會(huì)議管理制度文檔

1、會(huì)議管理制度(a-03）1.目的和適用范圍為了規(guī)范公司會(huì)議管理，保證會(huì)議的時(shí)間、質(zhì)量和效果，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部各種會(huì)議。2.職責(zé)2.1綜合辦公室是本標(biāo)準(zhǔn)的歸口管理部門(mén)。2.2各部門(mén)負(fù)責(zé)嚴(yán)格遵守本制度。3.標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容3.1 我公司主要會(huì)議有：公司周調(diào)會(huì)、民主生活會(huì)、座談會(huì)、總結(jié)表彰會(huì)、客戶(hù)座談會(huì)、員工聯(lián)誼會(huì)、部門(mén)例會(huì)等。3.2 會(huì)議管理   3.2.1公司周調(diào)會(huì)3.2.1.1目的和意義為協(xié)調(diào)各部門(mén)階段性工作，總結(jié)一周的工作,存在的問(wèn)題,修正措施,下周重點(diǎn)工作。3.2.1.2時(shí)間、地點(diǎn)每周五下午15：00在會(huì)議室召開(kāi)周調(diào)會(huì)。3.2.1

2、.3主持、組織及參加人會(huì)議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理不在由常務(wù)副總經(jīng)主持。由綜合辦公室負(fù)責(zé)組織各相關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人員參加。3.2.1.4會(huì)議內(nèi)容及會(huì)議形式各部門(mén)匯報(bào)本周到工作,存在哪些問(wèn)題,需要協(xié)調(diào)的工作有哪些,會(huì)議主持人根據(jù)問(wèn)題情況指定xx公司領(lǐng)導(dǎo)作解答.各部門(mén)匯報(bào)完畢后,由副總提出所轄工作范圍的下周重點(diǎn)工作安排,再由常務(wù)副總經(jīng)理提出下一周所轄工作范圍內(nèi)的重點(diǎn)工作,然后總經(jīng)理提出總結(jié)性的意見(jiàn)和要求,最后董事長(zhǎng)提出自己的意見(jiàn)和階段性的目標(biāo).特別注意的是，在匯報(bào)人講話(huà)期間，任何人不得打斷匯報(bào)人的講話(huà)，如果有什么問(wèn)題，請(qǐng)做好記錄，按議程該你講話(huà)時(shí)必須一次性講完講全。杜絕人云亦云，想起來(lái)什么說(shuō)什么。會(huì)議結(jié)束

3、時(shí)，主持人可詢(xún)問(wèn)那位同志還有沒(méi)說(shuō)的問(wèn)題，可以補(bǔ)充。但不得重復(fù)性的問(wèn)題。3.2.1.5記錄和紀(jì)要每次會(huì)議由主持人制定某部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄，并寫(xiě)出會(huì)議紀(jì)要報(bào)董事長(zhǎng)，送總經(jīng)理及各副總經(jīng)理閱，發(fā)公司各部門(mén)，并由檔案室存檔。3.2.1.6內(nèi)容落實(shí)綜合辦公室部負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)議內(nèi)容中公司層面的落實(shí)情況，對(duì)未完成者，對(duì)部門(mén)經(jīng)理予以考核。會(huì)議內(nèi)容中屬生產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)容的,由生產(chǎn)副總負(fù)責(zé)落實(shí),對(duì)沒(méi)有落實(shí)的,對(duì)責(zé)任人予以考核.3.2.2民主生活會(huì) 3.2.2.1目的和意義為了增進(jìn)干部與員工、干部與干部、員工與員工之間的相互理解，做到及時(shí)有效溝通，創(chuàng)造一個(gè)寬松、團(tuán)結(jié)的人文環(huán)境。3.2.2.2時(shí)間、地點(diǎn)各部門(mén)每季召開(kāi)

4、一次生活會(huì)。時(shí)間由各部門(mén)自行選定，地點(diǎn)可在辦公室、會(huì)議室、培訓(xùn)室和崗位上，也可在公司以外的其他場(chǎng)所（業(yè)余時(shí)間）。公司高層干部每季度召開(kāi)一次生活會(huì)，由總經(jīng)理組織主持并定會(huì)議地點(diǎn)。3.2.2.3主持及參加人由本系統(tǒng)、本部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，本系統(tǒng)或部門(mén)的全體員工參加，生產(chǎn)系統(tǒng)可分段、分班組組織，由工段長(zhǎng)或班組長(zhǎng)主持，三班作業(yè)員工可分期參加，會(huì)后由各班組長(zhǎng)將員工反映的問(wèn)題在部門(mén)班組長(zhǎng)以上生活會(huì)上部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行傳達(dá)。3.2.2.4會(huì)議形式采用自由發(fā)言式。3.2.2.5會(huì)議內(nèi)容工作障礙、生活困難、感情交流、相互幫助,公司文化,對(duì)公司的建議。3.2.2.6會(huì)議要求 員工要將自己近三個(gè)月以來(lái)工作中的缺點(diǎn)

5、和不足以及對(duì)本部門(mén)和公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中存在的問(wèn)題坦誠(chéng)地表達(dá)出來(lái)；會(huì)上要虛心接受領(lǐng)導(dǎo)和同事們對(duì)自己工作的點(diǎn)評(píng)；對(duì)其他同事工作的優(yōu)缺點(diǎn)客觀地給予評(píng)價(jià)。 高層領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)自己一季度以來(lái)在執(zhí)行公司決策上出現(xiàn)的失誤與不足以及在帶隊(duì)伍方面存在的主觀問(wèn)題形成文字發(fā)言材料；將自己分管系統(tǒng)與其他系統(tǒng)在協(xié)調(diào)與配合上出現(xiàn)的問(wèn)題講透，并將需要溝通的管理環(huán)節(jié)講出來(lái)。 各部門(mén)要將員工會(huì)議發(fā)言做好記錄，對(duì)合理化建議要安排落實(shí)，暫時(shí)受客觀因素的影響無(wú)法或難于落實(shí)的要和員工做好解釋工作；綜合辦公室要對(duì)高層發(fā)言做好記錄形成紀(jì)要。3.2.3座談會(huì)3.2.3.1目的和意義為了及時(shí)傳達(dá)公司精神，傾聽(tīng)員工心聲，做好高層領(lǐng)

6、導(dǎo)與一般員工的交流，達(dá)到管理的扁平化效果。3.2.3.2時(shí)間、地點(diǎn)座談會(huì)時(shí)間臨時(shí)制定，地點(diǎn)可在會(huì)議室也可在一線操作現(xiàn)場(chǎng)，公司各部門(mén)每季召開(kāi)一次座談會(huì)。3.2.3.3主持、組織及參加人由員工所在部門(mén)經(jīng)理組織、主持；主管副總經(jīng)理、綜合辦公室和人力資部門(mén)相關(guān)人員參加，座談部門(mén)的全體員工或員工代表參加（當(dāng)班的三班作業(yè)員工除外）。3.2.3.4會(huì)議形式會(huì)前做好準(zhǔn)備，擬定出書(shū)面座談會(huì)議主題，自由發(fā)言。3.2.3.5會(huì)議內(nèi)容將本部門(mén)存在的問(wèn)題、難點(diǎn)，員工工作中遇到的工作障礙及對(duì)部門(mén)和公司的看法作為座談主題，圍繞主題各抒己見(jiàn)、敞開(kāi)心扉并對(duì)公司管理、發(fā)展提出合理化建議。座談會(huì)主題也可由綜合辦公室制定。3.2.3

7、.6記錄和紀(jì)要座談部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)記錄，會(huì)后整理出紀(jì)要。3.2.3.7內(nèi)容落實(shí)需要公司有關(guān)部門(mén)落實(shí)的工作由綜合辦公室對(duì)需落實(shí)的內(nèi)容進(jìn)行督促落實(shí)，對(duì)未按時(shí)完成者，及時(shí)向員工說(shuō)明并對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人予以考核。3.2.4客戶(hù)座談會(huì)3.2.4.1目的和意義為加強(qiáng)與上下游客戶(hù)的聯(lián)系，提升公司在客戶(hù)心中的地位和影響力，建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系，達(dá)到共盈的商業(yè)目的。3.2.4.2時(shí)間、地點(diǎn)公司每年年中或年底在本公司（或外地其他地點(diǎn)）召開(kāi)一次，或在公司舉行重大活動(dòng)時(shí)邀請(qǐng)重要客戶(hù)參加。3.2.4.3主持、組織及參加人由董事長(zhǎng)主持，供應(yīng)部、銷(xiāo)售部、運(yùn)輸部可分別組織，綜合辦公室協(xié)助組織工作，主要邀請(qǐng)我公司進(jìn)行資質(zhì)評(píng)定后的信譽(yù)優(yōu)良的

8、合格客戶(hù)參加。3.2.4.4會(huì)議形式采用開(kāi)放式自由發(fā)言或宴會(huì)式交流。3.2.4.5會(huì)議內(nèi)容主持人致歡迎詞，介紹公司基本情況；介紹公司過(guò)去一年來(lái)的主要工作業(yè)績(jī)及公司未來(lái)一年的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和客戶(hù)策略；之后征求客戶(hù)對(duì)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展的意見(jiàn)和建議。會(huì)議可發(fā)表共同宣言，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略聯(lián)盟的實(shí)現(xiàn)。3.2.4.5接待要求供應(yīng)部、銷(xiāo)售部、運(yùn)輸部負(fù)責(zé)接待，參會(huì)客戶(hù)要有登記，并負(fù)責(zé)收取各代表的名片。3.2.5總結(jié)表彰會(huì)3.2.5.1目的和意義為了發(fā)揚(yáng)先進(jìn)員工的積極進(jìn)取精神，鼓勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后，公司組織召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)對(duì)一年內(nèi)涌現(xiàn)出的先進(jìn)典型進(jìn)行表彰。3.2.5.2時(shí)間、地點(diǎn)總結(jié)表彰大會(huì)每年年底召開(kāi)一次，于春節(jié)前一周內(nèi)在公司

9、大會(huì)議室召開(kāi)，一般與公司年底月度大會(huì)一起召開(kāi)。3.2.5.3主持、組織及參加人由一名公司領(lǐng)導(dǎo)主持，綜合辦公室組織，全體員工參加。3.2.5.4會(huì)議內(nèi)容總結(jié)公司一年來(lái)的工作；宣讀先進(jìn)團(tuán)隊(duì)和先進(jìn)員工名單；介紹先進(jìn)事跡；領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)及獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品。3.2.5.5內(nèi)容落實(shí)先進(jìn)員工事跡，在廣播站廣播一個(gè)月；先進(jìn)員工照片在“光榮榜”展示半年。3.2.6員工聯(lián)誼會(huì)3.2.6.1目的和意義為了與員工建立溝通渠道，使辛苦了一年的員工有一個(gè)更廣泛的交流空間，公司每年度舉辦員工聯(lián)誼會(huì)。3.2.6.2時(shí)間、地點(diǎn)員工聯(lián)誼會(huì)每年舉辦一次，時(shí)間一般選在春節(jié)前一周內(nèi)的一個(gè)晚上，地點(diǎn)在附近選一大酒店。3.2.6.3主持、組織

10、及參加人由一名公司領(lǐng)導(dǎo)主持，綜合辦公室組織，管理、生產(chǎn)、技術(shù)骨干員工和中高層干部參加。3.2.6.4會(huì)議形式宴會(huì)、茶話(huà)會(huì)、團(tuán)拜會(huì)等。3.2.5.5會(huì)議內(nèi)容高層班子成員向大家致意；主持人簡(jiǎn)述公司過(guò)去一年的業(yè)績(jī)和對(duì)未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的設(shè)想；員工代表發(fā)言；宴會(huì)開(kāi)始。3.2.6.6綜合辦公室負(fù)責(zé)組織發(fā)放紀(jì)念品。3.2.7部門(mén)例會(huì)3.2.7.1目的和意義為了協(xié)調(diào)部門(mén)內(nèi)部人員之間的工作，使每個(gè)人的工作形成一個(gè)有機(jī)的整體，向著更有利于公司發(fā)展的方向前進(jìn)，部門(mén)要定期召開(kāi)例會(huì)。3.2.7.2時(shí)間、地點(diǎn)部門(mén)例會(huì)每月一次，一般選擇在每月25日或部門(mén)另行安排；職能部門(mén)在公司會(huì)議室，生產(chǎn)車(chē)間可在各車(chē)間培訓(xùn)室或崗位上召開(kāi)。3.

11、2.7.3主持、組織及參加人由部門(mén)經(jīng)理主持，職能部門(mén)全體員工參加，生產(chǎn)車(chē)間可分段進(jìn)行或只要求班組長(zhǎng)以上人員參加，會(huì)后由各班長(zhǎng)傳達(dá)給員工。部門(mén)例會(huì)可與部門(mén)座談會(huì)、生活會(huì)合并到一起同時(shí)召開(kāi)，車(chē)間開(kāi)會(huì)參加范圍必須達(dá)到班組長(zhǎng)以上。3.2.7.4會(huì)議形式部門(mén)經(jīng)理主持，職能部門(mén)管理崗位員工輪流發(fā)言，生產(chǎn)車(chē)間班組長(zhǎng)以上必須發(fā)言，員工可自由發(fā)言。3.2.7.5會(huì)議內(nèi)容部門(mén)經(jīng)理下達(dá)下月工作計(jì)劃及個(gè)人分工情況；上月總結(jié)，對(duì)員工表現(xiàn)予以評(píng)價(jià)；員工匯報(bào)個(gè)人工作狀況及需要領(lǐng)導(dǎo)予以協(xié)調(diào)的工作，提出關(guān)于部門(mén)管理的意見(jiàn)和建議。3.2.7.6記錄和紀(jì)要部門(mén)經(jīng)理安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄，需協(xié)調(diào)解決的盡快協(xié)調(diào)解決。4.考核4.1違規(guī)情形4.1.1遲到：所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)的開(kāi)始時(shí)間內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。4.1.2早退：參加會(huì)議人員，未經(jīng)主持人同意在會(huì)議結(jié)束前離開(kāi)。4.1.3缺席：請(qǐng)假并得到批準(zhǔn)，未參加會(huì)議情況為缺席。4.1.4隨意進(jìn)出：參加會(huì)議人員，原則上與會(huì)期間不允許進(jìn)出和走動(dòng),在特殊情況下,因工作特別著急,可向主持人請(qǐng)假,未經(jīng)主持會(huì)議人同意擅自進(jìn)出會(huì)議場(chǎng)所視為隨意進(jìn)出和走動(dòng)。4.1.5會(huì)議期間手機(jī)一律調(diào)為靜音,并不允許接通電話(huà).4.1.6別人講話(huà)時(shí)要認(rèn)真聽(tīng),不得隨意打斷別人.否則會(huì)議性質(zhì)將發(fā)生改變.要做一個(gè)懂禮數(shù),講道義,講文明,講道德的誠(chéng)信人.4.2公司層面會(huì)議