時間與壓力管理方案探討

1、時間與壓力管理時間與壓力管理 時間管理時間管理 作時間的控制者 時間管理和工作安排的系統(tǒng)方法 團隊時間管理 如何避免時間浪費 壓力管理壓力管理認識壓力面對壓力行動計劃0-25你不是每天在處理緊急的事情26-45 危機處理是每天必做之事46+ 你生活中不能沒有危機From 9 to 6活動活動小時數(shù)小時數(shù)%=(小時數(shù)小時數(shù)24)100工作（W）睡覺（S）家庭（F）娛樂、興趣愛好（R）社交（C）其他瑣事（M）其他（O）總計24浪費原因你的順序小組順序時間事情控制能力計劃能力可能結果增加/減少/不變主導配合計劃非計劃9:0010:00討論:15分鐘分享:3分鐘 時間能管理嗎時間能管理嗎? ? 你真的

2、沒時間嗎你真的沒時間嗎? ? 你有多少時間用在工作上你有多少時間用在工作上? ? 效率：把事情做對（效率：把事情做對（Do the things rightDo the things right） 效果：做對的事情（效果：做對的事情（Do the right thingsDo the right things） 效能：把對的事情做對（效能：把對的事情做對（Do the right things Do the right things rightright）輸入輸入輸出輸出輸出輸出輸入輸入自己做自己做別人做別人做排入工作行程排入工作行程Scheduling授權授權Delegation 知道該做什

3、么事知道該做什么事, ,并把時間花在重要的事情上并把時間花在重要的事情上 時間無法管理時間無法管理, ,事情事情/ /任務才是管理的對象任務才是管理的對象 浪費的時間遠比有效利用的時間多浪費的時間遠比有效利用的時間多 善用管理工具提升時間利用效率善用管理工具提升時間利用效率 確立目標（確立目標（GoalGoal） / / 愿景（愿景（VisionVision） 設立短期目標（設立短期目標（ObjectiveObjective） 制定工作計劃（制定工作計劃（PlanningPlanning） 區(qū)分輕重緩急區(qū)分輕重緩急（PrioritizingPrioritizing） 確定角色確定角色 選擇目標

4、選擇目標 安排進度安排進度 逐日調(diào)整逐日調(diào)整討論10分鐘分享3分鐘角色應該表現(xiàn)重要性如何衡量成功一線經(jīng)理專業(yè)高通過TMP職業(yè)經(jīng)理人認證擁有國家一級TCC證書每年60個小時的專業(yè)認證培訓完成工作目標高工作目標完成率100%項目完成率100%協(xié)調(diào)團隊合作中員工滿意度85%以上無嚴重顧客抱怨規(guī)劃與改善低完成單位年度發(fā)展計劃提出重大改善建議,并獲采用成功的標準很清晰，目標的達成和完成是可看見的（例如：你知道它們何時會出現(xiàn)）。 可衡量的可衡量的(Measurable)(Measurable)是你真正希望做的。 合乎需求的合乎需求的(Desirable)(Desirable)不受其他人的參加而可以隨著改動

5、的。 可控制的可控制的(Controllable)(Controllable)能夠用文字（書面）表示出來。 可想象的可想象的(Conceivable)(Conceivable)根據(jù)實際情況，是現(xiàn)實的、可以讓人接受的。 可信的可信的(Believable)(Believable)將在一定時間內(nèi)本部門優(yōu)勢、能力和弱勢考慮進去后可以完成的。 可達到的可達到的(Achievable)(Achievable) I 危機 緊迫的問題 已到期的項目 會議 II 準備事項 預防措施 價值整合 計劃 關系建立 真正的休閑 授權 III 不預期的打擾如電話 某些信件、某些報告 某些會議 某些觸手可及的事情 你喜歡

6、做的事情 IV 過于簡單的事 垃圾信件 某些電話 一些會浪費時間的事緊急緊急 不緊急不緊急 重重 要要 不重要不重要 I II III IV 緊急緊急 不緊急不緊急 重重 要要 不重要不重要 I ? II? III? IV? IIIIII結果：結果：完全不負責的需要到處救火依賴別人來完成基本的事情IVI 結果結果工作壓力大精疲力盡工作中充滿危機總是在到處救火IIIVIIIIIIIII III 結果結果：注重短期效應工作中充滿危機以善變著稱不認為目標與計劃重要感覺自己受到委屈，事情在自己控制以外淺薄及破碎的人際關系IVIII結果：結果：目標與方向明確平衡自制與紀律狀況在控制之下較少的危機 A A

7、級優(yōu)先級優(yōu)先必須做的事必須做的事 B B級優(yōu)先級優(yōu)先應該做的事應該做的事 C C級優(yōu)先級優(yōu)先可以去做的事可以去做的事時間時間工作內(nèi)容工作內(nèi)容工作分類工作分類實際花費時間實際花費時間ABCABC完成完成1.1.列出任務列出任務2.2.估計工作需要時間估計工作需要時間3.3.預留機動時間給意外事件預留機動時間給意外事件4.4.決定優(yōu)先決定優(yōu)先, ,刪減和委派刪減和委派5.5.事后檢查事后檢查每周計劃（第每周計劃（第_周）周） 星期一星期一 星期二星期二 星期三星期三 星期四星期四 星期五星期五 星期六星期六 星期日星期日 角色扮演設定目標今 日 工 作 重 點工 作 / 約 會 / 會 議8888

8、88899999991010101010101011111111111111121212121212121111111222222233333334444444555555566666667777777晚上晚上晚上晚上晚上晚上晚上版版權權所所有有，未未經(jīng)經(jīng)許許可可不不得得翻翻錄錄復復制制每每周周計計劃劃（第第_周周） 星星期期一一 星星期期二二 星星期期三三 星星期期四四 星星期期五五 星星期期六六 星星期期日日 角色扮演設定目標今 日 工 作 重 點準備 MaryKay 培訓景瑞 Interview景瑞 Interview玫琳凱培訓玫琳凱培訓景瑞培訓周末陪孩子活動 安排活動住宿 確認交通安排

9、確認旅游用品周末活動每周最少一次與家人聚會 家庭聚餐爭論不超過一天 一周游泳兩次完成玫琳凱“人的管理”工 作 / 約 會 / 會 議8888888 家庭早餐9MaryKay 培訓9MaryKay 培訓9景瑞教材9999 陪小孩看書準備玫琳凱培訓10Call Jassica1010景瑞10101010確認餐廳景瑞房產(chǎn)教材Call Ms CaiInterview1111111111111112121212121212家庭聚餐與 Helen 一起做教材 11與 Helen 做教材11111 2222222商場購物33景瑞 Interview33333 CBM 追蹤4444444 5555555 66

10、666667777777晚上讀 “談人的管理” 晚上讀“談人的管理”游泳晚上讀“談人的管理”晚上游泳晚上晚上看 VCD游泳晚上確認下周工作父父親親，丈丈夫夫 及及兒兒子子 自自己己 培培訓訓顧顧問問 教教練練 開開創(chuàng)創(chuàng)者者 討論:15分鐘分享:3分鐘 定時將您使用時間的方定時將您使用時間的方式忠實記錄起來式忠實記錄起來是幫助您開始時間管理是幫助您開始時間管理的最佳方式的最佳方式時間時間工作安排工作安排工作優(yōu)先度工作優(yōu)先度備注備注7 : 007 : 157 : 307 : 458 : 008 : 158 : 308 : 459 : 009 : 159 : 309 : 4510 : 0010 :

11、1510 : 3010 : 4511 : 0011 : 1511 : 3011 : 4512 : 00 1. 按照自己的需求修改每日時間日志按照自己的需求修改每日時間日志 為了讓時間日志能正確的反應出您日常的工作，因此，改正時間表，如果它不適合您的時間。 2. 填寫時間日志填寫時間日志 隨身帶著每日時間日志，以每15 分鐘為一單位，忠實正確的將你在這15 分鐘所做的工作或進行的活動記錄起來。切記要將所有的活動登記起來，包括您例行的工作，做白日夢、出去午餐、聊天等。 3 3. . 上上班班時時數(shù)數(shù)以以外外的的工工作作 如果您在上班時數(shù)以外時間工作 （包括做惡夢） ，也請正確的記錄在日志里。 4

12、4. . 將將工工作作分分類類歸歸納納 在右邊工作分類歸納欄內(nèi)是將您所做的工作及活動來歸類及命名。例如： “書寫報告” 、 “進行自我時間管理” 、 “準備計劃” 、 “冥想” 、 “做白日夢” 、 “問題處理”在每天工作結束之后，將每大項占多少的單位總加起來。 我我們們建建議議您您在在每每天天最最后后的的時時候候才才將將工工作作歸歸類類命命名名。 1明確責任、確立優(yōu)先級和目標2去除不必要和不合適的活動3每日、每周規(guī)劃時間使用計劃盡可能授權留出處理意外事件的處理時段盡可能消除或減少干擾因素高效率利用精力高峰期 1.總是把你的計劃寫下來?？偸前涯愕挠媱潓懴聛?。2.保持集中力在你將預定完成的目標上

13、。保持集中力在你將預定完成的目標上。3.總是將你的日程表放在你的面前以確保工作進度?？偸菍⒛愕娜粘瘫矸旁谀愕拿媲耙源_保工作進度。4.先將主要的事項及活動計劃好。先將主要的事項及活動計劃好。5.多花心思在計劃每天的一開始。多花心思在計劃每天的一開始。6.盡可能將有關之事項及活動給歸納在一起。盡可能將有關之事項及活動給歸納在一起。7.多留一些時間給重要的工作。多留一些時間給重要的工作。8.確定容許足夠的時間在每一件工作上，但不能給予太多的時間。確定容許足夠的時間在每一件工作上，但不能給予太多的時間。 9.建立一些彈性在突如其來的事件上。建立一些彈性在突如其來的事件上。10.每一天撥出一些供思考的時

14、間給自己。每一天撥出一些供思考的時間給自己。11.考慮如何將等待及旅行的時間變得更有用。考慮如何將等待及旅行的時間變得更有用。12.如果可行，試著將你的生理時鐘和你的工作相配合。如果可行，試著將你的生理時鐘和你的工作相配合。13.學習如何控制自己不去做并未排入行程的事情。學習如何控制自己不去做并未排入行程的事情。14.每日下班前先將明日的行程排好。每日下班前先將明日的行程排好。15.請你的秘書來協(xié)助你安排行程。請你的秘書來協(xié)助你安排行程。16.將你計劃的日程表及實際履行的事情做一些比較，可以學會如將你計劃的日程表及實際履行的事情做一些比較，可以學會如何更實際及有效地安排你的時間何更實際及有效地

15、安排你的時間。專注是提高個人工作效能的關鍵專注是提高個人工作效能的關鍵. .高效的經(jīng)理人堅持要事第一高效的經(jīng)理人堅持要事第一, ,而且每次只做一件事而且每次只做一件事. . 彼德杜拉克彼德杜拉克彗星撞地球關系型關系型直接直接/ /快快間接間接/ /慢慢A B C DA B C D4 43 32 21 1人際導向人際導向/ /外向外向社交型社交型思考型思考型指導型指導型工作導向工作導向/ /內(nèi)向內(nèi)向Exercise指導型指導型 社交型社交型 獲得立即的成果獲得立即的成果 與人接觸與人接觸 有目的行為有目的行為 留下好印象留下好印象 接受挑戰(zhàn)接受挑戰(zhàn) 表達清晰表達清晰 決策迅速決策迅速 創(chuàng)造激發(fā)人

16、心的環(huán)境創(chuàng)造激發(fā)人心的環(huán)境 詢問現(xiàn)況詢問現(xiàn)況 熱情熱情 采用權威采用權威 自娛娛人自娛娛人 主導狀況主導狀況 樂觀樂觀 解決問題解決問題 參與團體行動參與團體行動 關系型關系型 思考型思考型 態(tài)度和靄態(tài)度和靄 關注任務及標準關注任務及標準 耐心耐心 注意細節(jié)注意細節(jié) 彈性彈性 分析及權衡事情分析及權衡事情 協(xié)助他人協(xié)助他人 系統(tǒng)的系統(tǒng)的 傾聽傾聽 邏輯的邏輯的 使人感到快樂使人感到快樂 精確的精確的 創(chuàng)造穩(wěn)定而和諧的環(huán)境創(chuàng)造穩(wěn)定而和諧的環(huán)境 規(guī)劃的規(guī)劃的 團隊協(xié)作團隊協(xié)作 決策緩慢決策緩慢基本需求基本需求: :被肯定被肯定基本需求基本需求: :成就成就( (表現(xiàn)成果表現(xiàn)成果) )基本需求基本需

17、求: :被人接受被人接受基本需求基本需求: :安全安全( (要有正確的信息要有正確的信息) )關系型關系型誠懇的誠懇的 耐心的引導出目標耐心的引導出目標 保留彈性保留彈性 給予支持給予支持 關注人際關系關注人際關系 澄清事實澄清事實思考型思考型事先準備事先準備 分析利弊得失分析利弊得失 關注任務關注任務 系統(tǒng)的方式系統(tǒng)的方式 對事不對人對事不對人 一致性的一致性的有耐性的有耐性的社交型社交型親切，友好親切，友好 關注團體而非個人關注團體而非個人 重視整體而非細節(jié)重視整體而非細節(jié) 提供社交的活動提供社交的活動 提供支持提供支持 提供發(fā)表意見的機會提供發(fā)表意見的機會 指導型指導型 直接，簡短，重點

18、式的答覆直接，簡短，重點式的答覆 關注業(yè)務及成果關注業(yè)務及成果 強調(diào)利益強調(diào)利益 提供挑戰(zhàn)，自由及機會提供挑戰(zhàn)，自由及機會 問問“什么？什么？”而非而非“如何？如何？”1.描述要獲得的結果描述要獲得的結果 要完成什么任務要完成什么任務2.評估現(xiàn)狀評估現(xiàn)狀, 分析外部的機會與威脅、內(nèi)部的強弱項分析外部的機會與威脅、內(nèi)部的強弱項3.界定目標界定目標4.制定行動計劃和具體步驟制定行動計劃和具體步驟 (列表、排序、設定期限列表、排序、設定期限)5.計算預算費用計算預算費用, 包括金錢、人力、時間包括金錢、人力、時間6.制定時間表制定時間表7.執(zhí)行計劃執(zhí)行計劃8.跟蹤計劃的執(zhí)行情況跟蹤計劃的執(zhí)行情況期望

19、現(xiàn)狀步驟預算目標時間表執(zhí)行跟蹤工作計劃工作計劃WhyWhatWhoWhenWhereHowtoHowmuch?準備演示綱要?給上司的成本分析報告?清理預算分析資料?估計制作文宣費用?訂立商展規(guī)劃會議議程?顧客意見反饋分析?評估地點?項目進度時程安排?新產(chǎn)品上市?擴大市場占有率華東區(qū)商展華東區(qū)商展項項 目目 排排 序序新產(chǎn)品上市提案新產(chǎn)品上市提案1/1 1/1 準備演示綱要準備演示綱要華東區(qū)商展演示華東區(qū)商展演示1/2 1/2 給上司的成本分析報告給上司的成本分析報告促銷預算促銷預算3/1 3/1 清理預算分析資料清理預算分析資料3/2 估計制作文宣費用2/1 訂立商展規(guī)劃會議議程2/2 顧客意

20、見反饋分析表任務名稱任務名稱: 日期日期:工作項目重要性開始結束負責人成果評價 38125678711合計合計26316641 A*BC D*E F* G*人數(shù)人數(shù)周周總計總計9 98 87 76 65 54 43 32 21 1 時間時間 （周）（周）工序工序1E2E2E3E3E4E4E4E4E1E2E2E2E2E1E1E012345678910時間（周）時間（周）12345678人人數(shù)數(shù)你負責改善一個單位的重要問題你負責改善一個單位的重要問題, ,你的你的主管希望你提出一個有效的工作計劃主管希望你提出一個有效的工作計劃. .成本降低成本降低 / / 客戶服務改善客戶服務改善 / / 提高績

21、效提高績效進度安排進度安排質(zhì)量,成本,影響因素關鍵路線(CPM),線條圖(GANT),里程碑(Milestone)進度控制進度控制人員職責分派工作結構分解控制會議干擾因素分析進度報告進度報告差異分析修訂措施問題及原因分析下一步工作安排及建議 善用時間排程善用時間排程,學會善用大段時間與零散時間學會善用大段時間與零散時間 預留可彈性運用的時間以應對突發(fā)狀況預留可彈性運用的時間以應對突發(fā)狀況 將瑣碎的工作交由部屬處理將瑣碎的工作交由部屬處理 將時間運用于改善組織將時間運用于改善組織,改善工作方法改善工作方法,創(chuàng)新創(chuàng)新,提高客戶提高客戶滿意度滿意度,降低成本降低成本,減少錯誤及瑕疵的工作減少錯誤及瑕

22、疵的工作討論10分鐘分享3分鐘缺乏輕重緩急之分缺乏輕重緩急之分缺少計劃缺少計劃隨意授權隨意授權無效的會議無效的會議缺乏組織缺乏組織個人間的沖突個人間的沖突對時間估計的不足對時間估計的不足試圖根據(jù)記憶來做事試圖根據(jù)記憶來做事沒有能力說沒有能力說 “ “不不”拖延拖延未事先約定的訪客未事先約定的訪客電話電話給自己一段安靜給自己一段安靜的時間的時間拒絕與重要目標無關的事情打交道，拒絕與重要目標無關的事情打交道，才能創(chuàng)造時間的最大效益才能創(chuàng)造時間的最大效益 電話電話 盡量減少 代接與授權 電話留言 避免無關話題 簡潔回答 必要時禮貌的結束對話 訪客訪客 限制區(qū)域與人數(shù) 在別人的工作區(qū)域討論工作 座位遠

23、離門或走道 站立談話 郵件郵件 分類 安排時間閱讀 過濾垃圾郵件 限制對象 會議會議確定必要性讓參加會議的人清楚知道會議目的與需要信息準時開始,準時結束轉接電話結束前清楚說明會議結論與要求你是新來的工程師,當你正投入公司財務系統(tǒng)的編程設計工作時，負責電子商務的項目經(jīng)理李嵐打電話來請你參加一個會議，主題是要討論電子商務的未來應用及發(fā)展方向，他很希望你代表技術支持部門談談各項新技術的應用，時間是在下午2點鐘。李嵐相信你是最好的人選，而她已經(jīng)沒有其他時間來進行這個會議。她因為太忙而忘了提前通知你。她知道你人很好，應該會幫他這個忙。而那個時間你原來是準備要學習JAVA技術標準。請問你會如何面對這次的會

24、議邀請。 階段階段一：一：處理處理人的人的情緒情緒吸收 Absorb表示理解 Acknowledge同意某些事 Agree with something 階段階段二：二：處理處理特定特定問題問題詢問 Ask增加 Add建議 Advise一起的行動計劃 Action plan together1 1、計劃欠妥、計劃欠妥7 7、欠缺自律、欠缺自律1313、用人不當、用人不當2 2、貪求過多、貪求過多8 8、無力拒絕、無力拒絕1414、社交閑談、社交閑談3 3、不速之客、不速之客9 9、做事絕延、做事絕延1515、權貴混淆、權貴混淆4 4、條理不清、條理不清1010、無效會議、無效會議1616、溝通

25、不良、溝通不良5 5、事必躬親、事必躬親1111、文件繁雜、文件繁雜1717、進度失控、進度失控6 6、電話干擾、電話干擾1212、工作擱置、工作擱置1818、應付危機、應付危機 我的工作如何對公司的策略產(chǎn)生貢獻？我的工作如何對公司的策略產(chǎn)生貢獻？ 我的主要角色與職責是什么？我的主要角色與職責是什么？ 我對于組織的其它事業(yè)領域可以提供哪些協(xié)助？我對于組織的其它事業(yè)領域可以提供哪些協(xié)助？ 如何提供更好的服務給內(nèi)部及外部的客戶？如何提供更好的服務給內(nèi)部及外部的客戶？ 有哪些關于工作或人員的的問題需加以特別的關注？有哪些關于工作或人員的的問題需加以特別的關注？ 有哪些是公司期望未來去做的事？有哪些是

26、公司期望未來去做的事？時間是最稀有的資源。時間是最稀有的資源。所有的工作、所有的成果和績效都需要使用時間。所有的工作、所有的成果和績效都需要使用時間。與其它的資源不同與其它的資源不同, 時間不能被替代、時間不能增加、不時間不能被替代、時間不能增加、不能被購得、不能儲存。能被購得、不能儲存。高效經(jīng)理人是從時間開始高效經(jīng)理人是從時間開始, 而不是從任務開始。他們首先而不是從任務開始。他們首先去了解去了解: 他們的時間到哪去了。他們的時間到哪去了。Peter F. Drucker1.確立自己的角色確立自己的角色2.選擇重要的事選擇重要的事, 排定優(yōu)先順序排定優(yōu)先順序3.了解自己的時間到哪去了了解自己

27、的時間到哪去了4.設立目標設立目標5.計劃和安排日程計劃和安排日程6.避免干擾避免干擾7.井然有序井然有序 , 逃離時間的陷阱逃離時間的陷阱 花點時間花點時間, ,什么都不做什么都不做, ,這是放松的開始這是放松的開始花點時間花點時間, ,去思考去思考, ,這是進步的開始這是進步的開始花點時間花點時間, ,去閱讀去閱讀, ,這是智慧的開始這是智慧的開始花點時間花點時間, ,去運動去運動, ,這是健康的開始這是健康的開始花點時間花點時間, ,去旅行去旅行, ,這是增長見聞的開始這是增長見聞的開始花點時間花點時間, ,去關懷社會去關懷社會, ,這是服務的開始這是服務的開始你學習到的寶貴經(jīng)驗是什么你

28、學習到的寶貴經(jīng)驗是什么? ? 48-168 分 低 需采取防范措施169-312 分 中 需制定計劃來克服這些有問題的方面313-432 分 高 必須立即采取有效措施外部外部內(nèi)部內(nèi)部壓力壓力無法控制的事無法控制的事能力無法達到的事能力無法達到的事沒有興趣的事沒有興趣的事事先沒有預料到的事先沒有預料到的/突發(fā)事件突發(fā)事件控制能力控制能力情緒情緒精神精神個性個性順序壓力來源可能原因 Social isolation 缺乏人際支持缺乏人際支持 Think unrealistically 想法不切實際想法不切實際 Rigid body 身體緊張身體緊張 Emotional repressed 情緒壓抑

29、情緒壓抑 Self-neglect 忽略自己的需要忽略自己的需要 Sensory overload 感官刺激過度感官刺激過度最佳績效表現(xiàn)最合適壓力低度壓力厭倦高度壓力不安不快樂績效表現(xiàn)壓力程度 對外對外: :事件控制事件控制 對內(nèi)對內(nèi): :自我調(diào)整自我調(diào)整 事件控制事件控制 突發(fā)事件突發(fā)事件 不得不做的事情不得不做的事情 處理方法：處理方法： 問自己問自己:“是否我該處理？是否我該處理？” “是是” 接受并面對它接受并面對它,努力尋找資源努力尋找資源 “不是不是”請說請說 no ! 否則，否則， 不要一邊埋怨，一邊做。不要一邊埋怨，一邊做。 處理步驟：處理步驟： 冷靜冷靜 判斷、分析判斷、分析

30、 (5W2H) 尋求解決方法尋求解決方法 緊急措施緊急措施 預防再發(fā)生預防再發(fā)生 心理準備心理準備 正面思考正面思考 給自己一點壓力給自己一點壓力 預演預演 看見好處看見好處 你正在趕一份后天要交出去的報告,你的老板非常重視這份報告,因為他必須拿這份報告的資料,向董事會匯報投資的分析與建議. 你的一位下屬急匆匆的跑進你的辦公室,向你報告有客戶抱怨你們的產(chǎn)品造成他們的生產(chǎn)線失火了,要求你們馬上到現(xiàn)場善后,并要求賠償他們的損失. 你決定親自去看看事故的現(xiàn)場,了解真正的原因.我必須做完這件事我必須做完這件事我必須干好我必須干好我在允許的時間內(nèi)盡量做我在允許的時間內(nèi)盡量做我能干好我能干好別人應付壓力的能別人應付壓力的能力都比我強力都比我強每個人都會受到壓