公共資源交易中心管理辦法

1、*交易中心進(jìn)場交易項目檔案管理辦法（試行）第一章 總則第一條 為加強(qiáng)進(jìn)場交易項目檔案的集中統(tǒng)一管理，維護(hù)項目檔案的真實完整與安全,有效利用進(jìn)場交易項目檔案資源，根據(jù)中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法、中華人民共和國政府采購法、中華人民共和國檔案法、土地、礦業(yè)、國有產(chǎn)權(quán)交易有關(guān)規(guī)定及檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于所有進(jìn)入*交易中心（以下簡稱交易中心）交易的項目檔案的收集、整理、移交和管理等。第三條 本辦法所稱的進(jìn)場交易項目檔案是指建設(shè)工程、政府采購、國有建設(shè)用地使用權(quán)出讓、礦業(yè)權(quán)交易、國有產(chǎn)權(quán)交易等項目進(jìn)場交易活動過程中形成的，具有保存價值的各種文件資料。第四條 進(jìn)場交

2、易項目檔案作為反映招標(biāo)、采購、權(quán)屬交易活動的重要記錄和史料，有重要的證明作用，應(yīng)當(dāng)依法保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、齊全完整，并能真實反映進(jìn)場交易活動內(nèi)容。第二章 職責(zé)和分工第五條 *交易中心對進(jìn)場交易項目檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。綜合科檔案室對進(jìn)場交易項目檔案實行集中管理，具體負(fù)責(zé)檔案的歸檔、保管、提供查詢等。其他相關(guān)科室分別負(fù)責(zé)其相關(guān)項目檔案收集、整理、編制目錄等，確保項目資料的真實性、完整性。有招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)代理的項目，該項目檔案資料由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)按照公共資源交易中心檔案整理要求進(jìn)行收集、整理、立卷,業(yè)務(wù)科部負(fù)責(zé)對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)收集、整理、立卷的檔案進(jìn)行復(fù)核審查，確保

3、項目資料的真實性、完整性。第六條 對應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)及相關(guān)科部項目負(fù)責(zé)人收集并進(jìn)行整理、移交等事項，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第七條 項目檔案未移交時，由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)及相關(guān)科部對項目資料的真實性、完整性、有效性負(fù)責(zé)并妥善保管，不得偽造、變造、隱匿或銷毀。第三章 項目檔案的歸檔范圍第八條 建設(shè)工程類項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)按照建設(shè)工程類檔案的卷內(nèi)目錄（卷內(nèi)目錄見附件三）的內(nèi)容整理。第九條 政府采購類項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)按照采購類項目檔案的卷內(nèi)目錄和活動記錄（卷內(nèi)目錄和活動記錄見附件三）的內(nèi)容整理。第十條 國有建設(shè)用地使用權(quán)出讓項目檔案收集、整理

4、、歸檔的文件資料應(yīng)按照國有建設(shè)用地使用權(quán)出讓類的檔案的卷內(nèi)目錄的內(nèi)容進(jìn)行整理。第十一條 礦業(yè)權(quán)交易項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)按照產(chǎn)權(quán)類檔案的卷內(nèi)目錄的內(nèi)容的整理。第十二條 國有產(chǎn)權(quán)交易項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應(yīng)按照國有產(chǎn)權(quán)交易項目檔案的卷內(nèi)目錄和活動記錄（卷內(nèi)目錄見附件三）的內(nèi)容整理。第四章 項目檔案的整理第十三條 招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)及相關(guān)科部應(yīng)及時收集、整理進(jìn)場交易項目過程中產(chǎn)生的各種文件資料及電子檔資料。第十四條 整理的資料應(yīng)囊括該項目進(jìn)場交易的全部文件和記錄，包括文字、圖表，紙質(zhì)、磁帶、光盤、U盤、磁盤等形式。第十五條 進(jìn)場交易項目檔案文件、資料用紙規(guī)格采用A4紙。光盤、U

5、盤、磁盤等無法裝訂成冊的可在項目檔案中統(tǒng)一編頁，單獨(dú)保存。第十六條 項目資料必須根據(jù)卷內(nèi)目錄進(jìn)行整理（卷內(nèi)目錄見附件1），如業(yè)務(wù)流程、卷內(nèi)目錄、活動記錄發(fā)生變動請相關(guān)科部負(fù)責(zé)人及時通知檔案管理人員更改。第十七條 必須確保項目檔案的真實、齊全、完整和有效，包括：1、檢查項目資料上相關(guān)的編號、單位名稱等是否正確無誤； 2、項目相關(guān)資料是否有遺漏、錯放等；3、簽字、蓋章、日期等內(nèi)容是否齊全。第十八條 檔案整理流程及要求：1、按照卷內(nèi)目錄順序整理檔案2、填寫項目活動記錄3、填寫卷內(nèi)目錄4、卷內(nèi)文件頁號編寫（頁號編寫標(biāo)準(zhǔn)：頁號一律使用鉛筆書寫。案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號；單面書寫的文件材

6、料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號；已有頁號的文件可不再重新編寫頁號；成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其他文件材料組成一卷的，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)；卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。）5、填寫檔案移交匯總目錄，登記內(nèi)容為項目編號、開標(biāo)日期、采購人（招標(biāo)人）、中標(biāo)單位、投標(biāo)單位、預(yù)算金額、合同金額、采購方式和負(fù)責(zé)人。注：檔案移交匯總目錄統(tǒng)一使用Excel表格；開標(biāo)日期以最后一次開標(biāo)日期為準(zhǔn)；一次開標(biāo)多個采購單位的，請將所有項目編號都填寫在一個單元格里，每

7、個編號中間用“/”號隔開（不要合并單元格）；采購人（招標(biāo)人）、中標(biāo)單位、未中標(biāo)單位等對應(yīng)本項編號的位置按同一格式填寫。第五章 項目檔案的接收第十九條 有招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)代理的項目，該項目檔案資料由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)按照公共資源交易中心檔案整理要求進(jìn)行收集、整理、立卷。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在中標(biāo)通知書發(fā)放后30日內(nèi)將整理好的項目檔案移交到公共資源交易中心相關(guān)業(yè)務(wù)科部。業(yè)務(wù)科部項目負(fù)責(zé)人對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)收集、整理、立卷的檔案進(jìn)行移交前的復(fù)核審查、并簽字確認(rèn)其檔案的真實性、完整性并最終移交到檔案室，檔案管理人員負(fù)責(zé)確認(rèn)檔案的合規(guī)性。（移交表見附件二）第二十條 無代理機(jī)構(gòu)代理項目的檔案資料由業(yè)務(wù)科部具體項目負(fù)責(zé)人在中標(biāo)

8、通知書或成交確認(rèn)書發(fā)放后的2個月內(nèi)進(jìn)行收集、整理、立卷、復(fù)核，并簽字確認(rèn)其真實性、完整性后移交到檔案室，檔案管理人員負(fù)責(zé)確認(rèn)檔案的合規(guī)性。第二十一條 移交過程中如發(fā)現(xiàn)項目檔案資料不全、偽造或未按檔案管理辦法的要求立卷裝訂等情況的應(yīng)停止接收，科部項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在15個工作日內(nèi)按管理辦法要求重新立卷裝訂后移交。如有特殊情況確有缺少的文件材料，由項目負(fù)責(zé)人寫出缺少材料情況說明本人簽字，放在檔案最后備查。第二十二條 檔案管理人員負(fù)責(zé)對移交送存的檔案按照檔案管理辦法復(fù)核檔案的合規(guī)性，最終辦理檔案交接手續(xù)簽字確認(rèn)正式移交。第六章 項目檔案管理第二十三條 交易中心檔案管理人員負(fù)責(zé)項目檔案的統(tǒng)一分類編號、貯存和

9、妥善保管，應(yīng)保證檔案庫房的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防霉、防濕、防火、防盜等工作。第二十四條 項目檔案按照年度檔案編號順序進(jìn)行存檔擺放。卷內(nèi)檔案材料按照進(jìn)場交易工作流程的順序排列，依次為項目立項準(zhǔn)備、項目招標(biāo)、項目開標(biāo)、項目評審、招標(biāo)結(jié)果、項目合同的文件材料及其它資料。第二十五條 進(jìn)場交易項目檔案的保管期限定為永久和定期兩種。屬于重要進(jìn)場交易項目，需長久利用的文件材料，列為永久保管；屬于一般進(jìn)場交易項目，在較長時期內(nèi)有利用價值的文件材料，保管期限至少為15年；屬于政府采購項目非中標(biāo)人的投標(biāo)文件正本保管期限為2年。國家法律法規(guī)有規(guī)定的從其規(guī)定。第二十六條 進(jìn)場交易項目檔案的保管期限起始時間，從立卷之日

10、算起。第二十七條 檔案管理人員應(yīng)在每年的一季度對上年度移交的檔案應(yīng)完成編制目錄工作；并制作檔案清冊，列明應(yīng)管理的檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等。檔案清冊應(yīng)作永久保管。第二十八條 保管期滿的進(jìn)場交易項目檔案，可按以下程序銷毀。（一）檔案管理人員按規(guī)定提出項目檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊。（二）銷毀意見報交易中心領(lǐng)導(dǎo)同意。（三）銷毀進(jìn)場交易項目檔案時，檔案管理科部負(fù)責(zé)人參加現(xiàn)場監(jiān)銷。（四）監(jiān)銷人在銷毀進(jìn)場交易項目檔案前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對清點(diǎn)銷毀的項目檔案；銷毀后應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名。第七章 項目檔案的查閱及利用第二十九條 因工作需要，確需查閱或復(fù)印進(jìn)場交易項目檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱審批單(見附件四)、檔案利用效果登記薄(見附件五)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、科部負(fù)責(zé)人簽字、檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員辦理手續(xù)。第三十條 查閱項目檔案時，應(yīng)在檔案室進(jìn)行借閱，不得將檔案資料帶出檔案室。第三十一條 查閱