外事接待細(xì)則

1、外事接待細(xì)則一、目的為規(guī)范公司外事接待流程，樹立公司良好形象，真正將“敬人敬 業(yè)、盡心盡力”的宗旨溶入到每一次的接待活動中去，制定本實施細(xì) 則。二、主題內(nèi)容、適用范圍本細(xì)則對所有來訪人員，從申請、迎接、介紹、參觀、入住到餐 飲、娛樂、旅游、接待禮儀、費用、陪同級別等整個接待流程進(jìn)行全 方位的規(guī)范，適用于銷售公司、后勤職能部室、制造部所有來訪人員 的商務(wù)考察、行政檢查、外事接待、參觀考察等工作。公司接待聯(lián)系人員及主要陪同參觀人員在本細(xì)則中統(tǒng)稱接待團(tuán) 隊，包括秘書、文員、后勤科室人員以及負(fù)責(zé)重大外事接待工作的公 司領(lǐng)導(dǎo)。公司董事長、總經(jīng)理參加的接待，陪同副總及管理人員需履行本 細(xì)則中接待團(tuán)隊的職責(zé)

2、；部門負(fù)責(zé)人參加的接待，本部門內(nèi)主要陪同 人員需履行本細(xì)則中接待團(tuán)隊的職責(zé)。三、職責(zé)（一）營銷中心負(fù)責(zé)來賓商務(wù)來訪的接待、談判工作。（二）辦公室負(fù)責(zé)政府行政檢查的接待準(zhǔn)備、組織安排、協(xié)調(diào)管 理等工作，以及公司級重大外事接待工作。（三）各單位、部室負(fù)責(zé)本單位的外事接待工作。（四）接待單位應(yīng)在來賓到公司前的兩天內(nèi)， 根據(jù)來訪人員行程安排進(jìn)行資金預(yù)算并辦理借支手續(xù)， 及時完成其它準(zhǔn)備工作，并根據(jù) 來賓的愛好，擬訂相關(guān)的娛樂、旅游安排。四、接待團(tuán)隊著裝及行為規(guī)范：1、接待人員均著工裝，佩戴工作證，儀容儀表整潔素雅。2、技術(shù)人員及生產(chǎn)人員著藍(lán)色工裝，佩戴工作證。3、嚴(yán)格按照此文件要求規(guī)范接待禮儀，使用普

3、通話，注意文明用語，不大聲喧嘩，接待期間手機(jī)鈴聲調(diào)至震動。五、實施細(xì)則接待必須有較強(qiáng)計劃性、預(yù)見性、針對性和實效性，應(yīng)明確每次來賓來訪的目的，并做好接待工作的效果評估、總結(jié)工作。（一）來賓來訪申請來賓來訪分以下三個級別：1級接待：政府機(jī)關(guān)正、副部級以上領(lǐng)導(dǎo)或國家級社團(tuán)重要領(lǐng)導(dǎo)。2級接待：省會城市黨政副職、縣區(qū)級副職以上領(lǐng)導(dǎo)、省級社團(tuán) 主要領(lǐng)導(dǎo)、省級客運企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)、省級運管部門主要領(lǐng)導(dǎo)、省會城 市（含國內(nèi)一線城市）公交企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)及重要業(yè)務(wù)單位企業(yè)負(fù)責(zé)人 等。3級接待：一般黨政機(jī)關(guān)、社團(tuán)來客、來賓等。（二）來賓來訪準(zhǔn)備在接到商務(wù)來訪、行政檢查來電、來函及相關(guān)信息后，由接待團(tuán)隊在24小時內(nèi)制訂接

4、待方案，經(jīng)部門主管審核批準(zhǔn)后執(zhí)行，同時應(yīng) 附上所需的派車單、借支單、禮品領(lǐng)取單等必備單據(jù)報批。審批通過后通知參與接待的相關(guān)人員召開會議， 組建接待團(tuán)隊，必須明確接待 具體事項、標(biāo)準(zhǔn)、要求完成的時間及責(zé)任人。接待團(tuán)隊根據(jù)來訪、陪同人員級別規(guī)定，安排相應(yīng)級別的主接待 人進(jìn)行公司和產(chǎn)品方面的介紹，安排好來賓在公司的參觀路線并全程 陪同。接待團(tuán)隊根據(jù)來訪人員級別確定使用接送的車輛，開出派車單， 于來賓來訪前一天由公司安排車輛，重要來賓來司第一次用車或去飛 機(jī)場接送，盡可能使用公司指定的高檔轎車。由接待團(tuán)隊根據(jù)來訪人員級別安排特定人員迎接、 向來訪人員獻(xiàn) 花、安排攝影、攝像或錄音；而相關(guān)部門應(yīng)于來賓抵達(dá)

5、公司前按公 司外事接待安排表上要求協(xié)助做好有關(guān)接待準(zhǔn)備工作。在來賓來訪前一小時，接待團(tuán)隊必須按外事接待細(xì)節(jié)一覽表， 逐 條進(jìn)行自檢，確保準(zhǔn)備工作無一遺漏，提前發(fā)送短信通知所有參與人 員。當(dāng)來賓車輛進(jìn)入市區(qū)后，接待團(tuán)隊通知公司保衛(wèi)處且提前10鐘電話通知所有接待人員（陪同人員、技術(shù)人員、公司領(lǐng)導(dǎo)等）準(zhǔn)時出 席，必要時提前于適當(dāng)?shù)攸c處迎接來賓；當(dāng)來賓車輛進(jìn)入公司大門后， 保安及時開門迎接并通知接待團(tuán)隊，主要領(lǐng)導(dǎo)及接待人員應(yīng)及時到位 迎接。如來賓的行程有所變動，接待團(tuán)隊?wèi)?yīng)在第一時間通知參與接待人 員，以避免不必要的浪費及無效工作。（三）來訪人員迎接、入住安排根據(jù)來訪人員到達(dá)的具體時間和航班號或車次開具

6、派車單，并預(yù)訂酒店房間，如是大型團(tuán)隊?wèi)?yīng)提前代辦入住手續(xù)在來賓抵達(dá)機(jī)場、車站前半小時，公司迎接車到達(dá)機(jī)場、車站作 好接站準(zhǔn)備（包括舉起歡迎牌、拿好鮮花、照相等），一般情況下由 接待團(tuán)隊去接站，必要時將由主任、部長或公司領(lǐng)導(dǎo)親自前往迎接。在送來賓去酒店的途中，陪同人員應(yīng)主動向來賓介紹沿途風(fēng)景及 人文景觀，拉近與來賓的距離，形成愉悅的交談氣氛。當(dāng)來賓抵達(dá)下榻賓館后，接待團(tuán)隊幫助來賓代辦入住手續(xù)發(fā)放房 卡，引導(dǎo)來賓入住。（四）來訪迎賓根據(jù)外事接待安排表落實來賓來公司的確切時間并電話通知 門衛(wèi)。當(dāng)來賓進(jìn)入預(yù)訂房間時，接待團(tuán)隊?wèi)?yīng)告知來賓接下來的日程安排 與具體時間。當(dāng)來賓車輛抵司后，接待團(tuán)隊?wèi)?yīng)在公司大門口

7、用迎賓車或引導(dǎo)來 訪人員車輛進(jìn)入指定停車位，為來訪人員打開車門，歡迎來賓并引導(dǎo) 來賓進(jìn)入會客廳就座。當(dāng)來賓進(jìn)入會客廳后，客我雙方介紹：先由接待團(tuán)隊向公司領(lǐng)導(dǎo) 介紹主客，再介紹公司主陪，再依次介紹客方陪同人員、我方陪同人 員，客我雙方互遞名片，互相問好。接待團(tuán)隊?wèi)?yīng)全面負(fù)責(zé)來訪人員在公司考察期間的行程安全，保證來訪人員的人身及各項權(quán)益不受侵害。（五）商務(wù)洽談及參觀廠區(qū)商務(wù)洽談：由接待團(tuán)隊講解公司發(fā)展史及文化發(fā)展； 由主接待人 或技術(shù)人員介紹公司相關(guān)產(chǎn)品、市場狀況、產(chǎn)品特點、對比優(yōu)勢及交談雙方感興趣的話題，讓友好的氣氛貫穿始終；其間接待團(tuán)隊或秘書、會務(wù)服務(wù)人員全過程進(jìn)行會務(wù)服務(wù)，如補(bǔ)充茶水、根據(jù)來賓

8、入座情況將桌上物品進(jìn)行整理、完成來賓的臨時要求等，無特殊理由，不得擅自離開會客區(qū)域。工作要求：1承辦洽談會議單位按照接待方案全方位協(xié)調(diào)落實接待的相關(guān)事宜（餐廳、會議安 排、電子屏、會標(biāo)、樣車等）并及時征得對接部門意見，并將意見反 饋到相關(guān)部門，以便調(diào)整改進(jìn)。安排工作人員在展廳門口及電梯口迎賓。 主要樓層有專職人員 服務(wù)，做好引導(dǎo)工作。營銷中心大廳要保持衛(wèi)生干凈。0打印歡迎標(biāo)牌、會議室指向牌。會議室桌簽及物品擺放有專人負(fù)責(zé)，根據(jù)來訪來賓人數(shù)、單位、 考察內(nèi)容，在來賓抵達(dá)前安排好會客地點，布置好會場，公司產(chǎn)品介 紹的資料袋、茶水、紙張、鉛筆等會議用品，并聯(lián)系好相關(guān)的陪同人 員，做好會前會中會后服務(wù)

9、工作。2安保：安保人員加強(qiáng)值班人員巡邏密度。嚴(yán)禁閑雜人員進(jìn)入院內(nèi)，排查不安全因素，發(fā)現(xiàn)及時處理。引導(dǎo)來訪車輛在規(guī)定位置擺放整齊。0全面檢查消防設(shè)施。廠區(qū)參觀：制造部安排專人配合接待工作，接待團(tuán)隊將按預(yù)先安排好的參觀路線引導(dǎo)來賓參觀，對參觀路線上的相關(guān)問題進(jìn)行詳細(xì)講 解，并隨時回答來賓所提的任何問題，同時應(yīng)注意商業(yè)秘密和語言技 巧，并不時聽取來賓意見。1路線2樣品3工作要求制造部全方位配合落實接待的相關(guān)事宜（生產(chǎn)線按5S標(biāo)準(zhǔn)整理到位，綠色通道干凈暢通；衛(wèi)生間清潔無異味；主要參觀車間大門 提前打開；草坪整潔；樣車擦拭干凈、車門打開并擺放整齊等現(xiàn)場準(zhǔn) 備工作）并及時征得對接部門意見，將意見反饋到相關(guān)

10、部門，以便調(diào) 整改進(jìn)。參觀期間技術(shù)人員及醫(yī)務(wù)人員隨行（依據(jù)情況）。安排工作人員前后引導(dǎo)參觀隊伍，確保參觀過程安全順暢4、安保安保人員加強(qiáng)值班巡邏密度。嚴(yán)禁閑雜人員進(jìn)入院內(nèi)，排查不安全因素，發(fā)現(xiàn)及時處理。專人引導(dǎo)指揮車輛及來訪車輛在規(guī)定位置擺放整齊。為必須全面檢查消防設(shè)施。商務(wù)洽談與廠區(qū)參觀的安排順序可根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。接待團(tuán)隊?wèi)?yīng)從來賓角度出發(fā)制訂標(biāo)準(zhǔn)的公司講解詞和參觀 線路講解詞。（六）餐飲安排1. 1級接待來訪人員由辦公室提出申請或根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示確 定陪同人員，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，安排餐飲。2. 2級接待來訪人員由各部室相關(guān)人員根據(jù)來電來函的記錄信息，經(jīng)單位、部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)陪同人員，開

11、始進(jìn)行接待準(zhǔn)備工作。3. 3級接待來訪人員由各相關(guān)人員反饋準(zhǔn)確詳細(xì)的信息到相關(guān) 單位，由接待團(tuán)隊根據(jù)所提供的信息在得到部門主管確認(rèn)后開始進(jìn)行 接待準(zhǔn)備工作。在確定用餐人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)及用餐時間后，按來訪人員不同地區(qū)、民 族、習(xí)性及愛好安排就餐地點，一般將其安排在營銷中心招待所，菜 品安排要考慮周全；安排工作人員在餐廳門口迎賓；餐廳各種設(shè)施運 轉(zhuǎn)良好，餐桌物品擺放嚴(yán)格遵照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各種餐具要消毒，無水漬, 無破損；衛(wèi)生間要擺放好紙巾、洗手液。在確定就餐地點及包廂號后，應(yīng)立即通知主接待人。當(dāng)來賓抵達(dá)就餐地點后，接待團(tuán)隊或主接待人應(yīng)安排主客就座，如是大型宴會，接待團(tuán)隊?wèi)?yīng)將來賓逐一介紹給到場公司領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)來賓

12、就座后，雙手遞上菜單，請主賓點菜，如謝絕，則由我方點菜。標(biāo)準(zhǔn)用餐時，陪同人員應(yīng)照顧好來賓用餐，注意禮節(jié)并與來賓 交談其感興趣的話題以活躍氣氛。陪同人員應(yīng)隨時注意主陪的示意或按主陪安排進(jìn)行會餐活動，不允許我方出現(xiàn)勸酒爭議。用餐完畢后，接待團(tuán)隊?wèi)?yīng)送來賓回下榻酒店，并告之下一步的安排。（七）來賓離司及行程安排接待團(tuán)隊做好來賓隨時離司準(zhǔn)備，適時通知司機(jī)將車停在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｔ谡鞯脕碣e的同意后，接待團(tuán)隊將安排來賓與主接待人在合適的地點合影留念。主接待人向來賓表達(dá)希望繼續(xù)合作及邀請下次再來參觀的意愿，接待團(tuán)隊將禮品分送至來賓手中。恭送來賓離司，根據(jù)需要由主接待人或接待團(tuán)隊送來賓至住宿地，并由主接待人或接待團(tuán)

13、隊宴請來賓； 來賓離司后其他接待活動由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)安排。當(dāng)來賓返程登車、登機(jī)時，如主接待人未親自送行，接待團(tuán)隊?wèi)?yīng) 及時通知主接待人，主接待人得知消息后，應(yīng)立即給來賓去電與之告 別。（八）旅游安排根據(jù)實際情況及公司位置，暫定*、*、*為旅游目的地。確定來賓旅游的時間、人數(shù)、地點后，安排好旅行社、導(dǎo)游或由 我方人員講解。接待團(tuán)隊?wèi)?yīng)告之來賓具體出發(fā)時間及路程安排。在沿途中，接待團(tuán)隊或隨行人員應(yīng)向來賓介紹沿途風(fēng)景或進(jìn)行景 點介紹，活躍車廂氣氛。到達(dá)景點后，應(yīng)組織來賓參觀游覽、根據(jù)景點的具體情況安排到 指定餐館用餐或指定酒店住宿，杜絕鋪張浪費的現(xiàn)象出現(xiàn)。對來賓的 要求，隨行人員應(yīng)在適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)全力滿足。應(yīng)做

14、到用有限的資金， 達(dá)到滿意的效果。（九）來訪接待總結(jié)接待團(tuán)隊?wèi)?yīng)在來賓離司前或在結(jié)束來訪兩天內(nèi)， 對此次接待任務(wù) 做出分析，并總結(jié)不足之處進(jìn)行改進(jìn)，不斷提高接待水平。將此次來訪資料收集歸檔并存入電腦以便今后查閱利用，并將有價值的建議或意見及時轉(zhuǎn)入相關(guān)部門。六、接待流程（詳見公司辦公室管理流程匯編）迎接入住流程（見圖1）公司迎賓流程（見圖2）餐飲安排流程（見圖3）旅游安排流程（見圖4）七、處罰規(guī)定所有參與接待的人員（包括各部門參與接待人員等）都必須遵守 本流程及實施細(xì)則，否則將根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以 50-300元不等處罰。、相關(guān)附件附件1來賓來訪接待細(xì)節(jié)一覽表附件2來訪陪同人員接待級別規(guī)定附件3外事來

15、訪接待費用控制辦法附件4外事接待安排表九、附則本細(xì)則由辦公室編寫并負(fù)責(zé)解釋。本細(xì)則由辦公室、各單位、各部門負(fù)責(zé)培訓(xùn)所屬人員，并在接待 工作中認(rèn)真執(zhí)行。主要為沿途風(fēng)景及來賓興趣根據(jù)外事接待安排提示：視情 況右手放在 門框最上 方，提示來 賓避免頭部落實來司時間要求：1、保衛(wèi)在禮賓車進(jìn)公司大門時敬禮;您好！歡迎蒞臨少1、可根據(jù)實際蜂情況播放公司形象宣傳片、或企業(yè)PP工I結(jié)蟲確定旅游時間、人數(shù)、地點接待團(tuán)隊、陪同q員聯(lián)系旅行社確定導(dǎo)游及路線接待團(tuán)隊 11r及時通知外事專員作好出發(fā)準(zhǔn)備接待四隊j來賓到達(dá)前在約定地方等候接待團(tuán)隊或司機(jī)j路途中可向來賓介紹沿途風(fēng)景接待團(tuán)隊或司機(jī)j到達(dá)景點后，為來賓介紹景點

16、情況并為其攝像或照相留念接待團(tuán)隊或司機(jī)來賓景點用餐、合理控制費用杜絕浪費接待團(tuán)隊或司機(jī)j結(jié)算、引導(dǎo)來賓上車一接待團(tuán)隊或司機(jī).返回、禮貌送來賓入房間休息接待團(tuán)隊或司機(jī)j接待總結(jié)、來訪人員基本信息歸檔接待團(tuán)隊:結(jié)帝i附件1來賓來訪接待細(xì)節(jié)檢查一覽表序號工作項目具體工作檢查序號工作項目具體工作檢查1總體協(xié)調(diào)制訂外事接待安排表8攝像攝影其他工具照相機(jī)、內(nèi)存卡準(zhǔn)備，注意充電。分發(fā)至有關(guān)部門及人員攝像機(jī)、磁帶準(zhǔn)備照相用臺階、座位、擴(kuò)音器準(zhǔn)備（大型會議時）2資金準(zhǔn)備費用預(yù)算單報領(lǐng)導(dǎo)審批現(xiàn)金借支到位9迎賓準(zhǔn)備歡迎牌打印、粘貼或書寫3車輛安排開具派車單并經(jīng)批準(zhǔn)電子顯示屏歡迎詞準(zhǔn)備派車單交辦公室并確認(rèn)車輛條幅（大

17、型會議時）4接站確定航班號、火車車次門崗以標(biāo)準(zhǔn)軍姿敬禮至車隊通過止確定具體到達(dá)時間鞭炮準(zhǔn)備（大型會議時）接站歡迎牌、鮮花預(yù)訂10洽談參觀確定主接待人并告知時間5住宿及行程安排,住房預(yù)訂確定技術(shù)人員并告知時間住房卡（大型會議時）生產(chǎn)車間燈光打開（陰雨天氣）簽到臺（大型會議時）參觀通道保持暢通簽到表（大型會議時）樣品準(zhǔn)備會議日程安排表（大型會議）確定現(xiàn)場操作演示崗位、操作人員，并告知具體時間酒店歡迎橫幅（大型會議）6會客廳條幅或更改手提電腦歡迎辭11餐飲包廂預(yù)訂，確定菜單準(zhǔn)備資料、茶水、信紙、鉛筆、餐巾紙等安排告訴主接待人員具體地點座位及座位卡擺放主接待人致祝酒辭（大型會議時或餐飲開始時）投影儀、

18、激光筆、音響話筒、空調(diào)、燈光調(diào)試、拉上窗簾12節(jié)目安排確定地點預(yù)訂門票7禮品準(zhǔn)備禮品名稱、數(shù)量13旅游安排確定旅游地點禮品袋準(zhǔn)備預(yù)訂住宿并確認(rèn)禮品領(lǐng)用聯(lián)系導(dǎo)游并確認(rèn)附件2來訪陪同人員接待級別規(guī)定為樹立公司良好的對外形象，加深參觀人員對公司的了解以及為給來公司參觀的各級政府領(lǐng)導(dǎo)、 企業(yè)同仁留下深刻的印象，特別制訂 公司來訪、陪同人員接待級別規(guī)定。一、來訪人員級別劃分A級為政府行政類A1省級及以上部級領(lǐng)導(dǎo)，地市級主要領(lǐng)導(dǎo)；A2為地市級主要局委領(lǐng)導(dǎo)；A3為地市級職能局委及縣市級局委領(lǐng)導(dǎo)。B級為企業(yè)類B1相同級別的股份公司、集團(tuán)公司董事長、總經(jīng)理、國外貴賓；B2企業(yè)主要部室負(fù)責(zé)人、副總以上；B3企業(yè)主要部室一般人員。二、陪同人員的劃分采取級別對等的接待原則；一般情況下，我方不允許低級別人員 接待對方高級別人員，特殊情況下，須有我方相對應(yīng)級別人員親自打 電話進(jìn)行解釋。1類（A1、B1類）貴賓由公司董事長、總經(jīng)理接待并陪同參觀；2類（A2、B2類）貴賓由公司總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、主任、部長 以上領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)接待并陪同參觀；3類（A3、B3類）貴賓由各單位、部室主要人員接待并陪同參觀； 附件3外事來訪接待費用控制辦法為樹立公司良好的對外形象，如何把外事來訪工作做好、做活、 做細(xì)，已成為接待工作的重要日程，為了給來訪的各級政