關(guān)于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)問題研究

1、    關(guān)于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)問題研究    鐘幸妮【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)滲透到各行各業(yè)，數(shù)字化在檔案管理工作過程中得到了廣泛的應(yīng)用，其能夠有效提高檔案管理的工作效率。怎樣在檔案管理過程中實現(xiàn)數(shù)字化管理，主要從哪些方面進行考慮，這是各個部門需要思考的問題。本文分析了檔案管理數(shù)字化的相關(guān)資源配置問題、體制機制建設(shè)問題等，給出了具體化的建議，以供參考?！娟P(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；建設(shè)一、檔案管理數(shù)字化的相關(guān)資源配置問題檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工程，其需要通過各個部門之間進行合作，全方位、多層面去準備，還需要持續(xù)、長期的進行。目前來

2、說國內(nèi)大多數(shù)單位的檔案自動化管理系統(tǒng)獲得非常大進步，但是因為我國檔案管理信息化發(fā)展起步相對較晚，基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善，在檔案管理現(xiàn)代化的過程沒有穩(wěn)定的資金以及配套的政策保障，使得工作難以順利開展。（一）加強硬件資源配置與以往檔案管理的模式相比，新時期下數(shù)字化的檔案管理必須要從精度和效率等方面有質(zhì)的提升，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)必須要對硬件、軟件以及網(wǎng)絡(luò)等核心資源進行升級。因而在擁有一定資金投入為檔案數(shù)字化建設(shè)提供保障的前提下，各種資源進行有效、合理配置就成為目前首先需要解決的問題。在檔案管理數(shù)字化的過程中，對于需要的硬件設(shè)備，如計算機、掃描儀以及打印機能，應(yīng)該使用分類的原則來進行配備和更新，還需

3、要做好檔案保存的工作，避免蟲咬霉變等情況出現(xiàn)，更要做好防盜、放火的工作，有條件還要在檔案室添置中央空調(diào)、安裝攝像頭等確保檔案的安全。（二）加強軟件的更新和穩(wěn)定性檔案管理數(shù)字化需要的軟件要求分為應(yīng)用軟件與專業(yè)軟件兩個部分，現(xiàn)階段，對于檔案管理數(shù)字化來說，檔案信息資源建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化管理的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)獲得實際成效的關(guān)鍵步驟，也是整個檔案工作的中重中之重。目前檔案室館藏檔案的目錄及重要的、利用率高的原文數(shù)據(jù)，其資源形式較為單一。此外，在資源利用過程中，暴露出部分數(shù)字化信息有誤、原有目錄著錄信息不便于檢索查閱、數(shù)字化原文滿足不了日益增長和變化的利用需求、數(shù)字媒體資源相對匱乏等問題。為

4、此，就需要采取多種措施，在服務(wù)利用中不斷加以豐富和完善資源，不僅數(shù)量上保持增長，而且內(nèi)容形式上趨于多樣，并建立檔案數(shù)字化長效機制。實現(xiàn)檔案的信息化管理不單單只是在技術(shù)上實現(xiàn)改變，更為重要的是在檔案管理的過程中工作人員要從管理觀念、管理方法等各個方面進行提高。（三）加大政府的投入力度最后政府應(yīng)該幫助檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，不斷加大對與檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，加強培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)人才的力度。政府還需要做好檔案管理工作的預(yù)算，對一些重點支出的項目必須要進行詳細說明，除此之外政府還需要做好檔案保存以及檔案借閱等房間的建設(shè)以及相關(guān)配套設(shè)備的購買。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)該首先搭建質(zhì)量較高、安全性能較好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)

5、備，進行檔案管理的過程必須要具備較高的獨立性，實現(xiàn)內(nèi)部管理網(wǎng)絡(luò)和外部的公共網(wǎng)絡(luò)的物理隔離，這樣就可以確保檔案數(shù)據(jù)的隱密性；在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交互方面，應(yīng)對用戶實行分級授權(quán)處理，并請較為專業(yè)團隊來監(jiān)控，保證檔案數(shù)據(jù)具備較高的安全性。二、檔案管理數(shù)字化的體制機制建設(shè)開展現(xiàn)代化的檔案管理，嚴格的標準化檔案管理操作流程必不可少。國內(nèi)檔案管理標準是從20世紀80年代之后才開始慢慢制定的，目前已經(jīng)形成了初步的檔案管理標準化體系。目前國內(nèi)檔案管理上基本上處于一種非常疏散的管理環(huán)境。再加上檔案中含有許多較為敏感和復(fù)雜的內(nèi)容，一般的企業(yè)以及政府部門都是采取檔案自行管理的方式。而各個單位內(nèi)部自己制定的檔案管理標準就和現(xiàn)階

6、段其他部門檔案管理標準出現(xiàn)了不同的地方，造成沒有辦法實現(xiàn)完美交接的情況出現(xiàn)。若是這種現(xiàn)象一直持續(xù)下去，無疑會對國內(nèi)檔案管理現(xiàn)代化進程造成阻滯作用，再加上檔案管理方面的電子技術(shù)還不夠成熟，使得計算機和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮的空間十分有限，因此必須要加強檔案管理數(shù)字化的體制機制建設(shè)。在逐步完善檔案管理數(shù)字化的體制機制的過程中，正確地處理保密性和開放性之間的關(guān)系是非常重要的，所以應(yīng)該建立一套可以在開放環(huán)境之下確保檔案安全的數(shù)字化管理措施。從本質(zhì)上來說，檔案管理數(shù)字化應(yīng)該是開放的，可以吸收和傳送大多數(shù)的信息資源，但與此同時數(shù)字化也需要保障信息資源的安全。單位每年新增檔案許多，其中70%因憑證作用而需數(shù)字化掃描。為

7、此，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，建立長效機制，保證順利完成新增檔案的數(shù)字化加工。首先，需要制定與電子文檔安全相關(guān)的管理制度。其次，還要輔以相應(yīng)的工作人員進行監(jiān)管，這樣體制才可以正常運轉(zhuǎn)。再次，需要進一步完善一系列的激勵機制與考核機制。各個單位要以不斷完善檔案管理系統(tǒng)為依托，不僅確保每一份員工檔案都能妥善保管，每一份員工檔案的去留都能完整紀錄，每一份紙質(zhì)檔案都有電子數(shù)據(jù)備案，還要做到每一個檔案柜都可以明確標注。三、提升工作人員的能力要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，就要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出具有現(xiàn)代化檔案管理能力的工作人員。在目前的檔案管理環(huán)境之中，由于計算機和互聯(lián)網(wǎng)等新的科學(xué)技術(shù)不斷涉入，這就要求新時

8、期下負責(zé)檔案管理的相關(guān)人員必須應(yīng)該具備計算機基本的操作技能，但是目前這種復(fù)合型人才的數(shù)量是非常少的，現(xiàn)階段大多數(shù)公職人員無法很好地操作電腦系統(tǒng)。與此同時，因為目前檔案管理人員群體的結(jié)構(gòu)非常不合理，造成檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，這就嚴重影響了各個單位檔案管理工作的順利開展。對檔案管理數(shù)字化人員素質(zhì)培養(yǎng)的內(nèi)容主要有意識轉(zhuǎn)變、觀念培養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)提升三個主要方面。對于從事檔案管理的工作人員來說，必須要具備憂患意識與全局意識。進行數(shù)字化檔案管理的過程中，首先要為檔案管理人員提供較好的工作條件，提高待遇。檔案現(xiàn)代化的過程中需要復(fù)合型人才的參與，負責(zé)檔案管理人員在做好本職工作之外還需要掌握財務(wù)管理、計算

9、機技術(shù)以及文字編輯等知識。其次，檔案管理人員還需要具備創(chuàng)新意識，按照規(guī)章制度制定相應(yīng)的技術(shù)措施來確保安全制度的有效性，需要廣泛開展檔案工作的科技研究和創(chuàng)新活動，不斷提高檔案工作中的科學(xué)技術(shù)的含量，不斷引用新的信息技術(shù)運用到檔案管理中去，加快檔案的信息化建設(shè)，大力推進檔案現(xiàn)代化建設(shè)。此在檔案管理現(xiàn)代化的過程中企業(yè)需要培養(yǎng)綜合素質(zhì)較高的工作人員，借助不同的形式以及多種類型的措施，使參加培訓(xùn)的工作人員能力可以得到大幅度的提升。最后還應(yīng)該樹立產(chǎn)業(yè)意識，借助信息化的發(fā)展帶動檔案管理的產(chǎn)業(yè)化，逐步形成檔案管理的產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢，現(xiàn)階段，相關(guān)部門對此也越來越重視，正在有計劃培養(yǎng)負責(zé)檔案管理的工作人員，以滿足目前檔案管理數(shù)字化的進程。四、小結(jié)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工程，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)首先必須要對硬件、軟件以及網(wǎng)絡(luò)等核心資源進行升級，其次要制定嚴格的標準化檔案管理操作流程，建立一套可以在開放環(huán)境之下確保檔案安全的數(shù)字化管理措施，最后要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出具有現(xiàn)代化檔案管理能力的工作人員，為檔案管理數(shù)字化提供強有力的保障。參考文獻1梁榮憲，任鑫，國明晨.關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點思考j.山東檔案，2015（04）.2安小米，檔案數(shù)字化建設(shè)的國際化經(jīng)驗及其借鑒j.檔案學(xué)通訊，2015（04）.3占