采購(gòu)系統(tǒng)流程與組織整合方案

1、機(jī)密文件，注意保管上海永冠商業(yè)設(shè)備有限公司采購(gòu)系統(tǒng)流程及組織整合方案上海斯隆企業(yè)管理咨詢有限公司2003年3月內(nèi)容提綱第一部分 采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合1 采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合的總體思路2 采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合圖解2.1 采購(gòu)系統(tǒng)總流程2.1.1 采購(gòu)系統(tǒng)總流程圖2.1.2 采購(gòu)系統(tǒng)總流程圖說(shuō)明2.2 原材料物資采購(gòu)流程2.2.1 原材料物資采購(gòu)流程圖2.2.2 原材料物資采購(gòu)流程圖說(shuō)明2.3 塑粉藥水采購(gòu)流程2.3.1 塑粉藥水采購(gòu)流程圖2.3.2 塑粉藥水采購(gòu)流程圖說(shuō)明2.4 商標(biāo)條手提籃采購(gòu)流程2.4.1 商標(biāo)條手提籃采購(gòu)流程圖2.4.2 商標(biāo)條手提籃采購(gòu)流程圖說(shuō)明2.5 外購(gòu)毛胚件采購(gòu)流程

2、2.5.1 外購(gòu)毛胚件采購(gòu)流程圖2.5.2 外購(gòu)毛胚件采購(gòu)流程圖說(shuō)明2.6 五金件采購(gòu)流程2.6.1 五金件采購(gòu)流程圖2.6.2 五金件采購(gòu)流程圖說(shuō)明2.7 辦公用品采購(gòu)流程2.7.1 辦公用品采購(gòu)流程圖2.7.2 辦公用品采購(gòu)流程圖說(shuō)明2.8 設(shè)備采購(gòu)流程2.8.1 設(shè)備采購(gòu)流程圖2.8.2 設(shè)備采購(gòu)流程圖說(shuō)明2.9 請(qǐng)付款流程2.9.1 請(qǐng)付款流程圖2.9.2 請(qǐng)付款流程圖說(shuō)明2.10 供應(yīng)商評(píng)審流程2.11 供應(yīng)商考核流程2.12 供應(yīng)商建檔流程2.13 供應(yīng)商檔案維護(hù)流程第二部分 采購(gòu)系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合3 采購(gòu)系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合的總體思路4 采購(gòu)系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合圖解4.1 采購(gòu)系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)

3、圖4.2 采購(gòu)系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖說(shuō)明5 采購(gòu)系統(tǒng)各部門功能定位與定崗定編6 采購(gòu)系統(tǒng)崗位描述第一部分 采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合1 采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合的總體思路1.1 從整個(gè)公司全局最優(yōu)的角度來(lái)設(shè)計(jì)和優(yōu)化，考慮到倉(cāng)庫(kù)與采購(gòu)部門的密切聯(lián)系，將倉(cāng)庫(kù)納入采購(gòu)系統(tǒng)的范圍。采購(gòu)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程從采購(gòu)需求的提出一直到采購(gòu)物資的入庫(kù)。消除部門間的本位主義，達(dá)到流程整合的“公司利益最大化”效果。 1.2 變“灰色流程”、“慣例流程”為“規(guī)范流程”，增強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性，減少隨意性，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的規(guī)范化運(yùn)作。1.3 加強(qiáng)流程的可操作性，變“模糊流程”為“明確流程”。 明確相關(guān)部門、崗位在業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上的職責(zé)，引

4、入必要的監(jiān)控環(huán)節(jié)，保證流程的貫徹執(zhí)行。1.4 以現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，對(duì)采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)化改造，通過(guò)整合及加強(qiáng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上的控制，達(dá)到流程優(yōu)化。1.5 針對(duì)采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中現(xiàn)存的問(wèn)題，考慮到永冠公司采購(gòu)工作的實(shí)際情況，在采購(gòu)流程中增加采購(gòu)調(diào)度這一環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)全面掌握各項(xiàng)物資的庫(kù)存情況，負(fù)責(zé)各項(xiàng)物資的申購(gòu)工作。1.6 業(yè)務(wù)流程的整合借鑒外資同類型企業(yè)的先進(jìn)設(shè)計(jì)思想和設(shè)計(jì)方法，結(jié)合永冠公司的實(shí)際情況，適當(dāng)超前設(shè)計(jì)，以適應(yīng)永冠公司快速發(fā)展的需要。2 采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程整合圖解圖例說(shuō)明：2.1 采購(gòu)系統(tǒng)總流程2.1.1 采購(gòu)系統(tǒng)總流程圖2.1.2 采購(gòu)系統(tǒng)總流程圖說(shuō)明流程步驟說(shuō)明參考資料和表單1.

5、1生產(chǎn)計(jì)劃制定流程。生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定各項(xiàng)生產(chǎn)、配貨計(jì)劃。針對(duì)各項(xiàng)物資需求，采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)。2. 2-1設(shè)備采購(gòu)付款流程。3. 2-2原材料采購(gòu)流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃由采購(gòu)部測(cè)算原材料需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購(gòu)、采購(gòu)、質(zhì)檢、入庫(kù)。4. 2-3塑粉藥水采購(gòu)流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃由采購(gòu)部測(cè)算塑粉藥水需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購(gòu)、采購(gòu)、質(zhì)檢、入庫(kù)。5. 2-4商標(biāo)條、手提籃采購(gòu)流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部測(cè)算的商標(biāo)條、手提籃需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購(gòu)、采購(gòu)、質(zhì)檢、入庫(kù)。6. 2-5外購(gòu)毛胚件采購(gòu)流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部制定的外購(gòu)毛胚件需求，進(jìn)行相應(yīng)的申購(gòu)、采購(gòu)、質(zhì)檢、入庫(kù)。7. 2-6五金件采購(gòu)流程。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部測(cè)算的五金件需求，進(jìn)

6、行相應(yīng)的申購(gòu)、采購(gòu)、質(zhì)檢、入庫(kù)。8. 2-7辦公用品采購(gòu)流程。根據(jù)總經(jīng)辦提出的辦公用品需求，進(jìn)行相應(yīng)的采購(gòu)、質(zhì)檢、入庫(kù)。9. 3供應(yīng)商管理流程。對(duì)于各項(xiàng)物資的采購(gòu)，都會(huì)涉及到對(duì)供應(yīng)商的評(píng)審、選擇等，其中有些物資的采購(gòu)還會(huì)選擇幾家較為固定的供應(yīng)商進(jìn)行長(zhǎng)期合作。必須加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，包括：創(chuàng)建、維護(hù)、評(píng)審等。10. 4 品質(zhì)管理流程。采購(gòu)的各項(xiàng)材料物資，入庫(kù)之前都必須進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。11. 5請(qǐng)付款流程。對(duì)于長(zhǎng)期合作供應(yīng)商，根據(jù)物資采購(gòu)入庫(kù)和對(duì)方發(fā)票開(kāi)具情況通知財(cái)務(wù)進(jìn)行付款。12. 6財(cái)務(wù)銀行付款流程。對(duì)金額較大的采購(gòu)支出，一般采取銀行付款的方式。13. 7財(cái)務(wù)零用金報(bào)支流程。對(duì)金額較少的采購(gòu)支出

7、，可采取先現(xiàn)金采購(gòu)，后報(bào)銷的方式。2.2 原材料采購(gòu)流程2.2.1 原材料采購(gòu)流程圖2.2.2 原材料采購(gòu)流程圖說(shuō)明（1） 原材料采購(gòu)流程說(shuō)明流程步驟說(shuō)明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定生產(chǎn)計(jì)劃。訂單，生產(chǎn)計(jì)劃2. 采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，測(cè)算原材料需求量，填制原材料物資需求清單，內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期等。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，原材料數(shù)量與產(chǎn)品數(shù)量之間的勾稽關(guān)系，產(chǎn)生原材料物資需求清單3. 采購(gòu)副總審核測(cè)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。過(guò)渡階段可由生產(chǎn)副總審核4. 原材料倉(cāng)庫(kù)保管員定時(shí)向采購(gòu)調(diào)度報(bào)原材料的庫(kù)存情況。電腦中的原材料庫(kù)存數(shù)量5. 采購(gòu)調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測(cè)算產(chǎn)品生產(chǎn)對(duì)原材料的需求數(shù)量，結(jié)合原

8、材料物資庫(kù)存情況和需求清單，填制原材料物資申購(gòu)單。產(chǎn)生原材料物資申購(gòu)單6. 主要原材料的采購(gòu)，可以通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)審，由采購(gòu)副總同總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定幾家定點(diǎn)供應(yīng)商（總經(jīng)理可以授權(quán)采購(gòu)副總審核確定）并建立長(zhǎng)期密切的合作關(guān)系。日常采購(gòu)時(shí)則根據(jù)質(zhì)量、價(jià)格等因素在已定的供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。參考合格供應(yīng)商名單、長(zhǎng)期合同7. 對(duì)于選定的供應(yīng)商不能提供的某些品種、規(guī)格的原材料，向非定點(diǎn)供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。8. 填制原材料物資采購(gòu)單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、交貨期等。產(chǎn)生原材料物資采購(gòu)單9. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購(gòu)主管進(jìn)行審批。10. 采購(gòu)員與供應(yīng)商落實(shí)采購(gòu)，跟蹤采購(gòu)物資的進(jìn)展，督促物資及

9、時(shí)入庫(kù)。必要時(shí)包括協(xié)調(diào)安排車輛運(yùn)輸。11. 質(zhì)檢部對(duì)采購(gòu)的原材料物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)12. 質(zhì)檢員或倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的原材料物資，立即通知采購(gòu)員，并由采購(gòu)員對(duì)其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價(jià)、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購(gòu)。13. 原材料倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。根據(jù)采購(gòu)調(diào)度提供的原材料物資申購(gòu)清單14. 驗(yàn)收合格，倉(cāng)庫(kù)保管員在送貨單上簽字，物資入庫(kù)并辦理登記手續(xù)，將入庫(kù)信息輸入電腦。電腦實(shí)時(shí)反映庫(kù)存信息15. 采購(gòu)調(diào)度實(shí)時(shí)掌握原材料倉(cāng)庫(kù)的收、發(fā)、存動(dòng)態(tài)。（2） 原材料采購(gòu)流程調(diào)整前后的比較分析¨ 流程調(diào)

10、整之一：調(diào)整原輔材料需求確定的流程。原流程為：原輔材料倉(cāng)庫(kù)根據(jù)制造部門開(kāi)料組要求的需求量，結(jié)合庫(kù)存情況填制原材料申購(gòu)單報(bào)生產(chǎn)副總審批，繼而由采購(gòu)部門組織采購(gòu)。調(diào)整后的流程：由生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定出相應(yīng)的生產(chǎn)計(jì)劃，由采購(gòu)部采購(gòu)調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測(cè)算出原輔材料需求量報(bào)采購(gòu)副總審批（過(guò)渡階段可由生產(chǎn)副總審批），由采購(gòu)調(diào)度結(jié)合庫(kù)存情況編制申購(gòu)單。通過(guò)調(diào)整，可以更為科學(xué)地確定原輔材料的需求量，不僅有利于成本控制，而且使生產(chǎn)系統(tǒng)和采購(gòu)系統(tǒng)的流程邊界的界定更為合理，同時(shí)加快了需求信息迅速轉(zhuǎn)化為采購(gòu)信息的進(jìn)程。¨ 流程調(diào)整之二：增加采購(gòu)調(diào)度這個(gè)崗位節(jié)點(diǎn)，由采購(gòu)調(diào)度作為生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門和原材料倉(cāng)庫(kù)的

11、接口，科學(xué)地界定采購(gòu)流程的邊界，加強(qiáng)了采購(gòu)需求的監(jiān)控，降低成本，還進(jìn)一步疏通了采購(gòu)信息的流通渠道。對(duì)于新增的采購(gòu)調(diào)度崗位，要求其不僅能夠根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測(cè)算出各類原材料的需求量，而且還要全面掌握原材料物資的庫(kù)存信息，根據(jù)原材料需求信息及各項(xiàng)物資的安全儲(chǔ)備量，編制申購(gòu)單。2.3 塑粉藥水采購(gòu)流程2.3.1 塑粉藥水采購(gòu)流程圖2.3.2 塑粉藥水采購(gòu)流程圖說(shuō)明（1） 塑粉藥水采購(gòu)流程說(shuō)明流程步驟說(shuō)明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定制造二部生產(chǎn)計(jì)劃。訂單，生產(chǎn)計(jì)劃2. 采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測(cè)算噴涂工序?qū)λ芊鬯幩男枨髷?shù)量，填制塑粉藥水需求清單，內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期等。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，

12、所需塑粉藥水?dāng)?shù)量與產(chǎn)品數(shù)量之間的勾稽關(guān)系，產(chǎn)生塑粉藥水需求清單3. 采購(gòu)副總審核測(cè)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。過(guò)渡階段可由生產(chǎn)副總審批4. 外協(xié)外購(gòu)倉(cāng)庫(kù)保管員定時(shí)向采購(gòu)調(diào)度報(bào)塑粉藥水的庫(kù)存情況。根據(jù)塑粉藥水收、發(fā)、存日記帳5. 采購(gòu)調(diào)度結(jié)合塑粉藥水庫(kù)存情況和需求清單，填制塑粉藥水申購(gòu)單。產(chǎn)生塑粉藥水申購(gòu)單6. 通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)審，由采購(gòu)副總同總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定塑粉藥水定點(diǎn)供應(yīng)商（總經(jīng)理可以授權(quán)采購(gòu)副總審核確定）并建立長(zhǎng)期密切的合作關(guān)系。參考與供應(yīng)商的長(zhǎng)期合同7. 填制塑粉藥水采購(gòu)單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、交貨期等。產(chǎn)生塑粉藥水采購(gòu)單8. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購(gòu)主管進(jìn)行審批。9. 采購(gòu)員

13、與供應(yīng)商落實(shí)采購(gòu)，跟蹤采購(gòu)物資的進(jìn)展，督促物資及時(shí)入庫(kù)。必要時(shí)包括協(xié)調(diào)安排車輛運(yùn)輸。10. 質(zhì)檢部對(duì)采購(gòu)的塑粉藥水質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)11. 質(zhì)檢員或倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的塑粉藥水，立即通知采購(gòu)員，并由采購(gòu)員對(duì)其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價(jià)、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購(gòu)。12. 外協(xié)外購(gòu)倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。根據(jù)采購(gòu)調(diào)度提供的塑粉藥水申購(gòu)清單13. 驗(yàn)收合格，倉(cāng)庫(kù)保管員在送貨單上簽字，物資入庫(kù)并辦理登記手續(xù)。登記收、發(fā)、存日記帳14. 采購(gòu)調(diào)度實(shí)時(shí)掌握外協(xié)外購(gòu)倉(cāng)庫(kù)的收、發(fā)、存動(dòng)態(tài)。（2） 塑粉藥水采購(gòu)流程調(diào)整前后比

14、較分析¨ 流程調(diào)整之一：調(diào)整塑粉藥水需求確定的流程。原流程為：外協(xié)外購(gòu)倉(cāng)庫(kù)保管員在庫(kù)存降到一定程度時(shí)向制造二部經(jīng)理匯報(bào)，制造二部經(jīng)理大致估算塑粉藥水的需求量，協(xié)助外協(xié)外購(gòu)倉(cāng)庫(kù)保管員填制塑粉藥水申購(gòu)單。調(diào)整后的流程：由生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單數(shù)量制定制造二部的生產(chǎn)計(jì)劃，由采購(gòu)部采購(gòu)調(diào)度測(cè)算相應(yīng)的塑粉藥水需求量，并經(jīng)采購(gòu)副總審批后（過(guò)渡階段可由生產(chǎn)副總審批），由采購(gòu)調(diào)度結(jié)合庫(kù)存數(shù)量填制塑粉藥水申購(gòu)單。通過(guò)調(diào)整，可以更為科學(xué)地確定塑粉藥水的需求量，不僅有利于成本控制，而且使生產(chǎn)系統(tǒng)和采購(gòu)系統(tǒng)的流程邊界的界定更為合理，同時(shí)加快了需求信息迅速轉(zhuǎn)化為采購(gòu)信息的進(jìn)程。¨ 流程調(diào)整之二：增加采購(gòu)

15、調(diào)度這個(gè)崗位節(jié)點(diǎn)，由采購(gòu)調(diào)度作為生產(chǎn)部門、采購(gòu)部門和外協(xié)外購(gòu)倉(cāng)庫(kù)的接口，科學(xué)地界定采購(gòu)流程的邊界，加強(qiáng)了采購(gòu)需求的監(jiān)控，還進(jìn)一步疏通了采購(gòu)信息的流通渠道。對(duì)于新增的采購(gòu)調(diào)度崗位，要求其不僅能夠根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃測(cè)算出各類塑粉、藥水的需求量，而且還要全面掌握塑粉、藥水的庫(kù)存信息，根據(jù)需求信息及各項(xiàng)物資的安全儲(chǔ)備量，編制申購(gòu)單。¨ 流程調(diào)整之三：調(diào)整采購(gòu)實(shí)施環(huán)節(jié)。原流程為：公司與定點(diǎn)供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同，日常采購(gòu)時(shí)由外協(xié)外購(gòu)倉(cāng)庫(kù)保管員將申購(gòu)單直接發(fā)給供應(yīng)商，實(shí)施采購(gòu)。調(diào)整后的流程為：采購(gòu)調(diào)度填制申購(gòu)單后，由采購(gòu)員填制采購(gòu)單并經(jīng)相應(yīng)授權(quán)的采購(gòu)主管審批后向供應(yīng)商采購(gòu)。通過(guò)調(diào)整，雖然表面上看環(huán)節(jié)是增多

16、了，但考慮到實(shí)際操作中這部分的工作量并不是很大，處理時(shí)間較短，并不會(huì)影響到流程的執(zhí)行；相反，有助于加強(qiáng)采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)塑粉藥水采購(gòu)的控制，降低浪費(fèi)，控制成本。¨ 流程調(diào)整之四：增加了質(zhì)檢環(huán)節(jié)。至于實(shí)際操作中，質(zhì)檢工作如何進(jìn)行可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整確定。2.4 商標(biāo)條手提籃采購(gòu)流程2.4.1 商標(biāo)條手提籃采購(gòu)流程圖2.4.2 商標(biāo)條手提籃采購(gòu)流程圖說(shuō)明（1） 商標(biāo)條手提籃采購(gòu)流程說(shuō)明流程步驟說(shuō)明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單測(cè)算所需商標(biāo)條、手提籃等的需要，填制外協(xié)外購(gòu)配貨單。根據(jù)訂單，產(chǎn)生外協(xié)外購(gòu)配貨單2. 采購(gòu)調(diào)度相應(yīng)地填制外協(xié)外購(gòu)申購(gòu)單。產(chǎn)生外協(xié)外購(gòu)申購(gòu)單3. 生產(chǎn)副總對(duì)申購(gòu)數(shù)量

17、、品種等進(jìn)行審核。4. 通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)審，由采購(gòu)副總同總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定商標(biāo)條、手提籃等的定點(diǎn)供應(yīng)商（總經(jīng)理可以授權(quán)采購(gòu)副總審核確定）并建立長(zhǎng)期密切的合作關(guān)系，可以及時(shí)地供貨。參考與供應(yīng)商的長(zhǎng)期合同5. 采購(gòu)調(diào)度直接與供應(yīng)商落實(shí)采購(gòu)，跟蹤采購(gòu)物資的進(jìn)展，督促物資及時(shí)入庫(kù)。6. 定點(diǎn)供應(yīng)商備貨，接到采購(gòu)?fù)ㄖ罅⒓此拓洝?. 質(zhì)檢部對(duì)采購(gòu)的商標(biāo)條、手提籃等的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)8. 外協(xié)外購(gòu)倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。根據(jù)采購(gòu)調(diào)度提供的商標(biāo)條、手提籃申購(gòu)清單9. 質(zhì)檢員或倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的，立即通知采購(gòu)調(diào)度，并由采購(gòu)調(diào)度對(duì)其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)

18、商協(xié)商處理方法：折價(jià)、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購(gòu)。10. 驗(yàn)收合格，倉(cāng)庫(kù)保管員在送貨單上簽字，物資入庫(kù)并辦理登記手續(xù)。登記收、發(fā)、存日記帳11. 采購(gòu)調(diào)度實(shí)時(shí)掌握外協(xié)外購(gòu)倉(cāng)庫(kù)的收、發(fā)、存動(dòng)態(tài)。（2） 商標(biāo)條手提籃采購(gòu)流程調(diào)整前后比較分析¨ 調(diào)整之一：申購(gòu)人員發(fā)生調(diào)整。原流程為：生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定外協(xié)外購(gòu)配貨單，由倉(cāng)庫(kù)保管員據(jù)此填制外協(xié)外購(gòu)申購(gòu)單。調(diào)整后流程為：生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定外協(xié)外購(gòu)配貨單，由采購(gòu)調(diào)度據(jù)此填制外協(xié)外購(gòu)申購(gòu)單。通過(guò)調(diào)整，由采購(gòu)調(diào)度統(tǒng)一填制申購(gòu)單，負(fù)責(zé)申購(gòu)工作，增強(qiáng)了采購(gòu)調(diào)度對(duì)采購(gòu)物資的總體掌握。同時(shí)，更清晰地界定了采購(gòu)調(diào)度、倉(cāng)庫(kù)保管員、生

19、產(chǎn)計(jì)劃部門的職責(zé)。¨ 調(diào)整之二：增加了生產(chǎn)副總審核這一環(huán)節(jié)，使得申購(gòu)的數(shù)量更為科學(xué)、準(zhǔn)確，同時(shí)也加強(qiáng)了對(duì)申購(gòu)的控制。¨ 調(diào)整之三：采購(gòu)執(zhí)行人員的調(diào)整。原流程為：外協(xié)外購(gòu)倉(cāng)庫(kù)保管員填制申購(gòu)單后交材料會(huì)計(jì)執(zhí)行采購(gòu)。調(diào)整后的流程為：由采購(gòu)調(diào)度根據(jù)生產(chǎn)副總審核后的申購(gòu)單執(zhí)行采購(gòu)。通過(guò)調(diào)整，減少了不必要涉及的人員和環(huán)節(jié)，流程更為順暢，加快了需求信息轉(zhuǎn)化為采購(gòu)信息的進(jìn)程，提高了流程的效率。2.5 外購(gòu)毛胚件采購(gòu)流程2.5.1 外購(gòu)毛胚件采購(gòu)流程圖2.5.2 外購(gòu)毛胚件采購(gòu)流程圖說(shuō)明（1） 外購(gòu)毛胚件采購(gòu)流程說(shuō)明流程步驟說(shuō)明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單，測(cè)算外購(gòu)毛胚件需求，填制

20、外購(gòu)毛胚件申購(gòu)單。根據(jù)訂單，產(chǎn)生外購(gòu)毛胚件申購(gòu)單2. 生產(chǎn)副總對(duì)申購(gòu)數(shù)量、品種等進(jìn)行審核。3. 通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)審，由采購(gòu)副總、生產(chǎn)副總、總經(jīng)理協(xié)商，由總經(jīng)理確定外購(gòu)毛胚件的定點(diǎn)供應(yīng)商（總經(jīng)理可以授權(quán)采購(gòu)副總審核確定）并建立長(zhǎng)期密切的合作關(guān)系。日常由生產(chǎn)計(jì)劃部與供應(yīng)商聯(lián)系采購(gòu)。參考與供應(yīng)商的長(zhǎng)期合同4. 實(shí)際向供應(yīng)商采購(gòu)的外購(gòu)毛胚件清單向采購(gòu)調(diào)度備案5. 生產(chǎn)計(jì)劃部直接與供應(yīng)商落實(shí)采購(gòu)，跟蹤采購(gòu)物資的進(jìn)展，督促物資及時(shí)入庫(kù)。這主要是考慮生產(chǎn)部門對(duì)于外購(gòu)毛胚件的質(zhì)量情況比較熟悉，而且外購(gòu)毛胚件配套供應(yīng)商在崇明，由生產(chǎn)計(jì)劃部直接進(jìn)行采購(gòu)有利于提高效率。6. 定點(diǎn)供應(yīng)商備貨，接到采購(gòu)?fù)ㄖ⒓窗才派a(chǎn)

21、及送貨。7. 質(zhì)檢部對(duì)采購(gòu)的外購(gòu)毛胚件的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)8. 制造車間中轉(zhuǎn)倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部提供的外購(gòu)毛胚件采購(gòu)清單9. 質(zhì)檢員或倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的，立即通知生產(chǎn)計(jì)劃部，并由生產(chǎn)計(jì)劃部對(duì)其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價(jià)、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購(gòu)。10. 驗(yàn)收合格，倉(cāng)庫(kù)保管員在送貨單上簽字，物資入庫(kù)并辦理登記手續(xù)，入庫(kù)物資信息輸入電腦。11. 采購(gòu)調(diào)度實(shí)時(shí)掌握外購(gòu)毛胚件的入庫(kù)情況。（2） 外購(gòu)毛胚件采購(gòu)流程調(diào)整前后比較分析¨ 調(diào)整之一：增加生產(chǎn)副總對(duì)外購(gòu)毛胚件申購(gòu)單的審核環(huán)節(jié)。通

22、過(guò)調(diào)整，強(qiáng)化了對(duì)外購(gòu)毛胚件申購(gòu)的審核，使得申購(gòu)單外購(gòu)毛胚件數(shù)量更為合理，一方面有助于防止過(guò)多的外購(gòu)，造成生產(chǎn)能力的浪費(fèi)；另一方面有助于防止自身的生產(chǎn)任務(wù)過(guò)重，造成不能按時(shí)完成訂單的生產(chǎn)，影響交付。¨ 調(diào)整之二：增加采購(gòu)調(diào)度環(huán)節(jié)。通過(guò)調(diào)整，生產(chǎn)計(jì)劃部向定點(diǎn)供應(yīng)商下發(fā)的實(shí)際外購(gòu)毛胚件采購(gòu)清單需報(bào)采購(gòu)調(diào)度備案；并且，采購(gòu)調(diào)度還實(shí)時(shí)掌握其入庫(kù)情況，使得采購(gòu)調(diào)度能通盤掌握公司各項(xiàng)材料物資采購(gòu)的情況。也有利于后續(xù)的付款工作。2.6 五金件采購(gòu)流程2.6.1 五金件采購(gòu)流程圖2.6.2 五金件采購(gòu)流程圖說(shuō)明流程步驟說(shuō)明參考資料和表單1. 生產(chǎn)計(jì)劃部根據(jù)訂單制定生產(chǎn)計(jì)劃，并相應(yīng)地測(cè)算五金件配套產(chǎn)品的

23、需求數(shù)量。根據(jù)訂單測(cè)算2. 生產(chǎn)計(jì)劃部填制五金件配貨單，內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期等。產(chǎn)生五金件需求清單3. 生產(chǎn)計(jì)劃部負(fù)責(zé)人審核測(cè)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4. 五金倉(cāng)庫(kù)保管員定時(shí)向采購(gòu)調(diào)度報(bào)五金件的庫(kù)存情況。電腦中的五金庫(kù)存數(shù)量5. 采購(gòu)調(diào)度結(jié)合五金件庫(kù)存情況和需求清單，填制五金件申購(gòu)單。產(chǎn)生五金件申購(gòu)單6. 采購(gòu)員向供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，確定供應(yīng)商及價(jià)格。7. 填制五金件采購(gòu)單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、交貨期等。產(chǎn)生五金件采購(gòu)單8. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購(gòu)主管進(jìn)行審批。9. 采購(gòu)員至財(cái)務(wù)處借款或開(kāi)具支票以進(jìn)行采購(gòu)付款。10. 采購(gòu)員付款，與供應(yīng)商落實(shí)采購(gòu)，跟蹤采購(gòu)物資的進(jìn)展，

24、督促物資及時(shí)入庫(kù)。必要時(shí)包括協(xié)調(diào)安排車輛運(yùn)輸。11. 質(zhì)檢部對(duì)采購(gòu)的五金件質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)12. 質(zhì)檢員或倉(cāng)庫(kù)保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的五金件，立即通知采購(gòu)員，并由采購(gòu)員對(duì)其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價(jià)、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購(gòu)。13. 五金倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。根據(jù)采購(gòu)調(diào)度提供的五金件申購(gòu)清單14. 驗(yàn)收合格，倉(cāng)庫(kù)保管員在送貨單上簽字，物資入庫(kù)并辦理登記手續(xù)，將入庫(kù)信息輸入電腦。電腦實(shí)時(shí)反映庫(kù)存信息15. 采購(gòu)調(diào)度實(shí)時(shí)掌握五金倉(cāng)庫(kù)的收、發(fā)、存動(dòng)態(tài)。16. 采購(gòu)員憑發(fā)票、入庫(kù)證明、經(jīng)審批的采購(gòu)單至財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷。2

25、.7 辦公用品采購(gòu)流程2.7.1 辦公用品采購(gòu)流程圖2.7.2 辦公用品采購(gòu)流程圖說(shuō)明流程步驟說(shuō)明參考資料和表單1. 總經(jīng)辦辦公用品保管員提出采購(gòu)需求。2. 填制辦公用品申購(gòu)單。產(chǎn)生辦公用品申購(gòu)單3. 由總經(jīng)辦主任或相應(yīng)授權(quán)人員進(jìn)行審核批準(zhǔn)。4. 采購(gòu)員向供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，確定供應(yīng)商及價(jià)格。5. 填制辦公用品采購(gòu)單，內(nèi)容包括：品種、數(shù)量、金額、交貨期等。產(chǎn)生辦公用品采購(gòu)單6. 根據(jù)金額大小，由相應(yīng)的授權(quán)采購(gòu)主管進(jìn)行審批。7. 采購(gòu)員至財(cái)務(wù)借款或開(kāi)具支票以進(jìn)行采購(gòu)付款。8. 采購(gòu)員付款，與供應(yīng)商落實(shí)采購(gòu)，跟蹤采購(gòu)物資的進(jìn)展，督促物資及時(shí)入庫(kù)。9. 質(zhì)檢部對(duì)采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。根據(jù)相

26、關(guān)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)10. 質(zhì)檢員或辦公用品保管員驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格的辦公用品，立即通知采購(gòu)員，并由采購(gòu)員對(duì)其進(jìn)行處理。一般情況下，與供應(yīng)商協(xié)商處理方法：折價(jià)、退貨、補(bǔ)貨等。特殊情況下，更換供應(yīng)商，并重新采購(gòu)。11. 辦公用品保管員對(duì)采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。12. 驗(yàn)收合格，倉(cāng)庫(kù)保管員在送貨單上簽字，物資入庫(kù)并辦理登記手續(xù)。13. 采購(gòu)員憑發(fā)票、入庫(kù)證明、經(jīng)審批的采購(gòu)單至財(cái)務(wù)進(jìn)行報(bào)銷。2.8 設(shè)備采購(gòu)流程2.8.1 設(shè)備采購(gòu)流程圖2.8.2 設(shè)備采購(gòu)流程圖說(shuō)明流程步驟說(shuō)明參考資料和表單1. 設(shè)備需求單位提出采購(gòu)申請(qǐng)。生產(chǎn)設(shè)備申購(gòu)單2. 相關(guān)具有決策權(quán)限人員對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行討論，協(xié)商解決方案，對(duì)采購(gòu)

27、申請(qǐng)進(jìn)行審核確認(rèn)。3. 由設(shè)備采購(gòu)涉及的相關(guān)人員，如：設(shè)備部、技術(shù)部、設(shè)備使用部門與采購(gòu)部門一同進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)審。這里主要是考慮到設(shè)備采購(gòu)的技術(shù)含量較高，采購(gòu)部門難以獨(dú)立完成，因此，需其它部門配合進(jìn)行。生產(chǎn)供應(yīng)商評(píng)審表4. 與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定合同的各項(xiàng)條款，包括：技術(shù)指標(biāo)、性能、價(jià)格、交貨期、服務(wù)、付款方式及條件等，最終簽訂合同。生產(chǎn)合同5. 財(cái)務(wù)部按合同約定及執(zhí)行情況進(jìn)行付款。6. 執(zhí)行合同，進(jìn)行設(shè)備的安裝、調(diào)試、驗(yàn)收工作。生產(chǎn)各種設(shè)備及技術(shù)文檔2.9 采購(gòu)請(qǐng)付款流程2.9.1 采購(gòu)請(qǐng)付款流程圖2.9.2 采購(gòu)請(qǐng)付款流程圖說(shuō)明（1） 采購(gòu)請(qǐng)付款流程說(shuō)明流程步驟說(shuō)明參考資料和表單1. 采購(gòu)調(diào)

28、度掌握各定點(diǎn)供應(yīng)商的物資采購(gòu)入庫(kù)信息，每月或定期統(tǒng)計(jì)定點(diǎn)供應(yīng)商入料明細(xì)。根據(jù)各項(xiàng)物資入庫(kù)信息，產(chǎn)生入料明細(xì)2. 采購(gòu)員根據(jù)入料明細(xì)，填寫定點(diǎn)供應(yīng)商的對(duì)帳單。產(chǎn)生對(duì)帳單3. 相應(yīng)授權(quán)的采購(gòu)主管人員對(duì)此對(duì)帳單進(jìn)行審核。4. 審核確認(rèn)的對(duì)帳單發(fā)供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)。5. 對(duì)于供應(yīng)商審核確認(rèn)的對(duì)帳單，相應(yīng)授權(quán)的采購(gòu)主管人員根據(jù)合同約定的付款日期和其它情況，進(jìn)行審核是否或何時(shí)付款。6. 在某些情況下，如采購(gòu)物資使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，相應(yīng)授權(quán)的采購(gòu)主管應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商，尋求解決方案。7. 如款項(xiàng)已到期，且符合付款條件，相應(yīng)授權(quán)的采購(gòu)主管應(yīng)在付款憑證上簽字，通知財(cái)務(wù)可以付款。付款憑證8. 供應(yīng)商開(kāi)出發(fā)票，交財(cái)務(wù)。發(fā)票

29、9. 采購(gòu)調(diào)度或倉(cāng)庫(kù)保管員提供物資入庫(kù)信息，供財(cái)務(wù)核對(duì)。有些物資入庫(kù)信息可在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上提供。物資入庫(kù)信息10. 財(cái)務(wù)部在發(fā)票、付款通知和物資入庫(kù)信息的基礎(chǔ)上，對(duì)付款進(jìn)行財(cái)務(wù)上的審核。審核通過(guò)，進(jìn)行付款。（2） 采購(gòu)請(qǐng)付款流程調(diào)整前后比較分析¨ 流程調(diào)整之一：采購(gòu)請(qǐng)付款流程的適用范圍。由于公司對(duì)一些重要的原輔材料物資、外購(gòu)毛胚件、外協(xié)產(chǎn)品等都與定點(diǎn)供應(yīng)商建立了長(zhǎng)期合作關(guān)系，一般情況下，日常采購(gòu)時(shí)并不立即付款，而是定期結(jié)算貨款。針對(duì)這一情況，此處的采購(gòu)請(qǐng)付款流程明確了對(duì)于這些定點(diǎn)供應(yīng)商如何提請(qǐng)財(cái)務(wù)進(jìn)行付款。¨ 流程調(diào)整之二：對(duì)采購(gòu)請(qǐng)付款流程進(jìn)行了適當(dāng)規(guī)范。原流程中，主要由采購(gòu)副

30、總負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商的付款請(qǐng)求，通知財(cái)務(wù)進(jìn)行付款。調(diào)整后的流程中，對(duì)付款審核的條件進(jìn)行了相應(yīng)的明確，較之以前更為規(guī)范。¨ 流程調(diào)整之三：增加了請(qǐng)付款流程的主動(dòng)性。原流程中，先由供應(yīng)商提出付款請(qǐng)求，我方再進(jìn)行相應(yīng)的核對(duì)，缺乏對(duì)采購(gòu)物資統(tǒng)計(jì)工作及付款的整體掌握。調(diào)整后的流程，采購(gòu)調(diào)度定期統(tǒng)計(jì)采購(gòu)物資入庫(kù)明細(xì)，此外，采購(gòu)部門還定期與定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)，有利于掌握采購(gòu)數(shù)量和金額的整體情況，加強(qiáng)成本控制。2.10 供應(yīng)商評(píng)審流程(流程編號(hào)：永冠采010；流程名稱：設(shè)備采購(gòu)流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說(shuō)明及表單技術(shù)/品保填寫確認(rèn)書 結(jié)束評(píng)估 Y N Y確定價(jià)格重復(fù)打樣結(jié)果 Y Y詢議價(jià)打樣 N N是否符

31、合公司需求是否批準(zhǔn)新供應(yīng)商開(kāi)發(fā)采購(gòu)采購(gòu)/品管/技術(shù)采購(gòu)/品管/技術(shù)采購(gòu)/品管/技術(shù)采購(gòu)/品管/技術(shù)采購(gòu)采購(gòu)供應(yīng)商檔案創(chuàng)建流程結(jié)束評(píng)估Nl 新供應(yīng)商信息搜集及部分供應(yīng)商初次拜訪。l 由采購(gòu)、品保、技術(shù)共同執(zhí)行填寫新供應(yīng)商評(píng)審表l 由權(quán)責(zé)主管進(jìn)行審批l 進(jìn)行初步報(bào)價(jià)及打樣作業(yè)。l 供應(yīng)商樣品必須經(jīng)過(guò)品保及技術(shù)確定簽字填寫材料確認(rèn)書通過(guò)簽定，方可建立檔案系統(tǒng)，未通過(guò)則確定是否需要重新打樣確認(rèn)。2.11 供應(yīng)商考核流程(流程編號(hào)：永冠采011；流程名稱：設(shè)備采購(gòu)流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說(shuō)明及表單取消供應(yīng)商資格 原輔材料/外協(xié)/外購(gòu)采購(gòu)流程根據(jù)采購(gòu)訂單收貨后 N Y Y N連續(xù)3個(gè)月是否有改善通知財(cái)務(wù)付

32、款依據(jù)針對(duì)品質(zhì)、交期進(jìn)行輔導(dǎo) N Y進(jìn)行考核廠商是否合格采購(gòu)采購(gòu)/品保采購(gòu)/品管/財(cái)務(wù)采購(gòu)供應(yīng)商評(píng)審流程l 采購(gòu)針對(duì)當(dāng)月入庫(kù)貨物交貨期進(jìn)行考核，品保針對(duì)當(dāng)月入料品質(zhì)進(jìn)行考核，填寫月供應(yīng)商考核表l 品保專人將考核結(jié)果發(fā)布至相應(yīng)供貨商，同時(shí)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)做兌帳條件之依據(jù)。l 經(jīng)考核后由品保部門主導(dǎo)進(jìn)行供應(yīng)商輔導(dǎo)，連續(xù)3個(gè)月仍無(wú)有效改善，則取消此供應(yīng)商資格。l 斟選新供應(yīng)商或?qū)⒂唵无D(zhuǎn)發(fā)至其他合格供應(yīng)商。2.12 供應(yīng)商檔案創(chuàng)建流程(流程編號(hào)：永冠采012；流程名稱：設(shè)備采購(gòu)流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說(shuō)明及表單 Y N是否一次性供應(yīng)商主管審批填寫供應(yīng)商主擋申請(qǐng)單供應(yīng)商評(píng)估流程業(yè)務(wù)需要采購(gòu)部采購(gòu)/品保/技術(shù)采購(gòu)采

33、購(gòu)主管采購(gòu)建立檔案系統(tǒng)歸檔 Yl 新產(chǎn)品新材料的需求，更換供應(yīng)商的需求，其他需求。l 采購(gòu)、技術(shù)、品保共同執(zhí)行填寫供應(yīng)商評(píng)核表經(jīng)上述三個(gè)部門主管簽核后進(jìn)行初步報(bào)價(jià)及打樣作業(yè)。樣品必須經(jīng)過(guò)品保及技術(shù)確定簽字填寫材料確認(rèn)書。l 采購(gòu)經(jīng)辦人員填寫供應(yīng)商檔案申請(qǐng)表l 新的供應(yīng)商檔案創(chuàng)建必須呈采購(gòu)副總簽核。l 建入系統(tǒng)歸檔。2.13 供應(yīng)商檔案維護(hù)流程(流程編號(hào)：永冠采013；流程名稱：設(shè)備采購(gòu)流程)執(zhí)行單位流程圖作業(yè)說(shuō)明及表單填寫變更表單 Y供應(yīng)商信息更改采購(gòu)主管審核 N采購(gòu)采購(gòu)采購(gòu)主管采購(gòu)/財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)流程系統(tǒng)維護(hù)通知財(cái)務(wù)l 供應(yīng)商信息更改，例如帳號(hào)、稅號(hào)、名稱變更。l 采購(gòu)經(jīng)辦人員填寫供應(yīng)商信息修改申請(qǐng)表l 是否含財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、通知財(cái)務(wù)。l 采購(gòu)做系統(tǒng)維護(hù)并通知財(cái)務(wù)。第二部分 采購(gòu)系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)整合3 采購(gòu)系統(tǒng)