工程監(jiān)理資料管理規(guī)定

1、工程監(jiān)理資料管理規(guī)定1 目的 為了加強對工程施工監(jiān)理資料的統(tǒng)一管理，提高監(jiān)理資料規(guī)范化程度。2 適用范圍 適用于公司施工階段監(jiān)理資料的分類、收集、整理、驗收移交各個環(huán)節(jié)。3 職責(zé)3.1 項目總監(jiān)總體負責(zé)項目監(jiān)理資料管理工作，對監(jiān)理資料規(guī)范性負責(zé)，并指定專人負 責(zé)施工過程中監(jiān)理資料的收集整理歸類工作；3.2 被指定負責(zé)監(jiān)理資料收集整理歸類工作的監(jiān)理人員應(yīng)保證監(jiān)理資料整理歸類的及時 性和規(guī)范性；3.3 項目監(jiān)理機構(gòu)其他監(jiān)理人員應(yīng)為監(jiān)理資料管理規(guī)范化盡職盡責(zé)，并負責(zé)配合監(jiān)理資 料收集整理工作；3.4 項目監(jiān)理機構(gòu)監(jiān)理人員調(diào)離時要做好資料交接工作并辦理交接手續(xù)。項目總監(jiān)負責(zé) 指定專人接管被調(diào)離的監(jiān)理人

2、員資料。4 編制依據(jù) 基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 (GB/T11822-2000) 照片檔案管理規(guī)范 (GB/T11812-89)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 (GB/T50328-2001)建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范 (GB50319-2000) 公路工程竣工驗收辦法公路工程質(zhì)量檢驗評定標準 公路工程監(jiān)理規(guī)范技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法5 監(jiān)理資料的分類及要求5.1 監(jiān)理資料的分類體系5.1.1 按資料產(chǎn)生來源劃分：業(yè)主方資料、監(jiān)理方資料、施工方資料；5.1.2 按資料內(nèi)容劃分：進度、投資、質(zhì)量、安全、合同、協(xié)調(diào)等；5.1.3 按工程單元劃分：建設(shè)項目、單位工程、子單位工程

3、、分部工程、子分部工程、 分項工程、檢驗批；5.1.4 按時間階段劃分：前期資料、過程資料、后期資料；5.1.5 按載體類型劃分：紙質(zhì)載體、電子載體；5.1.6 按資料的保存期限劃分：永久、長期、短期、臨時資料；5.2 監(jiān)理過程中資料收集、整理及目錄化（臺帳化）管理的具體要求5.2.1 在編制監(jiān)理規(guī)劃時，應(yīng)對項目進行單位、分部、分項工程劃分；并按本項目特點 進行資料體系分類、 詳細策劃；在監(jiān)理過程中， 監(jiān)理檔案資料可按建設(shè)項目、 單位工程、 分部工程、分項工程組織歸檔。5.2.2 所有資料均應(yīng)按本規(guī)定附表 1（監(jiān)理資料檔案歸檔內(nèi)容（范圍）目錄表）歸入對 應(yīng)目錄按文種時間的先后順序建立臺帳；5.

4、2.3 文檔類資料（如通知、會議紀要、月報等）采用流水臺帳；5.2.4 工程報驗類資料采用規(guī)定格式的臺帳（當(dāng)業(yè)主有統(tǒng)一要求時按業(yè)主要求，業(yè)主無 要求時按附錄要求）；5.2.5 監(jiān)理資料應(yīng)隨工程進展同步整理并登錄相應(yīng)臺帳；臺帳與對應(yīng)資料一同歸檔；5.2.6 項目監(jiān)理部應(yīng)利用計算機進行資料輔助管理，將信息、資料和各類管理臺帳輸入 計算機，完工后刻入光盤存放。5.2.7 每月應(yīng)匯總當(dāng)月主要臺帳并在監(jiān)理月報中反映，主要臺帳包括： 監(jiān)理指令或通知一覽表；會議紀要一覽表；工程變更一覽表； 工程計量支付一覽表； 工程進度計劃統(tǒng)計表；進場材料報驗臺帳；工程驗收臺帳；其它報驗臺帳。5.2.8 項目監(jiān)理部應(yīng)對安全

5、監(jiān)理資料、節(jié)能資料分別單獨建立臺帳。5.3 歸檔監(jiān)理資料的質(zhì)量要求5.3.1 監(jiān)理資料應(yīng)做到全面、準確、細致、具體和系統(tǒng)。對資料的收集、整理不應(yīng)有主 觀的偏廢和取舍，在監(jiān)理工作過程中，凡一切有價值的數(shù)據(jù)、文字和音像資料，包括工 程文件、記錄、指示、報告、函件、批件都應(yīng)整理歸檔，而且應(yīng)按規(guī)定格式分類，使其 明了、清晰、真實可靠、分類有序、字跡清楚、簽字齊全、不得弄虛作假、擅自涂改。 其中照片檔案的整理可按下述要求進行：照片應(yīng)有反映工程基地原貌、 奠基或開工儀式、 竣工典禮和工程實體及其施工過程中 反映重大事件、工程質(zhì)量、隱蔽工程使用新材料、新工藝以及其他重要問題的內(nèi)容。 凡歸檔的照片應(yīng)有文字說明

6、，其中包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要 素。說明應(yīng)文字簡潔，語言通順，一般不宜超過 200 字。時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，采用 “×××× . ×× . ××”形式表示如： 2003.04.03 照片、底片要分類、分組存檔，每組要有總說明。 總說明要注明本組照片的起止編號， 總說明要打印后貼在本組第一張照片的前面。 分說明可以手寫， 但字跡要工整，不許涂 改，也可打印后貼上。說明采用橫寫格式。格式如下：照片號/底片號 :拍攝時間 :參見號 :攝影者 :文字說明 :底片及照片均應(yīng)編號。 底片用鐵筆在膠片乳劑面

7、邊處以橫排阿拉伯?dāng)?shù)字編號， 照片在 背面左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字編號。照片與對應(yīng)的底片宜置一處。 照片檔案的底片應(yīng)放入底片袋中保管， 底片袋的右上方 應(yīng)標明底片號， 照片及其文字說明應(yīng)一同整理， 并與對應(yīng)的底片一起固定在照片檔案芯 頁上，組成案卷，照片案卷芯以 30 頁左右為宜。照片、底片應(yīng)采用干燥箱保管。 卷盒、卷皮、目錄等 :a 卷內(nèi)目錄以照片的自然張或組單元排列。 b照片題名在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下，將文字說明綜合成照片名稱，照片 題名最多不應(yīng)超過 50 字，且須打印?？梢砸唤M照片填寫一個題史。c 參見號指本照片反映的內(nèi)容與某卷有關(guān)聯(lián)， 需結(jié)合起來看， 如質(zhì)量事故處理照片，與 施工記

8、錄、檢查表等檔案文件有關(guān)，此文件檔案的檔號即為參見號。d 備考表，說明本卷所存照片及底片的張數(shù)， 照片的分組情況等。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在案 卷的最后一頁。5.3.2 房建及市政工程監(jiān)理資料質(zhì)量應(yīng)符合建設(shè)工 程文件歸檔整理規(guī)范 ( GB/T50328-2001)第 4.2 條(歸檔文件的質(zhì)量要求)規(guī)定；5.3.3 公路工程按公路工程竣工文件編制辦法要求執(zhí)行。業(yè)主及檔案館有具體要求 時，如業(yè)主提供了 工程竣工文件編制辦法 ，應(yīng)按業(yè)主要求執(zhí)行。5.3.4 原則上，向公司歸檔的工程監(jiān)理資料應(yīng)為原件(特殊情況需采用復(fù)制件的，應(yīng)注 明原件存放處)；5.3.5 工程監(jiān)理資料的內(nèi)容及深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、

9、設(shè)計、施工等方面的技 術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程；5.3.6 工程監(jiān)理資料應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、黑色中性簽字筆等，不 得使用易褪色的紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；5.3.7 工程監(jiān)理資料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；5.3.8 工程監(jiān)理資料中文字材料幅面尺寸為 A4( 297mm× 210mm)。圖紙應(yīng)采用國家標準 圖幅；5.3.9 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用 藍曬圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件；5.3.10 其他幅面的紙張應(yīng)折疊成 A4 幅面。工程圖紙應(yīng)按 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊

10、方法 統(tǒng)一折疊成 A4 幅面且圖標欄露在外面。6 歸檔監(jiān)理資料的立卷6.1 立卷的原則和方法：立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保 管和利用；房建及市政工程監(jiān)理資料驗收移交時對需向業(yè)主和城建檔案館移交的資料若 有具體規(guī)定，按其具體規(guī)定進行整編。否則，按建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 (GB/T50328-2001)第 5 條(工程文件的立卷)的要求進行組卷。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考 表、案卷封面及案卷脊背式樣統(tǒng)一采用 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范( GB/T50328-2001) 附錄 B、C、D、E 式樣。一個建設(shè)工程項目由多個單位工程組成時，工程報驗、工程材 料報驗文件應(yīng)

11、按單位工程組卷， 對于監(jiān)理的管理文件 (監(jiān)理部資料) 可按建設(shè)工程項目 進行組卷。6.2 立卷過程中宜遵循下列要求：6.2.1 案卷不宜過厚，一般不超過 40mm；6.2.2 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷；6.2.3 卷內(nèi)文件的排列：文字材料按事項順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件 的印本與定稿、 主件與附件不能分開， 并按批復(fù)在前、 請示在后，印本在前、 定稿在后， 主件在前、附件在后的順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙 排后。6.3 案卷的編目6.3.1 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)定附表 2 的要求； 序號：以一

12、份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“ 1”開始依次標注； 責(zé)任者：填寫文件的直接形成項目監(jiān)理部或個人。 有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé) 任者，其余用“等”代替；文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號； 文件題名：填寫文件標題的全稱；日期：填寫文件形成的日期； 頁數(shù)：填寫組成案卷文件的總頁數(shù)； 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。6.3.2 卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)定附表 3 的要求； 卷內(nèi)備考表主要是對案卷情況的說明； 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后； 卷內(nèi)備考表在審核人簽字完成后，必須加蓋項目監(jiān)理部印章。6.3.3 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 案卷封面為內(nèi)封

13、面。案卷封面的式樣宜符合附表 4 的要求； 案卷封面的內(nèi)容包括：檔號、工程編號、案卷題名、編制項目監(jiān)理部、編制日期、密 級、保存期限、共幾卷、第幾卷；檔號：由項目號（名稱） 、案卷號組成，由檔案管理員填寫； 工程編號：應(yīng)為公司或工程監(jiān)理部對工程的編號，由工程監(jiān)理部填寫； 案卷題名：應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括建設(shè)單位全稱、工 程名稱、案卷名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；編制項目監(jiān)理部：應(yīng)填寫項目監(jiān)理部全稱； 起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)各文件最早和最遲形成的日期； 保管期限分為永久、長期、短期、臨時四種。永久指永久保存；長期指資料保管期限 與工程使用壽命相同；短期指 20 年以下；臨時指項

14、目完成工程驗收和竣工結(jié)算解除缺 陷責(zé)任時，但一般最小不少于 2 年。各類文件的保管期限執(zhí)行 GB/T503282001建設(shè) 工程文件歸檔整理規(guī)范規(guī)定，同時結(jié)合工程項目具體情況確定。一般情況下，不同保 管期限的文件應(yīng)分別組卷， 若同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件， 該案卷總的保管期限 應(yīng)為其中最長期限的期限；密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷 密級。6.3.4 編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定： 卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“ 1”開始； 頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在 左下角。折疊后的圖紙

15、一律在右下角；成套印刷成冊的科技文件材料， 自成一卷的， 原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫 頁碼；案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。6.3.5 卷內(nèi)目錄、備考表、封面必須采用幅面為 A4幅面的白色書寫紙。6.4 案卷裝訂6.4.1 裝訂時必須剔除金屬物；6.4.2 案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖 紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用棉線繩三孔左側(cè)裝訂法，訂結(jié)在背后，要整齊、牢固，便 于保管和利用；7 歸檔監(jiān)理資料的移交7.1 監(jiān)理資料應(yīng)在項目竣工驗收前整理完畢，由項目監(jiān)理部根據(jù)本項目特點打印出歸檔 詳細目錄，由總監(jiān)理工程師審核驗收，報公司技術(shù)質(zhì)量部審查批

16、準。項目監(jiān)理部應(yīng)在 10 日內(nèi)根據(jù)公司審核意見進行整改并按要求進行裝訂、整編成冊。經(jīng)公司審查批準的 監(jiān)理檔案資料才能向各檔案保管單位辦理移交歸檔手續(xù) （當(dāng)?shù)胤街鞴懿块T有規(guī)定時， 工 程竣工驗收前，監(jiān)理檔案資料應(yīng)送呈城市檔案管理機構(gòu)預(yù)驗收， 驗收合格，并取得工程 檔案認可文件后，方可進行工程竣工驗收） ；7.2 原則上所有監(jiān)理資料均需移交公司檔案室歸檔；需移交業(yè)主方（包括城市建設(shè)檔案 館）的資料一般只是監(jiān)理部文件夾包含的資料； 若在施工過程中已向建設(shè)單位移交了部 分監(jiān)理服務(wù)資料， 則工程結(jié)束后一般不再另行移交該部分資料 （除委托監(jiān)理合同另有約 定外）。業(yè)主、設(shè)計方資料、施工報審類資料一般只在公司

17、檔案室歸檔（其中，施工報 審類資料按相關(guān)規(guī)定或規(guī)范在該項報驗審簽同意后應(yīng)即返還施工單位， 項目監(jiān)理部只保 留一份）；7.3 經(jīng)公司審查批準的監(jiān)理檔案資料應(yīng)及時辦理移交歸檔手續(xù)。移交工作必須辦理簽證 手續(xù)，簽證表按公司統(tǒng)一格式（見本規(guī)定附表 6： 監(jiān)理檔案歸檔移交簽證表）進行；7.4 所有資料在移交公司檔案室歸檔之前不得銷毀。附表 1監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容（范圍）目錄表第 1 頁 共 3 頁序號歸檔文件檔案接收單位及保存期限備注公司業(yè)主檔案館一業(yè)主及設(shè)計方資料般 以 建 設(shè) 項 目 組 卷（一）工程報建類資料1建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件臨時永久2建設(shè)工程施工許可證臨時永久3工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)臨時長期（二）

18、招投標文件及合同1工程施工招投標文件臨時長期2工程施工合同臨時長期3工程監(jiān)理招投標文件臨時長期4（三）業(yè)主函件短期（四）質(zhì)量監(jiān)督站文件短期長期（五）設(shè)計文件1工程地質(zhì)勘察報告臨時永久2設(shè)計圖紙及說明臨時長期3施工圖審查意見臨時長期4設(shè)計變更文件臨時長期（六）其它注： 業(yè)主及設(shè)計方資料 是指由業(yè)主或設(shè)計方產(chǎn)生或由其提供給監(jiān)理的資料，一般屬于監(jiān)理依據(jù)性 資料，在監(jiān)理過程中收集整理，項目結(jié)束時一般只在公司檔案室歸檔。業(yè)主及城建檔案館的資料 由業(yè)主自行辦理。監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容（范圍）目錄表第 2 頁 共 3 頁序號歸檔文件檔案接收單位及保存期限備注公司業(yè)主檔案館二監(jiān)理部資料（一）監(jiān)理前期資料1工程監(jiān)理委

19、托合同長期長期2項目監(jiān)理機構(gòu)組成任命文件及人員名單長期長期一般以建設(shè)項目組卷3監(jiān)理規(guī)劃短期長期4監(jiān)理實施細則短期長期（二）監(jiān)理過程資料1項目監(jiān)理日志長期一般以建設(shè)項目組卷2個人監(jiān)理日記短期3旁站記錄長期長期4涉及工程結(jié)構(gòu)安全及使用功能的平行檢驗抽檢資料（包括見證取樣）長期長期以單位工程組卷5監(jiān)理指令（通知）及回復(fù)長期長期6質(zhì)量事故報告及處理意見長期長期7不合格項目通知長期長期8工程延期報告及審批長期永久9費用索賠報告及審批長期長期10合同爭議、違約報告及處理意見長期永久12監(jiān)理會議紀要及各類交底記錄長期長期一般以建設(shè)項目組卷13監(jiān)理聯(lián)系單及備忘錄長期長期14監(jiān)理月報、年度、專題總結(jié)報告長期長期

20、15分部工程、單位工程質(zhì)量評估報告；長期長期16監(jiān)理工作總結(jié)報告長期長期17照片影像資料短期18ISO 體系運行記錄文件臨時19其它注： 監(jiān)理部資料 主要是指在監(jiān)理過程中由監(jiān)理機構(gòu)產(chǎn)生的資料，這部分監(jiān)理資料驗收移交時對需向業(yè) 主和城建檔案館移交的資料： 1、房建及市政工程應(yīng)按 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 （ GB/T50328-2001 ） 第 5 條（工程文件的立卷）的要求進行組卷。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統(tǒng)一 采用建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范附錄B、C、D、E 式樣。2、公路工程按業(yè)主提供的公路工程竣工文件編制辦法的要求進行組卷。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、 案卷封面及案卷脊背式樣

21、統(tǒng)一采用 公路工程竣工文件編制辦法的要求。業(yè)主沒有具體 要求時，按公司公路工程竣工文件編制辦法執(zhí)行。監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容（范圍）目錄表第 3 頁 共 3 頁序號歸檔文件檔案接收單位及保存期限備注公司業(yè)主檔案館三施工報審類資料1施工組織設(shè)計及開工條件報審表長期長期一般以建設(shè)項目 組卷2分包單位資格審查表臨時長期3施工進度計劃報審表臨時長期4工程計量及支付文件臨時長期5工程變更及洽商文件長期長期6施工技術(shù)交底記錄臨時長期以單位工程組卷7工程測量控制網(wǎng)的報驗及復(fù)測資料臨時長期8各類材料、構(gòu)配件、設(shè)備、器具、成品、半成品報驗資料臨時長期以單位、分部、 分項工程組卷9施工工序報驗單（若有）臨時長期10隱蔽工程驗收記錄臨時長期11檢驗批、分項工程驗收記錄長期長期12分部工程、單位工程驗收記錄長期永久以單位工程組卷13工程竣工申報表長期長期14工程結(jié)算審核意見臨時長期15有關(guān)專業(yè)技術(shù)總結(jié)（如樁基礎(chǔ)、軟基處理、主要結(jié)構(gòu)物施工技術(shù)等）臨時16其它報審類資料臨時注：