淺析圖書出版項目實施精細化管理的路徑

1、    淺析圖書出版項目實施精細化管理的路徑    【摘 要】 圖書出版是一個復雜且專業(yè)的系統(tǒng)工程。在圖書出版過程中實施項目精細化管理，是出版社適應當下激烈的市場競爭、優(yōu)化配置出版資源、建立現(xiàn)代企業(yè)制度的必由之路。文章主要從完善圖書出版項目的三項建設（流程建設、團隊建設、制度建設）和三項精細化控制（進度控制、質量控制、成本控制），分析圖書出版項目如何實施精細化管理，以提高出版效率進而提升出版社的綜合競爭力?！娟P 鍵 詞】圖書出版；項目精細化管理；“三項建設”；“三項控制”【作者單位】張昀珠，廣西師范大學出版社集團有限公司（南寧公司）。g230 a 【do

2、i】10.16491/45-1216/g2.2020.08.010圖書出版活動需要出版社各個部門對圖書的策劃、編輯、校對、設計、印制、倉儲、宣傳、發(fā)行、回款等各項工作進行分工協(xié)作，密切配合，是一項極具專業(yè)性和復雜性的系統(tǒng)工程。一本書或一套大型叢書的出版，都可視為一個項目， 其出版過程可以實施項目精細化管理的思維、方法和手段。圖書出版項目精細化管理，就是在圖書出版活動中運用項目管理與精細化管理的基礎理論，以圖書出版項目為核心，運用制度化、程序化、標準化、數(shù)據(jù)化的手段，建立一套科學的、有效的、合理的項目管理機制，以提升圖書出版的工作效率。同時，為出版社提供一個可重復利用的圖書出版項目管理模板，并在

3、保持團隊成員目標一致性方面具有傳統(tǒng)職能式管理模式不可比擬的優(yōu)點，有助于出版社完善內部管理機制，增強其市場競爭力。項目精細化管理是一種企業(yè)管理模式，而圖書出版項目精細化管理作為衍生產品，其實施路徑可概括為“三項建設”（流程建設、項目團隊建設、制度建設）和“三項控制”（進度控制、質量控制、成本控制）。一、“三項建設”1.流程建設流程是跨部門活動流轉的過程，是為達到特定的價值目標而由不同的人共同完成的一系列活動?；顒又g不僅有嚴格的先后順序限定，而且活動的內容、方式、責任等也都必須有明確的安排和界定，以使不同活動在不同崗位與角色之間進行轉手交接成為可能1。流程建設主要是解決“完成什么任務”“什么人須

4、完成什么具體工作”“以什么順序完成工作”“可以獲得什么支持”等問題。圖書出版活動因項目的不同，具體的出版流程也會不同。根據(jù)項目周期理論的啟動、計劃、執(zhí)行、控制、收尾的階段劃分法，出版流程大致可分為選題策劃階段、編輯加工階段、印制裝訂階段、發(fā)行推廣階段。每個階段又可細分出若干子階段，即工作節(jié)點，例如，選題策劃階段可劃分出圖書信息采集與分析、編制選題策劃案、選題論證、組稿等節(jié)點；編輯加工階段可劃分出稿件編輯、裝幀設計、排版、校對等節(jié)點；印制裝訂階段可劃分出制版、印刷、樣書檢查、裝訂等節(jié)點；發(fā)行推廣階段可劃分出營銷宣傳、市場征訂、發(fā)貨、上架等節(jié)點?；陧椖烤毣芾淼某霭媪鞒探ㄔO，就是要改變以職能部

5、門為核心的管理流程體系，避免溝通不暢、職能重疊、決策遲緩、目標不統(tǒng)一、流程不閉環(huán)等問題的出現(xiàn)，以達到縮短周期、節(jié)約成本、提高效率的目的。具體實踐中，就是在梳理出版活動所涉及的業(yè)務板塊和崗位權責等基礎上，協(xié)調項目的時間、成本及質量目標，對項目實施的工作進行分解，理清業(yè)務的核心路線，確定項目的實施階段，識別各階段的關鍵節(jié)點，制定各階段的工作流程；在子流程中，根據(jù)關鍵節(jié)點設定任務，明確每個崗位的工作職責、績效指標以及相關責任人；梳理子流程之間的關系，避免流程的雜糅和重復，形成整個項目的閉環(huán)管理，從而建立起從宏觀到微觀、從整體到局部的，協(xié)調統(tǒng)一、目標一致的業(yè)務流程體系，打破部門溝通壁壘，理順工作銜接關

6、系。2.項目團隊建設項目團隊是根據(jù)項目的規(guī)模為推動其順利實施和團結協(xié)作而成立的團隊。項目團隊的建設主要是解決完成項目任務“需要什么人”“這個人應具備什么技能”“這些人的行動怎么協(xié)調統(tǒng)一”等問題。項目團隊需要將原本屬于各部門的管理權分離出來進行重組，建立以流程為導向、以項目經理為核心的扁平化的組織機構。項目經理是整個項目的總指揮，負責圖書出版項目的組織、計劃、協(xié)調，控制項目的進度、質量、成本、風險，確保出版目標的完成。項目經理作為一個圖書出版項目的核心，不僅要具備該項目的專業(yè)學科背景、對該項目出版價值及市場的判斷力和洞察力，還要熟悉整個出版流程，掌握出版專業(yè)技能和項目管理經驗，具備較強的領導能力

7、、人際交往能力、處理問題能力、團隊建設能力等，項目經理的綜合素質可以直接決定整個出版項目的質量。項目團隊的組建須根據(jù)項目的特征、規(guī)模大小、難易程度以及項目的流程設計，為流程中的關鍵節(jié)點遴選相應崗位人員。團隊組建的合理性同樣也直接關系到項目的成敗，因此，在組建項目團隊時，除了考慮每個成員的專業(yè)背景、職業(yè)能力，還應考慮其性格特點及整個團隊的年齡結構、性別比例，做到優(yōu)化組合、均衡搭配，以充分發(fā)揮每個成員的特長，實現(xiàn)優(yōu)勢互補。項目團隊中各成員的崗位不同，其價值的體現(xiàn)形式也就不同。因此，團隊建設過程中要在明確崗位職責和權限的基礎上，有針對性地進行人力資源的整合與協(xié)調，建立有效的沖突管理機制、激勵和安撫統(tǒng)

8、籌管理機制，從而激發(fā)團隊成員的積極性與創(chuàng)造性，實現(xiàn)項目團隊的良性發(fā)展，增強團隊的凝聚力。3.制度建設管理制度是企業(yè)管理活動的制度安排，即解決“做什么”“怎么做”“做的依據(jù)是什么”“做完后怎么檢驗和評價”等問題。管理制度是一系列的規(guī)范，是企業(yè)員工在生產經營活動中共同遵守的規(guī)定和準則的總稱。精細化制度建設不僅要對項目實施過程中的各個方面實行全方位的有效把控，把各項活動納入制度規(guī)范中，還要對實施過程中的重要節(jié)點進行重點控制，確保制度體系建設的科學性、合理性、完整性。只有“面”的規(guī)范控制和“點”的規(guī)范控制達到有機結合，制度建設才能實現(xiàn)長效性并具備執(zhí)行力。圖書出版項目的制度建設，應在國務院出臺的圖書出版

9、管理條例等法律法規(guī)的基礎上，基于項目目標、任務及已經明確的工作流程，從選題策劃、編輯加工、印制裝訂、發(fā)行推廣等階段的關鍵節(jié)點入手，建立條例化、公開化并具有可度量性、可操作性的包括工作流程、崗位職責、工作標準、控制措施和績效評價等內容在內的制度體系，實現(xiàn)操作程序的規(guī)范、技能水平的衡量、工作成效的質量檢驗、責任績效的評價。具體而言，圖書出版項目的制度體系既包括崗位責任制度，也包括基本管理制度，如財務制度、例會制度、績效考核制度、薪酬制度等；還可以按照項目階段制定具體的專業(yè)管理制度，如選題策劃階段的選題策劃制度、選題論證制度等，編輯加工階段的三審制度、書稿編輯工作細則、校對工作細則、裝幀設計工作細則

10、等，印制裝訂階段的印刷質量監(jiān)督制度、成書質量檢查制度等，發(fā)行推廣階段的儲運制度、市場宣傳推廣制度、發(fā)行渠道管理制度等。建立覆蓋全面、操作方便、合法合規(guī)合理的制度體系，是為了滿足項目團隊對項目實施全過程的控制需要，讓全體成員在工作中有章可循、有制可依、有據(jù)可查，實現(xiàn)事前預防和適時管控，增強項目內的協(xié)作與制衡能力，降低操作程序上的風險，提升出版工作的效率。二、“三項控制”1.進度控制進度控制是指項目經理對項目實施過程進行檢查，監(jiān)控實際進度與計劃進度是否出現(xiàn)偏差，并及時對偏差進行糾正或調整，直至項目竣工交付使用的過程。進度控制的總目標是項目周期，但在實施過程中，進度控制不僅僅是時間上的控制，而是要將

11、時間、成本、質量等目標統(tǒng)一起來，充分考慮實施過程中的客觀條件與操作風險。圖書出版項目的精細化進度控制，需要項目團隊在系統(tǒng)剖析整個項目實施過程和細節(jié)的基礎上，依據(jù)圖書項目的規(guī)模與特點、各關鍵節(jié)點工期的估算、人力資源的配備情況等，將具體工作按照流程進行分解，共同編制進度總計劃。進度總計劃應包括出版流程中各個階段的工期估算及相應的落實措施，各種措施應具體到責任人、任務目標、操作標準、檢查方法等。編制計劃時要考慮到因各種因素的改變而可能導致的進度延遲，如編校過程中作者對稿件進行較大程度的修改等。因此，計劃編制在保證整個項目按時保質完成的前提下，可以給各項工作的時間安排稍留余地，使進度控制具有一定的彈性

12、。在進度計劃執(zhí)行的過程中，應將進度總計劃與周、日計劃相結合，推動進度計劃的控制與管理。即將各階段的工作進行細化，制定相應的周計劃和日計劃，項目經理便可通過工作日記或項目例會等方式收集進度信息，及時了解工作落實情況，掌握項目進度動態(tài)。對項目進度信息的收集，主要是關注關鍵工作的時間節(jié)點與計劃是否一致，工作節(jié)點間的銜接是否順暢，各項工作所占用的資源是否沖突。若與原定計劃不一致，則分析偏差產生的原因，評估偏差對項目整體進程的影響，并及時采取有效措施調整計劃，協(xié)調各節(jié)點的銜接。進度控制是一個動態(tài)過程，常隨著項目的推進而不斷調整。在實際工作中，進度控制應有主次之分，即項目整體進度與局部性的階段進度之分，而

13、關鍵節(jié)點與關鍵工作是進度控制的重點，在項目進程中可以通過改變局部性的階段進度來適當調整工作節(jié)點間的銜接，以確保項目整體進度目標的實現(xiàn)。2.質量控制質量控制是指為達到和保持質量而進行控制的技術措施和管理措施方面的活動2。質量控制的基礎是過程控制，要求將產品質量管理的目標分解到生產全過程中的各個節(jié)點?？刂坪妹總€節(jié)點特別是關鍵節(jié)點的規(guī)范性操作，是實現(xiàn)質量目標的根本保證。就圖書質量控制而言，除圖書質量管理規(guī)定圖書質量保障體系書刊印刷產品質量監(jiān)督管理暫行辦法印刷品質量評價和分等導則等國家制定的質量監(jiān)督管理制度以外，還應以“讀者滿意度”作為重要的衡量指標，并從內容、形式、服務等方面滿足讀者的需求。因此，精

14、細化的圖書質量控制，還需要從選題策劃、編輯加工、文字校對、裝幀設計、印刷裝訂、營銷發(fā)行等角度，分階段地分析讀者的需求點，相應地設計圖書質量的效果特征作為每個工作節(jié)點的質量標準，并制定完整詳細的質量控制細則，增強質量控制的標準性和可行性。在具體實踐中，首先要求每一個成員都要摒棄“無錯不成書”的觀念，樹立“零缺陷管理”的理念，強調發(fā)揮主觀能動性，以零缺陷的主體意識貫徹執(zhí)行質量控制機制；其次是在項目實施過程中，各崗位要嚴格按照規(guī)范標準履行其崗位責任，利用pdca循環(huán)不斷監(jiān)測、持續(xù)改進，做到對每一個節(jié)點的質量可控，防止質量缺陷傳遞到下一節(jié)點。3.成本控制成本控制是企業(yè)根據(jù)一定時期預先建立的成本管理目標

15、，由成本控制主體在其職權范圍內、在生產耗費發(fā)生以前和成本控制的過程中，對各種影響成本的因素和條件采取一系列預防和調節(jié)措施，以保證成本管理目標實現(xiàn)的管理行為。它包括成本預測、成本計劃、成本控制、成本核算、成本考核和成本分析3。我國現(xiàn)行的會計管理制度中，圖書出版的總體成本由直接成本、間接成本和期間費用構成。成本控制的關鍵是改變當前行業(yè)內的成本核算體系，將與圖書項目生產直接相關的直接成本列為成本控制的對象，而排除與圖書生產無直接關聯(lián)的費用。這種成本核算方式有助于做好圖書項目生產的成本預算，提高決策的正確性。從出版活動來看，成本控制的精細化管理強調全面性原則，即全部、全過程、全員。全部控制是對圖書生產

16、過程中的全部直接成本進行細化分解、量化處理，并在管理過程中將成本控制責任具體化、明確化；全過程控制是指成本控制要關注整個圖書出版流程，對選題策劃、編輯校對、裝幀設計、印刷裝訂、營銷宣傳、市場發(fā)行等各個節(jié)點設定具體的成本管理目標，使成本控制貫徹項目的始終；全員控制是指將成本控制的理念貫徹到項目組內，讓每個成員都認識到成本控制的重要性，并明確每個成員的成本控制責任，調動全體成員積極、主動地采取成本控制措施，從而提升整個項目的成本控制水平，真正實現(xiàn)降低成本，提高效益的目的。圖書出版項目在成本控制的過程中，整個項目團隊要明確各崗位的責任劃分，注重各崗位之間的溝通配合，建立嚴格的成本控制體系，并科學規(guī)范

17、地對圖書出版成本進行預核算。然而，由于圖書出版項目具有特殊性，其文化屬性要求項目應把社會效益置于首位并兼顧經濟效益，因此，成本控制并不是簡單地以成本最低化作為管理重點，還應充分考慮與成本目標相關聯(lián)的進度、質量等目標，尤其是質量目標。如果在項目實施過程中，各節(jié)點的溝通銜接不順暢、進度控制不到位，就可能會造成出版周期的延長及出版資源的浪費。同樣，質量控制不到位，即便是采取了質量改進措施，也仍然會發(fā)生實際成本偏離計劃的情況。此外，成本控制還應考慮各階段控制的重點，針對可能造成成本超支的關鍵因素制定成本控制措施。只有綜合考核各階段、各因素、各糾偏措施之間的相互影響，才能建立起良好的成本控制實踐基礎。三、結語“三項建設”和“三項控制”并不是相互獨立的，而是相輔相成、彼此滲透且相互制約，統(tǒng)一于圖書出版項目構建精細化管理的全過程中。隨著市場分割的加劇以及讀者需求復雜化、閱讀方式的多樣化，圖書出版行業(yè)的生存和發(fā)展愈加艱難，市場的競爭也逐步由靠數(shù)量和種類取勝的“粗放型競爭”進入靠質量和服務取