油品銷售企業(yè)證照管理信息化平臺的重要性與問題建議

1、    油品銷售企業(yè)證照管理信息化平臺的重要性與問題建議    李娜摘要：隨著國內信息化的迅猛發(fā)展，信息化平臺的建設對企業(yè)的發(fā)展顯得尤為關鍵。本文對油品銷售企業(yè)的證照管理信息化平臺的優(yōu)勢與問題進行了分析，旨在通過信息化推進企業(yè)管理現(xiàn)代化，從根本上提高企業(yè)證照的規(guī)范管理。關鍵詞：證照管理;信息化平臺;規(guī)范管理一、證照管理的信息化平臺概述1.  證照的定義及分類所謂證照，是指能夠表明經行政機關審批或認可、已獲得從事特定活動資質的書面憑證，包括各種形式的證照、批件等。主要包括經營資質類證照、技術資質類證照、權屬權利類證照。經營資質類證照，是指從事成品

2、油、非油品、燃氣等經營活動過程中應當具備的證照。包括但不限于企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照（營業(yè)執(zhí)照）、成品油零售經營批準證書、危險化學品經營許可證、燃氣許可證等證照。技術資質類證照，指證明并滿足從事危險化學品業(yè)務安全數(shù)質量技術要求的證照。包括但不限于消防驗收意見書、環(huán)境測評報告、防雷裝置驗收合格證等證照。權屬權利類證照指能夠證明權屬和權利的證照。包括但不限于不動產權證（房產證、土地證）、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、建設工程施工許可證等證照。2.  系統(tǒng)的模塊及實施范圍油品銷售企業(yè)證照管理信息化應用主要包括證照基礎信息采集、證照申辦證照變更、證照借用以及組織機構維護等業(yè)務模塊。基礎證照

3、包括營業(yè)執(zhí)照、危險化學品經營許可、成品油零售經營許可、燃氣經營許可、充裝證等38本證照。實施范圍覆蓋了油（氣）站、油庫、便利店、縣公司、地市公司、省公司等全部銷售有限公司所屬單位。3.  系統(tǒng)的智能化到期預警功能系統(tǒng)首頁的公告信息頁面有2項到期預警信息。一是年檢預警，頁面可看到年檢預警信息，距離證照年檢14天時會給予預警;二是到期預警，頁面可看到到期預警信息，距離證照到期30天時給予預警。這項智能化提醒功能提高了辦證人員的工作效率，有效降低了經營性證照的逾期。二、證照管理信息化平臺的重要性分析1.  促進企業(yè)規(guī)范管理在信息化時代到來之前，企業(yè)管理模式相對落后，總部與各銷售企

4、業(yè)在溝通上信息不對稱，管理上存在弊端。經過信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)的管理模式逐漸發(fā)生轉變，總部對各銷售企業(yè)的管理更多的是通過信息化平臺的模式，這對企業(yè)長遠發(fā)展具有極其重要的意義，可使得企業(yè)的管理更加高效、有序，有利于掌控各項數(shù)據(jù)，從而提高企業(yè)的核心競爭力，加速企業(yè)發(fā)展。比如：以往基層向上級管理層報數(shù)據(jù)都是通過人工統(tǒng)計，匯總后填報電子表格上報，這在數(shù)據(jù)來源的真實性和準確度上存在漏洞，數(shù)據(jù)存在的問題對員工的自信心也有一定影響，現(xiàn)在通過系統(tǒng)平臺的應用將會解決這個問題，不但規(guī)范管理，提高數(shù)據(jù)的精準性，同時，也讓員工其感到自己所做的工作是值得的，從而在堅定的信念下激發(fā)熱情、增強責任心和成就感。實現(xiàn)了證照

5、管理全過程管控、規(guī)范化運行，提升了證照管理規(guī)范化、信息化。2.  保障企業(yè)合法經營證照的持有是企業(yè)進行合規(guī)經營的重要保障，良好的證照管理工作能促進企業(yè)合法經營，有效防范各類法律風險。證照管理信息化平臺能讓上級管理層及時掌握下屬企業(yè)的持證情況，動態(tài)了解各企業(yè)對缺失證照的補辦情況并適時加大督辦力度，通過健全的考核機制，激發(fā)企業(yè)補辦的積極性，變壓力為動力。對于已終止協(xié)議的企業(yè)，在所有相關證照注銷或者變更前可利用系統(tǒng)跟蹤證照的辦理進度，直到所有證照完成注銷或者變更后才能在系統(tǒng)中刪除該組織機構，防止了證照未完成注銷或者變更可能會被對方企業(yè)用作他用帶來的法律風險，確保企業(yè)依法合規(guī)開展生產經營活動

6、。3.  提高員工辦事效率證照管理信息化平臺的是企業(yè)提高效率的主要手段，對于規(guī)范企業(yè)日常管理有很大作用，可充分利用證照信息查詢功能，做好相關證照申辦和工程進度聯(lián)動監(jiān)測，避免手續(xù)缺失影響后期關聯(lián)證照的辦理。通過證照的定期更新維護，能方便查詢證照的最新信息、隨時跟蹤動態(tài)的信息變化，大大提高了員工的工作效率，解決因證照種類多延誤證照的年審、延期、換證等情況。同時，讓上級管理層能清晰地了解所有企業(yè)持有的證照情況，比如：以往要查詢某個機構的某本證照信息是需要通過檔案室調檔，在程序上比較繁瑣，而且效率低，遇到比較緊的時候就會耽誤時間，現(xiàn)在通過信息化平臺查詢就便捷了很多，系統(tǒng)中創(chuàng)建組織機構后，將每

7、一本證照的信息錄入系統(tǒng)，并上傳證照電子文檔，要查證照信息只要登陸系統(tǒng)便一目了然，大大提高了工作效率。4.  理順管理機構職能在“對口聯(lián)系”、“分級管理”、“分環(huán)節(jié)管理”的原則基礎上，上級管理層明確了證照管理部門，各級企業(yè)指定相關部門設置系統(tǒng)專兼職管理員崗位，負責各類證照信息的錄入、維護及監(jiān)督工作，這種管理模式結構清晰，責任明確，對企業(yè)的發(fā)展起到了至關重要的作用。三、現(xiàn)階段證照管理信息化平臺存在的問題1.  升級維護服務有待完善證照管理信息化平臺上線至今，部分模塊的信息設置已與實際需求不一致，急待更新和升級，技術部門對后續(xù)的維護工作有待加強。如：目前土地證和房產證現(xiàn)已合二為一

8、，統(tǒng)稱為不動產權證書，而系統(tǒng)的模塊一直沒有更新，這對基層更新維護不動產證書的工作帶來不便，增加系統(tǒng)管理員的工作量，或者導致該證的維護工作不到位。2.  部分應用模塊功能閑置由于某些原因，“證照申辦管理”、“證照變更管理”、“證照借用管理”這三個模塊在系統(tǒng)上線后一直未啟用，這和系統(tǒng)開發(fā)的初衷相違背，也對證照的全方位管理造成影響，同時也浪費了平臺的資源。3.  技術服務效率有待提高技術服務部門的專家顧問流動性大，人員不固定。時常發(fā)生在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時找不到人的情況，或者聯(lián)系上了又因為出差等原因得不到及時的解決，這對工作時效性上有一定影響。四、對證照管理信息化平臺的改進建議1.&#

9、160; 組建專業(yè)團隊，做好技術支持引進企業(yè)信息化專業(yè)人才，組建專業(yè)團隊，加強企業(yè)信息隊伍建設，做好信息化平臺的建設、管理、升級、安全和維護工作，為后續(xù)系統(tǒng)的更新升級打好堅實堡壘、提供技術指導與支持，同時提高系統(tǒng)技術服務的效率。2.  優(yōu)化平臺建設，防止資源浪費信息化平臺的開發(fā)要有創(chuàng)新意識，從實際出發(fā)，整體規(guī)劃、分期實施。根據(jù)企業(yè)發(fā)展的方向，選擇符合企業(yè)的經營策略，搭建合適的信息系統(tǒng)平臺，以免造成浪費，同時也要計劃好后續(xù)系統(tǒng)的維護和升級。3.  整合信息平臺，消除信息孤島建議把證照管理信息化平臺整合入總部統(tǒng)一的信息平臺，在完善應用的基礎上，將單獨的管理平臺整合成集成化的應用，做到部門間的流程對接和信息整合，打破信息孤島和部門壁壘，實現(xiàn)企業(yè)內部信息的透明化。結束語：信息化平臺建設對于企業(yè)長遠發(fā)展具有積極重要的意義，是企業(yè)管理和良性發(fā)展放眼未來的管理模式之一，是當今乃至今后管理的主要手段。企業(yè)是在不斷優(yōu)化中進步成長，科學管理本身就具有可優(yōu)化性，充分利用信息化平臺更能為科學化管理提供可優(yōu)化的依據(jù)，這必將促使新型企業(yè)管理模式的產生和發(fā)展，從而為科學管理新的發(fā)展注入新動力好活力，展現(xiàn)新的內容。參考文獻：1丁召安.企業(yè)信息化對企業(yè)取得競爭優(yōu)勢的作用