時(shí)間管理-高效人士必備的習(xí)慣-李

1、時(shí)間管理 -高效人士必備的習(xí)慣引 言 或許你常有這樣的感嘆：明明已經(jīng)很努力,為什么事情還是做不完?除了工作,怎么還是工作?轉(zhuǎn)眼間一天過(guò)去了,為何啥事也沒(méi)做成?于是你不禁自問(wèn),時(shí)間究竟跑哪里去了?顯然,時(shí)間并沒(méi)有跑哪里去,它仍舊以一個(gè)鐘頭60分鐘、一天1440分鐘、一周168小時(shí)的速度在飛逝。 不論你的職務(wù)高低、年齡輩分、性別差異，每個(gè)人都在平等的“消費(fèi)”著它。但同樣的時(shí)間，在不同的人面前，就會(huì)體現(xiàn)出不同的價(jià)值，如何利用好時(shí)間，如何讓它發(fā)揮出最大的價(jià)值，成了每個(gè)人所關(guān)心的問(wèn)題?？蛇z憾的是，人們雖然懂得時(shí)間的重要性，確不知道如何利用好時(shí)間。 人生的時(shí)間分配是怎樣的？v人的壽命有長(zhǎng)有短，這里取一個(gè)平

2、均值：70歲。你可以看看自己70年的時(shí)間是怎么度過(guò)的。人一生中站立的時(shí)間最長(zhǎng)，在不知不覺(jué)中站了30年。睡臥的時(shí)間居第二位：23年。準(zhǔn)備一把舒適的椅子吧，坐著的時(shí)間居第三位，人一生要坐17年。盡管勞動(dòng)是生活的必需，可人用于工作的時(shí)間總共才1012年。人補(bǔ)充能量的時(shí)間竟是工作時(shí)間的一半：一生中要在飯桌上度過(guò)6年。等車的滋味難受嗎?人一生花在等車上的時(shí)間是36年，這要由家到工作單位的遠(yuǎn)近而定。以等一次車10分鐘計(jì)算，人一生要在車站上度過(guò)170個(gè)晝夜。長(zhǎng)嘴就要說(shuō)話，人一生用于交談的時(shí)間需要2年。從“新聞聯(lián)播”開(kāi)始計(jì)算，至正常的就寢時(shí)間止，人一生就要在電視機(jī)前度過(guò)2128天(晝夜)，約6年。其余的內(nèi)容我

3、們以天計(jì)數(shù)。人一生要笑：623天。做飯：560天。感冒：500天。學(xué)習(xí)：440天。這440晝夜是指學(xué)校以外的學(xué)習(xí)。接受中小學(xué)義務(wù)教育：405天。節(jié)日活動(dòng)、家庭聚會(huì)、學(xué)友聯(lián)誼：375天。書(shū)信往來(lái)、填各類表格：305天。案例案例v 美國(guó)一位著名的大學(xué)教授，曾經(jīng)向數(shù)百人提出這樣的問(wèn)題：如果今天是你生命的最后一天，你有什么感觸？結(jié)果很多人回答的是沒(méi)有多讀書(shū)，沒(méi)有好好的約束自己，沒(méi)有嘗試新的事物，沒(méi)有多花點(diǎn)時(shí)間與家人相處等等。小故事小故事v 有兩個(gè)人到非洲考察，迷路了，忽然一只兇猛的獅子朝他們跑過(guò)來(lái)，其中一人馬上從旅行袋中拿出運(yùn)動(dòng)鞋穿上。另外一個(gè)人便搖搖頭說(shuō)：“沒(méi)用，你怎么跑也跑不過(guò)獅子?！蓖檎f(shuō)：“嗨

4、，你當(dāng)然不知道，在這個(gè)緊要的關(guān)頭最重要的是我要比你跑的快?！惫适碌膯⑹竟适碌膯⑹驹诂F(xiàn)代商業(yè)社會(huì)必須與在現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)必須與 時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)時(shí)間的定義時(shí)間的定義v時(shí)間是由過(guò)去、現(xiàn)在及未來(lái)構(gòu)成的。v時(shí)間就是過(guò)去、現(xiàn)在及未來(lái)的連續(xù)不斷的連續(xù)線。 過(guò)去 現(xiàn)在 未來(lái) 時(shí)間的特征時(shí)間的特征v時(shí)間是不可替代的v時(shí)間沒(méi)有辦法儲(chǔ)存v時(shí)間無(wú)法增加v時(shí)間借不到、買不到、租不到v時(shí)間以穩(wěn)定的速度無(wú)法阻擋的消失故事啟示故事啟示爭(zhēng)取時(shí)間重要合理分配時(shí)間更重要爭(zhēng)取時(shí)間重要爭(zhēng)取時(shí)間重要合理分配時(shí)間更重要合理分配時(shí)間更重要那么時(shí)間管理是時(shí)間管理理論的歷史進(jìn)程理論的演進(jìn) 特 點(diǎn) 優(yōu) 點(diǎn) 缺 點(diǎn) 第一代時(shí)間管理備忘錄型應(yīng)變能力很強(qiáng)

5、沒(méi)有壓力隨意忽略整體規(guī)劃 第二代時(shí)間管理記事本規(guī)劃與準(zhǔn)備追蹤約會(huì)事件達(dá)成率比較高產(chǎn)生安排的習(xí)慣 第三代時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)價(jià)值規(guī)劃、制定優(yōu)先順序以價(jià)值為導(dǎo)向提高生產(chǎn)率忽略了自然法則缺乏遠(yuǎn)見(jiàn) 第四代時(shí)間管理自然法則和羅盤(pán)理論效率方向?qū)Ψ止f(xié)作、授權(quán)整合第四代時(shí)間管理第四代時(shí)間管理屬于屬于自然法則和羅盤(pán)理論自然法則和羅盤(pán)理論優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：效率方向?qū)π史较驅(qū)Φ谌v第三講 第四代時(shí)間管理第四代時(shí)間管理v第四代時(shí)間管理的要素與核心v完成人生的四大需求與能力v現(xiàn)代時(shí)間管理強(qiáng)調(diào)自然法則自然法則-農(nóng)場(chǎng)法則v1、農(nóng)業(yè)上有一種播種收割定律，耕作的時(shí)序以及收割的多寡，受自然法則影響。v2、無(wú)論是國(guó)家還是個(gè)人，均存在一個(gè)均衡

6、點(diǎn)。v3、人與社會(huì)、群體之間都有一種相互依存、依賴的關(guān)系，這種關(guān)系，能從心靈的深處，滿足個(gè)人的心理、物質(zhì)、精神及社會(huì)文化四種需求。四種需求的結(jié)合，將內(nèi)心的那種熱忱釋放出來(lái)，找到真正的自我。人生的領(lǐng)域人生的領(lǐng)域1心靈心靈凈化凈化身體身體健康健康理財(cái)理財(cái)規(guī)劃規(guī)劃事業(yè)事業(yè)工作工作心智心智成長(zhǎng)成長(zhǎng)人際人際關(guān)系關(guān)系家庭家庭和諧和諧休閑休閑藝術(shù)藝術(shù)心心54328761課程內(nèi)容v時(shí)間管理是什么？v如何進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)間管理的五大法寶 明確目標(biāo) 分清輕重緩急 合理地分配時(shí)間 制定規(guī)則 合理授權(quán)最大限度的裝滿小桶時(shí)間的價(jià)值時(shí)間的價(jià)值v無(wú)形價(jià)值無(wú)形價(jià)值 把時(shí)間投資于你的工作、家庭、社交、的功能方面，建立工作關(guān)系、家

7、庭關(guān)系、人際關(guān)系等。v有形價(jià)值有形價(jià)值 所苦心開(kāi)拓的許多家庭關(guān)系、社交關(guān)系、會(huì)在以后帶來(lái)有形的報(bào)酬。你的時(shí)間價(jià)值幾何你的時(shí)間價(jià)值幾何年收入年收入（萬(wàn)元）（萬(wàn)元）年工作時(shí)間年工作時(shí)間（天）（天）日工作時(shí)間日工作時(shí)間（小時(shí)）（小時(shí)）每天價(jià)值每天價(jià)值（元）（元）每小時(shí)價(jià)值每小時(shí)價(jià)值（元）（元） 每分鐘價(jià)值每分鐘價(jià)值 （元）（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83你的時(shí)間價(jià)值：每天你的時(shí)間價(jià)值：每天/每小時(shí)每小時(shí)/每分鐘每分鐘 元元時(shí)間管理是研究如何合研究如何合理、有效地組織、運(yùn)用時(shí)間資源，理、有效地

8、組織、運(yùn)用時(shí)間資源，以達(dá)到工作和生活的目標(biāo)。以達(dá)到工作和生活的目標(biāo)。明確目標(biāo)愛(ài)麗絲漫游奇境記對(duì)白 “請(qǐng)你告訴我，我該走哪條路？” “那要看你想去哪里？”貓說(shuō)。 “去哪兒無(wú)所謂。”愛(ài)麗絲說(shuō)。 “那么走哪條路也就無(wú)所謂了?！必堈f(shuō)。人要有明確的目標(biāo)。人不是因?yàn)楣ぷ鞫心繕?biāo)，而是因?yàn)槟繕?biāo)而工作設(shè)定目標(biāo)的原則設(shè)定目標(biāo)的原則設(shè)定有效目標(biāo)的原則可以用SMART來(lái)表示. 設(shè)定目標(biāo)的設(shè)定目標(biāo)的SMART原則原則R可以被證明和觀察（強(qiáng)調(diào)成果）可以被證明和觀察（強(qiáng)調(diào)成果）Specific(具體的具體的)Measurable(可以計(jì)算的可以計(jì)算的)Attainment(可以達(dá)到的可以達(dá)到的)Time(有時(shí)間性的有時(shí)間

9、性的)所需所需資源資源開(kāi)始開(kāi)始時(shí)間時(shí)間完成完成時(shí)間時(shí)間完成完成人人追蹤追蹤時(shí)間時(shí)間在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。必須做的應(yīng)該做的可以做的v 美國(guó)某鋼鐵公司總裁舒瓦普向一位效率專家利請(qǐng)教： “ 如何更好地執(zhí)行計(jì)劃的方法？ ” v 利聲稱可以給舒瓦普一樣?xùn)|西，在 10 分鐘內(nèi)能把他公司業(yè)績(jī)提高 50% 。接著，利遞給舒瓦普一張白紙，說(shuō)： “ 請(qǐng)?jiān)谶@張紙上寫(xiě)下你明天要做的 6 件最重要的事。 ” 舒瓦普用了約 5 分鐘時(shí)間寫(xiě)完。利接著說(shuō)： “ 現(xiàn)在用數(shù)字標(biāo)明每件事情對(duì)于你和公司的重要性次序。 ” 舒瓦普又花了約 5

10、 分鐘做完。利說(shuō)：“ 好了，現(xiàn)在這張紙就是我要給你的。明天早上第一件事是把紙條拿出來(lái)，做第一項(xiàng)最重要的。不看其它的，只做第一項(xiàng)，直到完成為止。然后用同樣辦法對(duì)待第 2 項(xiàng)、第 3 項(xiàng) 直到下班為止。即使只做完一件事，那也不要緊，因?yàn)槟憧傇谧鲎钪匾氖?。你可以試著每天這樣做，直到你相信這個(gè)方法有價(jià)值時(shí)，請(qǐng)將你認(rèn)為的價(jià)值給我寄支票。 ” 一個(gè)月后，舒瓦普給利寄去一張 2.5 萬(wàn)美元的支票，并在他的員工中普及這種方法。 5 年后，當(dāng)年這個(gè)不為人知的小鋼鐵公司成為世界最大鋼鐵公司之一。 設(shè)定優(yōu)先順序的好處設(shè)定優(yōu)先順序的好處v只做重要而且是必要的任務(wù)v每一次只集中在一件事情上/時(shí)間已具體確定的事件時(shí)間已

11、具體確定的事件/時(shí)間沒(méi)有具體確定的待處時(shí)間沒(méi)有具體確定的待處理事項(xiàng)理事項(xiàng)/電話、記錄等信息電話、記錄等信息9:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:0019:0020:00分清輕重緩急I+重要性MIMIIMIIIMIVU+緊迫性I+ U+I+ UI U+I U工具：區(qū)分時(shí)間的重要性和緊迫性重要的事：對(duì)個(gè)人工作生活會(huì)產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會(huì)給我們帶麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重要的事情。時(shí)間管理矩陣的應(yīng)用案例李經(jīng)理把要做的當(dāng)天任務(wù)羅列出來(lái)：制定明天時(shí)間計(jì)劃接待一個(gè)老同學(xué)向總經(jīng)理匯報(bào)工作舉行辦公會(huì)議給外地客戶打電話與同事聊一部

12、電影到門診部看病打分標(biāo)準(zhǔn)非常重要重要不很重要可有可無(wú)4分3分2分1分非常緊迫緊迫不很緊迫可以推遲4分3分2分1分重要性、緊急性分?jǐn)?shù)表任 務(wù)重要性分?jǐn)?shù)緊迫性分?jǐn)?shù)制定明天的時(shí)間計(jì)劃接待一個(gè)老同學(xué)向總經(jīng)理匯報(bào)工作 舉行辦公會(huì)議給外地客戶電話 與同事聊一部電影 到門診看病時(shí)間管理重要性時(shí)間管理重要性與緊迫性示意圖與緊迫性示意圖A 危機(jī) 緊急狀況 有限期壓力的計(jì)劃B 學(xué)習(xí)新技能 建立人際關(guān)系 保持身體健康C 某些電話 不速之客 某些會(huì)議D 瑣碎的事情 某些信件 無(wú)聊的談話緊急緊急 不緊急不緊急重要重要 不重要不重要重要重要緊急緊急M1重要，緊急重要，緊急M4非重要，非緊急非重要，非緊急重要重要緊急緊急M

13、2重要，非緊急重要，非緊急M1重要，緊急重要，緊急M3非重要，緊急非重要，緊急做事拖延的解決做事拖延的解決v要有能力辨認(rèn)事情的重要性v自我分析，認(rèn)清自己v先做最重要的事情v監(jiān)控自己的進(jìn)度測(cè)試一下你的時(shí)間安排方式測(cè)試一下你的時(shí)間安排方式工作應(yīng)于何時(shí)截止樹(shù)立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)影響縮小在最小范圍內(nèi)持之以恒自我制定規(guī)則、自我遵守紀(jì)律 一人包打天下者一人包打天下者追求團(tuán)隊(duì)協(xié)作者追求團(tuán)隊(duì)協(xié)作者合理授權(quán)放棄喜歡做的事放棄怕失去控制的心理授權(quán)把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他們并通知相關(guān)人員隨時(shí)準(zhǔn)備提供建議并進(jìn)行解答總結(jié)：時(shí)間管理的十一條金律v 金律一:要和你的價(jià)值觀相吻合 v 你一定要確立個(gè)人的價(jià)值觀，假如價(jià)值觀不明確，

14、你就很難知道什么對(duì)你最重要，當(dāng)你價(jià)值觀不明確，時(shí)間分配一定不好。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒(méi)有時(shí)間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來(lái)說(shuō)最重要的事。 v 金律二:設(shè)立明確的目標(biāo) v 成功等于目標(biāo)，時(shí)間管理的目的是讓你在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo);你必須把今年度4到10個(gè)目標(biāo)寫(xiě)出來(lái)，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。 v 金律三:改變你的想法 v 美國(guó)心理學(xué)之父威廉詹姆士對(duì)時(shí)間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對(duì)待時(shí)間的態(tài)度:“這件工作必須完成它實(shí)在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必

15、須完成，所以我得馬上動(dòng)手，好讓自己能早些擺脫它”。當(dāng)你有了動(dòng)機(jī)，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個(gè)習(xí)慣，只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事。然后，從明早開(kāi)始，每天都從你的list中選出最不想做的事情先做時(shí)間管理的十一條金條玉律金律四金律四:遵循遵循20比比80定律定律. v生活中肯定會(huì)有一些突發(fā)和迫不及待要解決的問(wèn)題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時(shí)間管理并不理想。成功者花最多時(shí)間在做最重要的事，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。 v金律五:安排“不被干擾”時(shí)間 v每天至少要有半小時(shí)到一小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受

16、任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個(gè)小時(shí)可以抵過(guò)你一天的工作效率，甚至有時(shí)侯這一小時(shí)比你3天工作的效率還要好。 v金律六金律六:嚴(yán)格規(guī)定完成期限嚴(yán)格規(guī)定完成期限 v帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的帕金森法則(Parkinsons Law)中，寫(xiě)下這段話:“你有多少時(shí)間完成工作,工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間?！比绻阌幸徽斓臅r(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。 v金律七金律七:做好時(shí)間日志做好時(shí)間日志 v你花了多少時(shí)間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來(lái)，早上出

17、門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時(shí)間，搭車花了多少時(shí)間，出去拜訪客戶花了多少時(shí)間把每天花的時(shí)間一一記錄下來(lái)，你會(huì)清晰地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。這和記賬是一個(gè)道理。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才有辦法改變時(shí)間管理的十一條金條玉律v 金律八:理解時(shí)間大于金錢 v 用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗(yàn)，一定要抓住一切機(jī)會(huì)向頂尖人士學(xué)習(xí)。仔細(xì)選擇你接觸的對(duì)象，因?yàn)檫@會(huì)節(jié)省你很多時(shí)間。假設(shè)與一個(gè)成功者在一起，他花了40年時(shí)間成功，你跟10個(gè)這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經(jīng)驗(yàn)? v 金律九:學(xué)會(huì)列清單 v 把自己要做的每一件事情都寫(xiě)下來(lái)，這樣做首先能讓你隨時(shí)都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當(dāng)你看到自己長(zhǎng)長(zhǎng)的list時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生緊迫感。 v 金律十:同一類的事情最好一次把它做完