人力資源系統(tǒng)管理辦法

1、人力資源系統(tǒng)管理辦法征求意見稿）第一章 總則第一條 為加強人力資源系統(tǒng)的管理，明確各級系統(tǒng)操作人員的職責(zé)與權(quán) 限，提高人力資源系統(tǒng)運行的效率和效果，確保人力資源各項數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確、 完整，更好地為公司、員工提供服務(wù)，特制定本辦法。第二條 人力資源系統(tǒng)是公司應(yīng)用軟件系統(tǒng)中的基礎(chǔ)系統(tǒng)， 實現(xiàn)員工人事信 息管理、人事異動處理、員工招聘管理、績效管理、培訓(xùn)管理、人力資源報表管 理、員工自助服務(wù)等人力資源管理功能。第三條 人力資源系統(tǒng)管理原則：1、權(quán)限與責(zé)任對等原則：誰使用，誰負(fù)責(zé)，按照授予的權(quán)限進行系統(tǒng)的操 作，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2、嚴(yán)格保密原則：系統(tǒng)各項人事信息、 薪酬數(shù)據(jù)必須嚴(yán)格保密， 未經(jīng)授權(quán)，

2、 不得泄漏。3、準(zhǔn)確完整原則：系統(tǒng)各項信息必須準(zhǔn)確、完整，并及時更新。第四條 本辦法適用華安財產(chǎn)保險股份有限公司人力資源系統(tǒng)的管理。第二章 職責(zé)與權(quán)限第五條 組織機構(gòu)一、總公司（一）人力資源部：1、人力資源管理系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃、組織選型和系統(tǒng)實施。2、人力資源系統(tǒng)在全公司的推廣使用、升級優(yōu)化和監(jiān)督檢查。3、制定、完善人力資源系統(tǒng)各模塊指導(dǎo)操作手冊。4、負(fù)責(zé)人力資源系統(tǒng)用戶權(quán)限管理。5、負(fù)責(zé)人力資源系統(tǒng)中總公司各部門、分公司、分公司職能部門、三級機 構(gòu)組織架構(gòu)裂變（包括新設(shè)、合并、拆分、升級、降級、撤銷，下同）的管理。6、指導(dǎo)、監(jiān)控、解決人力資源系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題，并對總公司員工、 分公司系統(tǒng)管

3、理員進行培訓(xùn)。7、負(fù)責(zé)總公司員工、分公司經(jīng)營班子、委派財務(wù)負(fù)責(zé)人以及稽核人員信息 的維護。（是否要包括理財險人員和特別調(diào)查部經(jīng)理？）（二）信息技術(shù)部：1、參與人力資源管理系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實施。2、對人力資源系統(tǒng)提供網(wǎng)絡(luò)與設(shè)備維護等支持和技術(shù)保障。3、組織人力資源系統(tǒng)與公司其它系統(tǒng)接口的開發(fā)與維護。4、負(fù)責(zé)人力資源系統(tǒng)自定義報表的設(shè)計工作。5、負(fù)責(zé)人力資源系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份與安全管理。（三）市場部：（職責(zé)描述更全一些）1、及時向總公司人力資源部提供二級機構(gòu)、三級機構(gòu)的裂變信息。2、負(fù)責(zé)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)中與HR系統(tǒng)對接信息的維護。3、公司前線人員信息及前線人力成本報表的查看權(quán)。二、分公司（

4、一）人力資源部：1、負(fù)責(zé)人力資源系統(tǒng)在分公司和所屬三級機構(gòu)的推廣使用。2、人力資源系統(tǒng)中所屬三級機構(gòu)部門、四級機構(gòu)、業(yè)務(wù)團隊的設(shè)置。3、負(fù)責(zé)分公司各項人力資源數(shù)據(jù)的及時更新、 日常維護，確保數(shù)據(jù)的及時、 準(zhǔn)確和完整。4、對分公司本部、所屬三級機構(gòu)人力資源系統(tǒng)的使用進行指導(dǎo)和檢查監(jiān) 督，并負(fù)責(zé)對分公司本部、 同城三級機構(gòu)員工以及異地三級機構(gòu)系統(tǒng)管理員進行 系統(tǒng)操作培訓(xùn)。5、及時反饋分公司使用人力資源系統(tǒng)中的問題以及優(yōu)化建議。6、負(fù)責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)分公司員工、三級機構(gòu)經(jīng)營班子人員信息的維護。（二）市場部：1、負(fù)責(zé)分公司前線人員在系統(tǒng)中的各項人事事務(wù)操作。2、及時向分公司人力資源部提供四級機構(gòu)裂變及業(yè)務(wù)

5、團隊變動（包括新 設(shè)、合并、撤銷）信息。3、分公司前線人員信息及前線人力成本報表的查看權(quán)。三、三級機構(gòu)（一）同城三級機構(gòu)： 原則上統(tǒng)一集中到分公司本部進行各項人力資源系統(tǒng)操作。（二）異地三級機構(gòu)：1、負(fù)責(zé)人力資源系統(tǒng)在三級機構(gòu)的推廣使用。2、負(fù)責(zé)對三級機構(gòu)員工進行系統(tǒng)操作培訓(xùn)。3、及時反饋三級機構(gòu)使用人力資源系統(tǒng)中的問題以及優(yōu)化建議。4 、 負(fù)責(zé)三級機構(gòu)員工信息的維護。第六條 系統(tǒng)管理員（一）總公司系統(tǒng)管理員1、參與人力資源系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)劃和系統(tǒng)實施。2、組織優(yōu)化公司人力資源管理系統(tǒng)以及完善相關(guān)操作手冊。3、負(fù)責(zé)人力資源管理系統(tǒng)用戶權(quán)限、經(jīng)理人自助常用報表的設(shè)置和主控臺 的管理。4、協(xié)助信息技術(shù)

6、部處理與公司其它應(yīng)用系統(tǒng)進行對接。5、組織分公司系統(tǒng)管理員和總公司員工進行系統(tǒng)使用的培訓(xùn)。6、指導(dǎo)、監(jiān)督人力資源系統(tǒng)的運行，研究、解決分公司反饋系統(tǒng)使用過程 中的問題，并提出處理意見。7、負(fù)責(zé)人力資源系統(tǒng)的運行、數(shù)據(jù)維護監(jiān)督和日常管理。 （二）分公司系統(tǒng)管理員1、負(fù)責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)，人力資源系統(tǒng)在分公司的應(yīng)用管理，確保分公司人力 資源數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確、完整。2、組織所屬三級機構(gòu)系統(tǒng)管理員和分公司員工系統(tǒng)使用的培訓(xùn)。3、及時反饋分公司使用HR系統(tǒng)中的問題以及優(yōu)化建議。4、指導(dǎo)、解決分公司員工、所屬三級機構(gòu)系統(tǒng)管理員反饋的問題。（三）三級機構(gòu)系統(tǒng)管理員1、負(fù)責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)， 人力資源系統(tǒng)在三級機構(gòu)的應(yīng)用

7、管理， 確保三級機構(gòu) 人力資源數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確、完整2、負(fù)責(zé)三級機構(gòu)員工系統(tǒng)使用的培訓(xùn)。3、及時向分公司系統(tǒng)管理員反饋三級機構(gòu)使用 HR系統(tǒng)中的問題以及優(yōu)化 建議。第七條 員工1、在權(quán)限范圍內(nèi)，按照系統(tǒng)操作說明書進行員工自助操作。2、 及時向所屬機構(gòu)人力資源部反饋個人變動信息、使用HR系統(tǒng)中的問題 以及系統(tǒng)優(yōu)化建議。第三章 系統(tǒng)使用管理第八條 系統(tǒng)中的所有使用人員要自覺遵守系統(tǒng)管理相關(guān)的規(guī)章制度， 按照 授予的權(quán)限 （附件一：系統(tǒng)權(quán)限分配表（一期） ），認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān) 的職責(zé)。（備注：目前權(quán)限僅按照人力資源系統(tǒng)一期實施項目進行授權(quán)）第九條 用戶因工作需要變更個人操作權(quán)限， 須認(rèn)真閱

8、讀本辦法， 并按照以 下流程進行辦理：員工填寫權(quán)限變更申請表（附件二）一分公司人力資源部審核一總公司 人力資源部審批一總公司系統(tǒng)管理員進行權(quán)限授予第十條 公司員工持有唯一的系統(tǒng)登陸帳號。 員工應(yīng)保證個人帳戶密碼的安 全性，不得將密碼透露給他人。員工取得初始密碼后應(yīng)立即修改，若因帳號、密 碼被他人使用造成不良影響，一切后果由本人承擔(dān)。第十一條 員工忘記密碼的， 應(yīng)向總公司系統(tǒng)管理員發(fā)送郵件， 提出修改密 碼申請，經(jīng)總公司系統(tǒng)管理員核實后重新設(shè)置員工密碼。第十二條 任何用戶不得索取他人帳戶密碼， 未經(jīng)授權(quán)， 不得用其他人員帳 號進行系統(tǒng)操作。第十三條 分公司和異地三級機構(gòu)必須明確一位系統(tǒng)管理員，

9、負(fù)責(zé)本機構(gòu)人 力資源系統(tǒng)的日常管理（具體職責(zé)見第二章） 。系統(tǒng)管理員必須責(zé)任心強，具有 良好的職業(yè)操守，一定的人力資源管理知識和應(yīng)用軟件操作知識。第十四條 同城支公司如因工作需要須設(shè)系統(tǒng)管理員， 須按第九條流程向總 公司人力資源部提出書面申請，審批同意后授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限第十五條 擔(dān)任系統(tǒng)管理員的員工須屬于人力資源系列。 總公司系統(tǒng)管理員 為人力資源部HR項目經(jīng)理，分公司系統(tǒng)管理員由分公司指定，三級機構(gòu)系統(tǒng)管 理員為人事行政崗。分支機構(gòu)須在系統(tǒng)管理員確定后一周內(nèi)將系統(tǒng)管理員名單 （附件三） 以分公司為單位上報總公司人力資源部。第十六條 分支機構(gòu)系統(tǒng)管理員有變動的， 由上一級系統(tǒng)管理員進行人

10、員異 動處理，并在 3 日（時間是否再短些） 內(nèi)將新系統(tǒng)管理員名單上報總公司人力資 源部，由總公司系統(tǒng)管理員進行權(quán)限授予。第十七條 分支機構(gòu)新系統(tǒng)管理員上崗前應(yīng)到上一級人力資源部進行不少 于 3 天的崗前技能和實務(wù)操作培訓(xùn)。第四章 系統(tǒng)維護管理人力資源數(shù)據(jù)的操作職責(zé)落實到須填寫信息維第十八條 人力資源系統(tǒng)是公司人力資源管理的基礎(chǔ)系統(tǒng)， 統(tǒng)計、查詢來源于該系統(tǒng)。 各項人力資源系統(tǒng)操作應(yīng)合理分工， 人，保證各項數(shù)據(jù)的及時、完整和準(zhǔn)確第十九條 分支機構(gòu)人力資源系統(tǒng)操作人員分工有變化的， 護落實表（附件四），并上報總公司人力資源部。第二十條 系統(tǒng)維護人員須嚴(yán)格按照規(guī)范操作系統(tǒng)， 認(rèn)真、及時維護員工各

11、項人力資源數(shù)據(jù)第二十一條 新入司員工的基本信息須在發(fā)入司通知書 3 日內(nèi)錄入系統(tǒng)， 入司時間以入司通知書為準(zhǔn)， 人員信息中必填項須按要求填寫完整、 準(zhǔn)確。未提 供完整入司資料的，人員基本信息暫不錄入系統(tǒng)。第二十二條 員工個人信息發(fā)生變動， 要及時向人力資源部提供人員信息 及相關(guān)證明材料， 經(jīng)所在機構(gòu)人力資源部核實后在系統(tǒng)中修改員工信息， 保證系 統(tǒng)中人員信息的及時準(zhǔn)確。第二十三條 人員信息發(fā)生變動后，系統(tǒng)維護人員須按照授予的權(quán)限，及 時進行相關(guān)的人力資源事務(wù)操作， 維護人員信息。 員工離司的， 需在 3日內(nèi)進行 更新維護；其他人員信息發(fā)生變動的，系統(tǒng)維護人員必須在當(dāng)月 20 日前更新維 護完畢

12、。第二十四條 員工休假超過 3 個月或者無故曠工 3 天以上的，信息維護人 員須在系統(tǒng)對其員工狀態(tài)作不在職、員工類別作待崗處理。 （是否在此處明確， 此時間是否合適）第二十五條 員工離司須進行辭職或辭退事務(wù)處理， 不得刪除人員信息。 在 辦理完離職手續(xù)之前， 信息維護人員須在系統(tǒng)里對其作待崗處理， 待其相關(guān)手續(xù) 辦完后，再對其作離職處理。第二十六條 在人事事務(wù)處理中， 員工如發(fā)生內(nèi)部調(diào)動， 員工調(diào)動日期須與 新入職日期一致， 日期以調(diào)動通知時間為準(zhǔn)。 如無調(diào)動通知的， 以公司領(lǐng)導(dǎo)簽字 日期為準(zhǔn)。第二十七條 機構(gòu)組織架構(gòu)進行調(diào)整的，須按照以下程序進行辦理：（一）總公司部門新設(shè)、合并、名稱改變或分

13、公司新設(shè)、升降級的：總公 司信息維護人員根據(jù)公司發(fā)文進行相關(guān)系統(tǒng)操作， 機構(gòu)組織架構(gòu)調(diào)整時間以發(fā)文 日期為準(zhǔn)。（二）三級機構(gòu)新設(shè)、合并的：總公司市場部須向總公司人力資源部發(fā)三 級機構(gòu)新設(shè)或合并的工作聯(lián)系函，內(nèi)容包括三級機構(gòu)新設(shè) / 合并的批準(zhǔn)時間、三 級機構(gòu)名稱等，總公司信息維護人員據(jù)此進行相關(guān)系統(tǒng)操作。（三）分公司部門新設(shè)、合并的：總公司信息維護人員根據(jù)分公司報備的 發(fā)文進行相關(guān)的系統(tǒng)操作，機構(gòu)組織架構(gòu)調(diào)整時間以分公司發(fā)文時間為準(zhǔn)。（四）分公司業(yè)務(wù)機構(gòu)（團隊）新設(shè)、合并的：分公司市場部須向分公司 人力資源部發(fā)相關(guān)的工作聯(lián)系函， 內(nèi)容包括公司批準(zhǔn)時間、 機構(gòu)（團隊）名稱等， 分公司信息維護人員

14、據(jù)此進行相關(guān)系統(tǒng)操作。組織架構(gòu)發(fā)生變動的， 其人員在系統(tǒng)中的異動處理須在當(dāng)月 20日前操作完 畢，人員異動時間與入新職時間一致。第二十八條 分支機構(gòu)成立新部門的， 應(yīng)及時向總公司人力資源部提供新設(shè) 部門標(biāo)準(zhǔn)的職位設(shè)置和職位說明書， 由總公司相關(guān)人員在系統(tǒng)中設(shè)置新部門和新 職位。第二十九條 分支機構(gòu)不得擅自修改系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)職位設(shè)置， 新設(shè)部門要按照總 公司下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)職位進行設(shè)置， 如因工作需要須增加新職位的， 分支機構(gòu)須向總 公司人力資源部申請，經(jīng)同意后由總公司相關(guān)人員進行設(shè)置。第三十條 人力資源系統(tǒng)正式運行后，公司所有人員的薪酬須在系統(tǒng)中進 行計算發(fā)放。 每月人員薪酬信息不得晚于下月 15日前錄入

15、系統(tǒng)進行計算、 發(fā)放。 （前后線是否需要統(tǒng)一一致）第三十一條 系統(tǒng)使用人員遇到問題或優(yōu)化建議， 可填寫系統(tǒng)問題反饋單 （附件五），并提交給總公司人力資源部?？偣鞠到y(tǒng)維護人員須認(rèn)真解答、反 饋答復(fù)。第三十二條 為提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性、安全性和運行速度，總公司人 力資源部保有隨時對軟件操作系統(tǒng)進行升級的權(quán)利。 如因系統(tǒng)維護或升級的需要 而需暫停服務(wù)，總公司人力資源部將在事先進行通告。第五章 系統(tǒng)安全管理第三十三條 系統(tǒng)使用人員須遵守公司保密紀(jì)律規(guī)定，并對權(quán)限范圍內(nèi)的 人力資源數(shù)據(jù)的保密性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性負(fù)責(zé)，不得危害系統(tǒng)的安全運 行。第三十四條 各級系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查人力資源系統(tǒng)，

16、發(fā)現(xiàn)問題及時解 決，無法解決的要立即與總公司人力資源部聯(lián)系，確保系統(tǒng)正常運行。第三十五條 當(dāng)使用人員發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題， 應(yīng)填寫系統(tǒng)問題反饋單 ，并及 時通知所在機構(gòu)系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員須認(rèn)真解決并及時反饋。第三十六條 各級系統(tǒng)管理員處理員工反映的問題，須留有記錄，并建立 完善的工作記錄，對發(fā)生的問題及解決措施有詳細(xì)的書面記載。第三十七條 人力資源系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有完善的備份制度，重要的人員數(shù) 據(jù)庫信息每周至少備份一次。第六章 獎懲第三十八條 各級人力資源部負(fù)責(zé)人作為人力資源系統(tǒng)管理的第一責(zé)任 人，各級系統(tǒng)管理員作為第二責(zé)任人， 須認(rèn)真落實管理職責(zé)， 確保人力資源系統(tǒng) 各項數(shù)據(jù)和操作的準(zhǔn)確、及時和完

17、整。第三十九條 系統(tǒng)使用人員應(yīng)按照系統(tǒng)操作說明書進行系統(tǒng)操作，不得違 規(guī)做危害系統(tǒng)運行的事情。 如造成不良影響的， 應(yīng)負(fù)責(zé)賠償， 并根據(jù)情節(jié)輕重情 況，給予罰款、考核扣分、通報批評、降級、降職、調(diào)離崗位、解除勞動合同等 處罰。情況嚴(yán)重的，依法追究民事或刑事責(zé)任。第四十條 違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，公司視情節(jié)輕重予以處 罰：（一）違反人力資源系統(tǒng)管理辦法有關(guān)規(guī)定，危害系統(tǒng)安全的；（二）未經(jīng)授權(quán)，使用他人帳號進入系統(tǒng)操作造成不良影響的；（三）不按系統(tǒng)操作說明書使用系統(tǒng)造成不良影響的；（四）未及時錄入或錄入虛假人員信息的；（五）人事事務(wù)操作失誤造成人員歷史信息錯誤的；（六）擅自在系統(tǒng)外發(fā)放員

18、工薪酬的；（七）其它違反系統(tǒng)管理和安全的行為。第四十一條 對認(rèn)真執(zhí)行人力資源管理辦法，且取得良好效果的部門和個人, 公司將根據(jù)情況對直接責(zé)任人給予表揚。第七章附則第四十二條本辦法由總公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋和修訂第四十三條 本辦法自下發(fā)之日起實施。附件一：系統(tǒng)權(quán)限分配表（一期）職位/職員所屬組織單元功能權(quán)限權(quán)限范圍備注決策層領(lǐng)導(dǎo)總公司經(jīng)理人自助平臺操作權(quán)全公司無總公司系統(tǒng)管 理員總公司權(quán)限與自定義報表設(shè)置權(quán)、主控臺操作權(quán)、組織規(guī)劃操作權(quán)全公司無人力資源部總經(jīng)理總公司人員信息與薪酬數(shù)據(jù)的查看 權(quán)、經(jīng)理人平臺操作權(quán)全公司無總公司薪酬核算的復(fù)核權(quán)總公司無薪酬管理室主任總公司人員信息與薪酬數(shù)據(jù)的查看 權(quán)、薪酬核算的設(shè)置權(quán)、員工 自助平臺操作權(quán)全公司無總公司薪酬核算的審核權(quán)總公司無薪酬管理員總公司人員信息與薪酬數(shù)據(jù)的查看 權(quán)、薪酬核算的設(shè)置權(quán)、員工 自助平臺操作權(quán)全公司無勞資員總公司人員信息與薪酬數(shù)據(jù)的查看 權(quán)、員工自助平臺操作權(quán)全公司無總公司薪酬核算的計算、修改 權(quán)總公司無人力管理室主 任總公司職員管理、職位體系修改權(quán)、 員工自助平臺操作權(quán)全公司無總公司及總公司部門、 分公司 及分公司部門、三級機構(gòu)修改權(quán)總公司無人力管理室其 他員工總公司職員管理修改權(quán)、員工自助平 臺操作權(quán)