公司外來文件以及各部門報送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件的處理。各部門各子公司負責本部門或本公司外來文件以及公司下發(fā)文件的處理。10.2 公文辦理的每一階段，均要求辦理的時效性。其中，普通件辦理控制在 72小時內(nèi)，急件辦理控制在 24小時內(nèi)， 特急件應(yīng)立即辦理。各責任人應(yīng)在相應(yīng)時間范圍內(nèi)向公司領(lǐng)導(dǎo)、行政管理中心反饋辦理情況。11 公文立卷、歸檔和銷毀11.1 公文辦理完畢，承辦人或者主管人員應(yīng)當根據(jù)公文立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，將定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。公文立卷，應(yīng)當以文件的自然形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則。靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區(qū)六個特征和保存價值，進行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，