管理論壇：基于工作流和文檔管理的項目管理系統(tǒng)設(shè)計

1、管理論壇：基于工作流和文檔管理的項目管理系統(tǒng)設(shè)計摘 要：產(chǎn)品研發(fā)項目管理除了要對項目實施流程進行控制外，還需對項目各 階段生成的大量技術(shù)文件進行有效管理。在深入分析產(chǎn)品研發(fā)項目實 施流程特點的基礎(chǔ)上，建立了項目實施流程的通用模型和項目文檔管 理體系，引入工作流管理系統(tǒng)對流程進行創(chuàng)建、配置、流轉(zhuǎn)和監(jiān)控， 并設(shè)計專門的文檔管理模塊對技術(shù)文檔進行錄入、檢索和查看，實現(xiàn) 了項目流程和文檔的協(xié)調(diào)管理。關(guān)鍵詞：項口管理流程模型工作流管理文檔管理項目管理是指在確定的時間范圍內(nèi)，為了高效率完成既定目標(biāo)，經(jīng)由特殊 形式的臨時性組織運行機制，并通過有效的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利 用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理

2、方法1。為了實現(xiàn)項目的高效管理，需借助計 算機和信息化技術(shù)，以項口管理方法和理論為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)實際情況，開發(fā) 出符合企業(yè)需求的項目管理軟件，以協(xié)助項目的實施。傳統(tǒng)的項目管理軟件系統(tǒng)將項目文檔，如產(chǎn)品cad圖文檔、工藝文件等嵌 套在實施流程中，以致無法對項冃文檔進行集中管理。系統(tǒng)也沒有配置專門的 工作流管理系統(tǒng)，只能處理特定的開發(fā)流程，軟件適應(yīng)性低。為了解決上述問 題，在項目管理系統(tǒng)中設(shè)置了單獨的文檔管理模塊對項目文檔進行管理，并引 入工作流管理系統(tǒng)對項目業(yè)務(wù)流程進行創(chuàng)建、配置、流轉(zhuǎn)和監(jiān)控。項目管理的 對象是某光電產(chǎn)品制造企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)項目，根據(jù)企業(yè)需求，選擇ibm公司的 lotus domi

3、-no/notes為軟件開發(fā)平臺。domino/notes系統(tǒng)集成了應(yīng)用軟件開發(fā) 環(huán)境和文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅能高效地管理文件，而且可提供多重安全保障， 確保了系統(tǒng)的安全性。1項目實施流程分析項目管理系統(tǒng)將工作流管理系統(tǒng)和企業(yè)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)2(business process reengineering, bpr)技術(shù)相結(jié)合來管理企業(yè)的各種流程，從而實現(xiàn)企業(yè) 流程的自動化。本系統(tǒng)設(shè)計的指導(dǎo)原則是以實際項目的實施過程為基礎(chǔ)，以標(biāo) 準流程為導(dǎo)向，對項目進行規(guī)范而高效的管理，因此系統(tǒng)設(shè)計的首要任務(wù)是將 項目實施過程和標(biāo)準流程聯(lián)系起來。1. 1項口流程現(xiàn)狀項目類別不同，其實施的流程也不同，有些項目在產(chǎn)品研

4、發(fā)過程中省去了 一些無實際意義的環(huán)節(jié)，由此可見項目實施的流程存在不一致性，為了方便流 程的管理，需將項冃按照產(chǎn)品類別對實施的流程進行標(biāo)準化。對于電子行業(yè)產(chǎn) 品研發(fā)流程，依據(jù)國際標(biāo)準化組織(iso)目前的標(biāo)準，一個完整項目設(shè)置有23個 環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)什么時候執(zhí)行、由什么人執(zhí)行、執(zhí)行什么任務(wù)都有具體說明， 供企業(yè)參考執(zhí)行。企業(yè)在開發(fā)新產(chǎn)品吋，會根據(jù)開發(fā)對象的特點和企業(yè)的實際 情況對iso標(biāo)準流程進行必要的調(diào)整，主要是去除對本企業(yè)不必要的環(huán)節(jié)，簡 化開發(fā)過程，節(jié)約開發(fā)成本。為了使企業(yè)項冃流程符合行業(yè)標(biāo)準，同時也保持 項目流程的企業(yè)特色，應(yīng)對項目管理的流程進行調(diào)整和規(guī)范。1. 2標(biāo)準流程模型建立根據(jù)i

5、s09000標(biāo)準，電了產(chǎn)品研發(fā)項目的完整實施流程包含7個階段，共 23個環(huán)節(jié)。實際項目實施時，項目以階段為任務(wù)單位執(zhí)行，每個階段指定實施制定新產(chǎn)品開發(fā)計劃t設(shè)計驗證卜収件發(fā)放一"航試產(chǎn)t設(shè)計確認圖1完整項目環(huán)節(jié)分布圖負責(zé)人，負責(zé)該階段研發(fā)工作的完成和階段文檔的上傳和提交操作。因此，在 項口流程建模時將一個項口任務(wù)分解為幾個階段性任務(wù)進行處理，每個階段的 任務(wù)包括階段相關(guān)技術(shù)文檔的提交和階段工作文檔的審批，分別由文檔管理模 塊和流程管理模塊來處理，這樣一個項目流程按階段被分解為若干個局部小流 程，完整的項目流程包含的環(huán)節(jié)見圖1。如圖1,將一個完整的標(biāo)準項目流程分成7個階段，7個階段分別

6、對應(yīng)著7 個標(biāo)準的流程，以項目立項為例，此階段的業(yè)務(wù)流程如圖2。從總體來看，每個階段對應(yīng)一個標(biāo)準流程，7個階段之間本身也構(gòu)成了一個 順序執(zhí)行的流程，即通過一個兩層流程模型來模擬項目實施的過程。標(biāo)準流程 固定不變，而階段的數(shù)量可變，階段數(shù)量的變化即對應(yīng)了項口類別的變化，這 樣便于提高項目流程構(gòu)成的模塊化程度。7個階段的數(shù)量組合構(gòu)成了項目實施流 程的通用模型，企業(yè)在實際產(chǎn)品開發(fā)時，可以根據(jù)項目類別在7個標(biāo)準階段內(nèi) 進行勾選，從而確定項冃實施的流程。項目立項|一發(fā)計劃m設(shè)卄亓審（開始j提交立項建議書n公司領(lǐng)導(dǎo)審批t發(fā)部主任審（結(jié)束圖2項目立項申請流程圖2項目管理系統(tǒng)功能模塊根據(jù)前血的分析，將項口分為

7、文檔和流程兩部分內(nèi)容進行管理，系統(tǒng)功能 模塊如圖3。2文檔管理模塊文檔管理模塊主要對項目中每個階段的技術(shù)文檔進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)文檔 的錄入、檢索和查看等功能。項目實施過程屮生成的文檔有兩類，一類是審批 文檔，嵌入在各階段的流程中，并在流程的節(jié)點之間傳遞，在每個節(jié)點處由具 有相應(yīng)權(quán)限的人員填寫審批意見，通過點擊不同的操作按鈕（如通過、駁回等） 決定流程的走向。另一類是項目在每個階段的技術(shù)文檔，是文檔管理模塊的主 要管理對象，這些文檔的管理與其對應(yīng)階段的流程管理相對獨立，但兩者均提 供http網(wǎng)址鏈接到對方頁面，實現(xiàn)文檔管理和流程管理的關(guān)聯(lián)互通，便于項目 監(jiān)控人員通過項目實施流程查看各個階段的技術(shù)

8、文檔，也能在查看各階段技術(shù) 文檔的同吋監(jiān)控該階段的實施流程，從而使具有相關(guān)權(quán)限的人員可以對項目的 整體情況進行把握和控制，便于及時發(fā)現(xiàn)問題和作出項目調(diào)整決策。項目管理系統(tǒng)工作流 引華流程1流程流程流程創(chuàng)建配沖監(jiān)控浮轉(zhuǎn)1接刪戈 一鏈壩改一 件刪攵 在文修圖3系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)2.2工作流管理系統(tǒng)工作流管理系統(tǒng)是一個實現(xiàn)流程流轉(zhuǎn)的軟件系統(tǒng)，主要完成工作流的定義、生成、流轉(zhuǎn)和流程管理工作，并按照在計算機中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進 工作流實例的執(zhí)行。本文項目管理系統(tǒng)中引人神州數(shù)碼的工作流管理系統(tǒng)一 aigiflaw,這是個基于jtusdamina/note,平臺開發(fā)的可視化流程管理系統(tǒng)，系統(tǒng) 中提供了功能

9、強大、靈活的圖形化自定義工作流程管理，主要通過人（角色）、流 程和表單來實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程，具體步驟為:先定義好流程，包括繪出流程圖、設(shè)置 流程流轉(zhuǎn)的條件和設(shè)定流程中各個節(jié)點的角色權(quán)限等:然后將該流程對應(yīng)的表單 畫出并在表單頁面通過添加讀者和作者域進一步對角色和權(quán)限進行細化設(shè)置, 作為審批文檔的模板;最后將流程和表單關(guān)聯(lián)配置。3項目管理系統(tǒng)方案設(shè)計與實現(xiàn)根據(jù)系統(tǒng)功能模塊的劃分。擬出項口管理系統(tǒng)的設(shè)計方案如圖4o項目管理系統(tǒng)匸作流管理系統(tǒng)+頃11文創(chuàng)jp目1領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控項關(guān)責(zé)人建立項目鷲任務(wù)8項目實施人 員制定文檔相關(guān)人員 審批文檔圖4系統(tǒng)設(shè)計方案項目實施過程如下:(1) 項立項申請。只有立項申請通過的項

10、口才能進行接下來的階段任務(wù)。項目立項申批文檔。(2) 新建項目。確定項目進度計劃。項目進度計劃指出了項目組織未來努 力的方向和金斗冃標(biāo)，完善的項冃計劃可以使失敗概率降至最低，以最大限度地保證在預(yù)期的期限內(nèi)取得預(yù)期的效果。(3) 分階段執(zhí)行。主要完成兩個任務(wù)，一是推動各階段業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)直至結(jié)束，以設(shè)計評審階段為例，顯示了該階段業(yè)務(wù)流程處于研發(fā)部審批環(huán)節(jié)的頁面;二是將各個階段的相關(guān)文檔(技術(shù)資料、工藝文件等)上傳到文檔管理系統(tǒng)， 作為公司項冃經(jīng)驗資料保存，便于日后查看和分析。在關(guān)聯(lián)文檔選項卡界面提 供鏈接到該階段流程執(zhí)行頁面的http地址。(4) 項目結(jié)束。項目結(jié)束分兩種情況，一是正常結(jié)束，項目最后一個階段 的任務(wù)完成即說明該項目已經(jīng)正常結(jié)束。二是項目終止，說明項目在實施過程 中因為某種原因在某個中間階段終止。4結(jié)論實際應(yīng)用表明，將產(chǎn)品研發(fā)項目的流程和文檔兩部分內(nèi)容分開管理后，項 目執(zhí)行時兩者可同時進行，互不影響，而在查看項目(項目監(jiān)控)時又可使兩者統(tǒng) 一管理，不僅提升了項目執(zhí)行效率、加強了項目的監(jiān)管功能，而且對項目文檔 進行了有效管理，切實提高了企業(yè)項目管理水平。目前，項目管理系統(tǒng)可以在 以下兩個方面實現(xiàn)優(yōu)化和擴充:一是工作流引擎支持動態(tài)生成工作流程，實現(xiàn)項 目流程的動態(tài)可變;二是引入績效評價模塊，通過對項目實施人員項目