f工程項目管理項目的組織協(xié)調

1、本章的主要內容本章的主要內容第一節(jié) 概 述第二節(jié) 項目中幾種重要的溝通第三節(jié) 項目溝通中的問題及原因第四節(jié) 項目溝通方式第五節(jié) 項 目 手 冊第一節(jié)第一節(jié) 概概 述述一、協(xié)調 協(xié)調是項目管理的一項重要工作，在項目實施過程中，項目經(jīng)理是協(xié)調的中心和溝通的橋梁在整個項目的目標設計、項目定義、設計和計劃、實施和控制中有著各種各樣的協(xié)調工作。例如： 項目目標因素之間的協(xié)調； 項目各子系統(tǒng)內部、子系統(tǒng)之間、子系統(tǒng)與環(huán)境之間的協(xié)調； 各專業(yè)技術方面的協(xié)調； 項目實施過程的協(xié)調； 各種管理方法、管理過程的協(xié)調； 各種管理職能如成本、合同、工期、質量等的協(xié)調； 項目參與者之間的組織協(xié)調等。u溝通是組織協(xié)調的手

2、段，是解決組織成員間障礙的基本方法。通過溝通可以達到：1、是總目標明確，項目參加者對項目的總目標達成共識。2、使各種人、各方面互相理解、了解，建立和保持較好的團隊精神，使人們積極地為項目工作。3、使人們行為一致，減少摩擦、對抗，化解矛盾，達到一個較高的組織效率。4、保持項目的目標、結構、計劃、設計、實施狀況的透明性。1、需要復雜的溝通網(wǎng)絡。2、交流和溝通的難度增加。3、各參與者的行為動機不一致。4、項目的一次性決定了組織的摩擦大。5、反對變革的態(tài)度。6、人們的社會心理、文化、習慣、專業(yè)、語言使溝通產生障礙。7、在項目實施過程中企業(yè)和項目的戰(zhàn)略方針和政策的穩(wěn)定性第二節(jié)第二節(jié) 項目中幾種重要的溝通

3、項目中幾種重要的溝通一、項目經(jīng)理與業(yè)主的溝通 業(yè)主代表項目的所有者，對項目具有特殊的權利，而項目經(jīng)理為業(yè)主管理項目，最重要的職責是保證業(yè)主滿意。要取得項目的成功，必須獲得業(yè)主的支持。所以，作為項目經(jīng)理，應該做到以下幾點： 1、項目經(jīng)理首先要理解總目標、理解業(yè)主的意圖、反復閱讀合同或項目任務文件。 2、讓業(yè)主一起投入項目全過程，而不僅僅是給他一個結果。 3、業(yè)主在委托項目管理任務后，應將項目前期策劃和決策過程向項目經(jīng)理做全面的說明和解釋，提供相信的資料。 4、項目經(jīng)理應該自己指導項目實施和指揮項目組織成員。1、應讓各承包商理解總目標、階段目標以及各自的目標、項目的實施方案、各自的工作任務及職責等

4、，應向他們解釋清楚，做詳細說明，增加項目的透明度。2、指導和培訓各參加者和基層管理者適應項目工作，向他們解釋項目管理程序、溝通渠道與方法，指導他們，并與他們一齊商量如何工作，如何把事情做得更好。經(jīng)常解釋目標、解釋合同、解釋計劃，防止產生對抗。3、項目管理者在觀念上應該認為自己是提供服務，應經(jīng)常強調自己是提供服務、幫助，強調各方面利益的一致性和項目的總目標，而不應該隨便對承包商動用懲罰權。 4、在招標、商簽合同、工程施工中應讓承包商掌握信息，了解情況，以做出正確的決策。 5、項目管理者應及時尋找和發(fā)現(xiàn)對計劃、控制有誤解，或有對立情緒的承包商和可能的干擾。二、項目管理者與承包商的溝通 項目經(jīng)理所領

5、導的項目經(jīng)理部是項目組織的領導核心，在項目經(jīng)理部內部的溝通中項目經(jīng)理起著核心作用，如何協(xié)調各職能工作，激勵項目經(jīng)理部成員，是項目經(jīng)理的重要課題。 1、項目經(jīng)理應注意與技術專家的溝通。 2、建立完備的項目管理系統(tǒng)，明確劃分各自的工作職責，設計比較完備的管理工作流程，明確規(guī)定項目中正式溝通的方式、渠道和時間，使大家按程序、按規(guī)則辦事。但是也不能過于依賴程序。三、項目經(jīng)理部內部的溝通 3、由于項目的特點，項目經(jīng)理更應注意從心理學、行為科學的角度激勵各個成員的積極性。例如： （1）采用民主的作風，不獨斷專行。 （2）改進工作關系，關心各個成員，禮貌待人。 （3）公開、公平、公正地處理事務。 （4）在向

6、上級和職能部門提交報告中應包括對項目組成員好的評價和鑒定意見，項目結束時應對成績顯著的成員進行表彰，使他們有成就感。三、項目經(jīng)理部內部的溝通 4、對以項目作為經(jīng)營對象的企業(yè)，應形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍。 5、職能人員的雙重忠誠問題。 6、建立公平、公正的考評工作業(yè)績的方法、標準，并定期客觀地、慎重地對成員進行業(yè)績考評，在其中剔除運氣、不可控制、不可預期的因素。三、項目經(jīng)理部內部的溝通1、項目經(jīng)理和職能經(jīng)理的協(xié)調是項目成功的關鍵2、項目經(jīng)理必須與發(fā)展與職能經(jīng)理的良好工作關系，這是他的工作順利進行的保證。3、項目經(jīng)理和職能經(jīng)理之間有一個清楚的快捷的信息溝通渠道，不能發(fā)出相互矛盾的命令，兩種經(jīng)理必

7、須每日互相交流。4、項目經(jīng)理和職能經(jīng)理的基本矛盾根源大部分是經(jīng)理間的權利和地位的斗爭。四、項目經(jīng)理與職能部門的溝通 第三節(jié)第三節(jié) 項目溝通中的問題及原項目溝通中的問題及原因因一、常見的溝通問題（多起源于溝通障礙） 1、項目組織或項目經(jīng)理部中出現(xiàn)混亂，而項目經(jīng)理無法調解爭執(zhí)或無法解釋。 2、項目經(jīng)理部經(jīng)常討論不重要的非事物性主題。 3、信息未能在正確的時間內，以正確的內容和詳細的程度傳達到正確的位置。 4、項目經(jīng)理部中沒有應有的爭執(zhí)，但它在潛意識中存在。 5、項目經(jīng)理部中存在或散布著不安全、氣憤、絕望的氣氛。 6、實施中出現(xiàn)混亂人們對合同、對指令、對責任書理解不一或不能理解，特別是在國際工程以及

8、國際合作中，由于不同語言的翻譯造成理解的混亂。 7、項目得不到職能部門的支持，無法獲得資源和管理服務。一、常見的溝通問題一、常見的溝通問題（續(xù)）（續(xù)） 1、開始項目時或當某些參加者介入項目組織時，缺少對目標、責任、組織規(guī)則和過程統(tǒng)一的認識和理解。 2、目標之間存在矛盾或表達上有矛盾，而各參加者又從自己的利益出發(fā)解釋，導致混亂。項目管理者沒能及時作出解釋，使目標透明。 3、缺乏對項目組織成員工作的明確的結構劃分和定義，人們不清楚他們的職責范圍。項目經(jīng)理部內工作含混不清，職責沖突，缺乏授權。 4、管理信息系統(tǒng)設計功能不全，信息渠道、信息處理有故障，沒有按層次、分級、分專業(yè)進行信息優(yōu)化和濃縮。 5、

9、項目經(jīng)理的領導風格和項目秩序制的運行風氣不正。 6、協(xié)調會議主題不明，項目經(jīng)理權威性不強，或不能正確引導，而與會者不守紀律。 7、有人濫用分權和計劃的靈活性原則，違背或不符合總體目標，并與其他同級部門造成摩擦，與上級領導產生權利爭執(zhí)。溝通問題溝通問題原因分析（續(xù)） 8、使用矩陣式組織，但人們并沒有從直線式組織的運作方式上轉變過來。組織運作規(guī)則沒設計好，項目經(jīng)理與企業(yè)職能經(jīng)理的權力、責任界限不明確。 9、項目經(jīng)理缺乏管理技能、技術判斷力或缺少與項目相應的經(jīng)驗，沒有威信。 10、業(yè)主或企業(yè)經(jīng)理不斷改變項目的范圍、目標、資源條件和項目的優(yōu)先級。 （一）項目中的爭執(zhí) 1、目標爭執(zhí) 2、專業(yè)爭執(zhí) 3、角

10、色爭執(zhí) 4、過程的爭執(zhí) 5、項目組織間的爭執(zhí) （二）正確對待爭執(zhí) 正確的方法是通過爭執(zhí)發(fā)現(xiàn)問題，講出心里話，暴露矛盾，獲得新的信息，然后通過積極的引導和溝通達成一致，化解矛盾。三、組織爭執(zhí) 第四節(jié)第四節(jié) 項目溝通方式項目溝通方式一、溝通方式1、雙向溝通（有反饋）和單向溝通（不需反饋）2、按流向分為：垂直溝通，即按照組織層次上下之間溝通；橫向溝通，即同層次的組織單元之間的溝通；網(wǎng)絡狀溝通。3、正式溝通和非正式溝通4、語言溝通和非語言溝通（一）正式溝通的概念 正式溝通是通過正式的組織過程來實現(xiàn)或形成的。他由項目的組織結構圖、項目流程、項目管理流程、信息流程和確定的運行規(guī)則構成，并采用正式的溝通方式

11、。正式溝通方式和過程必須經(jīng)過專門的設計，有專門的定義。其特點如下： 1、有固定的溝通方式、方法和過程，她一般在合同中或在項目手冊中被規(guī)定，作為大家的行為準則。 2、大家一致認可，統(tǒng)一遵守，作為組織的規(guī)則，以保證行動一致，組織的各個子系統(tǒng)必須遵守同一個運作模式。 3、這種溝通結果常常有法律效力，它不僅包括溝通的文件，而且包括溝通的過程。二、正式溝通 (二)正式溝通的方式 1、項目手冊：包括極其豐富的內容，它是項目和項目管理基本情況的集成，它的基本作用就是為了項目參加者之間的溝通。其內容包括： 項目的概況、規(guī)模、業(yè)主、工程目標、主要工程量； 各項目參加者； 項目分解結構； 項目管理規(guī)范等。 項目手

12、冊是項目的工作指南。 2、各種書面文件，包括各種計劃、政策、過程、目標、任務、戰(zhàn)略、組織結構圖、組織責任圖、報告、請示、指令、協(xié)議。 （1）在實際工程中要形成文本交往的風氣和習慣。 （2）定期報告制度，建立報告系統(tǒng)，及時同伴工程的基本情況。 （3）對工程中的各種特殊情況及其處理應作記錄，并提出報告。 對一些重大的事件，特別的困難或自己無法解決的問題應呈具報告，是各方面了解。 （4）工程過程中涉及各方面的工程活動都應有相應的手續(xù)和簽收的證據(jù)。 3、協(xié)調會議 （1）種類： 1）常規(guī)的協(xié)調會議：在規(guī)定的時間和地點舉行，由規(guī)定的人員參加。 2）非常規(guī)的協(xié)調會議，一般有： A 信息發(fā)布會； B 解決專門

13、問題的會議，即在特殊的困難、事故、緊急情況時進行的磋商； C 決策會議，即業(yè)主或項目管理者對一些問題進行決策、討論或磋商。 （2）作用 1）可以獲得大量的信息，以便對現(xiàn)狀進行了解和分析。 2）布置下階段的工作，調整計劃，研究問題的解決措施，選擇方案，分配資源。 3）造成新的激勵，動員并激勵各參加者努力工作。 (3)協(xié)調會議的組織 1)事前籌劃 2)會中的控制 3)會后處理 4、通過各種工作檢查，特別是工程成果的檢查驗收進行溝通。 5、其他溝通方法，如指揮系統(tǒng)、建議系統(tǒng)、申訴制度、離職交談。有些位于正式和非正式之間。 （一）非正式的溝通的形式 非正式溝通是通過項目中的非正式組織關系形成的。在這些

14、組織中人們建立起各種關系來溝通信息，了解情況影響人們的行為。 （二）非正式溝通的作用 非正式溝通反映人們的態(tài)度，折射出項目的文化氛圍，支持組織目標的實現(xiàn)。管理者可以利用非正式的溝通方式達到更好的管理效果。 1、管理者可以利用非正式溝通了解參加者的真實思想、意圖以及觀察方式，獲得軟信息。 2、通過非正式溝通可以解決各種矛盾，協(xié)調好各方面的關系。 3、可以產生激勵作用。 4、非正式溝通獲得的信息有參考價值，可以輔助決策，但需要特別謹慎。 5、承認非正式組織的存在，有意識的利用非正式組織，可縮短組織層次之間的鴻溝，使大家更親近。 6、在作出重大決策前后采用非正式溝通方式集思廣益、通報情況、傳遞信息，

15、以平緩矛盾，能及早地發(fā)現(xiàn)問題，將管理工作做得更完美。 7、對小道消息引起的人心不穩(wěn)定、困難和危機，可采用公開的信息政策、使項目過程、方針、政策透明，減弱小道消息的負面影響。第五節(jié)第五節(jié) 項項 目目 手手 冊冊 項目手冊在項目的實施過程中有重要作用，它是項目參加者、項目管理者溝通的依據(jù)，是項目管理的依據(jù)。 一、項目概況 主要說明項目名稱、地點、業(yè)主、項目編號。 二、項目總目標和說明 1、項目的特征數(shù)據(jù) （1）工程規(guī)模； （2）主要工程量。 2、項目工作分解結構圖及表。 3、總工期計劃（橫道圖及說明）。 4、成本（投資）計劃與方案。 5、工程說明。 三、項目參加者 1、業(yè)主； 2、業(yè)主企業(yè)的相關各

16、職能部門和單位； 3、政府審批部門（如城建部、環(huán)保部門、水電部門、社會監(jiān)督機構等）； 4、項目管理者； 5、設計單位； 6、施工企業(yè)等。 四、合同 1、有效合同表； 2、有效合同文本、附件目錄及合同變更和補充； 3、合同結構圖、合同編號及相關圖紙編碼方法； 4、各合同主要內容分析； 5、各合同工程范圍、有效期限； 6、業(yè)主的主要合作責任，應完成的工作； 7、合同以及工程中的常用縮寫及專有名詞解釋； 8、合同管理制度。 五、信息管理 1、報告系統(tǒng)。 2、信息編碼體系。 3、項目資料及文檔管理 （1）各種資料的種類； （2）文檔系統(tǒng)的描述； （3）資料的收集、整理、保管責任體系。 六、項目管理規(guī)范

17、 項目參加者之間的責權利關系是通過合同規(guī)定的。項目管理規(guī)范通常由項目經(jīng)理起草，由業(yè)主和各項目參加者共同確認后執(zhí)行。 項目管理規(guī)范一般分為設計階段和施工階段兩部分。 例：某辦公樓建設工程管理規(guī)則基本內容如下： 1、引言； 2、項目參加者各方； 3、項目各參加者的責任： （1）業(yè)主； （2）業(yè)主單位的相關部門； （3）項目管理者（監(jiān)理單位）； （4）建筑師； （5）專業(yè)設計工程師； （6）施工企業(yè)。 4、項目組織及協(xié)調關系。 5、事物性管理： （1）協(xié)調會議；（2）給業(yè)主的報告； （3）圖紙的遞交和簽發(fā)； （4）帳單的提交和審查程序； （5）工程驗收程序。 u溝通是組織協(xié)調的手段，是解決組織成員間

18、障礙的基本方法。通過溝通可以達到：1、是總目標明確，項目參加者對項目的總目標達成共識。2、使各種人、各方面互相理解、了解，建立和保持較好的團隊精神，使人們積極地為項目工作。3、使人們行為一致，減少摩擦、對抗，化解矛盾，達到一個較高的組織效率。4、保持項目的目標、結構、計劃、設計、實施狀況的透明性。1、項目經(jīng)理和職能經(jīng)理的協(xié)調是項目成功的關鍵2、項目經(jīng)理必須與發(fā)展與職能經(jīng)理的良好工作關系，這是他的工作順利進行的保證。3、項目經(jīng)理和職能經(jīng)理之間有一個清楚的快捷的信息溝通渠道，不能發(fā)出相互矛盾的命令，兩種經(jīng)理必須每日互相交流。4、項目經(jīng)理和職能經(jīng)理的基本矛盾根源大部分是經(jīng)理間的權利和地位的斗爭。四、項目經(jīng)理與職能部門的溝通 （一）項目中的爭執(zhí) 1、目標爭執(zhí) 2、專業(yè)爭執(zhí) 3、角色爭執(zhí) 4、過程的爭執(zhí) 5、項目組織間的爭執(zhí) （二）正確對待爭執(zhí) 正確的方法是通過爭執(zhí)發(fā)現(xiàn)問題，講出心里話，暴露矛盾，獲得新的信息，然后通過積極的引導和溝通達成一致，化解矛盾。三、組織爭執(zhí) A 信息發(fā)布會； B 解決專門問題的會議，即在特殊的困難、事故、緊急情況時進行的磋商； C 決策會議，即業(yè)主