機(jī)關(guān)文書檔案的整理歸檔方法和要求

1、機(jī)關(guān)文書檔案的整理歸檔方法和要求（2008年4月2日）一、什么是文件材料的歸檔整理？是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。二、上述定義包括以下幾層含義： 1、辦理完畢的； 2、文書材料； 3、基本整理單位是“件”； 4、整理的基本環(huán)節(jié)是：裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝盒等。三、歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。四、工作要求： 強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用五、 文件材料整理歸檔的具體操作方法和要求（一）收集 收集工作即是將

2、本單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來(lái)的工作過(guò)程。 要求：材料齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確如何才能做到齊全完整？ 1、檔案人員要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。 2、制訂本單位的歸檔制度。 歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求三部分內(nèi)容。（1）明確歸檔范圍 凡是反映本單位各種職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。各單位應(yīng)依據(jù)新規(guī)定，結(jié)合本單位職能及其內(nèi)設(shè)職能部門工作實(shí)際，加強(qiáng)對(duì)工作中形成文件材料的研究，詳盡編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍。各單位制定的歸檔范圍，報(bào)送檔案管理部門審批同意后，應(yīng)作為本單位的一項(xiàng)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)加以公布施行。 （2）歸檔

3、時(shí)間歸檔工作要求在次年的五月底之前完成。確保按時(shí)完成一般運(yùn)用三種形式結(jié)合收集： A、隨辦隨歸； B、定期收集； C、年終集中收集。（3）歸檔要求 A、歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確。制成材料要耐久規(guī)范。字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水。 B、收集工作應(yīng)立足本單位，注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集；重大活動(dòng)事件材料的收集。 C、文電合一。 D、底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔。 E、有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文

4、單應(yīng)隨正文一起收集歸檔。 F、附件隨正件收集歸檔。 G、關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。（二）確定“件” 歸檔文件整理方法是以“件”為單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。確定“件”是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一。 “件”的確定一定要把握尺度，不可過(guò)嚴(yán)也不可太松。一般以每份文件為一件。 具體情況作如下規(guī)定： 1、文件正本與定稿為一件； 2、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，或打印出的定稿上無(wú)重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不歸檔，但發(fā)文稿紙必須歸檔,且與正文合為一件； 3、正文與附件為一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文內(nèi)容的一部份。 4、原件與復(fù)制件為一件； 5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 6、

5、會(huì)議記錄一本為一件；如黨委會(huì)議記錄、行政會(huì)議記錄等； 7、成套的會(huì)議材料分別為件； 8、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件； 9、正文與文件處理單（辦文單）為一件； 10、來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）分別為件； 11、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、成冊(cè)的編研材料、刊物等按其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件； 12、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時(shí)間等）組合，可裝訂在一起作為一件 。如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等； 13、介紹信一般一份為一件，若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件； （三）件的裝訂 件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保

6、管和利用。 在裝訂前，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。1、件的修整： （1）對(duì)破損文件進(jìn)行修裱； （2）對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制； （3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴(yán)密封裝在其中，且拆釘會(huì)損壞原貌，不須拆釘重裝。 （4）對(duì)于過(guò)大的文件進(jìn)行折疊時(shí)應(yīng)注意盡量減少折疊次數(shù)。 （5）小于16開的紙張應(yīng)用A4紙貼襯。 （6）空白紙張抽除。2、裝訂： 我區(qū)一般采用不銹鋼釘在文件的左側(cè)裝訂。較厚的仍用三孔一線進(jìn)行裝訂。文件整理時(shí)必須左側(cè)和下邊齊；不銹鋼釘不宜釘?shù)眠^(guò)多。（不銹鋼

7、釘應(yīng)采用檔案行政管理部門監(jiān)制的。）3、件內(nèi)的排序： （1）正本在前，定稿在后； （2）正文在前，附件在后； （3）原件在前，復(fù)制件在后； （4）轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后； （5）計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤螅?（6）文件處理單（辦文單）歸檔的應(yīng)放在最前面。 （四）件的分類 分類是歸檔文件整理工作的基本步驟。是將歸檔文件按來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。 我區(qū)統(tǒng)一采用“年度保管期限”的分類方法。1、按年度歸檔： （1）一般文件歸入文件簽發(fā)年度。如計(jì)劃、總結(jié)和獎(jiǎng)懲材料等內(nèi)容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發(fā)年度。 （2）跨年度

8、辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度。如處理案件、同一問(wèn)題的來(lái)文和復(fù)文等； （3）跨年度的會(huì)議或活動(dòng)材料統(tǒng)一放在閉幕年度歸檔 （4）幾份文件作為一件時(shí)，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度。如會(huì)議記錄、介紹信、審批表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2、按保管期限歸檔： 文書檔案分為永久和定期兩種保管期限，定期又分為30年和10年。 凡區(qū)委、區(qū)政府及區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)各部門普發(fā)的，且不屬于收文單位主要職能范圍，但也需貫徹執(zhí)行的文件材料一律作10年保管。（五）“件”的排列 排列是將每份歸檔文件先后排列有序化的過(guò)程。即在同一保管期限內(nèi)按事由結(jié)合時(shí)間對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列。 事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較為緊密的工作過(guò)程。一般一份文件就

9、是一個(gè)事由。 “年度保管期限”分類方法對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列就是在同一保管期限內(nèi)一般按具體事由結(jié)合文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。 具體情況處理： 1、來(lái)文與復(fù)文雖作為兩件，但排列時(shí)應(yīng)排在一起，復(fù)文在前、來(lái)文在后； 2、歸檔結(jié)束后交來(lái)的零散文件材料，可排在同一保管期限歸檔文件的后面，而不必插入其中；但這種情況應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明，在實(shí)際整理中應(yīng)盡量避免。 3、一次會(huì)議或一次活動(dòng)的材料應(yīng)集中在一起歸檔； 這種分類方法也可做到文件隨辦隨歸，但若文件數(shù)量較多不易手工檢索。 鑒于大部分單位歸檔文件為年終集中收集模式，所以文件排列可實(shí)行在同一保管期限內(nèi)按大類結(jié)合時(shí)間集中排列的方法。這樣可以做到兼顧手工檢索與計(jì)算

10、機(jī)檢索。（六）編制歸檔號(hào) 歸檔號(hào)是將歸檔文件排列順序加以固定的一組標(biāo)識(shí)符號(hào)。在每份歸檔文件上的體現(xiàn)就是加蓋歸檔章。 （全宗號(hào)）（年度）2007（室編件號(hào)）1（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）（保管期限）30年（館編件號(hào)）（總頁(yè)數(shù)）2 單位：mm1、蓋章要求： （1）歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在歸檔文件首頁(yè)上端的空白處。一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一； （2）歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容； （3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。 2、歸檔章具體欄目的填寫： （1）全宗號(hào)：是檔案館給各個(gè)進(jìn)館單位編制的代號(hào)。交通系統(tǒng)統(tǒng)一暫空不填。 （2）年度：填寫文件歸檔年度，以4

11、位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2007”，不必加“年”。 （3）保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱，即：永、30年、10年，不可用“1、2、3”等代碼表示。 （4）件號(hào)：填寫歸檔文件的排列順序號(hào)。包括室編件號(hào)和館編件號(hào)。在檔案室只要求大家編制室編件號(hào)，若統(tǒng)一采用“年度-保管期限”分類方法，則一個(gè)單位每年永久、30年和10年三個(gè)流水號(hào)，每年都是從“1”開始編。館編件號(hào)進(jìn)館時(shí)按標(biāo)填寫，現(xiàn)暫空不填。實(shí)行文檔一體化管理模式時(shí)，件號(hào)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給定。 （5）機(jī)構(gòu)或問(wèn)題欄：此欄不必填寫。 （6）（總）頁(yè)數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁(yè)面的總數(shù)。若這份文件有頁(yè)碼的則不必重新編頁(yè)碼；若無(wú)頁(yè)碼則在文件的右下角

12、用鉛筆編頁(yè)碼；若此件歸檔文件是由幾份文件組成的，且每份文件本身有頁(yè)碼的，則不必重編頁(yè)碼，只要將每份文件的頁(yè)數(shù)相加；若無(wú)頁(yè)碼，則需通編頁(yè)碼。 （七）編制歸檔文件目錄 編目是指對(duì)歸檔文件編制歸檔文件目錄的工作。編目應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。此項(xiàng)工作在手工管理?xiàng)l件下，需要檔案人員手工錄入；若實(shí)行文檔一體化管理模式，此工作在文件收發(fā)時(shí)可一并完成。歸檔文件目錄可作為盒內(nèi)目錄放置于每個(gè)檔案盒內(nèi)最前面。件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注1武進(jìn)區(qū)檔案局武檔發(fā)200712號(hào)關(guān)于全區(qū)2006年度機(jī)關(guān)歸檔文件整理工作情況的通報(bào)2007.06.1122武進(jìn)區(qū)委辦武辦發(fā)20071

13、13號(hào)關(guān)于對(duì)全區(qū)行政村檔案工作進(jìn)行檢查的通知200711134填寫歸檔文件目錄的要求： 1、件號(hào)：填寫室編件號(hào)。作為一件看待的文件只編一個(gè)件號(hào)，但一組會(huì)議材料等應(yīng)分別編件號(hào)。 2、 責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱?？蓪懲ㄓ煤?jiǎn)稱或全稱，注意不要用“本公司、本處”等。若是幾個(gè)文件組成的一件，只填寫排在最前面的文件責(zé)任者。 3、文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，須填寫完整。如武檔發(fā)200712號(hào)。沒有文號(hào)的空著不填，不得填寫諸如“會(huì)議文件之一”或“某刊第幾期”等。 4、 題名：即文件標(biāo)題。一般應(yīng)如實(shí)填寫。 （1）沒有題名或題名不規(guī)范的可自擬

14、標(biāo)題，外加“”號(hào)；如干部任免、表彰先進(jìn)等文件； （2）在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，若標(biāo)題較為籠統(tǒng)，需進(jìn)一步細(xì)化著錄，以便快速檢索。 5、日期：文件形成時(shí)間，以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“20070611”，若文件無(wú)日期，可用“0000” 代替。若此件是由幾份文件組成且日期不一致，則按排在最前面的文件形成時(shí)間填寫。 6、頁(yè)數(shù)：填寫歸檔文件有字（有內(nèi)容）頁(yè)面的總頁(yè)數(shù)。 7、備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。 歸檔文件目錄應(yīng)以A4幅面打印后統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，前面放置統(tǒng)一格式的歸檔文件目錄封面后放入檔案盒內(nèi)保管。用永樂文檔一體化檔案管理軟件形成的歸檔文件目錄數(shù)據(jù)須脫機(jī)備份。（八）裝盒 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題： 1、不同歸檔年度的文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 2、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； 3、裝盒時(shí)盡量選擇厚度適宜的檔案盒放置文件，并做到下邊齊，防止文件在盒內(nèi)彎曲。 4、統(tǒng)一使用省檔案局監(jiān)制的無(wú)酸化檔案盒。有2、