尉迪-探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

1、    尉迪:探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑    尉迪摘 要：檔案管理工作對于促進事業(yè)單位工作效率的提升具有重要的作用，完善的檔案管理能夠全面優(yōu)化工作流程，為各項工作的開展和決策部署提供參考依據(jù)，從而促進事業(yè)單位各項職能的良好發(fā)揮。在新形勢下，探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，對于規(guī)范檔案管理、提高檔案利用效率，促進各項工作的開展有著重要的現(xiàn)實意義。因此，事業(yè)單位要高度重視檔案的信息化管理工作，牢牢結(jié)合工作實際，探索行之有效的檔案信息化管理方法，不斷提升檔案信息化管理水平和質(zhì)量，扎實推動事業(yè)單位各項工作高質(zhì)量開展。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

2、建設(shè)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及人們認知水平的提高，我國在事業(yè)單位的檔案工作上已經(jīng)取得了一定程度上的進步，工作效率得到提升，但同西方發(fā)達國家相比，我國檔案管理信息化建設(shè)程度是遠遠不夠的，仍需采取一些對策促進檔案管理工作更上一個臺階。1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題1.1 管理理念落后從管理理念上看，很多事業(yè)單位在檔案管理過程中并沒有充分認識檔案管理的重要性和必要性，甚至有很多單位對檔案法的法律法規(guī)了解甚少，以至于很多事業(yè)單位的檔案管理并沒有得到有效的重視，檔案管理工作也缺乏秩序，難以落到實處。除此之外，由于對檔案管理的認識不足，在工作過程中，往往都更加注重檔案的收集、整理和保存，而忽視

3、了檔案的充分開發(fā)和利用，從而嚴(yán)重影響其管理的有效性。1.2 檔案管理機制不健全盡管當(dāng)前許多事業(yè)單位都對檔案管理工作引起了高度重視，但在實際的管理中，還存在檔案管理機制不健全的現(xiàn)象。雖然檔案管理機制改革正在不斷推進，但由于改革力度小，改革效果還不好。信息化建設(shè)下的事業(yè)單位檔案管理，雖然使得管理過程更加便捷有效，但與之配套的機制改革稍顯滯后，制約了事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展。此外，現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案管理，沒有建立起與社會發(fā)展相適應(yīng)的管理機制，與社會發(fā)展存在明顯差距，難以適應(yīng)經(jīng)濟社會的發(fā)展，制約了檔案管理的信息化建設(shè)。1.3 檔案管理工作人員素質(zhì)較低隨著時代的不斷發(fā)展，人們可以按照自己的想法來對未

4、來從事的職業(yè)進行選擇，大部分人會選擇在發(fā)展前景良好的單位進行就職，并對一些比較平淡沒有挑戰(zhàn)性的工作不是十分的感興趣，事業(yè)單位的檔案管理工作就是其中之一。由于事業(yè)單位的檔案管理工作比較枯燥，所以任職此項工作的人員知識一時興趣并不具備豐富的工作經(jīng)驗，而且檔案信息管理的人員也是經(jīng)常進行更換的，這就會使記錄和整理檔案信息不是十分的準(zhǔn)確，甚至有時還會發(fā)生資料丟失的現(xiàn)象，且綜合性人才占有的比例是比較低的，大部分人員都不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，不具備較強的專業(yè)素養(yǎng)，從而無法對檔案管理的相關(guān)工作進行充分的了解與掌握。另外，還有一部分員工的職業(yè)素質(zhì)是比較低的，在工作時不能夠?qū)τ行У膶n案管理工作進行監(jiān)督。因此，為了能

5、夠使檔案管理的信息化建設(shè)過程變得更加完善，就需要不斷的提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，使檔案管理工作隊伍變得更加優(yōu)秀與充實。2 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑2.1 建設(shè)檔案信息推廣平臺檔案管理工作需要各部門的積極參與和配合，通過建設(shè)檔案信息推廣平臺能夠進一步加強事業(yè)單位各個部門之間的聯(lián)系和溝通，確保檔案信息資料的完整性和準(zhǔn)確性，為信息化建設(shè)奠定有利的基礎(chǔ)。同時利用信息推廣平臺能夠更廣泛收集人員或者活動信息等相關(guān)資料，管理人員審核合格后錄入數(shù)據(jù)庫中，形成電子檔案。能夠最大限度地保障檔案的完整性和真實性，提高檔案利用效率。這一過程需要相關(guān)管理人員能夠樹立數(shù)字化管理觀念，利用專業(yè)信息化知識建

6、設(shè)功能完善的檔案信息推廣平臺，能夠最大限度地提高檔案信息開放程度。2.2 重視對信息化管理設(shè)備的創(chuàng)新在信息化管理設(shè)備的創(chuàng)新上具體可從以下幾個方面進行。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要在資金上支持檔案管理部門，讓該部門能夠配置性能較好的信息系統(tǒng)，從而構(gòu)建出一個運行較為穩(wěn)定的檔案管理信息平臺。其次，為了保證信息化設(shè)備不會變成一種擺設(shè)，事業(yè)單位需要形成紙質(zhì)檔案信息化的常態(tài)機制。最后，可充分利用目前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便利性，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理信息的優(yōu)化，并為事業(yè)單位今后的發(fā)展提供有效的檔案參考資料。2.3 提高檔案管理人員整體素質(zhì)檔案管理人員的整體素質(zhì)及水平直接影響著檔案信息化建設(shè)的進度，因此其素質(zhì)水平對檔

7、案信息化建設(shè)有著重要的意義。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要充分意識到檔案信息化建設(shè)的好處，定期積極開展相關(guān)的知識培訓(xùn)或技能實訓(xùn)，既可以提升管理人員的知識水平，又可以培養(yǎng)良好的工作素質(zhì)，更好地調(diào)動檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的積極性和工作熱情。同時，事業(yè)單位需要著重加強檔案管理人員的計算機技能及信息化技能培訓(xùn)，并與檔案信息化工作進行融合，讓其對檔案信息化管理有更為清晰的定位，對工作流程及規(guī)范更加熟悉，從而更好地在工作崗位上發(fā)揮優(yōu)勢。同時，事業(yè)單位需要做好相關(guān)的激勵工作及考核，讓檔案管理人員更加主動地參與檔案信息化管理，進一步確保工作效率及積極性，為檔案信息化管理奠定良好的人才基礎(chǔ)。2.4 提高信息化建設(shè)的針對

8、性事業(yè)單位在進行檔案信息化建設(shè)時，必須要將檔案管理的實用性考慮進去，為其提供充足的人力、物力、財力，強化檔案管理信息化網(wǎng)站的實用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁的形式建立，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強的現(xiàn)實意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強網(wǎng)頁式的服務(wù)建設(shè)，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應(yīng)時代發(fā)展潮流。與此同時，在檔案信息化建設(shè)過程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來。3 結(jié)束語在檔案管理信息化建設(shè)中，考驗員工的素質(zhì)和能力，是處理檔案情況的一種真實表現(xiàn)，當(dāng)管理信息化水平提升了，才能提升整體水平。從當(dāng)前狀況可以看到，因為各種原因造成我國檔案管理信息化建設(shè)情況比較差。所以檔案管理員工要了解其原因，并采取有關(guān)的方法