勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)分析

1、    勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)分析    劉丹【摘  要】隨著社會(huì)的快速發(fā)展，電子信息在不斷普及，為檔案管理帶來(lái)了很大的發(fā)展機(jī)遇，促使檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化、專業(yè)化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作必須適應(yīng)信息大環(huán)境，但很多勘察設(shè)計(jì)單位不注重檔案管理信息化建設(shè)工作，無(wú)法滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，勘察設(shè)計(jì)單位必須予以創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的高效進(jìn)行，文章針對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析。【關(guān)鍵詞】勘察設(shè)計(jì)單位;檔案管理;信息化建設(shè)引言在勘察設(shè)計(jì)單位的發(fā)展中，檔案是企業(yè)發(fā)展

2、的關(guān)鍵基礎(chǔ)資料，檔案管理部門需要合理收集、整理、使用企業(yè)檔案資料。在信息時(shí)代的發(fā)展中，檔案管理部門需要將信息技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際工作中，深入分析勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作問(wèn)題，實(shí)行信息化方式，提升檔案管理工作的整體水平?；诖耍恼玛U述了勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，分析了信息化建設(shè)對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的影響，總結(jié)了勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)策略。1.勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理概述在勘察設(shè)計(jì)單位的發(fā)展中，為了促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展，管理部門必須強(qiáng)化檔案管理力度，針對(duì)信息檔案進(jìn)行共享、處理，并實(shí)行數(shù)字化檔案管理模式，針對(duì)傳統(tǒng)方案管理方法進(jìn)行優(yōu)化，解決各項(xiàng)檔案管理問(wèn)題。檔案管理部門逐漸認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技

3、術(shù)應(yīng)用的重要性，但未完全改善檔案管理問(wèn)題，還要引進(jìn)更多信息化、自動(dòng)化技術(shù)，保證檔案信息的全面性，為勘察設(shè)計(jì)單位檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)保障。首先，現(xiàn)階段，我國(guó)開始注重電子檔案的歸檔工作，通過(guò)相關(guān)部門制定的管理制度與規(guī)范，確保檔案的存放期限以及管理質(zhì)量，為檔案管理工作提供可靠的依據(jù)，有效地提高檔案管理效率。其次，勘察設(shè)計(jì)單位檔案涉及到多個(gè)行業(yè)的專業(yè)資料，紙質(zhì)檔案只能夠收集傳統(tǒng)的資料信息，隨著我國(guó)電子檔案的不斷推出，可以方便使用者查詢檔案資料，保證資料的存儲(chǔ)時(shí)間與存儲(chǔ)質(zhì)量。最后，在實(shí)體檔案管理中，電子存檔并存需要面對(duì)多樣化的服務(wù)，檔案管理也需要一套完善的管理模式與方法，有效地改變傳統(tǒng)管理工作中的問(wèn)題

4、，促進(jìn)檔案管理的快速發(fā)展。2.信息化建設(shè)對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的影響2.1檔案的經(jīng)濟(jì)化隨著社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)信息化水平在不斷提升，勘察設(shè)計(jì)單位針對(duì)整體工作流程、工作方式進(jìn)行了調(diào)整、創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理模式、管理理念也發(fā)生了很大變化。在信息時(shí)代，我國(guó)檔案管理工作必須和單位發(fā)展進(jìn)行融合，將其作為勘察設(shè)計(jì)單位管理工作的關(guān)鍵，這也是現(xiàn)代檔案管理形式與傳統(tǒng)檔案管理最大的差距。因此，經(jīng)濟(jì)性革新為未來(lái)的檔案發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)保障。2.2檔案的專業(yè)化現(xiàn)階段，檔案信息流通速度不斷提升，促使勘察設(shè)計(jì)單位工作更具專業(yè)性，檔案管理模式越來(lái)越規(guī)范，由于檔案是在長(zhǎng)時(shí)間經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中形成的，導(dǎo)致檔案實(shí)際內(nèi)容比普通文

5、本更加復(fù)雜、種類更具多樣性，這就促使大部分地區(qū)建立了較為完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使檔案管理的專業(yè)化發(fā)展擁有了良好的平臺(tái)和條件，從而促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。2.3檔案的數(shù)字化在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我國(guó)整體信息技術(shù)水平越來(lái)越高，很多企業(yè)建立了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，完善了現(xiàn)代化信息檔案管理方案，促使檔案逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案升級(jí)成電子檔案，檔案管理載體逐漸由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成電子計(jì)算機(jī)。促進(jìn)我國(guó)企業(yè)檔案呈現(xiàn)出數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)。3.勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)策略3.1建立完善的檔案管理制度目前，勘察設(shè)計(jì)單位要通過(guò)制訂相關(guān)制度，建立起檔案收集、整理制度，明確各個(gè)人員的崗位職責(zé)，現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)人員、工程設(shè)計(jì)人員都應(yīng)配合檔案部門收集、整理

6、第一手檔案資料的義務(wù)，確保第一手原始資料準(zhǔn)確、完整地立卷、歸檔，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收工作，形成整個(gè)工程項(xiàng)目的檔案網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮出檔案材料的作用。檔案業(yè)務(wù)主管部門要加強(qiáng)與相關(guān)部門的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，聯(lián)合出臺(tái)有關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，解決好部門之間“聯(lián)系不夠密切的問(wèn)題。此外，檔案工作人員要積極參與檔案管理信息化建設(shè)中，加強(qiáng)對(duì)技術(shù)部門檔案資料收集、整理工作的指導(dǎo)，確保工程建設(shè)檔案的完整交接。3.2進(jìn)一步完善檔案信息化管理體系科技檔案是勘察設(shè)計(jì)檔案中的關(guān)鍵內(nèi)容，為各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)活動(dòng)的高效進(jìn)行提供法律憑證和重要依據(jù)，勘察設(shè)計(jì)單位工程設(shè)計(jì)、經(jīng)營(yíng)決策都離不開科技檔案。檔案管理系統(tǒng)不能獨(dú)立存在，勘察設(shè)計(jì)單

7、位應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)連接起來(lái)，為使檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)有效對(duì)接，保證數(shù)據(jù)順利傳遞，勘察設(shè)計(jì)單位應(yīng)安排技術(shù)人員對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)，根據(jù)檔案系統(tǒng)測(cè)試環(huán)境、數(shù)據(jù)接口規(guī)范和數(shù)據(jù)庫(kù)表結(jié)構(gòu)文檔，解決兩個(gè)系統(tǒng)之間的用戶和組織機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)統(tǒng)一、生產(chǎn)數(shù)據(jù)集成和流程集成等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和生產(chǎn)管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接后，用戶可以通過(guò)生產(chǎn)管理系統(tǒng)登錄檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)檔案查詢、檢索、瀏覽、下載等操作，生產(chǎn)管理系統(tǒng)歸檔文件可以自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔區(qū)，在生產(chǎn)管理系統(tǒng)辦理借閱，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，避免產(chǎn)生新的信息孤島。3.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)在知識(shí)

8、經(jīng)濟(jì)時(shí)代，勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理人員必須不斷提升自身的綜合素質(zhì)，具體體現(xiàn)在以下方面：首先，政治理論知識(shí)。檔案人員要認(rèn)真努力學(xué)習(xí)國(guó)家新政策，堅(jiān)持黨的路線、方針、政策，時(shí)時(shí)同黨中央保持高度一致。其次，檔案學(xué)知識(shí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)和相關(guān)理論，有效地收集、保管和利用檔案，形成科學(xué)、有效的管理辦法，在業(yè)務(wù)水準(zhǔn)和實(shí)踐能力上精準(zhǔn)求精。最后，科學(xué)文化知識(shí)及專業(yè)知識(shí)?？辈煸O(shè)計(jì)檔案專業(yè)性強(qiáng)，涉及立項(xiàng)、外業(yè)測(cè)量、預(yù)可行性研究、工程可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、概預(yù)算等專業(yè)信息和資料，尤其在現(xiàn)代科學(xué)向高度分化和高度綜合的趨勢(shì)發(fā)展中，檔案工作人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)和工作領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，還要具備網(wǎng)絡(luò)信

9、息操作方面知識(shí)、現(xiàn)代化技術(shù)管理知識(shí)、宣傳工作知識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。3.4注重檔案知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)勘察設(shè)計(jì)單位科技檔案數(shù)量巨大，簡(jiǎn)單的檢索查閱遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足生產(chǎn)設(shè)計(jì)人員的利用需求。知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)是以生產(chǎn)設(shè)計(jì)人員利用需求為導(dǎo)向，深入挖掘檔案信息資源，為實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理提供基礎(chǔ)保障。知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)工作可分為兩個(gè)階段：第一，屬性分類。首先由檔案人員按照業(yè)務(wù)范圍對(duì)科技檔案文件進(jìn)行分類，可以分成水運(yùn)、環(huán)境保護(hù)、勘察測(cè)量、監(jiān)理等，尋求各類相關(guān)的專家配合，按照專業(yè)特性進(jìn)行細(xì)化分類，細(xì)分出具有較大利用價(jià)值的屬性，如將碼頭結(jié)構(gòu)分為高樁碼頭、板樁碼頭、重力式碼頭等。第二，屬性標(biāo)識(shí)。依據(jù)數(shù)字化成果內(nèi)容，組織相關(guān)專家對(duì)工程檔案進(jìn)行屬性標(biāo)識(shí)。進(jìn)行知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)后，生產(chǎn)設(shè)計(jì)人員輕易、快速查找到真正需要的檔案。4.結(jié)束語(yǔ)綜上所述，在現(xiàn)代檔案發(fā)展過(guò)程中，勘察設(shè)計(jì)單位必須強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)工作，以適應(yīng)勘察設(shè)計(jì)行業(yè)的發(fā)展。為了滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求，勘察設(shè)計(jì)單位必須將檔案信息化建設(shè)作為信息化考核指標(biāo)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，為檔案信息化建設(shè)的持續(xù)、有效推進(jìn)提供保障。參考文獻(xiàn)1王霞.勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理信