金融產品銷售系統(tǒng)_操作手冊_（檔案管理）

1、. 操作手冊 金融產品銷售系統(tǒng)檔案管理業(yè)務簡介檔案管理模塊主要提供以下功能：l 各分支機構實物檔案的分類管理、調閱等，實物檔案可以是與客戶業(yè)務無關的，對于客戶業(yè)務相關的實物檔案（客戶檔案）能自動從交易系統(tǒng)獲取有關檔案信息；l 實物檔案電子化及其電子掃描件管理、調閱； l 客戶協(xié)議模板的版本管理；業(yè)務流程(一)檔案參數設置流程：1、 由總部檔案管理人員通過“客戶檔案管理檔案參數設置設置系統(tǒng)檔案參數”菜單，設置系統(tǒng)檔案參數；通過此菜單定義系統(tǒng)所管理的檔案種類及相關參數；2、 由分支機構的檔案管理人員通過“客戶檔案管理檔案參數設置設置營業(yè)部檔案參數”菜單，對每類檔案的存放方式等允許由分支機構設置的參

2、數進行營業(yè)部級檔案參數設置；(二)檔案維護流程1、 由分支機構檔案管理人員通過“客戶檔案管理檔案維護非業(yè)務檔案登記”菜單，在檔案管理系統(tǒng)中登記分支機構其他人員提交的非業(yè)務檔案，如房租協(xié)議等；2、 由分支機構檔案管理人員通過“客戶檔案管理檔案維護業(yè)務檔案登記”菜單，將業(yè)務柜員提交的業(yè)務檔案，結合交易系統(tǒng)中的業(yè)務流水信息，對實物業(yè)務檔案進行登記；3、 由分支機構檔案管理人員通過“客戶檔案管理檔案維護檔案歸檔”菜單，定期將前期登記的各類實物檔案裝訂歸檔；4、 由分支機構檔案管理人員通過“客戶檔案管理檔案使用客戶歸檔查詢”菜單與“未歸檔檔案查詢”，檢查檔案歸檔情況；5、 當分支機構管理的檔案存放地變更

3、或存放位置變更時，由分支機構檔案管理人員通過“客戶檔案管理檔案維護檔案遷出”菜單， 辦理檔案遷出手續(xù)；6、 檔案遷入機構的檔案管理人員通過“客戶檔案管理檔案維護檔案遷出”菜單，為遷入的檔案辦理檔案遷入手續(xù)；7、 根據檔案管理的相關規(guī)程，檔案管理人員可以通過“客戶檔案管理檔案維護檔案銷毀”菜單，對所管理的過期檔案辦理檔案銷毀手續(xù)；(三)檔案使用流程1、 通過“客戶檔案管理檔案使用客戶檔案查詢”菜單，可以查詢指定客戶的實物檔案的存儲位置、基本信息、電子掃描件;2、 檔案管理員通過“客戶檔案管理檔案使用檔案借調”菜單，為外借的檔案辦理借調手續(xù)；3、 檔案管理員通過“客戶檔案管理檔案使用檔案歸還”菜單

4、，為借調的檔案辦理歸還手續(xù)；4、 檔案管理員通過“客戶檔案管理檔案使用借調流水查詢”菜單，查詢檔案使用情況；(四)電子檔案管理流程：1、 業(yè)務操作員通過“客戶檔案管理檔案掃描”菜單，將各類業(yè)務的實物檔案按規(guī)定掃描成電子件；是否需要掃描電子件及電子件的存放參數由系統(tǒng)檔案參數決定。2、 總部的檔案管理員通過“客戶檔案管理掃描件上傳”，將分布在各分支機構的電子檔案統(tǒng)一上傳到總部檔案服務器，以便統(tǒng)一管理與備份；3、 電子檔案的調閱，由各業(yè)務功能根據需要來調閱；(五)客戶協(xié)議啟用流程：1、 需要在系統(tǒng)中登記并啟用一種客戶協(xié)議時，首先要由總部操作員在“客戶檔案管理檔案參數設置設置系統(tǒng)檔案參數”菜單，增加一

5、種檔案，并設置檔案參數；2、 總部操作員，通過“客戶檔案管理檔案參數設置標準客戶協(xié)議模版設置”菜單，登記公司最新的標準協(xié)議，并上傳協(xié)議模板的掃描件或電子文檔；3、 營業(yè)部操作員通過“客戶檔案管理檔案參數設置客戶協(xié)議模版批準”菜單，向本分支機構相關領導申請批準啟用標準客戶協(xié)議模版，相關領導在復核任務中確認客戶協(xié)議模版的使用后，營業(yè)部的業(yè)務操作員開始使用相應的協(xié)議模板；對于各分支機構自行定義的非公司標準的協(xié)議模版，由營業(yè)部操作員，通過“客戶檔案管理檔案參數設置非標準客戶協(xié)議模版設置”菜單，登記非公司統(tǒng)一的客戶協(xié)議，并上傳協(xié)議模板的掃描件或電子文檔，經相關領導復核后即批準使用；在登記前，同樣需要由總

6、部操作員在“客戶檔案管理檔案參數設置設置系統(tǒng)檔案參數”菜單，增加一種檔案，并設置檔案參數；(六)客戶協(xié)議使用管理流程：1、 通過“客戶檔案管理檔案使用特定協(xié)議查詢”菜單，查詢特定客戶所使用的客戶協(xié)議；2、 通過“客戶檔案管理檔案使用到期協(xié)議查詢”菜單，查詢已到期的客戶協(xié)議；具體功能§ 1. 檔案參數設置1設置系統(tǒng)檔案參數圖3-1功能簡介定義機構的各類檔案，并設置相關參數；系統(tǒng)管理的各類檔案，必須首先進行檔案參數的設置。詳細說明 檔案名稱：即某一種檔案的名稱，比如身份證復印件、資金開戶協(xié)議等。 檔案類別：由系統(tǒng)數據詞典確定，對各種檔案分成幾大類。 存放方式：當前檔案的缺省存放式，各分支

7、機構也可以通過“設置營業(yè)部檔案參數”進行修改。 留存業(yè)務：需要留存當前檔案的業(yè)務列表。 調檔業(yè)務：需要調閱當前檔案的業(yè)務列表。 掃描件目錄：若當前檔案要求掃描電子件，則需要設置電子掃描件在檔案服務器上的缺省存放目錄。1設置營業(yè)部檔案參數功能簡介各分支機構的檔案管理員通過本菜單可以查詢系統(tǒng)中各種檔案的參數設置，同時可以為不同檔案在不同的分支機構存放方式進行獨立設置。詳細說明 營業(yè)部號：要查詢檔案參數的營業(yè)部號。 檔案類別：要查詢檔案參數的檔案類別。1標準客戶協(xié)議模版設置功能簡介登記各類由公司統(tǒng)一標準的客戶協(xié)議模版；詳細說明1非標準客戶協(xié)議模版申請功能簡介登記各類由分支機構制定的非公司標準的客戶協(xié)

8、議的模版； 圖3-4詳細說明如圖3-4所示，列表框中顯示存入后未經確認的轉帳支票記錄?？砂礂l件選擇，查詢所需的未確認或未作廢的轉帳支票存流水。將光標移到相應的支票記錄上，按支票確認或支票作廢按鈕，即可對此支票進行確認或作廢。1標準客戶協(xié)議模版批準功能簡介對已在系統(tǒng)中登記的各類公司標準的客戶協(xié)議模板，在分支機構啟用時，均需要通過本機構主管的確認；由分支機構的操作人員通過本菜單提請批準，分支機構的相關主管通過系統(tǒng)提供的業(yè)務復核功能進行確認。非標準客戶協(xié)議不需要通過本功能進行批準，直接在登記非標準協(xié)議時，由相關主管復核后即生效。詳細說明§ 2. 檔案維護 1非業(yè)務檔案登記功能簡介系統(tǒng)中定義

9、的某些檔案不與客戶業(yè)務相關，如租房協(xié)議，分支機構可能把這類檔案作為非業(yè)務檔案在本系統(tǒng)中登記，統(tǒng)一管理。詳細說明1業(yè)務檔案登記功能簡介業(yè)務檔案是本系統(tǒng)管理的主要對象。每個工作日，分支機構的檔案管理員通過本菜單對業(yè)務操作員提交的當日留存的實物業(yè)務檔案與業(yè)務系統(tǒng)中的業(yè)務流水進行核對，在檔案系統(tǒng)中逐項進行登記，以便定期進行歸檔；詳細說明對于業(yè)務相關類檔案，柜臺操作員定期將實物檔案移交給所屬機構的檔案管理員后，各級機構檔案管理員通過交易系統(tǒng)的流水數據以及檔案表中已經維護的檔案數據獲得當前尚未核對的檔案和已經核對的檔案列表。選中未核對檔案列表中具體的一個檔案，就可以得到這個檔案的詳細信息。查看相應的電子掃

10、描件是否已經獲得，再檢查實物檔案是否符合，檢查簽署的協(xié)議是否當前有效的正確協(xié)議模板(如果發(fā)現使用了老版本的協(xié)議模板，而且又無法更正，必須更改版本為實際使用的協(xié)議模板)，如果核對無誤，則確認；如果核對發(fā)現不符合要求，可以不予以確認，要求柜臺操作員補辦?；蛘咴趥渥⒅写_認缺陷，選擇核對狀態(tài)的相應缺陷等級予以確認。1檔案歸檔功能簡介各級機構檔案管理員首先獲得當前已經登記在檔案管理系統(tǒng)中，但是尚未歸檔的檔案列表。選中一條檔案記錄，顯示詳細的檔案信息以及與該檔案對應的客戶信息。根據檔案子類設置的缺省存放方式，系統(tǒng)自動給出案卷號和案卷流水號，檔案管理員可以更改案卷號和案卷流水號。將所有實物檔案放入相應檔案袋

11、的對應位置，確認歸檔，這樣，以后實物檔案就可以通過本系統(tǒng)查詢。詳細說明1檔案遷出功能簡介在實物檔案從一個檔案袋遷移到另一個檔案袋，或由一機構遷移到另一機構時，檔案遷出方機構的檔案管理員需根據機構代碼，客戶帳號以及檔案種類在檔案系統(tǒng)中找出獲得希望遷出的檔案信息，登記相關檔案的接收方機構，接收方檔案管理員，經辦人身份證等信息，經遷出機構的領導復核批準后記錄檔案狀態(tài)為遷出，完成相關遷出手續(xù)交付實物檔案。1檔案遷入功能簡介檔案遷出后，檔案遷入方機構的檔案管理員在檔案管理系統(tǒng)根據其所在機構，客戶帳號和檔案種類查詢到相關的遷入本機構的所有檔案，經核對實物檔案無誤后為遷入檔案重新分配案卷號，流水號和填寫存放

12、地以確認遷入，經遷入方機構的領導復核批準后記錄檔案狀態(tài)為正常，完成相關實物檔案的歸檔工作。1檔案銷毀功能簡介當相關檔案經過批準銷毀后，所屬機構的檔案管理員通過機構代碼，客戶帳號和檔案名稱找出需要銷毀的檔案信息，記錄批準銷毀檔案的批文號備查等銷毀記錄，經所屬機構的領導復核批準后將檔案狀態(tài)置成已銷毀狀態(tài)，同時銷毀相關的實物檔案。至此，該檔案的生命周期結束。§3. 檔案使用1檔案借調功能簡介實物檔案借調時，根據借調者的需求，各級機構檔案管理員獲得其希望借閱的檔案信息，如果該檔案在檔，經所屬機構的領導復核批準后記錄借閱者資料，標記檔案狀態(tài)為外借，完成相關借調手續(xù)交付實物檔案。1檔案歸還功能簡

13、介各級機構檔案管理員根據借調者的工號、姓名和機構代碼查詢到借調者的借調信息，經選擇確認歸還后觸發(fā)復核流程，經所屬機構的領導復核批準后記錄歸還，標記檔案狀態(tài)為正常，完成檔案歸還手續(xù)，對實物檔案歸檔存放1客戶歸檔查詢功能簡介各級機構檔案管理員可根據機構代碼，客戶帳號和檔案名稱查詢到到本機構內的客戶已歸檔的檔案信息1未歸檔檔案查詢功能簡介各級機構檔案管理員可根據機構代碼，客戶帳號和始止日期查詢到本機構在一段期間內的客戶未歸檔的檔案信息。1特定協(xié)議查詢功能簡介各級機構檔案管理員可根據機構代碼，協(xié)議的檔案名稱和協(xié)議的版本號查詢到本機構所有客戶使用相關版本協(xié)議的所有客戶的檔案信息。1到期協(xié)議查詢功能簡介各級機構檔案管理員可根據機構代碼，到期日期查詢到本機構在到期日期前所有相關到期協(xié)議的客戶的檔案信息。1借調流水查詢功能簡介各級機構檔案管理員可根據機構代碼，借調操作員，借調者姓名和始止日期查詢到本機構在一段期間內的借調檔案列表。§ 4. 電子檔案管理1 檔案掃描功能簡介柜臺操作員使用本功能完成檔案電子掃描件的建檔工作。在相關業(yè)務完成后，根據業(yè)務的要求留存客戶相關實物檔案后，通