GLWJ-F4-01-1601管理文件控制程序

1、河鋼集團(tuán)唐鋼公司管理文件版本號(hào)：A/0 文件編號(hào)：GLWJ-F4-01-1601管理文件控制程序編制人：郭 燚審核人：劉洪斌批準(zhǔn)人：王亞光2016年1月1日發(fā)布 運(yùn)營改善部1目的為了加強(qiáng)公司管理體系建設(shè)，對公司管理文件從起草、審簽、發(fā)布、修改、作廢、評審進(jìn)行有效控制，特制定此程序。2適用范圍本程序適用于公司管理文件的管理。3術(shù)語和定義3.1管理文件:是企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理的客觀需要或?yàn)樨瀼?、落?shí)國家有關(guān)法令、法規(guī)、指示、規(guī)定而制訂的各種制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定和細(xì)則的總稱，它是企業(yè)各單位、職工行為的規(guī)范和準(zhǔn)則。（不包括階段性工作安排、通知、會(huì)議紀(jì)要以及外來文件等）3.2管理文件按管控對象分十九類

2、: 職業(yè)健康安全管理、質(zhì)量管理、環(huán)境管理、測量管理、科研知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、生產(chǎn)管理、物流管理、能源管理、設(shè)備及工業(yè)建筑物管理、信息自動(dòng)化管理、采購供應(yīng)管理、市場營銷管理、財(cái)務(wù)經(jīng)營管理、人力資源管理、運(yùn)營管理、法律監(jiān)察管理、基建工程管理、黨建企業(yè)文化管理、行政管理。4職責(zé)4.1運(yùn)營改善部職責(zé)4.1.1負(fù)責(zé)根據(jù)公司管理體系建設(shè)工作的實(shí)施推進(jìn)情況，制定、修訂管理文件控制程序。4.1.2對公司各部門新起草、變更、廢止的各種管理文件進(jìn)行審核。4.1.3每年組織管理文件清理、修訂工作，對適用的管理文件目錄進(jìn)行重申，不適用的管理文件聲明作廢，需修訂的管理文件組織修訂。4.1.4負(fù)責(zé)對公司管理體系運(yùn)行情況每半年進(jìn)

3、行一次檢查。對未按要求履行其職責(zé)，未按職、按質(zhì)、按期、按量完成工作的單位及部門，視情節(jié)輕重進(jìn)行考核，并通報(bào)批評。4.2公司辦公室職責(zé)4.2.1負(fù)責(zé)將管理文件轉(zhuǎn)呈公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)。4.2.2負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的管理文件按OA辦公流程予以發(fā)布。4.3人力資源部職責(zé)4.3.1負(fù)責(zé)對各專業(yè)管理部門起草的管理文件中的管理職責(zé)進(jìn)行審核把關(guān)。4.3.2負(fù)責(zé)對參與管理文件會(huì)簽的單位（部門）進(jìn)行審核，按需要增減會(huì)簽單位（部門）。4.4各專業(yè)管理部門職責(zé)4.4.1負(fù)責(zé)本專業(yè)管理文件的起草、修訂、廢止、傳遞。4.4.2負(fù)責(zé)將需會(huì)簽的管理文件傳遞到有關(guān)部門會(huì)簽，將會(huì)簽后的管理文件上傳運(yùn)營改善部審核。4.4.3負(fù)責(zé)對

4、已發(fā)布實(shí)施的管理文件組織宣貫落實(shí)。4.4.4負(fù)責(zé)建立本專業(yè)管理文件電子版管理體系,明確本專業(yè)管理文件類別的系列代碼，對修訂的管理文件及時(shí)改版，并保留原始信息。4.4.5負(fù)責(zé)跟蹤、督導(dǎo)、檢查、考核本專業(yè)管理文件執(zhí)行情況，對文件的必要性、規(guī)范性、科學(xué)性、適用性、可操作性進(jìn)行定期評審（最長半年），對本專業(yè)管理文件制定執(zhí)行情況建立臺(tái)帳。4.4.6負(fù)責(zé)對基層單位提出的有關(guān)管理體系運(yùn)行方面的建議和意見進(jìn)行回復(fù)，并將可采納的建議和意見修訂到管理文件相關(guān)條款中。4.5二級單位（部門）職責(zé)4.5.1負(fù)責(zé)公司管理文件在本單位（部門）內(nèi)部的貫徹落實(shí)工作。4.5.2建立對上承接公司、對下銜接車間（作業(yè)區(qū)）的上下聯(lián)動(dòng)的

5、管理文件執(zhí)行、管理體系，掌握、了解公司管理文件在本單位（部門）內(nèi)部的執(zhí)行情況及存在的問題。4.5.3負(fù)責(zé)向?qū)I(yè)管理部門和運(yùn)營改善部反饋基層對管理體系運(yùn)行的建議和意見，填報(bào)管理體系運(yùn)行意見反饋表（見附件1）。5管理內(nèi)容及要求5.1編號(hào)5.1.1格式 GLWJ-× ×-××-××××年度月份順序號(hào)碼系列代碼類別代碼5.1.2釋義5.1.2.1“GLWJ”為“管理文件”漢語拼音的第一個(gè)大寫字母。5.1.2.2“類別代碼”代表管理文件的不同專業(yè)種類。5.1.2.3“系列代碼”代表每類管理文件中的不同系列。5.1.2.4“順

6、序號(hào)碼”代表管理文件的順序編號(hào)。5.1.2.5“年度月份”代表管理文件發(fā)布（修訂）的年度和月份。5.1.3編號(hào)要求管理文件編號(hào)為固定編碼，一個(gè)編碼對應(yīng)一個(gè)文件，該編碼和文件名稱原則上不更改，如修訂文件只變更“年度月份”。具體要求見 “管理文件編號(hào)要求”（見附件2）。5.2版次/修訂號(hào)5.2.1格式X / X版次 / 修訂號(hào) 5.2.1.1文件的首版，其起始版次/修訂號(hào)應(yīng)為A/0。版次按A-Z的順序遞增，修訂號(hào)按0-100的順序遞增。5.2.1.2對文件進(jìn)行實(shí)質(zhì)性更改（如公司管理職責(zé)發(fā)生變化、國家相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容變更等），整份重發(fā)應(yīng)順序提升一個(gè)版次，修訂號(hào)歸零，如A/2改為B/0等。5.2.1.

7、3對文件進(jìn)行非實(shí)質(zhì)性更改，每更改一次，該文件應(yīng)順次提升一個(gè)修訂號(hào)，如由A/0改為A/1、由A/1改為A/2等。5.3發(fā)布程序管理文件的發(fā)布執(zhí)行以下程序：5.3.1起草（含修訂，下同）5.3.1.1管理文件由主責(zé)部門起草。主責(zé)部門通常具有下列特征：a.文件內(nèi)容與部門職責(zé)的關(guān)聯(lián)度最高；b.文件執(zhí)行情況對部門職責(zé)的履行好壞影響度最大。5.3.1.2出現(xiàn)但不限于以下情況之一時(shí),主責(zé)部門應(yīng)起草管理文件：a.公司領(lǐng)導(dǎo)指令；b.主責(zé)部門認(rèn)為必要；c.有關(guān)單位（部門）提出，主責(zé)部門認(rèn)可；d.有關(guān)單位（部門）提出，主責(zé)部門不認(rèn)可，但運(yùn)營改善部認(rèn)為必要并提報(bào)經(jīng)理辦公會(huì)（或黨政聯(lián)席會(huì)）通過。5.3.1.3管理文件的

8、起草執(zhí)行 “管理文件格式要求” （見附件3）。5.3.2溝通5.3.2.1管理文件起草后主責(zé)部門應(yīng)首先與人力資源部、運(yùn)營改善部進(jìn)行溝通。對文件涉及的管理職責(zé)、條款內(nèi)容、文字表述達(dá)成初步共識(shí)，并共同確認(rèn)會(huì)簽人、審核人和批準(zhǔn)人。5.3.2.2主責(zé)部門以電子郵件形式征求會(huì)簽人、審核人、批準(zhǔn)人意見。會(huì)簽人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)以電子郵件形式反饋意見。5.3.2.3溝通過程中會(huì)簽人有異議，由主責(zé)部門與其協(xié)商。如協(xié)商不成，由批準(zhǔn)人協(xié)商確定。5.3.3審簽溝通無異議后,主責(zé)部門將管理文件上傳至公司OA系統(tǒng)，履行初審、會(huì)簽、審核、批準(zhǔn)和簽發(fā)等手續(xù)，并負(fù)責(zé)跟蹤。5.3.4發(fā)布完成審簽手續(xù)的管理文件,由公司辦公室走公司

9、OA辦公流程發(fā)布。修訂后重新發(fā)布的管理文件應(yīng)替換原有版本,并注明原有版本同時(shí)廢止，其實(shí)質(zhì)性修改內(nèi)容在附件中注明。5.3.5廢止經(jīng)定期評審或當(dāng)起草文件時(shí)的客觀情況發(fā)生變化、文件的存在已無必要時(shí)，由主責(zé)部門提出申請，填寫管理文件廢止申請表（見附件4），按文件審簽程序辦理廢止手續(xù)。5.4 評審主責(zé)部門對所負(fù)責(zé)的文件每半年至少進(jìn)行一次評審（新發(fā)布的管理文件，自文件實(shí)施之日起兩個(gè)月內(nèi)進(jìn)行一次評審），并填寫管理文件評審報(bào)告（見附件5），于每年1月5日、7月日前提報(bào)運(yùn)營改善部。5.5其他規(guī)定5.5.1對于有管理內(nèi)容的通知、會(huì)議紀(jì)要在運(yùn)行一段時(shí)間后（一般不超過半年），如確實(shí)有必要應(yīng)將其管理內(nèi)容條款納入相關(guān)管理

10、文件。5.5.2需要對文件進(jìn)行修訂時(shí)，修訂文件首頁應(yīng)附有管理文件修訂申請表（見附件6）對文件修訂情況進(jìn)行說明。5.5.3管理文件應(yīng)記載文件修訂的履歷，每次修訂都應(yīng)填寫管理文件修訂狀態(tài)一覽表（見附件7），該一覽表應(yīng)注明該文件的版本號(hào)，修訂次數(shù)，修訂內(nèi)容以及修訂人、批準(zhǔn)人和修訂日期。6附則6.1 本程序自2016年1月1日起實(shí)施。原唐鋼規(guī)章制度管理辦法同時(shí)廢止。6.2本程序由運(yùn)營改善部負(fù)責(zé)跟蹤、考核、完善。7產(chǎn)生的記錄7.1管理體系運(yùn)行意見反饋表7.2管理文件廢止申請表7.3管理文件評審報(bào)告7.4管理文件修訂申請表7.5管理文件修訂狀態(tài)一覽表附件1：管理體系運(yùn)行意見反饋表單位名稱意見或建議專業(yè)管理

11、部門意見簽字 年 月 日運(yùn)營改善部意見簽字 年 月 日附件2：管理文件編號(hào)要求1類別代碼“類別代碼”用26個(gè)大寫英文字母表示,其中：“A”職業(yè)健康安全管理、“Z”質(zhì)量管理、“H”環(huán)境管理、“L”測量管理、“K” 科研知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、“P”生產(chǎn)管理、“W”物流管理、“N”能源管理、“S”設(shè)備及工業(yè)建筑物管理、“X”信息自動(dòng)化管理、“M”采購供應(yīng)管理、“Y”市場營銷管理、“C”財(cái)務(wù)經(jīng)營管理、“R”人力資源管理、“F”運(yùn)營管理、“G”法律監(jiān)察管理、“J”基建工程管理、“D”黨建企業(yè)文化管理、“B”行政管理。2系列代碼“系列代碼”用“1-9”表示。根據(jù)本類別管理職能進(jìn)行細(xì)化分類。3順序號(hào)碼“順序號(hào)碼”用

12、“01-99”表示。根據(jù)發(fā)布時(shí)間順序編號(hào)。4年度月份“年度月份”由四位數(shù)字組成,前兩位表示“年度”，后兩位表示“月份”。附件3:管理文件格式要求1基本架構(gòu)1.1第一部分：目的，即為什么要起草本文件。1.2第二部分：適用范圍，即適用于什么活動(dòng)或過程的管理。1.3第三部分：術(shù)語和定義，即對本文件中出現(xiàn)的可能引起歧義或偏差的關(guān)鍵名詞進(jìn)行解釋。1.4第四部分：職責(zé)，即對相關(guān)單位、部門的職能和分工進(jìn)行明確。1.5第五部分：管理內(nèi)容及要求，即對文件運(yùn)行中涉及到的相關(guān)活動(dòng)或過程的規(guī)定途徑及管理要求。1.6第六部分：考核，即對未達(dá)到第五部分“管理內(nèi)容及要求”結(jié)果所規(guī)定的相關(guān)事項(xiàng)（如果沒有本部分，以下第七、八部

13、分順序上移）。1.7第七部分：附則，即文件的補(bǔ)充部分。1.8第八部分：產(chǎn)生的記錄，即在管理文件實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種記錄。2 封面2.1所有管理文件的封面按照管理文件封面模板（附后）的要求進(jìn)行制作。3 層次序號(hào)3.1每部分至多分為6個(gè)層次描述，其中前1-4層用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，即1；1.1；1.1.1；1.1.1.1，不得出現(xiàn)1.1.1.1.1層，1.1.1.1層次下的第5-6層用小寫英文字母表示，即a；a1；b；b1。4字體、字號(hào)4.1封面中的文件名稱為黑體、一號(hào)字，加粗，居中對齊；“編制人、審核人、批準(zhǔn)人”為宋體、小二號(hào)字，且左側(cè)上下對齊；發(fā)布日期為黑體、四號(hào)字，右對齊；發(fā)布單位名稱為黑體、二

14、號(hào)字，分散對齊。4.2文件內(nèi)容中的小標(biāo)題為黑體、三號(hào)字，加粗；其他為仿宋體、三號(hào)字，且首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。5其他5.1管理文件封面包括文件類別（河鋼集團(tuán)唐鋼公司管理文件）、版本號(hào)和文件編號(hào)，且文件類別為宋體、一號(hào)字，居中對齊，版本號(hào)和文件編號(hào)為宋體、四號(hào)字，左對齊。5.2正文部分頁腳為“頁碼”，且位于頁面底端居中對齊，格式為數(shù)字格式（如“-1-”），頁碼起始頁從正文部分開始，封面無頁碼。5.3修訂管理文件時(shí)，封面顯示的發(fā)布日期不變。管理文件封面模板河鋼集團(tuán)唐鋼公司管理文件版本號(hào)： 文件編號(hào)：管理文件名稱編制人：審核人：批準(zhǔn)人：*年*月*日發(fā)布 *部附件4：管理文件廢止申請表廢止文件名稱發(fā)文