構(gòu)建電子商務模式財務及企業(yè)管理信息系統(tǒng)

1、構(gòu)建電子商務模式財務及企業(yè)管理信息系統(tǒng)面對電子商務的挑戰(zhàn), 中國如何邁向電子商務時代, 如何將電子商務與財務及管理信息系統(tǒng)相結(jié)合推動信息化建設(shè), 已經(jīng)成為界和學術(shù)界關(guān)注的熱點問題。本文從以下幾方面談談構(gòu)建電子商務模式財務及管理信息系統(tǒng)的對策。一、創(chuàng)建電子商務模式財務及管理信息系統(tǒng)發(fā)展的良好環(huán)境1 、政府應正確引導和推動電子商務發(fā)展。電子商務是新生事物, 與傳統(tǒng)的管理模式有一定的沖突, 在我國推行電子商務最大障礙不是技術(shù)而是觀念。目前全社會尤其是的信息化意識薄弱, 有的寧可將資金用于固定資產(chǎn)投資、技術(shù)改造、發(fā)放獎金甚至用于請客吃飯上, 也不愿將資金投資于的信息系統(tǒng)建設(shè)上。沒有基礎(chǔ)信息化建設(shè) ,

2、搞電子商務就是一句空話。推行電子商務比較成功的國家的共同經(jīng)驗表明 : 在電子商務的發(fā)展過程中, 政府的支持、鼓勵與引導至關(guān)重要。 例如新加坡政府早在 1990 年就投資億新元建成全國貿(mào)易信息TRADENET,且政府在進行普及性培訓之后 , 強制規(guī)定自 1991 年起所有的進出口商品都要采用 EDI( 數(shù)據(jù)交換 ) 報關(guān)。目前 , 新加坡 EDI 在貿(mào)易領(lǐng)域的應用達到95%以上 , 超過歐美發(fā)達國家水平。電子商務在我國仍處于起步階段 , 政府可以制定有利于電子商務發(fā)展的優(yōu)惠政策 , 引導電子商務的發(fā)展 ; 通過宣傳信息化建設(shè)的重要性推動電子商務在的應用 ; 通過示范工程讓真正了解電子商務 , 逐

3、步建立有中國特色的電子商務管理和運行機制 , 為電子商務模式財務及管理信息系統(tǒng)的發(fā)展創(chuàng)造一個良好的環(huán)境。2 、應制定相關(guān)法律保證電子商務模式財務及管理信息系統(tǒng)的安全和有效。實現(xiàn)電子商務不僅需要良好的管理和運行機制 , 更為重要的是要有健全的法律保護。因為電子商務涉及到國內(nèi)間或國際間的經(jīng)濟糾紛與國際仲裁 , 是各國政府不得不面對而又不能套用傳統(tǒng)法律來解決的問題 , 這就需要制定一套完整的包括各國相關(guān)法律在內(nèi)的國際法律體系。聯(lián)合國貿(mào)易法委員會在 1996 年 6 月提出了“電子商務示范法”藍本 , 為各國電子商務立法提供了范本。目前 , 正在準備起草“電子數(shù)據(jù)交換法律層面和相關(guān)通信手段示范法” ,

4、 倡議各國政府依照制定相關(guān)法律。我國在計算機信息安全管理方面立法較早 , 從 1986 年的 4 月開始 , 我國相繼制定并頒布了 中華人民共和國信息系統(tǒng)安全保護條例 、計算機系統(tǒng)安全規(guī)范、計算機病毒控制規(guī)定等系列法律 , 并在刑法、刑事訴訟法、民法、民事訴訟法、經(jīng)濟合同法等相關(guān)法律中寫入了計算機犯罪的有關(guān)內(nèi)容 , 保證了計算機系統(tǒng)和信息安全。 但是 , 我國目前還沒有專門的電子商務安全法律 , 如“電子簽章法” , “有關(guān)上納稅法”、“電子發(fā)票法”等等。只有建立和健全有關(guān)電子商務的相應法規(guī), 才能保障電子商務模式財務及管理信息系統(tǒng)處理的業(yè)務 ( 如上銷售、上采購、上付款、上納稅等 ) 的安全

5、性和有效性。因此 , 我國電子商務安全立法勢在必行。二、改進和完善電子商務模式財務及管理軟件1 、應用國際領(lǐng)先技術(shù)。在軟件中 , 力求應用國際領(lǐng)先技術(shù) , 如基于 WEB平臺、 B/S 結(jié)構(gòu)、純 JAVA、大型數(shù)據(jù)庫等先進技術(shù) , 滿足我國大型、集團型分布式和體系化的管理模式 , 以及多元化制造和個性化服務等方面的需求。在保證內(nèi)部財務管理的同時 , 又保證了電子商務和國際互聯(lián)環(huán)境下國內(nèi)外間的商務活動的核算和管理。2 、支持業(yè)務協(xié)同的工作方式。財務與業(yè)務的協(xié)同一直是管理工作中的一個重要問題。在運用電子商務模式財務及管理軟件之前 , 由于財務人員無權(quán)或無條件管理業(yè)務問題 , 而財務人員又要承擔確保

6、業(yè)務數(shù)據(jù)在財務上正確反映的責任 , 結(jié)果造成業(yè)務與財務管理脫節(jié)。電子商務模式財務及管理軟件作為電子商務的重要組成部分 , 從根本上促進財務和業(yè)務的協(xié)同。這種協(xié)同包括 :(1) 內(nèi)部的協(xié)同。即對于內(nèi)部信息可以通過絡(luò)傳遞實現(xiàn)內(nèi)部的協(xié)同。采購和銷售部門的業(yè)務員可以使用手持信息設(shè)備輸入各種商品或勞務數(shù)據(jù) , 并實時或批量送給財務系統(tǒng) ; 公司職員借助聯(lián)的信息終端進行考勤、申請借款、填報各項收支 ; 財務人員可以坐在計算機前等待各種經(jīng)濟數(shù)據(jù)傳過來 , 自動生成各種賬表 , 進行事中控制和事后分析。(2) 與供應鏈的協(xié)同。即通過商際絡(luò)和國際互聯(lián)實現(xiàn)供應商、客戶和之間的協(xié)同和電子商務。 電子商務活動如上訂貨

7、、 上采購、上銷售的物流信息和資金流信息瞬間傳遞到財務系統(tǒng) ; 上服務、上咨詢使供應鏈的協(xié)同更加默契。(3) 與社會各部門的協(xié)同。即通過國際互聯(lián)實現(xiàn)、銀行、證券公司、海關(guān)等的協(xié)同。與銀行聯(lián) , 可以隨時查詢最新銀行資金信息 , 并實現(xiàn)上支付和上結(jié)算 ;與海關(guān)聯(lián) , 實現(xiàn)上報稅、報關(guān) ; 與證券公司聯(lián)可以實現(xiàn)在線證券投資等。3 、使會計核算和財務管理從靜態(tài)走向動態(tài)。電子商務模式財務及管理軟件不僅提供在上做生意的功能 , 而且還提供上銷售、訂購、采購、付款、會計處理以及交易資料的記錄、傳遞、認證、匯總與管理作業(yè) , 實現(xiàn)了與廠商進行信息的交流和產(chǎn)銷的整合 , 從而改變了原有的經(jīng)營形式。 與此同時

8、, 電子商務涵蓋了物流、資金流及信息流 , 它為各種交易和事項的確認、計量和披露等會計活動提供了技術(shù)基礎(chǔ) , 為會計核算和財務管理從靜態(tài)走向動態(tài)創(chuàng)造了條件。財務部門的預算控制、資金準備、上支付、上結(jié)算等工作與業(yè)務部門的工作協(xié)同進行, 電子商務模式財務及管理軟件能夠便捷地產(chǎn)生各種反映經(jīng)營和資金狀況的動態(tài)財務報告 , 并及時傳遞到絡(luò)中的每一個投資者、債權(quán)人、政府主管人員的站點上。電子商務模式財務及管理軟件下的會計核算將從事后的靜態(tài)核算達到事中的動態(tài)核算和管理 , 極大地豐富了會計信息的內(nèi)容并提高了會計信息的價值?；趧討B(tài)會計信息 , 管理層將能夠?qū)?jīng)濟環(huán)境的變化及時做出反應 , 通過各種經(jīng)營和財務

9、指令實現(xiàn)在線管理 , 部署經(jīng)營活動 , 作出財務安排。4 、支持遠程處理。電子商務模式財務及管理軟件支持遠程處理工作, 能夠保證順利實現(xiàn)遠程報表、遠程報賬、遠程查賬和遠程審計。因此 , 為正在興起的集團集中式管理模式提供有力的支持。此外 , 財務還應該支持上會計核算業(yè)務的在線咨詢、財務制度的咨詢、財務軟件使用的咨詢、軟件維護的咨詢等。5 、支持上理財服務。上理財服務是電子商務模式財務及管理軟件具備的一項重要功能。用戶要進行財務處理不一定購買軟件而是直接從上獲得授權(quán)和賬號。使用者對應用軟件的更新、升級、數(shù)據(jù)管理及設(shè)備管理由 ASP(應用程序服務供應商 ) 提供 , 按服務項目和服務工作量來付費等

10、。三、制定建立電子商務模式財務及管理信息系統(tǒng)的解決方案作為一個 , 如何構(gòu)建電子商務模式財務及管理信息系統(tǒng)呢 ?筆者認為應從如下幾方面著手 :1 、調(diào)查對 Internet 的需求 , 并制定全面規(guī)劃。由于電子商務的范圍相當廣泛 , 在實施電子商務模式財務及管理信息系統(tǒng)時 , 應先調(diào)查哪些應用對于的收益較大 , 然后進行全面規(guī)劃 , 即規(guī)劃信息化基本平臺、 后臺內(nèi)部財務及管理信息系統(tǒng)以及前臺電子商務 , 并分步實施。2 、建立后臺財務及管理信息系統(tǒng)。電子商務不是空中樓閣 , 它是以信息流為核心的商務活動 , 信息流不暢通 , 必然導致資金流和物流的堵塞。 如果把電子商務稱之為前臺 , 那么內(nèi)部

11、構(gòu)建的會計信息系統(tǒng)則稱之為后臺。沒有后臺系統(tǒng)的支持 , 前臺電子商務只是一句空話。 因此 , 要真正開展電子商務必須先建立后臺財務及管理系統(tǒng)。(1) 建立財務子系統(tǒng)。財務子系統(tǒng)能夠從資金流的角度 , 正確地記錄、計算、匯總本身發(fā)生的各種經(jīng)濟業(yè)務 ; 及時準確地提供各種會計賬簿和報表 ; 實現(xiàn)對資金流的核算和管理。 財務子系統(tǒng)的良好運行是保證上付款、 上納稅、遠程報賬等電子交易的前提。(2) 建立購銷在子系統(tǒng)。購銷存子系統(tǒng)是指包括采購、銷售、存貨核算和管理的子系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠從物流的角度 , 正確地記錄、計算、匯總采購、存貨以及銷售等經(jīng)濟業(yè)務 , 及時準確地提供各種管理報表 , 實現(xiàn)對物流的核算

12、和管理。購銷存子系統(tǒng)的良好運行是保證上采購、上銷售等電子交易的前提。(3) 建立其它子系統(tǒng)。與電子商務最密切的子系統(tǒng)就是財務子系統(tǒng)和購銷存子系統(tǒng)。如果這兩個子系統(tǒng)建立之后 , 便可以考慮建立電子商務模式財務及管理信息系統(tǒng)。在有能力的條件下 , 還可以建立其它子系統(tǒng) , 如工資子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、資金結(jié)算子系統(tǒng)等。3 、建立前臺電子商務。(1) 基本應用。主要包括 : 動態(tài) WEB站點和主頁 - 建立面向大眾和客戶的窗口 , 用于介紹、產(chǎn)品介紹、新聞等 ; 廣告服務 - 發(fā)布產(chǎn)品廣告和相關(guān)廣告 ; 電子郵件 - 員工之間、子公司和母公司之間、上下級之間通過電子郵件進行交流信息

13、等等。(2) 商務應用。將財務與管理信息系統(tǒng)升級成電子商務模式財務與管理信息系統(tǒng) , 開展上采購和供應商管理 ; 開展上銷售和客戶管理 ; 開展上付款和結(jié)算管理 ; 開展上納稅和提交財務報告工作。建立主頁等基本應用只是在電子商務應用中邁出的第一步 , 電子商務的真正應用應該是將后臺系統(tǒng)與電子商務緊密結(jié)合起來 , 通過它直接在上開展電子商務活動 , 以采用新的經(jīng)營模式開展與客戶、 供應商、銀行等的交往 , 達到提高運作效率 , 提高管理水平的目的。四、加強新形勢下財會人員隊伍的建設(shè)電子商務的應用將打破國界、距離與時間的限制 , 徹底改變經(jīng)營模式。毫無疑問 , 新形勢下財會人員依然是經(jīng)濟活動反映和

14、控制的主力軍 , 但是 , 目前我國財會人員隊伍卻不能滿足新形勢的需要 , 必須不斷更新觀念 , 完善自我 , 才能在新世紀的激烈競爭中勝任本職工作。1 、加強學習 , 不斷更新知識。電子商務模式財務及管理信息系統(tǒng)不僅要求軟件的設(shè)計者具有很高的會計、管理、計算機和絡(luò)技術(shù)等交叉學科知識, 同樣也要求財會人員掌握這些知識, 并能夠在更復雜的硬件和軟件環(huán)境中有效地應用系統(tǒng) , 完成在電子商務環(huán)境下各種經(jīng)濟業(yè)務的核算和管理工作。2 、轉(zhuǎn)變職能。在傳統(tǒng)的財務及管理信息系統(tǒng)環(huán)境下, 財會人員注重對會計交易業(yè)務的處理 ; 在電子商務模式下 , 財會人員要改變傳統(tǒng)觀念 , 不僅要關(guān)注信息的處理 , 而且要把注意力轉(zhuǎn)向會計的管理職能上 , 充分參與的決策活動 ,