嘉賓接待方案

1、嘉賓接待預案一、工作機構 成立首屆中國影視文化周嘉賓接待部， 并設立嘉賓聯(lián)絡組、 酒店服務 組、機場鐵路服務組、宴會服務組、重要嘉賓組、應急機動組等 5 個 工作組。二、工作職責接待部負責參會嘉賓后勤接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調。 接待部辦公室負 責對接組委會，做好各類相關信息的搜集、匯總、整理、上報；負責 接待部各項指令的傳達； 負責重大事項的協(xié)調上報； 負責相關經(jīng)費的 落實；負責做好重要嘉賓的一對一接待服務， 并及時將參加文化周各 項活動、餐敘、考察等活動的嘉賓名單、時間、地點等信息傳達到相 關工作組，通知有關人員提前做好準備；負責住房、車輛及其他物資 的統(tǒng)一調配。各工作組結合工作實際，制定本工作組

2、細化方案。三、工作機制（一）各工作組按照 “各司其職、各負其責、充分溝通、團結協(xié) 作”的原則，根據(jù)任務分工做好相關工作，積極協(xié)助其他工作組做好 協(xié)調配合工作。（二）實行重大事項通報制度。 各工作組按照“事前請示，事后 報告，實事求是，及時準確”的原則，對組委會的重要指示、工作安 排、接待過程中的突發(fā)事件及其它重大事項， 要及時通報接待部辦公 室及相關工作組四、責任分工（一）接待部辦公室工作職責1. 負責對接組委會， 并提前制定接待工作方案送審； 負責各工作 組工作人員的食宿、物資、車輛及相關工作的總協(xié)調。2. 負責做好組委會分配的志愿者的調度指揮， 擬定重要嘉賓“一 對一”接待單體實施方案。負

3、責匯總嘉賓名單、航班、住宿、用餐、 活動行程、翻譯需求等信息， 及時報送接待部辦公室， 分送各工作組。3. 負責與大會組委會的總聯(lián)絡， 負責掌握重要嘉賓及隨行人員住 房和車輛分配、受邀出席活動等信息。4. 負責大會組委會統(tǒng)一安排之外的接待用車的落實。 大會所需社 會車輛的協(xié)調分別由 * 負責。大會所需大巴車或商務車的租用由委 辦公室負責。5. 負責會議期間租用車輛、 社會車輛、 工作人員用車等的統(tǒng)一調 度指揮。6. 負責與大會組委會對接，落實工作人員用餐時間、地點，并負 責通知相關責任人。負責提前預訂酒店，落實工作人員的住宿。7. 負責嘉賓及工作人員各種證件、 資料的領取和發(fā)放； 負責車輛 通

4、行證、重要嘉賓禮品及其它后勤保障物資（如雨具等）的落實。8. 負責落實擬參加接送機、宴請、考察等活動的領導名單，并負 責通知。9. 對大會活動的各項費用進行監(jiān)督和核實10. 完成接待部交辦的其他工作任務。（二）嘉賓聯(lián)絡組工作職責：1. 負責對接論壇組委會， 提前落實參會嘉賓及隨行名單、 往返日 期、航班號、住宿需求、活動行程、翻譯需求、旅游等信息，及時報 送接待部辦公室及相關工作組；負責統(tǒng)計工作人員住宿、用車需求， 并提交接待部辦公室統(tǒng)一安排。2. 負責匯總重要嘉賓行程， 并安排“一對一”聯(lián)絡員提醒、引導； 負責掌握省有關領導出席會議、 宴請等有關信息， 并將有關信息提交 接待部辦公室。3.

5、負責未列入“一對一”接待范圍的嘉賓的總聯(lián)絡，及時將信息 反饋接待部辦公室統(tǒng)籌協(xié)調。4. 完成接待部交辦的其他工作任務。（三）酒店服務組工作職責：1. 負責嘉賓報到、入住等有關事宜。負責與大會組委會對接，提 前領取嘉賓房卡，配合“一對一”聯(lián)絡員引導嘉賓入住和資料領取。2. 按照大會組委會統(tǒng)一安排， 組織工作人員參加培訓， 并按照實 際工作要求進行演練和測試，熟悉酒店及入住嘉賓的相關信息。3. 負責統(tǒng)計匯總嘉賓抵離酒店信息及其他需求， 及時提交接待部 辦公室， 并按照接待部辦公室安排做好協(xié)調落實工作。 及時妥善處理 嘉賓在酒店遇到的突發(fā)狀況，并及時上報接待部辦公室。4. 完成接待部交辦的其他工作任

6、務（四）機場服務組工作職責：1. 負責掌握嘉賓航班信息，提前通知接待部辦公室及酒店服務 組。2. 負責與大會組委會對接， 做好嘉賓乘機手續(xù)辦理、 行李托運等 工作。3. 完成接待部交辦的其他工作任務。（五）宴會服務組工作職責：1. 負責落實大會組委會統(tǒng)一安排之外的活動，制定詳細實施方 案。2. 負責與公安、質監(jiān)、衛(wèi)生等部門的對接，做好保障服務工作。3. 負責與酒店方對接， 負責宴請場地的預訂， 提前做好宴請現(xiàn)場 各項準備工作，包括菜單審定、座次安排等。4. 負責落實出席宴請的嘉賓及領導名單， 負責安排專人提醒、 引 導嘉賓及領導出席。5. 完成接待部交辦的其他工作任務。（ 六 ） 重要嘉賓組工

7、作職責：1. 根據(jù)接待部提供的“一對一”嘉賓信息，制定一套完善的實施 計劃從接機、住宿、用餐、活動行程跟進、翻譯需求、旅游、送機等。在住宿，用車，用餐等方面擁有優(yōu)先權。及時報送接 待部辦公室，協(xié)調各工作組。2. 負責對“一對一”聯(lián)絡員進行培訓、選拔。3. 由聯(lián)絡員負責，完成重要嘉賓的全程陪同工作。4. 負責收集重要嘉賓的喜好、習慣。5. 滿足重要嘉賓的一些特殊要求。6. 完成接待部交辦的其他工作任務。（七）應急機動組工作職責：完成論壇期間接待部辦公室臨時交辦任務， 負責落實本方案中未進行 明確分工的有關事項，處理嘉賓接待工作中的突發(fā)狀況。5771001803090012095 57903682

8、28596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 101229

9、94432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184 10187866086962880217088100343356185 10177583117408667417088100343356109 10108601437357284617088100343356110 10115220721601491617