會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)_09開(kāi)放參觀與商務(wù)旅行

1、 了解開(kāi)放參觀與商務(wù)了解開(kāi)放參觀與商務(wù)旅行的知識(shí)旅行的知識(shí) 掌握開(kāi)放參觀的準(zhǔn)備掌握開(kāi)放參觀的準(zhǔn)備與接待工作，能夠完與接待工作，能夠完成上司商務(wù)旅行的準(zhǔn)成上司商務(wù)旅行的準(zhǔn)備性工作備性工作什么是企業(yè)開(kāi)放參觀活動(dòng)什么是企業(yè)開(kāi)放參觀活動(dòng)企業(yè)開(kāi)放參觀活動(dòng)的意義企業(yè)開(kāi)放參觀活動(dòng)的意義 企業(yè)開(kāi)放參觀活動(dòng)的主題和內(nèi)容企業(yè)開(kāi)放參觀活動(dòng)的主題和內(nèi)容 目的目的企業(yè)邀請(qǐng)企業(yè)邀請(qǐng)外部人員外部人員或內(nèi)部員或內(nèi)部員工家屬來(lái)工家屬來(lái)到企業(yè)到企業(yè) 對(duì)企業(yè)的生對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和工作進(jìn)產(chǎn)和工作進(jìn)行參觀和了行參觀和了解解 以達(dá)到宣傳以達(dá)到宣傳企業(yè)、擴(kuò)大企業(yè)、擴(kuò)大企業(yè)影響企業(yè)影響企業(yè)開(kāi)放參觀活動(dòng)的含義企業(yè)開(kāi)放參觀活動(dòng)的含義（一）開(kāi)放參觀活

2、動(dòng)（一）開(kāi)放參觀活動(dòng)的目的的目的擴(kuò)大組織的知名度，擴(kuò)大組織的知名度，增加組織的透明度，增加組織的透明度，提高美譽(yù)度提高美譽(yù)度 促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)擴(kuò)展，促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)擴(kuò)展，加強(qiáng)和業(yè)務(wù)單位的合加強(qiáng)和業(yè)務(wù)單位的合作關(guān)系作關(guān)系 和諧組織與社區(qū)的關(guān)和諧組織與社區(qū)的關(guān)系，表明企業(yè)是社區(qū)系，表明企業(yè)是社區(qū)理想的一員理想的一員 增強(qiáng)員工或家屬的自增強(qiáng)員工或家屬的自豪感。豪感。 （二）開(kāi)放參觀的內(nèi)（二）開(kāi)放參觀的內(nèi)容容情況介紹情況介紹 (口頭介紹、口頭介紹、書(shū)面介紹、影像介紹）書(shū)面介紹、影像介紹）現(xiàn)場(chǎng)觀摩現(xiàn)場(chǎng)觀摩 （指讓參觀（指讓參觀者參觀工作現(xiàn)場(chǎng)者參觀工作現(xiàn)場(chǎng) ）實(shí)物展覽實(shí)物展覽 （展覽室可（展覽室可以陳列資料、

3、模型、以陳列資料、模型、樣品等實(shí)物樣品等實(shí)物 ）現(xiàn)場(chǎng)觀摩現(xiàn)場(chǎng)觀摩：參觀者參觀可口可樂(lè)工作現(xiàn)場(chǎng)參觀者參觀可口可樂(lè)工作現(xiàn)場(chǎng) 選擇開(kāi)放參觀的時(shí)機(jī)選擇開(kāi)放參觀的時(shí)機(jī) 成立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)成立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu) 準(zhǔn)備介紹材料準(zhǔn)備介紹材料 做好解說(shuō)及接待準(zhǔn)備做好解說(shuō)及接待準(zhǔn)備一、選擇開(kāi)放參觀的時(shí)機(jī)一、選擇開(kāi)放參觀的時(shí)機(jī)n開(kāi)放參觀活動(dòng)能否獲得成開(kāi)放參觀活動(dòng)能否獲得成功，很大程度上取決于活功，很大程度上取決于活動(dòng)前的籌備工作是否全面。動(dòng)前的籌備工作是否全面。一般情況下，專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)中一般情況下，專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)中應(yīng)至少有一名決策層的領(lǐng)應(yīng)至少有一名決策層的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)做總的協(xié)調(diào)人，由相導(dǎo)來(lái)做總的協(xié)調(diào)人，由相關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人和行政、關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人和行

4、政、人事部門(mén)的人員來(lái)共同組人事部門(mén)的人員來(lái)共同組成，企業(yè)中常常會(huì)指定成，企業(yè)中常常會(huì)指定12名秘書(shū)人員來(lái)負(fù)責(zé)承辦活名秘書(shū)人員來(lái)負(fù)責(zé)承辦活動(dòng)中的各種具體事項(xiàng)。動(dòng)中的各種具體事項(xiàng)。 準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子（以簡(jiǎn)明生動(dòng)、深（以簡(jiǎn)明生動(dòng)、深入淺出的語(yǔ)言介紹入淺出的語(yǔ)言介紹參觀內(nèi)容，并配有參觀內(nèi)容，并配有一定的圖表和數(shù)據(jù)，一定的圖表和數(shù)據(jù)，不要涉及深?yuàn)W的專(zhuān)不要涉及深?yuàn)W的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)。在參觀之業(yè)術(shù)語(yǔ)。在參觀之始將小冊(cè)子發(fā)給來(lái)始將小冊(cè)子發(fā)給來(lái)賓賓 ） 三、準(zhǔn)備介紹材三、準(zhǔn)備介紹材n放映視聽(tīng)材料放映視聽(tīng)材料 有些組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、技術(shù)尖有些組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、技術(shù)尖端、時(shí)空跨度大，為了幫助公端、時(shí)空跨度大，為了幫助公

5、眾理解，觀摩實(shí)物前秘書(shū)可以眾理解，觀摩實(shí)物前秘書(shū)可以放映事先準(zhǔn)備好的有關(guān)錄像片、放映事先準(zhǔn)備好的有關(guān)錄像片、幻燈片或電視片，并作簡(jiǎn)潔的幻燈片或電視片，并作簡(jiǎn)潔的介紹。介紹。n觀看模型觀看模型 有的企業(yè)規(guī)模龐大、設(shè)施分布有的企業(yè)規(guī)模龐大、設(shè)施分布廣，來(lái)賓不可能每處都去、每廣，來(lái)賓不可能每處都去、每物都看，還有的地方還不便于物都看，還有的地方還不便于來(lái)賓進(jìn)入，就可以事先制作模來(lái)賓進(jìn)入，就可以事先制作模型，讓來(lái)賓觀看，可以根據(jù)自型，讓來(lái)賓觀看，可以根據(jù)自己的需要選擇幾處認(rèn)為重要的己的需要選擇幾處認(rèn)為重要的地方實(shí)地觀看。地方實(shí)地觀看。四、做好解說(shuō)及接待準(zhǔn)備四、做好解說(shuō)及接待準(zhǔn)備 設(shè)立接待服務(wù)處設(shè)立接待

6、服務(wù)處 接待服務(wù)處工作內(nèi)容主接待服務(wù)處工作內(nèi)容主要包括來(lái)賓的迎送，在要包括來(lái)賓的迎送，在開(kāi)放參觀活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)硬結(jié)開(kāi)放參觀活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)硬結(jié)或送別來(lái)賓；來(lái)賓的引或送別來(lái)賓；來(lái)賓的引導(dǎo)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)為來(lái)賓導(dǎo)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)為來(lái)賓引路，將其送到參觀活引路，將其送到參觀活動(dòng)的起點(diǎn)，并負(fù)責(zé)解答動(dòng)的起點(diǎn)，并負(fù)責(zé)解答來(lái)賓的咨詢(xún)或疑問(wèn)；同來(lái)賓的咨詢(xún)或疑問(wèn)；同時(shí)要準(zhǔn)備好休息室，備時(shí)要準(zhǔn)備好休息室，備足茶水，供參觀者中途足茶水，供參觀者中途小憩。小憩。 準(zhǔn)備特殊的參觀用品準(zhǔn)備特殊的參觀用品 有些企業(yè)在參觀時(shí)，參觀人員需要穿戴特殊有些企業(yè)在參觀時(shí)，參觀人員需要穿戴特殊的用品，如的用品，如衛(wèi)生服、安全帽衛(wèi)生服、安全帽等。秘書(shū)人員在等

7、。秘書(shū)人員在接待準(zhǔn)備工作中，應(yīng)在參觀者到來(lái)之前就準(zhǔn)接待準(zhǔn)備工作中，應(yīng)在參觀者到來(lái)之前就準(zhǔn)備好足夠的特殊參觀用品，以滿(mǎn)足參觀人員備好足夠的特殊參觀用品，以滿(mǎn)足參觀人員的使用。的使用。準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品 目的：為了增強(qiáng)參觀的為了增強(qiáng)參觀的宣傳效果，可以為每宣傳效果，可以為每位參觀者贈(zèng)送紀(jì)念品位參觀者贈(zèng)送紀(jì)念品 紀(jì)念品應(yīng)簡(jiǎn)單適用、紀(jì)念品應(yīng)簡(jiǎn)單適用、突出的特點(diǎn)突出的特點(diǎn)原因：原因： 一是具有一是具有宣傳性宣傳性 二是具有二是具有榮譽(yù)性榮譽(yù)性 三是具有三是具有獨(dú)特性獨(dú)特性 一、引導(dǎo)來(lái)賓進(jìn)入公司一、引導(dǎo)來(lái)賓進(jìn)入公司二、引導(dǎo)參觀，做好解說(shuō)和接待工作二、引導(dǎo)參觀，做好解說(shuō)和接待工作三、做好餐飲服

8、務(wù)工作三、做好餐飲服務(wù)工作 四、四、 解答來(lái)賓提問(wèn)解答來(lái)賓提問(wèn)引導(dǎo)參觀引導(dǎo)參觀餐飲服務(wù)工作餐飲服務(wù)工作解答來(lái)賓疑問(wèn)解答來(lái)賓疑問(wèn)做好歡送工作做好歡送工作（一）（一）(一般來(lái)講，當(dāng)來(lái)賓到來(lái)時(shí)，一般來(lái)講，當(dāng)來(lái)賓到來(lái)時(shí)，負(fù)責(zé)接待的秘書(shū)人員就應(yīng)準(zhǔn)確了解來(lái)賓參觀后離開(kāi)的時(shí)負(fù)責(zé)接待的秘書(shū)人員就應(yīng)準(zhǔn)確了解來(lái)賓參觀后離開(kāi)的時(shí)間安排，并提前落實(shí)好票務(wù)和相關(guān)的交通工具間安排，并提前落實(shí)好票務(wù)和相關(guān)的交通工具 )（二）（二）(一般來(lái)說(shuō)，歡送來(lái)賓的規(guī)格、陪車(chē)的次一般來(lái)說(shuō)，歡送來(lái)賓的規(guī)格、陪車(chē)的次序以及鮮花方式等禮儀應(yīng)與迎接賓客時(shí)相同。如有特殊序以及鮮花方式等禮儀應(yīng)與迎接賓客時(shí)相同。如有特殊情況需臨時(shí)變更的，必須向客人解

9、釋清楚，并向?qū)Ψ降狼闆r需臨時(shí)變更的，必須向客人解釋清楚，并向?qū)Ψ降狼浮Ｇ浮?（三）（三）(當(dāng)與來(lái)賓送別或來(lái)賓乘坐交通工具離去當(dāng)與來(lái)賓送別或來(lái)賓乘坐交通工具離去之前，秘書(shū)應(yīng)與來(lái)賓一一握手道別，以禮貌謙和、熱情之前，秘書(shū)應(yīng)與來(lái)賓一一握手道別，以禮貌謙和、熱情大方的態(tài)度歡迎來(lái)賓再次光臨，大方的態(tài)度歡迎來(lái)賓再次光臨，要一直等到客人所乘坐要一直等到客人所乘坐的交通工具開(kāi)出實(shí)現(xiàn)后再轉(zhuǎn)身離去；和領(lǐng)導(dǎo)一起送別來(lái)的交通工具開(kāi)出實(shí)現(xiàn)后再轉(zhuǎn)身離去；和領(lǐng)導(dǎo)一起送別來(lái)賓時(shí)賓時(shí) ，要比領(lǐng)導(dǎo)稍后一步。，要比領(lǐng)導(dǎo)稍后一步。) 商務(wù)旅行是現(xiàn)代企業(yè)、商務(wù)旅行是現(xiàn)代企業(yè)、單位商務(wù)活動(dòng)中的一單位商務(wù)活動(dòng)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。商務(wù)旅項(xiàng)重要

10、內(nèi)容。商務(wù)旅行主要指企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)因行主要指企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)因談判、簽約、考察交談判、簽約、考察交流、溝通信息等商務(wù)流、溝通信息等商務(wù)活動(dòng)而做的旅行。秘活動(dòng)而做的旅行。秘書(shū)在商務(wù)旅行中應(yīng)該書(shū)在商務(wù)旅行中應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)做好一系列的為領(lǐng)導(dǎo)做好一系列的服務(wù)工作，以保證商服務(wù)工作，以保證商務(wù)旅行的順利進(jìn)行。務(wù)旅行的順利進(jìn)行。 【案例案例】天地公司經(jīng)理與三利公司經(jīng)理就某合作項(xiàng)目安排了約見(jiàn)，預(yù)訂在某日下午天地公司經(jīng)理與三利公司經(jīng)理就某合作項(xiàng)目安排了約見(jiàn)，預(yù)訂在某日下午1：00開(kāi)始。天地公司秘書(shū)預(yù)訂約見(jiàn)前一晚直飛三利公司所在開(kāi)始。天地公司秘書(shū)預(yù)訂約見(jiàn)前一晚直飛三利公司所在A城的機(jī)票。但天城的機(jī)票。但天地公司經(jīng)理自己工作很忙，

11、前一晚還有其它安排，恐怕不能飛往地公司經(jīng)理自己工作很忙，前一晚還有其它安排，恐怕不能飛往A城，于是城，于是秘書(shū)改定約見(jiàn)日上午秘書(shū)改定約見(jiàn)日上午8：00的機(jī)票。但是，由于天地公司經(jīng)理晚上工作的太的機(jī)票。但是，由于天地公司經(jīng)理晚上工作的太晚，沒(méi)能趕得上班機(jī)。于是，該公司只能立即買(mǎi)飛往相鄰城的機(jī)票，再乘大晚，沒(méi)能趕得上班機(jī)。于是，該公司只能立即買(mǎi)飛往相鄰城的機(jī)票，再乘大巴車(chē)趕到巴車(chē)趕到A城的三利公司。由于遲到，三利公司經(jīng)理不悅，認(rèn)為天地公司對(duì)城的三利公司。由于遲到，三利公司經(jīng)理不悅，認(rèn)為天地公司對(duì)該項(xiàng)目的合作缺乏誠(chéng)意。天地公司失去了與三利公司合作的商機(jī)。該項(xiàng)目的合作缺乏誠(chéng)意。天地公司失去了與三利公司

12、合作的商機(jī)?！景咐咐棵貢?shū)高慧陪同領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)進(jìn)行商務(wù)旅行，出發(fā)之前他準(zhǔn)備了秘書(shū)高慧陪同領(lǐng)導(dǎo)出國(guó)進(jìn)行商務(wù)旅行，出發(fā)之前他準(zhǔn)備了一些旅行的必需品，包括日程表、訪問(wèn)國(guó)家的相關(guān)資料、一些旅行的必需品，包括日程表、訪問(wèn)國(guó)家的相關(guān)資料、出國(guó)手續(xù)、現(xiàn)金、信用卡等。她將現(xiàn)金、信用卡放入自己出國(guó)手續(xù)、現(xiàn)金、信用卡等。她將現(xiàn)金、信用卡放入自己的背包中，下飛機(jī)后，在等出租車(chē)的時(shí)候小高感覺(jué)被撞了的背包中，下飛機(jī)后，在等出租車(chē)的時(shí)候小高感覺(jué)被撞了一下，等他回過(guò)神來(lái)時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己的背包不見(jiàn)了。這時(shí)，一下，等他回過(guò)神來(lái)時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己的背包不見(jiàn)了。這時(shí)，小高感覺(jué)到事態(tài)的嚴(yán)重性，現(xiàn)金、信用卡全部被竊，正常小高感覺(jué)到事態(tài)的嚴(yán)重性，現(xiàn)

13、金、信用卡全部被竊，正常的商務(wù)活動(dòng)無(wú)法進(jìn)行。小高立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了情況，在征的商務(wù)活動(dòng)無(wú)法進(jìn)行。小高立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了情況，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，和公司駐該國(guó)的辦事處取得聯(lián)系，向他們得領(lǐng)導(dǎo)同意后，和公司駐該國(guó)的辦事處取得聯(lián)系，向他們支取了一部分費(fèi)用，解了燃眉之急。小高在此次活動(dòng)準(zhǔn)備支取了一部分費(fèi)用，解了燃眉之急。小高在此次活動(dòng)準(zhǔn)備中出現(xiàn)了哪些失誤？通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，可以幫助你了解造中出現(xiàn)了哪些失誤？通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，可以幫助你了解造成這一失誤的原因，并且能讓你知道該怎么做。成這一失誤的原因，并且能讓你知道該怎么做。一份商務(wù)旅行計(jì)劃至少應(yīng)包括一份商務(wù)旅行計(jì)劃至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：以下內(nèi)容： 出差的時(shí)間，啟程及

14、返回日出差的時(shí)間，啟程及返回日期，接站安排。期，接站安排。 出差的路線、終點(diǎn)及途徑地出差的路線、終點(diǎn)及途徑地點(diǎn)和住宿安排。點(diǎn)和住宿安排。 會(huì)晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、時(shí)會(huì)晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、時(shí)間）。間）。 交通工具的選擇。交通工具的選擇。 需要攜帶的文件、合同、樣需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。品及其他資料。 領(lǐng)導(dǎo)的特別要求。領(lǐng)導(dǎo)的特別要求。 旅行區(qū)的天氣狀況。旅行區(qū)的天氣狀況。 行程安排，約會(huì)、會(huì)議計(jì)劃，行程安排，約會(huì)、會(huì)議計(jì)劃，會(huì)晤主題。會(huì)晤主題。 差旅費(fèi)用。差旅費(fèi)用。當(dāng)安排完訂房訂票的工作后，就要著手制當(dāng)安排完訂房訂票的工作后，就要著手制定旅程表了。旅程表是按預(yù)定的日程表和定旅程表了。旅

15、程表是按預(yù)定的日程表和領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃要求、意見(jiàn)而制定的。旅程表領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃要求、意見(jiàn)而制定的。旅程表的內(nèi)容一般比旅行計(jì)劃更加詳盡的內(nèi)容一般比旅行計(jì)劃更加詳盡 日期日期 (離開(kāi)公司的日期，離開(kāi)公司的日期，旅行中轉(zhuǎn)的日期，旅行中旅行中轉(zhuǎn)的日期，旅行中各種重要活動(dòng)的日期，返各種重要活動(dòng)的日期，返回的日期和到達(dá)的日期回的日期和到達(dá)的日期 ) 時(shí)間時(shí)間 (目的地的抵達(dá)時(shí)間目的地的抵達(dá)時(shí)間和中轉(zhuǎn)時(shí)間，開(kāi)展各項(xiàng)活和中轉(zhuǎn)時(shí)間，開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間，就餐、休息的動(dòng)的時(shí)間，就餐、休息的時(shí)間等。時(shí)間等。) 地點(diǎn)地點(diǎn) (出差的目的地（包出差的目的地（包括中轉(zhuǎn)的點(diǎn)），旅行過(guò)程括中轉(zhuǎn)的點(diǎn)），旅行過(guò)程中開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的地點(diǎn)、中開(kāi)展各

16、項(xiàng)活動(dòng)的地點(diǎn)、食宿地點(diǎn)等。食宿地點(diǎn)等。) 交通工具交通工具(出發(fā)、返回時(shí)的出發(fā)、返回時(shí)的交通工具，停留地的交通交通工具，停留地的交通工具等工具等) 具體事項(xiàng)具體事項(xiàng) (商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容，商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容，訪問(wèn)、洽談、會(huì)議、宴請(qǐng)?jiān)L問(wèn)、洽談、會(huì)議、宴請(qǐng)娛樂(lè)活動(dòng)以及私人事務(wù)活?yuàn)蕵?lè)活動(dòng)以及私人事務(wù)活動(dòng)等動(dòng)等) 備注備注 (記載提醒領(lǐng)導(dǎo)注意記載提醒領(lǐng)導(dǎo)注意事項(xiàng)。如應(yīng)提醒抵達(dá)目的事項(xiàng)。如應(yīng)提醒抵達(dá)目的地需要中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中地需要中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機(jī)場(chǎng)，需要注意的一些轉(zhuǎn)機(jī)場(chǎng)，需要注意的一些當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣和禮儀等，當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣和禮儀等，當(dāng)?shù)氐穆?lián)系人姓名、住址、當(dāng)?shù)氐穆?lián)系人姓名、住址、電話(huà)號(hào)碼，企業(yè)名稱(chēng)、所電話(huà)號(hào)碼，企業(yè)

17、名稱(chēng)、所在地、電話(huà)號(hào)碼等。在地、電話(huà)號(hào)碼等。)注注：商務(wù)旅程表應(yīng)一式三份（或幾分），一份存檔，一份給領(lǐng)導(dǎo)及家屬，：商務(wù)旅程表應(yīng)一式三份（或幾分），一份存檔，一份給領(lǐng)導(dǎo)及家屬，一份秘書(shū)存留一份秘書(shū)存留 要明確領(lǐng)導(dǎo)旅行的意圖、目的地、旅行時(shí)間、到達(dá)目的地后的商務(wù)活動(dòng)要明確領(lǐng)導(dǎo)旅行的意圖、目的地、旅行時(shí)間、到達(dá)目的地后的商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃。計(jì)劃。了解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)交通工具及食宿的要求，熟悉公司對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定。了解領(lǐng)導(dǎo)對(duì)交通工具及食宿的要求，熟悉公司對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定。向公司所在國(guó)家的有關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)或向旅行目的地享有盛譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)向公司所在國(guó)家的有關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)或向旅行目的地享有盛譽(yù)的旅游機(jī)構(gòu)索取有關(guān)資料，了解當(dāng)

18、地乃至全國(guó)交通資料，了解當(dāng)?shù)啬酥寥珖?guó)交通航空、航海、鐵路、公路航空、航海、鐵路、公路工具運(yùn)行情況，旅工具運(yùn)行情況，旅行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣，外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、行路線，旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣，外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點(diǎn)及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識(shí)，需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在簽證、健康規(guī)定等常識(shí)，需要中轉(zhuǎn)時(shí)，盡量選擇銜接時(shí)間在24小時(shí)的班機(jī)，小時(shí)的班機(jī)，將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)情況減少到最低限度。將因中轉(zhuǎn)而導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)情況減少到最低限度。制定行程計(jì)劃時(shí)，若能直接利用定期航班的航線來(lái)設(shè)計(jì)旅行路線則盡制定行程計(jì)劃時(shí)，若能直接利用定期航班的航線來(lái)設(shè)計(jì)旅行路線則盡量做

19、到。量做到。 編排計(jì)劃時(shí)，在時(shí)間一欄中必須考慮時(shí)差的變化，買(mǎi)機(jī)票（車(chē)票、船編排計(jì)劃時(shí)，在時(shí)間一欄中必須考慮時(shí)差的變化，買(mǎi)機(jī)票（車(chē)票、船票）時(shí)也要注意時(shí)差。票）時(shí)也要注意時(shí)差。擬定幾個(gè)旅行方案，與領(lǐng)導(dǎo)共同討論，最后選定最佳方案。擬定幾個(gè)旅行方案，與領(lǐng)導(dǎo)共同討論，最后選定最佳方案。 旅行行程工作計(jì)劃表制作要清楚，離開(kāi)和到達(dá)的時(shí)間都應(yīng)以當(dāng)?shù)貢r(shí)間為旅行行程工作計(jì)劃表制作要清楚，離開(kāi)和到達(dá)的時(shí)間都應(yīng)以當(dāng)?shù)貢r(shí)間為準(zhǔn)。秘書(shū)應(yīng)熟悉國(guó)際時(shí)間的計(jì)算方法準(zhǔn)。秘書(shū)應(yīng)熟悉國(guó)際時(shí)間的計(jì)算方法 1辦理各種必要的出國(guó)（境）手續(xù)：辦理各種必要的出國(guó)（境）手續(xù)：（1）撰寫(xiě)出國(guó)申請(qǐng)）撰寫(xiě)出國(guó)申請(qǐng) （2）辦理護(hù)照）辦理護(hù)照（3）辦理

20、簽證）辦理簽證（4）辦理）辦理“黃皮書(shū)黃皮書(shū)”（5）辦理出境登記卡）辦理出境登記卡（6）訂購(gòu)機(jī)票（船票、車(chē)票）訂購(gòu)機(jī)票（船票、車(chē)票）（7）辦理保險(xiǎn)）辦理保險(xiǎn)黃皮書(shū)黃皮書(shū)出入登記卡出入登記卡機(jī)票機(jī)票（1）編制幾種旅程方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇，）編制幾種旅程方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇，選定最佳方案后，將其打印成文。選定最佳方案后，將其打印成文。（2）了解外匯信息，辦理外幣兌換。）了解外匯信息，辦理外幣兌換。（3）準(zhǔn)備隨身攜帶物品，包括服裝、拖）準(zhǔn)備隨身攜帶物品，包括服裝、拖鞋、洗漱用品等。鞋、洗漱用品等。（4）根據(jù)旅行目的，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備必須攜）根據(jù)旅行目的，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備必須攜帶的各種文件，如談判合同、協(xié)議書(shū)、科技帶的各

21、種文件，如談判合同、協(xié)議書(shū)、科技或產(chǎn)品資料、演講稿等?；虍a(chǎn)品資料、演講稿等。（5）檢查相關(guān)物品：護(hù)照、簽證、）檢查相關(guān)物品：護(hù)照、簽證、“黃黃皮書(shū)皮書(shū)”、國(guó)際機(jī)票、外語(yǔ)名片（切不可忘、國(guó)際機(jī)票、外語(yǔ)名片（切不可忘記）、外幣及其他必須的出國(guó)文件、證件等。記）、外幣及其他必須的出國(guó)文件、證件等。（6）收集所到國(guó)的背景資料。在國(guó)際交）收集所到國(guó)的背景資料。在國(guó)際交往中，無(wú)論是出國(guó)考察或是商務(wù)洽談，都會(huì)往中，無(wú)論是出國(guó)考察或是商務(wù)洽談，都會(huì)遇到各種不同的情況，掌握所到國(guó)家或地區(qū)遇到各種不同的情況，掌握所到國(guó)家或地區(qū)的文化、習(xí)俗、禮節(jié)等常識(shí)可以使我們?cè)谔幍奈幕⒘?xí)俗、禮節(jié)等常識(shí)可以使我們?cè)谔幨轮屑饶芫S護(hù)

22、尊嚴(yán)，不卑不亢，又不失禮儀事中既能維護(hù)尊嚴(yán)，不卑不亢，又不失禮儀之邦的風(fēng)范，以禮相待。之邦的風(fēng)范，以禮相待。1邊防檢查邊防檢查2海關(guān)檢查海關(guān)檢查3安全檢查安全檢查4健康檢疫（即交驗(yàn)健康檢疫（即交驗(yàn)“黃皮書(shū)黃皮書(shū)” ）商務(wù)旅行過(guò)程是商務(wù)旅行的重要組成部分。一次商務(wù)旅行商務(wù)旅行過(guò)程是商務(wù)旅行的重要組成部分。一次商務(wù)旅行的成敗，除了事前充分的準(zhǔn)備以外，整個(gè)過(guò)程也是十分重的成敗，除了事前充分的準(zhǔn)備以外，整個(gè)過(guò)程也是十分重要的。所以，在整個(gè)商務(wù)過(guò)程中秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，要的。所以，在整個(gè)商務(wù)過(guò)程中秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，確保商務(wù)旅行的順利進(jìn)行。確保商務(wù)旅行的順利進(jìn)行。旅行過(guò)程中秘書(shū)人員的主要工作旅行過(guò)程

23、中秘書(shū)人員的主要工作（一）（一）旅途中旅途中秘書(shū)的工作秘書(shū)的工作1負(fù)責(zé)攜帶、看管相關(guān)物品負(fù)責(zé)攜帶、看管相關(guān)物品2聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)安排，及時(shí)與公司保持聯(lián)系，協(xié)助處理相關(guān)事務(wù)聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)安排，及時(shí)與公司保持聯(lián)系，協(xié)助處理相關(guān)事務(wù)3照顧領(lǐng)導(dǎo)飲食起居，確保商務(wù)旅行的順利進(jìn)行照顧領(lǐng)導(dǎo)飲食起居，確保商務(wù)旅行的順利進(jìn)行（二（二 ）抵達(dá)目的地后抵達(dá)目的地后秘書(shū)的工作秘書(shū)的工作（2）如果事前預(yù)定的酒店對(duì)工作不便，秘書(shū)要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，）如果事前預(yù)定的酒店對(duì)工作不便，秘書(shū)要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，得到領(lǐng)導(dǎo)允許后再對(duì)酒店進(jìn)行調(diào)換，確保酒店的路程距得到領(lǐng)導(dǎo)允許后再對(duì)酒店進(jìn)行調(diào)換，確保酒店的路程距離，條件等各方面都有利于工作。離，條件等各方面都有利于

24、工作。（3）在酒店住下后，秘書(shū)要迅速了解酒店周?chē)慕煌?、）在酒店住下后，秘?shū)要迅速了解酒店周?chē)慕煌?、郵電、醫(yī)院等情況，以備不時(shí)之需。郵電、醫(yī)院等情況，以備不時(shí)之需。（4）一切安排妥當(dāng)之后，秘書(shū)要將領(lǐng)導(dǎo)所住的酒店、聯(lián)）一切安排妥當(dāng)之后，秘書(shū)要將領(lǐng)導(dǎo)所住的酒店、聯(lián)系方式等告知公司和領(lǐng)導(dǎo)的家屬，以便取得聯(lián)系。系方式等告知公司和領(lǐng)導(dǎo)的家屬，以便取得聯(lián)系。（1）如果抵達(dá)目的地后無(wú)人接站，秘書(shū)一方面要）如果抵達(dá)目的地后無(wú)人接站，秘書(shū)一方面要招呼出租車(chē)或者引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)去預(yù)訂的酒店；另一方招呼出租車(chē)或者引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)去預(yù)訂的酒店；另一方面，要檢查和帶好行李，以防丟失。在一切安排面，要檢查和帶好行李，以防丟失。在一切安

25、排妥當(dāng)之后，要和對(duì)方公司聯(lián)系人取得聯(lián)系。妥當(dāng)之后，要和對(duì)方公司聯(lián)系人取得聯(lián)系。如果抵達(dá)目的地之后，對(duì)方公司派人接站，此時(shí)如果抵達(dá)目的地之后，對(duì)方公司派人接站，此時(shí)秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)地讓領(lǐng)導(dǎo)走在前面并主動(dòng)為雙方作介秘書(shū)應(yīng)自覺(jué)地讓領(lǐng)導(dǎo)走在前面并主動(dòng)為雙方作介紹，對(duì)于表示感謝等話(huà)語(yǔ)，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)。紹，對(duì)于表示感謝等話(huà)語(yǔ)，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)。錢(qián)財(cái)、信用卡、證件分開(kāi)放，文件資錢(qián)財(cái)、信用卡、證件分開(kāi)放，文件資料鎖進(jìn)箱中料鎖進(jìn)箱中 乘出租車(chē)，不要坐在副駕駛的位置，乘出租車(chē)，不要坐在副駕駛的位置，應(yīng)坐在后座應(yīng)坐在后座 乘飛機(jī)不要坐在機(jī)頭和機(jī)尾處，最乘飛機(jī)不要坐在機(jī)頭和機(jī)尾處，最好坐在緊急艙門(mén)旁好坐在緊急艙門(mén)旁 坐船要盡量選

26、擇上層艙坐船要盡量選擇上層艙 走路走上街沿，遇墻角拐彎繞開(kāi)走走路走上街沿，遇墻角拐彎繞開(kāi)走 隨時(shí)與公司保持聯(lián)系，讓大家知道你隨時(shí)與公司保持聯(lián)系，讓大家知道你在哪里，在干什么；在哪里，在干什么；身邊帶好身份證及其他證件，如果遇到身邊帶好身份證及其他證件，如果遇到特殊情況，可以讓幫助、援助你的人知特殊情況，可以讓幫助、援助你的人知道你的姓名；道你的姓名；不單身一人在夜間出門(mén)；不單身一人在夜間出門(mén)；不隨意暴露領(lǐng)導(dǎo)及自己的身份和商務(wù)不隨意暴露領(lǐng)導(dǎo)及自己的身份和商務(wù)旅行的目的旅行的目的 出國(guó)商務(wù)旅行過(guò)程的注意事項(xiàng)出國(guó)商務(wù)旅行過(guò)程的注意事項(xiàng)邀請(qǐng)對(duì)方要鄭重其事，不可草率邀請(qǐng)對(duì)方要鄭重其事，不可草率隨意，最好

27、事先用請(qǐng)柬聯(lián)系。隨意，最好事先用請(qǐng)柬聯(lián)系。受邀去主人家做客，應(yīng)帶一些小禮受邀去主人家做客，應(yīng)帶一些小禮品，如鮮花、小工藝品、字畫(huà)等。品，如鮮花、小工藝品、字畫(huà)等。受邀赴會(huì)要恪守時(shí)間，切忌遲到受邀赴會(huì)要恪守時(shí)間，切忌遲到。安排日程要盡量避開(kāi)對(duì)方的節(jié)假日。安排日程要盡量避開(kāi)對(duì)方的節(jié)假日。了解所到國(guó)家的流通貨幣，臨行前了解所到國(guó)家的流通貨幣，臨行前辦好手續(xù)辦好手續(xù) 在國(guó)際交往中要注意個(gè)人衛(wèi)生，穿在國(guó)際交往中要注意個(gè)人衛(wèi)生，穿著打扮。著打扮。舉止大方，端莊穩(wěn)重，言談態(tài)度舉止大方，端莊穩(wěn)重，言談態(tài)度誠(chéng)懇、大方、語(yǔ)言親切得體誠(chéng)懇、大方、語(yǔ)言親切得體 在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中要注意所到國(guó)家在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中要注意所到國(guó)家的禮俗和禁忌的禮俗和禁忌。（二）掌握各個(gè)國(guó)家的談判風(fēng)格（二）掌握各個(gè)國(guó)家的談判風(fēng)格各個(gè)國(guó)家的談判風(fēng)格不大相同各個(gè)國(guó)家的