第2章 格式化文檔

1、27第第 2 章章 格式化文檔格式化文檔技巧技巧不論是用筆還是用電腦撰寫文章，最重要的肯定是要言之有物。但除了內(nèi)容之外，形式也是很重要的。尤其是使用文字處理軟件撰寫文章、專著，如果懂得如何快速、巧妙地設(shè)置格式，不僅可以使文稿樣式美觀，更可以加快編寫速度。而如果不懂得這些基本的格式化手段，編輯起文稿來，就會感到處處受到束縛，寫作過程也難以順暢，影響工作效率。2.1 格式化字符格式化字符技巧技巧字符可以是一個漢字，也可以是一個字母、一個數(shù)字或一個單獨的符號，字符的格式包括字符的字體、大小、粗細(xì)、字符間距及各種表現(xiàn)形式。簡單的字符格式可以通過工具欄上的按鈕來進(jìn)行排版操作，如，設(shè)置字體加粗，可以單擊工

2、具欄上的按鈕來實現(xiàn)、設(shè)置字體字號，可以單擊工具欄上的【字號】下拉列表按鈕來選擇字號等；也可以通過快捷鍵來完成，如，選擇字體下劃線，可以單擊【下劃線】按鈕或在下拉列表中選擇下劃線的線型。但是，一些特殊的字體必須通過【字體】對話框才能完成設(shè)置。如果要制作出更具有藝術(shù)性的字符效果，如，變形字體、旋轉(zhuǎn)字等，可以通過藝術(shù)字來完成。使用【格式】工具欄格式化字符可以設(shè)置一些簡單的字符格式。2.1.1 隨意地選擇字號選擇字號方法很簡單，單擊常用工具欄上的下拉列表按鈕，在字號列表中選擇或輸入字號。字號的表示方法有兩種，一種是中文數(shù)字，數(shù)字越小，對應(yīng)的字號越大；另一種是阿拉伯?dāng)?shù)字，字號越小，字符也就越小。字號的單

3、位為磅，用毫米換算的方法為：1 毫米=2.83 磅；磅與號的換算單位是：1 磅=1/72 英寸，1 英寸=21.4 毫米。在 Word 中，表述字體大小的計量單位有兩種，一種是漢字的字號，如初號、小初、一號、七號、八號；另一種是用國際上通用的“磅”來表示，如4、4.5、10、12、48、72 等。中文字號中， “數(shù)值”越大，字就越小，所以八號字是最小的；在用“磅”表示的字號時，數(shù)值越小，字符的尺寸越小，數(shù)值越大，字符的尺寸越大。1 磅有多大呢？2.83 磅等于 1 毫米，所以 28 號字大概就是一厘米高的字，約相當(dāng)于中文字號中的一號28字。在 Word 環(huán)境下，也可以打印大標(biāo)語、大橫幅剪字時所

4、需的足夠大的“大”字體。事實上，Word 中最大字體可達(dá)“1638 磅”！說到“磅”值，在這里就有必要說說中文Word 中漢字字體的計量問題。 中文字號就是這十六種，而用“磅”表示的字號卻很多，其磅值的數(shù)字范圍為11638，也就是說最大的字號可以是 1638，約 58 厘米見方，最小的字號為 1，三個這樣的字加起來還到到一毫米寬。一般 A4 紙可容納的最大字的磅值為 630 左右，在實際使用過程中可以根據(jù)需要來設(shè)置字的大小，想要特大字，或是袖針小字都可以。中文 Word 對字體的的大小同時采用了兩種不同的計量單位，其中一種是我們常說的以“字號”為計量單位，如常用的“初號、小初、一號七號、八號”

5、等；另外一種則是以國際上通用的“磅”為計量單位，如“5、55、648、72”等。 “字號”與“磅”的對應(yīng)關(guān)系見表 2-1 所示。 表 2-1 “字號”與“磅”的對應(yīng)關(guān)系字號初號小初一號小一二號小二三號小三四號小四五號小五六號小六七號八號磅4236262422181615141210.597.56.55.55一般用戶都認(rèn)為中文 Word 中的字體，有“初號、小初、一號七號、八號”和“5、55、648、72”等， “大”與“小”共 16 種之多。其實不然，Word 文檔中字體的“磅”值，是“數(shù)字必須介于 1 和 1638 之間” 。而且，我們在工具欄上的字號欄內(nèi)能夠輸入整數(shù)和小數(shù)點后為“0”或“5

6、”的數(shù)值。因此，從理論上講，Word 中字體的“大”與“小”共有（16381637=3275）種之多。 A4 幅面的紙張上容納的最大字的磅值為 630 左右。 “自定義”（5587cm5587cm）幅面的紙張，也包不住大于 1181 磅的字。因此，在使用Word 時，可以根據(jù)實際需要利用“磅”來設(shè)置字體的任意“大” 、 “小” ，而不必埋怨Word 中無“特大”字了。 其實在任何一個版本的 Word 中都能隨意設(shè)定字號，且操作簡單。其操作方法是：（1）將需設(shè)定字號的文字選中后。（2）單擊【格式】工具欄的【字號】下拉列表框。（3）在列表框中選中所需要的字號，或者鍵入所需的字號磅值（如 300）

7、，然后按回車即可。 用上述方法設(shè)定的字號，只能在 1 至 1638 之間。即用 Word 打印（顯示）的方塊漢字，其邊長最小為 035 毫米，最大可達(dá) 5778 厘米。此外，字號允許在小數(shù)點后第一位上加個“5” 。2.1.2 選擇字形效果有時候為了強調(diào)和突出內(nèi)容，可以通過改變字形來實現(xiàn)，如，粗體和斜體等。也可以將效果同時使用， 在【格式】工具欄中，設(shè)置字形的按鈕呈點亮狀態(tài)表示應(yīng)用字形效果。否則表示取29消使用字形效果。：表示使用粗體效果。：表示使用斜體效果。：給所選加下劃線，可以在其下拉列表中選擇不同的線型。：給所選字符加邊框。：表示所選字符帶底紋效果。大家對于常見的字符格式，如加粗、斜體、下

8、劃線等一點也不陌生。但是，如果你不了解它們的快捷鍵，而是用鼠標(biāo)點擊工具欄按鈕來設(shè)置的話，那么還是影響速度?；ê苌僖稽c時間記住并熟悉它們的快捷鍵，肯定會給你的工作帶來更多的便利：加粗“Ctrl B”含義：B = Bold 粗體斜體“Ctrl I” 含義：I = Italic 斜體下劃線“Ctrl U”含義：U = Underline 下劃線2.1.3 調(diào)整字符的寬與高設(shè)置一些簡單的字符格式可以使用【格式】工具欄格式化字符，但一些特殊的字體必須通過如圖 2.1 所示的【字體】的【字符間距】對話框才能完成設(shè)置。圖 2.1 【字體】對話框使用菜單命令也可以設(shè)置簡單中字符格式，但方法與使用工具欄設(shè)置雷同

9、，下面介紹調(diào)整字符的寬與高。在一些特殊的排版中需要設(shè)置字符的寬與高有一定的縮放比例，從而得到如圖 2.2所示的字符的縮放效果。30圖 2.2 字符的縮放效果操作步驟是：（1）在【字體】對話框中，單擊【字符間距】選項卡。（2）在【縮放】下拉列表框中選擇需要縮放的比例，也可以直接輸入百分比的數(shù)值，如圖 2.3 所示。圖 2.3 選擇縮放的比例（3）最后單擊【確定】按鈕即可。選擇越大于 100%的比例，得到的字體就越趨于寬扁；選擇的縮放比例越小于 100%的比例，那么得到的字體就越趨于瘦高。如選擇 100%，則表示沒有縮放。2.1.4 調(diào)整字符的間距調(diào)整字符的間距也很實用，如在小篇文檔中，為了適應(yīng)排

10、版的需要，當(dāng)有一段文字占用了二行，第一行是滿行，而第二行僅占用 12 個字符，這時為了調(diào)版式，想讓這段文字僅占有一行。就可以使用【緊縮】字符間距的辦法來實現(xiàn)。同樣，如果一行文字剛好占用一行滿行，要把它占用兩行，也可以加寬字符的方法來實現(xiàn)。操作方法是：（1）選中要調(diào)整字符間距的整段文字。如圖 2.4 所示。圖 2.4 選中要調(diào)整字符間距的整段文字（2）在打開的【字符間距】選項卡中，在【間距】下拉列表框中選擇【緊縮】或者【加寬】選項，再在【磅值】微調(diào)框中輸入緊縮的磅值，如圖 2.5 所示。一般為 0.1磅到 2 磅之間，少于 0.1 磅可能不發(fā)生作用。在這個范圍內(nèi)縮放的文字在文檔中用肉眼是不容易發(fā)

11、覺的。31圖 2.5 在【磅值】微調(diào)框中輸入緊縮的磅值（3）最后單擊【確定】按鈕。結(jié)果如圖 2.6 所示。圖 2.6 調(diào)整字符的間距的效果另外，Word 還提供了利用設(shè)置文字的寬度來調(diào)整字符間距的辦法。方法是選擇需要調(diào)整寬度的文字，單擊【格式】|【調(diào)整寬度】命令。在打開如圖 2.7 所示的對話框中，輸入需要的寬度。單擊【確定】按鈕。如要取消調(diào)整寬度的效果，可再次打開該對話框，然后單擊【刪除】按鈕就可以了。圖 2.7 調(diào)整字符寬度2.1.5 更改英文大小寫字母可以使用多種方法來更改英文大小寫字母。1使用菜單方法更改大小寫（1）單擊【格式】|【更改大小寫】命令。（2）打開如圖 2.8 所示的對話框

12、。圖 2.8 【更改大小寫】對話框（3）選擇要更改字母的切換項目，如單擊【切換大小寫】單選按鈕，則將所選內(nèi)容中所有大寫字母都改為小寫或進(jìn)行相反轉(zhuǎn)換。如單擊【詞首字母大寫】單選按鈕，則將所選內(nèi)容中每個單詞的首字母都改為大寫。如選擇【大寫】單選按鈕，則將所有選定的文字都改為大寫字母。如選擇【小寫】單選按鈕，則將所有選定的文字都改為小寫字母等等。322使用快捷鍵更改英文大小寫反復(fù)使用下述的快捷鍵，可以在應(yīng)用或取消大小寫字母之間進(jìn)行切換。（1）快捷鍵 Ctrl+Shift+K：設(shè)置為小型大寫字母，如，ACTIVEWINDOW（2）快捷鍵 Ctrl+Shift+A：設(shè)置為全部大寫字母，如，ACTIVEW

13、INDOW（3）快捷鍵 Shift+F3：在全部大寫字母、全部小寫字母及第一個字符大寫 3 種狀態(tài)間切換。3使用對話框設(shè)置英文的大小寫（1）單擊【格式】|【字體】命令，打開【字體】對話框。（2）選擇【字體】選項卡。（3）在【效果】選項組中有兩個復(fù)選框可以選擇，即【小型大寫字母】和【全部大寫字母】兩復(fù)選框，如圖 2.9 所示。圖 2.9 使用對話框設(shè)置英文的大小寫2.1.6 設(shè)置文檔的度量單位Word 中的度量單位有厘米、毫米、磅（1 厘米約等于 2835 磅） 、英寸和十二點活字（1 個十二點活字等于 12 磅）五種。如要使用不同的度量單位，可以按照下面方法設(shè)置：（1）單擊【工具】|【選項】命

14、令。（2）選擇【常規(guī)】選項卡。（3）在【度量單位】下拉列表中選定需要的一種度量單位。如圖 2.10 所示。圖 2.10 度量單位【度量單位】列表框的下面還有一個【使用字符單位】復(fù)選框，如果將其選中，無論選定了哪種度量單位，視圖標(biāo)尺上的刻度值是“字符” ；即在選擇“格式”菜單中選擇“段落”命令，打開“段落”對話框，在其中的“縮進(jìn)和間距”選項卡上的“縮進(jìn)”以“字符”來度量， “段前” 、 “段后”以“行”來度量。 332.2 格式化段落格式化段落技巧技巧段落指的是以按 Enter 鍵為結(jié)束的內(nèi)容。因此段落可以包括文字、圖片、各種特殊字符等。一般情況下，文本行距取決于各行中文字的字體和字號。如果某行

15、包含大于周圍其他文字的字符，如，圖形或公式等，Word 就會增加該行的行距。如果刪除了段落標(biāo)記，則標(biāo)記后面的一段將與前一段合并，并采用該段的間距。排版的時候，如果懂得如何快速、巧妙地設(shè)置格式，不僅可以使文稿樣式美觀，更可以加快編寫速度。而如果不懂得這些基本的格式化手段，編輯起文稿來，就會感到處處受到束縛，排版過程也難以順暢，影響工作效率。如使用樣式可以省少排版的工作量。2.2.1 讓段落首行縮進(jìn) 首行縮進(jìn)是 Word 提供的一種特殊的樣式正文（首行縮進(jìn)兩字） ，也就是在段落的首行縮進(jìn)兩個字符。在 Word 中文版中，使用了一種字符測量單位。這樣，可以以字符為單位測量一些段落格式設(shè)置，如，縮進(jìn)、

16、頁邊距、行距、字符間距等等。這對于中文文字的處理特別有用，因為在日常寫作中有在段落起始處縮進(jìn)兩個字符的習(xí)慣。如果以字符為單位，就不必?fù)?dān)心因改變了字體、字號等造成格式上的混亂。一篇文檔是否選用首行縮進(jìn)功能，除了使用樣式設(shè)置外，還可在【段落】的【縮進(jìn)和間距】選項卡中進(jìn)行設(shè)置。在如圖 2.11 所示的對話框中，可以在“特殊格式”下拉列表框中可以設(shè)定設(shè)定“首行縮進(jìn)”或“懸掛縮進(jìn)”格式。圖 2.11 設(shè)定“首行縮進(jìn)”如果不選用上面的“首行縮進(jìn)”項，則可以選擇“工具”菜單，選取“自動更正”命令，然后在“自動更正”對話框中分別選中“鍵入時自動套用格式”和“自動套用格34式”選項卡上的“段落開頭空格采用首行縮

17、進(jìn)”復(fù)選框。如圖 2.12 所示。 如果選用首行縮進(jìn)功能，則可以選擇圖 2.10 的“使用字符單位”復(fù)選框。這樣“首行縮進(jìn)”的距離值就以字符來度量，從而省略每次改變字體大小后，重新設(shè)定“度量值”的工作。 圖 2.12 選中“段落開頭空格采用首行縮進(jìn)”復(fù)選框2.2.2 設(shè)置首字下沉在不少報刊上都可以見到【首字下沉】的效果。所以在排版的時候難免要給文檔設(shè)置首字下沉。所謂【首字下沉】 ，就是指文章或者段落的第一個字或前幾個字使用比文章的其他字的字號要大，或者不同的字體。這樣可以突出段落，更能吸引讀者的注意。設(shè)置首字下沉的操作步驟是：（1）用鼠標(biāo)選擇文章第一段的第一個字，也就是要做“首字下沉”的文字，

18、（2）單擊【格式】|【首字下沉】命令。打開如圖 2.13 所示的【首字下沉】對話框。（3）在【首字下沉】對話框中的【位置】選項組中有【無】 、 【下沉】和【懸掛】3 個框。一般使用【下沉】比較多，也比較適合中文的習(xí)慣。通常下沉行數(shù)不要太多，大概 2 5 間就適合了。否則使文字太突出，反而影響文章的美觀。35圖 2.13 【首字下沉】對話框在【字體】 、 【下沉行數(shù)】和【距下文】三個選項里，選擇【字體】為【宋體】 ， 【下沉行數(shù)】為【3】行，在【距正文】微調(diào)框中輸入下沉的字符與段落正文的間距量。最后，單擊【確定】按鈕。如果覺得效果不是很好，可以再重復(fù)上面的操作步驟，直到滿意為止。最后得到如圖 2

19、.14 所示的首字下沉效果圖。圖 2.14 首字下沉的效果2.2.3 頁面垂直對齊方式設(shè)置段落的垂直對齊，可以快速地定位段落的位置，如要制作一個封面標(biāo)題，設(shè)置段落的垂直居中對齊就可以快速將封面標(biāo)題置于頁面的中央。設(shè)置段落的垂直對齊的步驟是，單擊【文件】|【頁面設(shè)置】 【版式 】命令或標(biāo)簽。在【垂直對齊方式】下拉列表框中選擇一種對齊選項，如圖 2.15 所示。圖 2.15 選擇垂直對齊方式36如圖 2.16 所示是三種段落垂直對齊方式，從左到右分別是底端對齊、居中對齊和分散對齊，而默認(rèn)情況下一般是使用頂端對齊的方式。圖 2.16 段落垂直對齊方式的各種效果2.2.4 設(shè)置文本對齊方式在文檔中，文

20、本的對齊方式可分為五種，但經(jīng)常使用的有實際效果的只有三種。文本對齊方式的作用只有在兩種不同字號大小的段落中才有效果，特別是在圖片與文字之間，效果就特別明顯。如圖 2.17 所示分別是“底端對齊” 、 “居中對齊”和“頂端對齊”的文本對齊方式。圖 2.17 文本對齊的常用三種方式設(shè)置文本對齊方式的方法是，單擊【格式】|【段落】|【中文版式】命令或選項卡，在【文本對齊方式】右邊的下拉列表框中選擇需要的對齊方式，如圖 2.18 所示。圖 2.18 設(shè)置文本對齊方式372.2.5 控制段落的自動分頁排版的時候，Word 一般會自動按照用戶所設(shè)置頁面的大小自動進(jìn)行分頁，以美化文檔的視覺效果、簡化用戶的操

21、作，不過系統(tǒng)自動分頁的結(jié)果并不一定就符合用戶的要求，這時我們就需要手工對文檔的分頁狀況加以調(diào)整。其實 Word 的分頁功能十分強大，它不僅允許用戶手工對文檔進(jìn)行分頁，并且還允許用戶調(diào)整自動分頁的有關(guān)屬性，如，用戶可以利用分頁選項避免文檔中出現(xiàn)“孤行” 、避免在段落內(nèi)部、表格行中或段落之間進(jìn)行分頁等，可滿足用戶的任何要求。盡管 Word 會根據(jù)頁面大小及有關(guān)段落的設(shè)置自動對文檔進(jìn)行分頁，但我們?nèi)匀豢梢詫?Word 自動分頁時的有關(guān)禁忌規(guī)則進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷模赃_(dá)到控制 Word 的自動分頁狀態(tài)的目的。調(diào)整 Word 自動分頁屬性的具體操作步驟如下：（1）選定需調(diào)整分頁狀態(tài)的段落。（2）單擊【格式】|

22、【段落】命令。（3）從【段落】對話框中選擇【換行和分頁】選項卡，如圖 2.19 所示。圖 2.19 【換行和分頁】選項卡（4） 在【分頁】選項組中，可以設(shè)置自動分頁的屬性，主要有以下幾項：【孤行控制】：防止段落單獨出現(xiàn)在一頁頂部的最后一行，或者是單獨出現(xiàn)在一頁底部的第一行。如圖 2.20 左圖所示，當(dāng)一個段落跨頁時，而在下一頁只有 1 行時，就會自動讓下一頁段落占有 2 行，而在上一頁中多留一行空白；又如圖 2.20 右圖所示，當(dāng)一個段落在前一頁僅占有一行時，會自動把這一行強制分到下一頁中去，即不讓該段落出現(xiàn)“孤行” 。38 圖 2.20 孤行控制【與下段同頁】：防止在所選段落與后面一段之間出

23、現(xiàn)分頁符，即，將本段與下一段放在同一個頁面上。如圖 2.21 所示是選中與清除【與下段同頁】復(fù)選框前后的效果。在一些標(biāo)題之間，就會較多出現(xiàn)這種情況，如果標(biāo)題可以在前一頁排放，而后面的正文無法與標(biāo)題在同一頁時，就會自動將標(biāo)題強制排在下一頁中去。圖 2.21 【與下段同頁】的效果【段前分頁】：在所選段落前強制分頁。不管該段落在上一頁中是否能排排得下，如果該段落使用了【段前分頁】 ，則一律把該段強制排到下一頁中去，如圖 2.22 所示?！径沃胁环猪摗浚悍乐箤⒃摱未蛴〉絻蓚€不同的頁面上。一般在表格中使用得較多，但在一般正文中也有使用。如圖 2.23 所示，當(dāng)一段文本在一頁中排不下時，自動把整個文本強制

24、排到下一頁中去。按照不同的需要設(shè)置對文件進(jìn)行分頁，可以滿足了用戶特殊的要求。39 圖 2.22 【段前分頁】的效果 圖 2.23 【段中不分頁】的效果2.2.6 給段落硬分頁Word 的自動分頁功能并不能完全滿足用戶對文檔進(jìn)行編排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文檔，其正文和附言之間一般都需分頁打印，自動分頁功能對此就無能為力，這時我們只能通過手工在文檔中插入一個分頁符的辦法來加以解決。在文檔中插入分頁符的操作步驟如下：（1）單擊需要重新分頁的位置。（2）單擊【插入】|【分隔符】命令。（3）選擇【分頁符】選項。如圖 2.24 所示。圖 2.24 插入分頁符（4）單擊【確定】按鈕。此時，Wor

25、d 會根據(jù)分頁符對文檔進(jìn)行分頁，其中在頁面視圖方式、打印預(yù)覽方式和在打印出來的文稿中，分頁符后面的內(nèi)容將出現(xiàn)在下一頁上。在普通視圖方式下，文檔仍然是連續(xù)顯示，但通過顯示專門的【分頁符】來反映頁40面的分布情況（自動分頁符在屏幕上顯示為一條貫穿頁面的虛線、人工分頁符在屏幕上顯示為標(biāo)有【分頁符】字樣的虛線） ，從而滿足了用戶對文檔進(jìn)行編排的需要。當(dāng)頁面中填滿文字或圖形時，Word 會插入一個【自動】分頁符（也稱軟分頁符） ，并另起新頁。要在指定位置強制分頁，可以插入【人工】分頁符（也稱硬分頁符） 。在頁面視圖、打印預(yù)覽以及在打印出的文檔中，分頁符后的文本出現(xiàn)在新頁中。在普通視圖中，自動分頁符顯示為

26、橫穿頁面的單點劃線；人工分頁符則顯示為標(biāo)有【分頁符】字樣的單點劃線。2.2.7 取消后臺重新分頁功能通常用戶對 Word 文檔進(jìn)行某些修改之后，Word 立即會將修改結(jié)果放映出來，其中就包括立即對文檔重新進(jìn)行分頁顯示，這是通過 Word 的后臺自動分頁功能來實現(xiàn)的。在頁面視圖方式下本功能有助于用戶隨時了解頁面的變化情況，但在普通視圖方式下，由于屏幕并不直接顯示頁面的變化情況，且 Word 在打印預(yù)覽及打印時會再次重新分頁，本功能除了影響系統(tǒng)速度之外，基本上沒有什么直接作用，故用戶可取消 Word的后臺重新分頁功能以加快運行系統(tǒng)速度，取消具體操作步驟如下：（1）單擊【視圖】|【普通視圖】命令，切

27、換至普通視圖方式。（2）單擊【工具】|【選項】命令。（3）從【選項】對話框中單擊【常規(guī)】選項卡。（4）取消【后臺重新分頁】復(fù)選框的選擇，如圖 2.25 所示。圖 2.25 取消【后臺重新分頁】復(fù)選框（5）單擊【確定】按鈕。此后，用戶在頁面視圖方式下進(jìn)行工作時，Word 就不會再在后臺重新分頁，可在一定程度上提高系統(tǒng)性能。注意：此復(fù)選框僅對普通視圖方式有效，而對頁面視圖方式無效（即，頁面視圖方式下后臺重新分頁此功能無法取消，這是由于頁面視圖方式本身的特點所決定的） 。412.2.8 控制字符的斷行對于在 Word 文檔中設(shè)置正文的縮進(jìn)和對齊方式，也許巳掌握得很好，但有時會出現(xiàn)兩個特定的單詞之間發(fā)

28、生斷行的情況，為了讓這些單詞總是在同一行上，可以通過學(xué)習(xí)和實踐找到一些控制斷行的方法,可以改變斷行的位置，修改縮排和對齊時，用起來十分得心應(yīng)手：默認(rèn)情況下，Word 在空格或連字符處根據(jù)需要斷行，若要防止斷行，必須插入非間斷空格或非間斷連字符。要插入非間斷連字符，按 Ctr+Shift+-(連字符)；要插入非間斷空格，按 Ctrl+Shift+空格，根據(jù)需要，也可以使用“可選的連字符”指定一個單詞的斷開位置,這對于行末長單詞是有用的；如果轉(zhuǎn)行功能把長單詞移到下行，在前一行的最后就會有明顯的空隙。但有時需要進(jìn)行多次轉(zhuǎn)行，在轉(zhuǎn)行后，單詞長度小于右版心，則連字符出現(xiàn)（“可選的連字符” ，則保持隱藏，

29、除非這個單詞超過右版心） 。連字符出現(xiàn)在上一行行尾，同時連字符后的部分轉(zhuǎn)到下一行按，Ctrl+-( 連字符)即插入一個可選的連字符，最后，可以用 Shift+回車鍵插入一個斷行符而不開始新段落行。2.3 設(shè)置制表位設(shè)置制表位技巧技巧制表位是指在水平標(biāo)尺上的位置，指定文字縮進(jìn)的距離或一欄文字開始之處。多次單擊水平標(biāo)尺左端的按鈕，直至出現(xiàn)所需制表位類型，然后單擊標(biāo)尺，即可設(shè)置制表位。文檔默認(rèn)的制表位是 2 個字符，如要更改默認(rèn)的制表位的間距，可以在【制表位】對話框的【默認(rèn)制表位】微調(diào)框中輸入所需制表位間距。2.3.1 設(shè)置制表位的對齊方式使用制表位能夠向左、向右或居中對齊文本行；或者將文本與小數(shù)字

30、符或豎線字符對齊。也可在制表符前自動插入特定字符，如，句號或劃線。 設(shè)置制表位的對齊方式的方法是選定要在其中設(shè)置制表位的段落。也可以先選定制表符，再輸入文本，單擊水平標(biāo)尺最左端的制表符（單擊它可以切換各種制表符）處，如圖 2.26 所示。直到出現(xiàn)所需制表符類型，即左、右、居中、小數(shù)點或豎線對齊方式制表位。 42圖 2.26 各種制表位的對齊方式在水平標(biāo)尺上單擊要插入制表位的位置。按下 Tab 鍵，這時就會出現(xiàn)一個制表符，然后輸入文字，就會按照所設(shè)置制表位對齊所輸入的文字了。設(shè)置完第 1 行之后，必須在第 2 行相同的位置重新設(shè)置相同的制表位，然后按 Tab鍵，才有與第 1 行相同的效果。2.3

31、.2 設(shè)置制表位前導(dǎo)符設(shè)置制表位的前導(dǎo)符的方法是，單擊【格式】|【制表位】命令。打開如圖 2.27 所示的對話框。在【制表位位置】文本框中，輸入新制表符的位置，然后單擊【設(shè)置】按鈕，也可在列表框中選擇要為其添加前導(dǎo)符的已有制表位。 圖 2.27 【制表位】對話框在【對齊方式】選項組中，選擇在制表位輸入文本的對齊方式，這里的設(shè)置意義與上面的設(shè)置制表位的對齊方式形式相同。在【前導(dǎo)符】選項組中，選擇所需前導(dǎo)符選項，單擊【確定】按鈕后，5 種前導(dǎo)符的類型如圖 2.28 所示。 圖 2.28 設(shè)置制表位的前導(dǎo)符及其效果43如要刪除或移動制表位，方法很簡單，先選定包含要刪除或移動的制表位的段落，將制表位標(biāo)

32、記向下拖離水平標(biāo)尺即可刪除該制表位，然后在水平標(biāo)尺上左右拖動制表位標(biāo)記即可移動該制表位。2.3.3 手動給目錄添加制表符在文檔的目錄中有時還需要手動添加一些在標(biāo)題外的目錄選項，或者要對已經(jīng)生成好了的目錄進(jìn)行修改。這時可以用制表符手動進(jìn)行生成目錄，如要把下面圖 2.29 中前面無制表符的目錄改成有制表符的目錄格式。其操作步驟如下：圖 2.29 部分無制表符的目錄（1）把光標(biāo)移到“輸入文檔 16”的“16”前面。（2）單擊【格式】菜單，在下拉菜單中選取【制表位】選項，彈出【制表位】對話框。（3）在【制表位位置】輸入框中輸入制表位的字符數(shù)，如輸入 39 字符，或者是16.88 字符，這個字符數(shù)要看當(dāng)

33、前文檔所定的版心來決定。（4）單擊【設(shè)置】按鈕，把制表位字符設(shè)置好。（5）在【對齊方式】下面的選項中選中【右對齊】的復(fù)選框。（6）在【前導(dǎo)符】下面的選項中選擇與已經(jīng)存在的制表符相同的制表符，一般是選中“2”或者“5”這兩種制表符。（7）單擊【確定】按鈕。（8）按下鍵盤上的 Tab 鍵，就可以設(shè)置好制表符了。2.3.4 快速格式化文檔的技巧下面介紹 Word 的格式化手段，作一個一些敘述，希望可以給大家的工作帶來些便利。如果文檔中有數(shù)個不相鄰的部分需要有同樣的格式，可以使用格式刷來完成它們的格式統(tǒng)一任務(wù)。相對于復(fù)制段落格式和字符格式，格式刷的使用辦法略有不同。（1）復(fù)制段落格式時，首先為第一部分

34、的段落設(shè)置好格式，然后在光標(biāo)置于這一段的情況下用鼠標(biāo)左鍵雙擊工具欄上的格式刷。之后鼠標(biāo)指針上就多了個小刷子，在對應(yīng)段落上選中并拖動格式刷，就可以把第一部分的格式給拷貝過去了。（2）如果是復(fù)制字符格式，則在設(shè)置好第一個字符格式后，選中這個字符，雙擊44格式刷按鈕，然后在其他需要拷貝格式的字符上單擊格式刷即可。注意對于字符的解釋，中文和英文略有不同。因為英文是天然分詞的，所以，每點擊一下，刷的是一個單詞，而對于中文，Word 具有一定的分詞功能。比如用一個帶有加粗格式的刷子在本句開始的“比如”一詞中間單擊，則這兩個字都會被加粗。所以，在中文文檔中使用格式刷的時候，可以使用拖動選擇對象的方式，來增加

35、應(yīng)用格式的準(zhǔn)確性。（3）編輯長篇文檔時，自然會牽涉到一套嚴(yán)密的文檔體系。一方面，對于不同的標(biāo)題，最好使用不同的字體、段落格式等區(qū)分開，另一方面，長篇文檔前前后后的同樣的標(biāo)題，又應(yīng)該保持格式的統(tǒng)一，不然，整個文檔就會顯得凌亂不堪。在初稿完成后對這樣凌亂的文稿進(jìn)行修改，無疑是令人頭痛的事。比如有人曾抱怨說， “在她寫論文的時候，一坐到電腦前，靈感就全沒了” ，而她打字速度是很快的。這是由于她不懂得如何在 Word 里組織長篇文檔，于是就告訴了她關(guān)于“樣式”的一些技巧。在初步掌握了樣式之后，可以試試令人迷惑的“大綱”視圖模式結(jié)合樣式的使用，在這種視圖模式下組織長篇文檔，真是方便極了。（4）快速取消格

36、式。了解了樣式的基礎(chǔ)知識之后，相信你會越來越自覺地去查看當(dāng)前段落的樣式。在 Word 中，常用的正文樣式有“正文”和“正文（首行縮進(jìn)兩字） ” 。后一種自然是為中國的用戶專門設(shè)置的。但有時候，因為操作的關(guān)系，使得某個應(yīng)用了“正文（首行縮進(jìn)兩字） ”的段落的首行縮進(jìn)消失了，而其余段落則正常，也就是說，樣式被臨時更改了。這時，若想取消某個段落臨時附加的格式，可以使用快捷鍵“CtrlQ”來取消格式。（5）當(dāng)要將某段的格式應(yīng)用到其他段落時，選定該段（注意，如果只是想把該段的字體、字號及字樣（如加粗、斜體、加下劃線）應(yīng)用于其他段，則只選該段的一部分；如果要把段落信息（如縮進(jìn)、間距、對齊方式、項目符號、標(biāo)

37、題或正文）也傳遞過去，則全選該段（包含換行符） 。雙擊常用工具欄中的格式刷，然后在要使用此格式的各段前的選定欄（文本左側(cè)的空白區(qū)，鼠標(biāo)光標(biāo)在此處變?yōu)椤啊?）中單擊，直至修改完畢。再次點擊格式刷，將其關(guān)閉即可。 （6）有時對某段文本處理后，又想恢復(fù)默認(rèn)格式?？蛇x擇“樣式”框的下拉列表，在 Word 中雙擊該段所屬的樣式選項。在彈出的【重新應(yīng)用樣式】對話框中選擇【對選定內(nèi)容重新應(yīng)用樣式中的格式】單選鈕，再按【確定】按鈕。另外，如果想把某一類段落（如“標(biāo)題 2” ）統(tǒng)統(tǒng)改為另外的格式，在修改一處后，按上法調(diào)出【重新應(yīng)用樣式】對話框，選定默認(rèn)的【以選定內(nèi)容為模板重新定義本樣式(R)】單選鈕，然后單擊【

38、確定】按鈕。2.4 中文版式設(shè)置技巧技巧Word 中文版具有中國人使用的特點，它為用戶提供了符合中國人版式的許多功能，比如中文版式就是其中之一。中文版式提供了拼音指南、合并字符、帶圈字符、縱橫混排和雙行合一等功能。中文版式的菜單命令在【格式】菜單的【中文版式】下。中文版式?jīng)]有相應(yīng)的工具欄，只是在【其它格式】工具欄中有【拼音指南】 、45【合并字符】 、 【帶圈字符】三個按鈕，用戶可以在工具欄上添加【縱橫混排】和【雙行合一】這兩個按鈕。2.4.1 給漢語加注拼音所謂拼音文字就是給中文字符標(biāo)注漢語拼音。我們都知道，小學(xué)使用的語文課本，書中的課文就在文字的上面標(biāo)注有拼音，而使用中文版式中的拼音指南就可以輕易實現(xiàn)。如果用戶的操作系統(tǒng)安裝了“微軟拼音輸入法” ，則 Word 能夠自動將漢語拼音標(biāo)注在選定的中文文字上。使用拼音指南的操作步驟是先選定要標(biāo)注拼音的文字（如“常記溪亭日暮” ） （一次最多能選 30 個漢字） 。然后單擊【格式】|【中文版式】菜單下的【拼音指南】選項，或者單擊【格式】工具欄中的【拼音指南】按鈕，出現(xiàn)如圖 2.30 所示的【拼音指南】對話框。 圖 2.30 【拼音指南