淺談辦公室的精細化管理

1、    淺談辦公室的精細化管理    陸平摘 要：辦公室是單位領導日常工作的辦事機構，承擔著對內、對外綜合協(xié)調的重要職責。辦公室工作事多繁雜，因為經濟的快速發(fā)展，社會分工向著精細化和專業(yè)化發(fā)展，管理的精細化成為迫切需求，如何應用精細化管理提升辦公室工作效率，提升單位的整體形象，拙文就此問題試做探討。關鍵詞：辦公室 精細化 管理 規(guī)章制度 考核：f270 ：a ：1672-3791（2016）10（b）-0075-02辦公室作為單位管理的中樞部門，對單位的內外銜接和正常運轉起著重要的作用。辦公室內務工作從來都沒有小事，辦公室工作因與多個部門交接，同時也承擔

2、對外聯(lián)絡的重任，任何一件事情處理不好都有可能引起單位內部矛盾，導致影響到工作的運轉，對外則會影響單位的形象。辦公室各項工作，決定了其必須走規(guī)范化與精細化的路線。1 精細化管理的必要性現(xiàn)階段，經濟在快速發(fā)展，商業(yè)社會中各行各業(yè)趨于越來越細地進行分工且專業(yè)化越來越高。而辦公室通常是單位的第一窗口，是單位提高管理能力的基石，同時也是單位領導層進行決策和各項規(guī)章制度落實實施的基礎。那么，必然要有精細化管理的要求將繁瑣的辦公室工作分類并根據(jù)輕重緩急進行統(tǒng)籌兼顧、合理安排，只有這樣才能提高辦公室工作效率。辦公室管理工作主要體現(xiàn)出4個特點：綜合性、樞紐性、時效性、服務性。辦公室的工作特點要求辦公室工作必須實

3、現(xiàn)精細化管理。從綜合性來說，辦公室承擔著單位行政、外事、通訊、公文、機要、印章管理等工作；負責領導的服務保障、接待、組織協(xié)調工作等。事情多而雜，內容涉及廣，幾乎無規(guī)律可循，很多工作都是臨時交代，這就要求在工作中要合理安排、分清主次、緩急有序。從樞紐性來說，辦公室是上情下達、下情上達的中轉站。一切的指令和工作安排都從這里經由領導之手傳達給各部門去執(zhí)行，辦公室工作人員就應該及時完整地傳達領導的意思。從時效性來說，辦公室的工作主要是辦文、辦會、辦事，時限要求強，拖延可能會誤大事，這需要精細化管理、條理分明、按時按點完成工作任務。從服務性來說，辦公室就是為領導服務，為各部門服務，做到上行下效，調節(jié)好上

4、下級的關系，發(fā)揮好窗口部門的作用，為單位創(chuàng)造更大的價值。2 精細化管理涵蓋的內容2.1 更新管理理念，提高服務意識、增強責任意識辦公室作為單位運轉的中樞神經，工作雜且責任重大，因此迫切需要更新舊有的管理方式，引進精細化管理的理念。提高辦公室服務意識、增強辦公室員工的責任意識是辦公室自身管理工作的必要條件。辦公室員工需要有細節(jié)決定成敗的工作意識，任何事情都要做好做細；服務意識也是基本要素，通常我們講辦公室要服務好領導，但辦公室同樣要服務好基層，要做到主動服務，改變過去的被動服務的形式；同時必須要有責任意識，在辦公室各項工作中講質量、講原則，要有嚴謹負責的工作態(tài)度，落實各項工作，不能出任何的失誤。

5、2.2 健全規(guī)章制度，規(guī)范工作流程，加強工作考核實施精細化管理，必須要有制度作為堅實保障。要結合工作實際，通過修訂和完善單位的規(guī)章制度，保證規(guī)章制度的可操作性及實用性，使規(guī)章制度成為規(guī)范員工工作行為的手段和提高服務效能的保障。健全完善制度的同時，還需規(guī)范工作流程。按照辦公室工作內部規(guī)程細化工作流程，通過“一圖看懂”模式，用圖解方式表現(xiàn)程序，讓程序簡單化，同時完善各種手續(xù)，保證工作的規(guī)范化和標準化，只有每項工作都在陽光下實施，才能保證各個環(huán)節(jié)保持高效實施。根據(jù)定崗、定職、定責的要求，明確細化員工的工作職、權、利，同時設置ab崗，提高辦事效能。緊密結合細化的權責提出合理的量化考核指標，將辦公室的各

6、項計劃目標層層分解，落實到各個辦公室成員身上。通過辦公室定期例會、季度工作目標完成情況檢查、半年度部門人員工作考核、月度及年度個人績效考核等方式，負責對單位員工的工作進行考評，將考評結果與員工收入掛鉤，促使員工重視工作完成情況，只有這樣，才能提高員工的工作積極性，從而提高工作成績。2.3 實現(xiàn)辦公自動化，節(jié)約成本降低辦公運行成本是企業(yè)發(fā)展的必然要求，具體來講：一是實現(xiàn)辦公室各項日常工作的全電子化審批。通過無紙化辦公，不僅可以提高辦公效率、優(yōu)化流程、信息共享和協(xié)同辦公，還可以節(jié)約辦公成本，降低損耗。二是規(guī)范車輛管理。在面臨車輛少、用車單位多的情況下，如何降低成本，最大程度上保證用車需求，是精細化

7、管理必須解決的一個重要問題。對此，辦公室采取了一系列的措施，具體做法如下：（1）修訂完善車輛管理辦法，通過制度強化執(zhí)行力，通過執(zhí)行力體現(xiàn)管理效果。（2）做好臺賬記錄，車輛管理員對每天出車的情況進行詳細登記，包括駕駛員、乘車人、出車地點、出車時間、出車里程等；（3）為每輛車配備車輛檔案卡，檔案卡中包含該車輛的購買時間、歷次維修清單、保險清單等，并做好電子臺賬備查；（4）通過比價，選取一家性價比高的修理廠定點維修，降低費用支出；（5）量化和細化車輛加油管理，做好車輛油量消耗登記，杜絕異常情況發(fā)生。三是壓縮彈性支出。對管理措施進行量化和細化，通過比價集中采購和定點簽約，大力壓縮辦公費、通訊費、招待費等支出。3 精細化管理的必要性實行精細化管理，是事前設計，細在過程，重在結果，這不僅是一種管理方法，更是一種理念，一種認真的態(tài)度，一種精益求精的文化。辦公室精細化管理強調了辦公室工作中的細致和精確，每一位職工都是辦公室精細化管理的參與者，“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細”，只有每個人都以精細管理的方法實施，從而實現(xiàn)積極的工作態(tài)度，扎實做好每項工作，把工作做實、做細、做好、做精，才能高質高效地完成辦公室的管理工作，才能將精細化的管理落到實處，保證整體工作的正常、順利進行。參考文獻1