公文管理辦法0901

1、-更改目的：編 寫：日期： 2010-9-1新 文 件審 批：日期：1. 目的：為提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，結(jié)合公司（以下簡稱公司）實際工作情況，特制定本規(guī)定。2. 范圍：本辦法中的公文泛指公司紅頭文件、制度、內(nèi)部通啟、會議紀(jì)要3. 責(zé)任：3.1公司營運管理部是公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)建立健全公文工作制度，加強(qiáng)公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，按期進(jìn)行匯總分析，保證公文處理工作高效運轉(zhuǎn)。3.2公司營運管理部配備文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)忠于職守、廉潔正派、保密觀念強(qiáng)且具備有關(guān)專業(yè)知識。3.3公司總經(jīng)理室成員在各自權(quán)限范圍內(nèi)負(fù)責(zé)簽發(fā)紅頭文件、制度；3.4各部門負(fù)責(zé)人

2、可在各自權(quán)限范圍內(nèi)負(fù)責(zé)簽發(fā)部門級別的內(nèi)部通啟、會議紀(jì)要；3.5營運管理部系統(tǒng)稽核室負(fù)責(zé)各類公文執(zhí)行有效性的跟蹤、反饋、督導(dǎo)。4. 內(nèi)容：4.1定義：公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。4.2公文處理的原則：公文處理應(yīng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公文由營運管理部統(tǒng)一編號、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。4.3公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和布置公司工作的文件。精選資料-4.3.2有效文件分兩類，一是有效的業(yè)務(wù)或職能指導(dǎo)性文件、規(guī)章制度：二是有效的工作安排性文件。

3、 公司任何正式出臺的文件均受營運管理部系統(tǒng)稽核室的稽核檢查，通過受控的方式管理公文，是防止各部門、各分公司、各級機(jī)構(gòu)出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。4.4 公文種類及使用范圍4.4.1公司的公文種類主要有：命令（令） 、決定、決議、通告、報告、請示、通知、通報、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。4.4.2各類公文使用范圍4.4.2.1命令（令）。適用于采取重大或強(qiáng)制性措施嘉獎或懲戒管理權(quán)限內(nèi)的有關(guān)人員；撤銷分公司不適當(dāng)?shù)臎Q定等。4.4.2.2決定、決議。對重要事項或重大行動做出的安排，用“決定”。經(jīng)過會議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。4.4.2.3通告。適用于在一定范圍內(nèi)向員工或者往來單位公布應(yīng)

4、當(dāng)遵守或者需要知曉的事項。4.4.2.4通知。適用于發(fā)布規(guī)章制度（包括規(guī)定、辦法、章程、規(guī)程、細(xì)則等）和措施；傳達(dá)上級有關(guān)單位的指示；要求下級單位辦理或者需要知曉的事項；轉(zhuǎn)發(fā)上級有關(guān)單位、同級單位和不相隸屬單位的公文；批轉(zhuǎn)下級單位的公文；印發(fā)公司領(lǐng)導(dǎo)的講話；人事任免事項等。精選資料-4.4.2.5通報。適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。4.4.2.6報告。適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復(fù)上級單位詢問或交辦事項的處理結(jié)果。4.4.2.7請示。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)的事項。4.4.2.8批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位或相關(guān)單位的請示事項。4.4.2.9函。適

5、用于平級單位之間或不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題。4.4.2.10會議紀(jì)要。適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。4.4.3 公司的公文類別主要包括：4.4.3.1紅頭文件（格式見附件一） 。公司的發(fā)字文件文種代號為“川安發(fā)字xxxxxxx 號”。公司人事勞資配備單獨發(fā)文字號，發(fā)文字號為“川安人字xxxxxxx號”。4.4.3.2規(guī)章制度（格式見附件二）規(guī)章制度的編號按制度編寫、審核及發(fā)放的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.4.3.3內(nèi)部通啟（格式見附件三）精選資料-內(nèi)部通啟一般不用編號，各部門發(fā)布的通啟可根據(jù)部門內(nèi)需要自行編號管理。4.4.3.4會議紀(jì)要（格式見附件四）需在全公司范圍內(nèi)傳達(dá)會議精

6、神的會議紀(jì)要應(yīng)按發(fā)文程序辦理并交行政管理室發(fā)文，會議紀(jì)要通報報文種代號為“川安會字xxxxxxx號”。4.4.4 公文格式4.4.4.1公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文字號（文件編號）、標(biāo)題、正文、發(fā)文單位、印章、主題詞、主送、抄送、擬稿、簽發(fā)人、校核等部分組成。（各類格式詳見附件）4.4.4.2涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)密級分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”?！敖^密”、“機(jī)密”還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。公文是否定為密級文件由擬稿部門和營運管理部根據(jù)公文內(nèi)容共同掌握。4.4.4.3緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。4.4.4.4發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱。4.4.4.5發(fā)

7、文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號，由營運管理部統(tǒng)一編號。4.4.4.6公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。4.4.4.7主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱4.4.4.8主送單位置于標(biāo)題之下、正文之上，頂格排列。有些不便于在首頁列出主送單位的公文，如決定、決議、會議紀(jì)要、法規(guī)性文件等，主送單位可以寫在公文末頁抄送單位之前。 主送、抄送一律用全稱或規(guī)范的簡稱。4.4.4.9公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。4.4.4.10公文除會議紀(jì)要和內(nèi)部通啟外， 應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 紅頭文件使用公司公章，精選資料-規(guī)章制度、規(guī)范類文件使用

8、公司營運管理部印章。4.4.4.11公文成文日期原則上以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，特殊情況應(yīng)在正文中明確說明。4.4.4.12抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。4.4.4.13公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（ 210mm× 297mm）。4.4.5 公文行文4.4.5.1要按照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文。一般不越級行文，因特殊情況，必須越級行文時，應(yīng)同時抄送越過的機(jī)關(guān)。4.4.5.2公司發(fā)文行文規(guī)則：a. 凡是對全公司范圍內(nèi)發(fā)文，如公司發(fā)布指令、決定、決議等使用紅頭文件；b. 頒布規(guī)章制度、管理辦法和操作規(guī)程等用制度格式。c. 報告、請示等使用內(nèi)部

9、通啟，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送單位，如需同時發(fā)送其他單位，還應(yīng)寫明抄送單位?！罢埵尽睉?yīng)堅持一文一事，一般只寫一個主送單位；“請示”不得抄送下級單位。d. “報告”中不得夾帶請示事項。e. 精簡公文。對可發(fā)可不發(fā)的和能用電話、面談等方式解決問題的事項，不要行文。4.5發(fā)文辦理發(fā)文辦理是指以本文所列種類的各類公文的辦理過程，包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、校對、用印、傳遞、登記、立卷存檔等程序。精選資料-4.5.2擬稿。擬稿一般按照職能部門分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程序，誰主管誰主辦。涉及兩個部門以上的事項，應(yīng)以一個部門為主，與有關(guān)部門協(xié)商一致后再辦理行文。4.5.3草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：4.5.3.1符合公司公

10、文管理辦法的有關(guān)規(guī)定。4.5.3.2情況屬實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。4.5.3.3引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，然后再引公文中的內(nèi)容。4.5.3.4除規(guī)章制度按照制度編寫、修改及發(fā)放管理規(guī)范的相關(guān)編號規(guī)則以外，其他公文結(jié)構(gòu)層次數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1”，第四層為“（ 1 ）”。4.5.3.5公文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。4.5.3.6公文呈批要按照文件擬發(fā)意見單 （附件五）要求，詳細(xì)、準(zhǔn)確填寫有關(guān)內(nèi)容。4.5.3.7公文擬稿應(yīng)采用 A4 紙型，同時必須提供電子版文件；會簽、核稿、簽發(fā)必須用鋼

11、筆、簽字筆書寫，簽名應(yīng)寫清姓名、日期。4.5.3.8對公司重大事項或涉及多個部門，又需有關(guān)部門配合解決的事項，主辦部門應(yīng)先征求相關(guān)部門意見，并交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人填寫文件擬發(fā)意見單后再簽報主辦部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審閱，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況簽署是否發(fā)文或提出處理意見。如公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示發(fā)文，則由主辦部門按本辦法的相關(guān)格式要求擬定電子文稿、 文件擬發(fā)意見單以及經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字獲批的紙質(zhì)文件一并交至營運管理部行政管理室文檔管理員。精選資料-公文審核。4.5.4.1公文審核實行層層負(fù)責(zé)制。擬文部門負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格把關(guān)，對所擬公文進(jìn)行初審，對發(fā)文的必要性、文稿內(nèi)容、文內(nèi)數(shù)字的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并簽名后送營運管理部行政管理

12、室。4.5.4.2各類發(fā)文在送營運管理部行政管理室后，由行政管理室文檔管理員負(fù)責(zé)核稿把關(guān)。4.5.4.3核稿工作要求。a. 審核文稿與紙質(zhì)簽批文件的口徑是否一致；b. 審核文稿內(nèi)容是否需要行文；c. 審核文稿內(nèi)容是否符合公司有關(guān)政策；d. 審核文稿內(nèi)容部門間的一致性；e. 審核文稿中所提解決問題的意見、辦法、措施是否切實可行；f. 審核文稿格式是否符合有關(guān)規(guī)定，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確精練，專用術(shù)語和引文是否正確，標(biāo)點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；g. 審核公文主送、抄送單位等發(fā)送范圍是否恰當(dāng)?shù)鹊?。h. 營運管理部預(yù)對文稿做大的改動，應(yīng)征求主辦部門的意見；對不合格的文稿，營運管理部有權(quán)退回擬稿部門進(jìn)

13、行修改。發(fā)文編號、打印、校對、蓋章、分發(fā)。4.5.5.1公文打印、編號由營運管理部負(fù)責(zé)。密級公文要指定專人打印，并根據(jù)先急后平、先上報后下發(fā)、先公文后資料的原則進(jìn)行安排。急件隨到隨辦。4.5.5.2公文校對由擬稿人或擬稿部門負(fù)責(zé)。精選資料-屬于密級的公文和上報的各類報表均由經(jīng)辦人親自校對，要求做到準(zhǔn)確無誤；校對人如發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系，未經(jīng)簽發(fā)人同意不得隨意改動。公文蓋章按公司印章管理暫行辦法辦理。公文分發(fā)：a. 擬稿人通過 OA 發(fā)送發(fā)文協(xié)同時應(yīng)明確分發(fā)范圍。b. 行政管理室應(yīng)通過 OA 發(fā)文系統(tǒng)發(fā)放公文，公文一律采用電子版和紙質(zhì)版兩種保存方式， 對于已發(fā)放的公文須由行政管

14、理室打印并蓋章后存檔。發(fā)放公文時要在文件發(fā)放登記表（見附件六）上登記分發(fā)部門，名。公文的更改。公文的更改應(yīng)由文件原起草部門擬定文件修改稿或補(bǔ)充稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文件修改稿或補(bǔ)充稿應(yīng)在原文件受控范圍內(nèi)發(fā)放，即保證修改后的文件發(fā)放到所有擁有原文件及原文件復(fù)印件的各分公司、各機(jī)構(gòu)和各部門。4.6 公文管理公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、 借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退，個人不得保存文件。5. 其他：5.1 本規(guī)定試行期自發(fā)布之日起至2010年 12 月 31 日，試行期結(jié)束后根據(jù)實際情況精選資料

15、-進(jìn)行修訂并發(fā)布正式版；5.2 由公司營運管理部負(fù)責(zé)解釋。6. 相關(guān)文件：制度編寫、審核及發(fā)放程序7. 附件：7.1 附件一：紅頭文件格式7.2 附件二：內(nèi)部通啟格式7.3 附件三：會議紀(jì)要格式7.4 附件四：文件擬發(fā)意見單7.5 附件五：文件發(fā)放登記表川安發(fā)字 XXXXXXX號精選資料-標(biāo)題（仿宋體，小二號字體，加粗）主送單位：（仿宋體，四號字體）正文（仿宋體，四號字體）發(fā)文機(jī)關(guān)（仿宋體，四號字體）日期（仿宋體，四號字體）主題詞：主送：抄送：擬稿：簽發(fā)人：校核：（未經(jīng)許可不得翻?。h標(biāo)題精選資料紀(jì)要會議召集者會議類型主持人記錄者與會者議程主題 指定的時間討論結(jié)論交辦事項- 會議日期 會議時間會議地點 議程主題 提出者 負(fù)責(zé)人截止時間 指定的時間