探究提升檔案管理工作科學(xué)化水平的途徑

1、    探究提升檔案管理工作科學(xué)化水平的途徑    李慧芬摘 要：時(shí)代的發(fā)展下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各種領(lǐng)域，我國(guó)的檔案管理工作也不例外，而就檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，受傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，其科學(xué)化的管理仍處于初級(jí)階段。該文就以提升檔案管理工作科學(xué)化水平為目的，針對(duì)目前我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)狀提出幾點(diǎn)針對(duì)性意見。關(guān)鍵詞：檔案管理 管理工作 科學(xué)水平：r71 ：a ：1672-3791（2017）07（a）-0122-02檔案管理，是組成我國(guó)檔案事業(yè)最基本也是最重要的部分，即指對(duì)我國(guó)和社會(huì)的信息資源進(jìn)行必要的整理和歸納，并提供相應(yīng)的利用服務(wù)。隨著發(fā)展，檔案

2、管理工作已具有一定的規(guī)模性，但是隨著新時(shí)代的不斷更新，現(xiàn)有檔案管理工作已無(wú)法滿足新時(shí)代下對(duì)于檔案管理工作的要求。1 我國(guó)檔案管理存在的問(wèn)題分析1.1 缺乏對(duì)檔案管理的重視，觀念陳舊一方面是人們對(duì)于檔案管理工作的不重視，存在誤解，認(rèn)為其工作就是歸納、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)等日常工作，是和經(jīng)濟(jì)效益無(wú)關(guān)的工作。檔案管理工作最后成了只要保證檔案正常使用，無(wú)丟失、無(wú)遺漏即可。所以，造成了工作人員消極散漫、無(wú)積極性的現(xiàn)象。另一方面，是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的不重視，致使大部分檔案管理工作停滯不前。另外，我國(guó)現(xiàn)有檔案管理工作的理念過(guò)于傳統(tǒng)陳舊，造成檔案無(wú)利用性，喪失了檔案應(yīng)有的價(jià)值。用戶的需求是檔案管理機(jī)

3、構(gòu)得以繼續(xù)發(fā)展的導(dǎo)向，但各檔案管理機(jī)構(gòu)并沒(méi)有重視這一點(diǎn)，機(jī)構(gòu)之間也缺乏相應(yīng)的溝通和合作，這在很大程度上限制了檔案管理工作的效率，也成為其長(zhǎng)期發(fā)展的阻礙。1.2 缺乏健全的檔案管理制度不健全的檔案管理制度造成了目前管理工作上的不嚴(yán)謹(jǐn)，過(guò)于的隨意性。就現(xiàn)有的檔案管理制度而言，內(nèi)容上過(guò)于籠統(tǒng)，缺乏細(xì)節(jié)性，只針對(duì)大面積的工作范圍，細(xì)節(jié)上缺乏明確的規(guī)定，如責(zé)任追究制度、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰制度的不足，尤其是針對(duì)某些基層單位的檔案管理，其標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求是最為薄弱的環(huán)節(jié)。不健全和標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，很容易造成龐大數(shù)量的檔案數(shù)據(jù)丟失，加上存放的無(wú)秩序，也浪費(fèi)了大量的查詢時(shí)間。另外，由于缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致有些基層單位對(duì)檔

4、案不重視，存在隨意篡改或破壞的嚴(yán)重問(wèn)題。1.3 缺乏高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員信息資源的儲(chǔ)備是檔案的主要工作內(nèi)容，而基于時(shí)代的不斷發(fā)展，推動(dòng)了檔案信息更新的速度，這對(duì)檔案管理工作人員提出了更高、更多的要求，在具備較高專業(yè)技能的同時(shí)，良好的綜合素質(zhì)在檔案管理工作中越發(fā)體現(xiàn)出重要性，是直接影響檔案信息質(zhì)量的關(guān)鍵。與目前的科學(xué)化發(fā)展相比，我國(guó)的檔案管理隊(duì)伍的綜合情況仍然存在很多問(wèn)題，具體為：首先，專業(yè)人員的匱乏，現(xiàn)有工作人員缺乏系統(tǒng)專業(yè)的知識(shí)和技術(shù)，普遍存在文化程度較低的情況；其次，創(chuàng)新能力匱乏，對(duì)信息技術(shù)的操作技術(shù)較低，缺乏較高的外語(yǔ)水平；最后，思想觀念落后，現(xiàn)有管理水平較低，無(wú)法滿足發(fā)展需求。

5、以上的問(wèn)題都在很大程度上制約著檔案管理工作的發(fā)展，嚴(yán)重影響到其效率的提高。此外，時(shí)代的發(fā)展推動(dòng)新技術(shù)新方法不斷出現(xiàn)，而有限的水平造成了學(xué)習(xí)掌握力不從心，這些都是制約著檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和創(chuàng)新的主要問(wèn)題。2 針對(duì)檔案管理工作科學(xué)化水平的提升途徑2.1 提升檔案管理工作觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)轉(zhuǎn)變檔案管理工作的工作觀念，并給以應(yīng)有的重視。首先，檔案管理人員要做到緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，更新觀念與時(shí)俱進(jìn)，正視自己的工作，做到細(xì)致服務(wù)。其次，充分利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的服務(wù)價(jià)值，提高可利用率。最后，收集檔案資料時(shí)，要遵循做到“整理應(yīng)系統(tǒng)，分類應(yīng)科學(xué)，歸檔應(yīng)分類分主題”，將檔案的價(jià)值最大化地發(fā)揮出來(lái)。此外

6、，加大對(duì)檔案管理工作的重視度，建立資源共享網(wǎng)站，讓各檔案管理機(jī)構(gòu)為用戶提供更加全面和系統(tǒng)的服務(wù)。2.2 建立健全的檔案管理制度維持單位可持續(xù)發(fā)展的核心就是要有健全的管理制度，管理制度的存在是管理單位每個(gè)員工的基本法則，反之，沒(méi)有或不健全的管理制度則很容易造成人心渙散，當(dāng)有問(wèn)題出現(xiàn)，就可看出管理制度的重要性。所以，管理制度在任何一個(gè)企業(yè)單位中都一直居于高位，檔案管理也不例外，它可以讓檔案管理工作順利有序地開展，而檔案管理制度的健全和完善，則可以保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性及完整性。（1）針對(duì)實(shí)際情況和細(xì)節(jié)制定管理制定，每項(xiàng)工作中都進(jìn)行落實(shí)和跟進(jìn)，通過(guò)日常實(shí)踐，對(duì)不足和不當(dāng)之處加以改善。（2）側(cè)重

7、于獎(jiǎng)懲制度的制定，規(guī)定應(yīng)詳細(xì)、明確、有力，提高獎(jiǎng)勵(lì)，檔案信息管理要細(xì)心、整齊有序，堅(jiān)決禁止出現(xiàn)檔案信息篡改、遺漏、丟失等現(xiàn)象。（3）為防止出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)出現(xiàn)責(zé)任推卸問(wèn)題，應(yīng)制定明確的責(zé)任追究制度，提高工作人員的責(zé)任感。（4）加大執(zhí)行力度，盡全力將制度落實(shí)，杜絕流于形式，只做擺設(shè)而無(wú)用處。2.3 強(qiáng)化技能學(xué)習(xí)，提升綜合素質(zhì)信息資源不管對(duì)于單位來(lái)說(shuō)還是國(guó)家來(lái)說(shuō)，都是至關(guān)重要的，這就是檔案管理的工作，也就是說(shuō)檔案信息具有一定的保密性，檔案管理人員的綜合素質(zhì)高低關(guān)系到檔案信息的丟失或者泄露，導(dǎo)致嚴(yán)重后果的產(chǎn)生。所以說(shuō)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)至關(guān)重要。在信息化時(shí)代的背景下，推動(dòng)了檔案管理工作更為科學(xué)化，

8、而現(xiàn)代科學(xué)化檔案管理工作具有更加豐富的內(nèi)容、更加科學(xué)先進(jìn)的技術(shù)、更加專業(yè)系統(tǒng)的分工等，這就要有檔案管理工作人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。不僅要有單純、扎實(shí)的理論知識(shí)，更要有熟練、靈活的實(shí)踐技能，同時(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，了解時(shí)事，不斷提高自己的文化水平和操作技術(shù)，以便可以更快地掌握科學(xué)先進(jìn)的新技術(shù)，只有如此，操作管理技術(shù)才能更加有效靈活，以此提高檔案管理效率。才因此，作為檔案管理工作中的一員，應(yīng)加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高管理能力和綜合素質(zhì)，成為符合檔案管理要求的綜合性工作者。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得信息化技術(shù)已經(jīng)深入到人們的生活和工作當(dāng)中，不同領(lǐng)域中信息化技術(shù)的運(yùn)用也得到了超乎預(yù)期的效果，所以，檔案管理工作

9、也應(yīng)跟隨發(fā)展需求，培養(yǎng)檔案管理人員成為既有專業(yè)知識(shí)，又懂得操作信息化技術(shù)，同時(shí)具備綜合素質(zhì)的全方面的科技人才，推動(dòng)檔案管理工作更加科學(xué)化地開展，穩(wěn)定其長(zhǎng)期發(fā)展，并提供有力的技術(shù)和人才支持，使我國(guó)檔案管理更加健康長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展。2.4 提升檔案管理的信息化水平受傳統(tǒng)管理方式的影響，我國(guó)還有很多地區(qū)延續(xù)這種方式，相對(duì)于信息化的管理方式，是比較落后的。由于缺乏統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)作為衡量，所以，盡管檔案管理系統(tǒng)軟件不少，仍然無(wú)法跟上信息技術(shù)的發(fā)展腳步?；谛畔⒒难杆侔l(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理方式已無(wú)法滿足現(xiàn)在的管理需求，這就推動(dòng)了管理方法上的更新，所以說(shuō)，為滿足信息化管理的新要求，必須提高檔案管理信息的水平。另外，檔案工作的發(fā)展和科學(xué)化水平的提高，都與其信息化水平的高低有著莫大的關(guān)聯(lián)。（1）加大對(duì)檔案管理硬件的投入力度，首先就是要對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善和優(yōu)化。（2）加大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，推動(dòng)檔案電子化和自動(dòng)化水平的提高，構(gòu)建計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。（3）利用網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、為大眾帶來(lái)更多便捷