個人工作時間管理

1、課程介紹課程介紹 本課學(xué)習(xí)要點本課學(xué)習(xí)要點 n 學(xué)習(xí)如何在更短的時間內(nèi)做完更多的事學(xué)習(xí)如何在更短的時間內(nèi)做完更多的事n 如何趕上截止期限，如何通過時間管理達(dá)成約定的事項如何趕上截止期限，如何通過時間管理達(dá)成約定的事項n 如何通過時間管理提升工作績效如何通過時間管理提升工作績效n 如何通過時間管理感覺更好、精力更充沛如何通過時間管理感覺更好、精力更充沛n 驅(qū)除那些浪費時間的人、事、物；更容易、更迅速地找驅(qū)除那些浪費時間的人、事、物；更容易、更迅速地找到所需的信息到所需的信息n 減少壓力和緊張和利用最新的省時方法減少壓力和緊張和利用最新的省時方法課程思維導(dǎo)圖課程思維導(dǎo)圖參見多媒體課程學(xué)習(xí)手冊單元概

2、述單元概述 n 學(xué)習(xí)對時間管理這一理念有更全面、學(xué)習(xí)對時間管理這一理念有更全面、更深刻的理解更深刻的理解第一單元 時間管理的意義學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) n 了解時間是什么了解時間是什么n 認(rèn)識時間的基本特性認(rèn)識時間的基本特性n 認(rèn)識時間的價值認(rèn)識時間的價值第一單元 時間管理的意義 第一課：時間的特點參見多媒體課程時間的意義時間的意義 生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭腦，一項是時間。無論我們做什么事腦，一項是時間。無論我們做什么事情，即使不用腦子，也要花費時間。情，即使不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平高低，會決定因此，管理時間的水平高低，會決定我們事業(yè)和生活的成敗。

3、我們事業(yè)和生活的成敗。第一單元 時間管理的意義 第一課：時間的特點參見多媒體課程時間的基本特性時間的基本特性l 時間的不可替代性時間的不可替代性l 時間的不可逆轉(zhuǎn)性時間的不可逆轉(zhuǎn)性l 時間的可變性時間的可變性第一單元 時間管理的意義 第一課：時間的特點參見多媒體課程時間對于不同的人，體現(xiàn)的價值是不同的時間對于不同的人，體現(xiàn)的價值是不同的第一單元 時間管理的意義 第一課：時間的特點參見多媒體課程、案例學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) n 理解什么是時間管理理解什么是時間管理n 理解為何要進(jìn)行時間管理理解為何要進(jìn)行時間管理n 運用個人時間資本分析運用個人時間資本分析n 個人時間觀念測試個人時間觀念測試n 掌握時間

4、損失分析掌握時間損失分析n 了解耗時因素分析了解耗時因素分析第一單元 時間管理的意義 第二課：管理我們的“個人帳戶”-時間什么時間管理什么時間管理l 做我們真正想做的事做我們真正想做的事l 獲得長期的滿足感獲得長期的滿足感第一單元 時間管理的意義 第二課：管理我們的“個人帳戶”-時間參見多媒體課程參見多媒體課程為何要進(jìn)行時間管理為何要進(jìn)行時間管理 良好的時間管理使我們的生活有能力良好的時間管理使我們的生活有能力保持平衡狀態(tài)，或者讓我們發(fā)現(xiàn)不平衡的保持平衡狀態(tài)，或者讓我們發(fā)現(xiàn)不平衡的地方。譬如：我們是否把過多精力投入到地方。譬如：我們是否把過多精力投入到工作中，而忽視了休息、密友、家人呢？工作中

5、，而忽視了休息、密友、家人呢？時間管理是許多人必須努力掌握的技能之時間管理是許多人必須努力掌握的技能之一。很多人都擁有這項技能。于是，對于一。很多人都擁有這項技能。于是，對于那些沒有這種技能的人，他們的潛力便不那些沒有這種技能的人，他們的潛力便不能得到很好的發(fā)揮，取得的成就也就不能能得到很好的發(fā)揮，取得的成就也就不能夠體現(xiàn)他們應(yīng)有的能力。夠體現(xiàn)他們應(yīng)有的能力。第一單元 時間管理的意義 第二課：管理我們的“個人帳戶”-時間個人時間資本分析個人時間資本分析第一單元 時間管理的意義 第二課：管理我們的“個人帳戶”-時間參見多媒體課程參見多媒體課程個人時間觀念測試個人時間觀念測試l 目標(biāo)設(shè)定方面的時間

6、損失目標(biāo)設(shè)定方面的時間損失l 設(shè)定計劃方面的時間損失設(shè)定計劃方面的時間損失l 做決策方面的時間損失做決策方面的時間損失l 工作組織方面的時間損失工作組織方面的時間損失l 工作開始時的時間損失工作開始時的時間損失l 每日安排上的時間損失每日安排上的時間損失l 信息溝通方面的時間損失信息溝通方面的時間損失第一單元 時間管理的意義 第二課：管理我們的“個人帳戶”-時間參見多媒體課程耗時因素分析耗時因素分析 請判斷哪些是造成時間消耗的因素？請判斷哪些是造成時間消耗的因素？造成耗時的因素有：電話造成耗時的因素有：電話/不速之客的干擾不速之客的干擾/會議會議/雜亂的辦公室雜亂的辦公室/做無用的嘗試做無用的

7、嘗試/不會說不會說“不不”/想法、嘗試過多想法、嘗試過多/做白日夢做白日夢/記憶力記憶力差差/怨天尤人怨天尤人/壓力、緊張壓力、緊張/缺少反饋缺少反饋/缺乏自缺乏自我約束我約束/不充分的工具與設(shè)備不充分的工具與設(shè)備/不耐煩、急不耐煩、急躁躁/信息不完全或信息來得遲信息不完全或信息來得遲/過多的文案、過多的文案、郵件、讀物郵件、讀物/對交派下去的工作很少檢查對交派下去的工作很少檢查/不懂先做該做的事不懂先做該做的事/錯誤的傾聽錯誤的傾聽第一單元 時間管理的意義 第二課：管理我們的“個人帳戶”-時間單元概述單元概述 n 將能夠更好地規(guī)劃我們的時間將能夠更好地規(guī)劃我們的時間n 學(xué)會個人目標(biāo)的設(shè)定學(xué)會

8、個人目標(biāo)的設(shè)定n 計劃我們的每一天計劃我們的每一天n 如何通過提高效率使我們的時間增值如何通過提高效率使我們的時間增值第二單元 規(guī)劃你的時間學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) n 掌握目標(biāo)設(shè)定的掌握目標(biāo)設(shè)定的5個原則個原則n 掌握目標(biāo)設(shè)定的掌握目標(biāo)設(shè)定的7個步驟個步驟n 掌握分解目標(biāo)的方法：剝洋蔥法掌握分解目標(biāo)的方法：剝洋蔥法第二單元 規(guī)劃你的時間 第一課：個人目標(biāo)的設(shè)定目標(biāo)設(shè)定的目標(biāo)設(shè)定的5個原則個原則l 具體性具體性l 可衡量性可衡量性l 可實現(xiàn)性可實現(xiàn)性l 現(xiàn)實性現(xiàn)實性l 時效性時效性參見多媒體課程第二單元 規(guī)劃你的時間 第一課：個人目標(biāo)的設(shè)定參見多媒體課程目標(biāo)設(shè)定的目標(biāo)設(shè)定的7個步驟個步驟l 先擬出你期

9、望達(dá)到的目標(biāo)先擬出你期望達(dá)到的目標(biāo)l 列出好處列出好處l 列出可能的障礙點列出可能的障礙點l 列出所需的知識、協(xié)助、訓(xùn)練等資訊列出所需的知識、協(xié)助、訓(xùn)練等資訊l 列出尋求支持的對象列出尋求支持的對象l 擬訂行動計劃擬訂行動計劃l 制定達(dá)成目標(biāo)的期限制定達(dá)成目標(biāo)的期限第二單元 規(guī)劃你的時間 第一課：個人目標(biāo)的設(shè)定分解目標(biāo)的方法：剝洋蔥法分解目標(biāo)的方法：剝洋蔥法 分解目標(biāo)的方法，可以形象地理分解目標(biāo)的方法，可以形象地理解為剝洋蔥法。解為剝洋蔥法。第二單元 規(guī)劃你的時間 第一課：個人目標(biāo)的設(shè)定參見多媒體課程、案例學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) n 懂得如何計劃每一天懂得如何計劃每一天n 掌握制定一天的時間表掌握制

10、定一天的時間表n 運用每日時間的管理技巧：計算機(jī)、電話運用每日時間的管理技巧：計算機(jī)、電話第二單元 規(guī)劃你的時間 第二課：規(guī)劃我們的每一天為什么要規(guī)劃每一天為什么要規(guī)劃每一天 我們是否經(jīng)常覺得有很多我們是否經(jīng)常覺得有很多零碎的事要做，卻又不知如何零碎的事要做，卻又不知如何開始？一項工作任務(wù)分配給你，開始？一項工作任務(wù)分配給你，總是到了截止前的一兩天開始總是到了截止前的一兩天開始焦頭爛額？是否經(jīng)常在下班回焦頭爛額？是否經(jīng)常在下班回家的路上才想起有重要的事沒家的路上才想起有重要的事沒做？譬如：給一個重要客戶打做？譬如：給一個重要客戶打電話；打印工作文件帶回家；電話；打印工作文件帶回家；在截止日期之

11、前把在截止日期之前把EMAIL發(fā)出發(fā)出去去參見多媒體課程第二單元 規(guī)劃你的時間 第二課：規(guī)劃我們的每一天制定一天的時間表制定一天的時間表 l 每天騰出每天騰出15分鐘時間制定當(dāng)天計劃分鐘時間制定當(dāng)天計劃l 寫下我們要完成的這一天的任務(wù)寫下我們要完成的這一天的任務(wù)l 給這一天的任務(wù)制定時間順序給這一天的任務(wù)制定時間順序l 估計每項任務(wù)所需時間的長度估計每項任務(wù)所需時間的長度l 給每項任務(wù)分配時間給每項任務(wù)分配時間l 把每項任務(wù)填入時間表，提醒自己把每項任務(wù)填入時間表，提醒自己某個時段該干什么。某個時段該干什么。參見多媒體課程第二單元 規(guī)劃你的時間 第二課：規(guī)劃我們的每一天參見多媒體課程每日時間的

12、管理技巧每日時間的管理技巧l 電話的運用：電話的運用： 如果使用不當(dāng)，電話也很容易導(dǎo)如果使用不當(dāng)，電話也很容易導(dǎo)致時間的浪費。打電話時，一些會導(dǎo)致時間的浪費。打電話時，一些會導(dǎo)致浪費時間的習(xí)慣是：過多的社交閑致浪費時間的習(xí)慣是：過多的社交閑談；沒有用紙和筆記錄一些有用的東談；沒有用紙和筆記錄一些有用的東西；沒有準(zhǔn)備好說什么；沒有給出確西；沒有準(zhǔn)備好說什么；沒有給出確切的答復(fù)；不得不接聽所有打進(jìn)來的切的答復(fù)；不得不接聽所有打進(jìn)來的電話；在做非常重要的事時打電話；電話；在做非常重要的事時打電話；不認(rèn)真聽取電話的內(nèi)容。不認(rèn)真聽取電話的內(nèi)容。第二單元 規(guī)劃你的時間 第二課：規(guī)劃我們的每一天每日時間的管

13、理技巧每日時間的管理技巧l 電腦的運用：電腦的運用： 如果使用不當(dāng)，計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)如果使用不當(dāng)，計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)也很容易導(dǎo)致時間的浪費。使用計算也很容易導(dǎo)致時間的浪費。使用計算機(jī)時，應(yīng)注意：整理電子文檔：機(jī)時，應(yīng)注意：整理電子文檔：1.在在系統(tǒng)中創(chuàng)建工作文檔。系統(tǒng)中創(chuàng)建工作文檔。2.把要長期保把要長期保存的文檔移入適當(dāng)?shù)奈募A，及時刪存的文檔移入適當(dāng)?shù)奈募A，及時刪除不需長期保存的文件。除不需長期保存的文件。3.在桌面上在桌面上創(chuàng)建快捷方式以便能直接進(jìn)入工作文創(chuàng)建快捷方式以便能直接進(jìn)入工作文檔。檔。第二單元 規(guī)劃你的時間 第二課：規(guī)劃我們的每一天參見多媒體課程、案例學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) n 了解高效的了

14、解高效的10條法則條法則n 掌握如何制定待辦工作清單掌握如何制定待辦工作清單n 掌握如何決定優(yōu)先順序掌握如何決定優(yōu)先順序第二單元 規(guī)劃你的時間 第三課：提高效率使你的時間增值參見多媒體課程制定有限順序的好處制定有限順序的好處l 利用計算機(jī)l 別做完美主義者l 避免使自己承受成為創(chuàng)新者的壓力l 在不同工作之間做變換l 別浪費時間在還未接到的項目上l 制定不隨意更改卻適宜的截止日期l 保護(hù)并珍惜自己的時間l 保持專心一致l 制定工作目標(biāo)l 做自己喜歡做的事第二單元 規(guī)劃你的時間 第三課：提高效率使你的時間增值制定待辦工作清單制定待辦工作清單l 每日待辦清單每日待辦清單l 項目待辦清單項目待辦清單l

15、 長期待辦清單長期待辦清單參見多媒體課程第二單元 規(guī)劃你的時間 第三課：提高效率使你的時間增值制定優(yōu)先順序的好處制定優(yōu)先順序的好處l 幫助合理分配個人的精力幫助合理分配個人的精力l 幫助更有效地規(guī)劃每一天幫助更有效地規(guī)劃每一天l 使你事半功倍使你事半功倍l 使你目標(biāo)明確使你目標(biāo)明確參見多媒體課程、案例第二單元 規(guī)劃你的時間 第三課：提高效率使你的時間增值單元概述單元概述 n 學(xué)習(xí)到如何克服時間管理中遇到的困難學(xué)習(xí)到如何克服時間管理中遇到的困難第三單元 克服時間管理中遇到的困難學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) n 時間管理的時間管理的7大禁忌大禁忌第三單元 克服時間管理中遇到的困難 第一課：時間管理的7大禁忌第

16、三單元 克服時間管理中遇到的困難 第一課：時間管理的7大禁忌時間管理的時間管理的7大禁忌大禁忌迷惑：我的目標(biāo)是什么迷惑：我的目標(biāo)是什么猶豫不決：我應(yīng)該做什么猶豫不決：我應(yīng)該做什么精力分散：精神和體力超負(fù)荷精力分散：精神和體力超負(fù)荷消極拖延：可以等到明天消極拖延：可以等到明天逃避：躲進(jìn)幻想的世界打擾：時間不知不覺地溜走完美主義：還不夠好參見多媒體課程、案例學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) n 控制他人打擾控制他人打擾n 使會議更高效使會議更高效第三單元 克服時間管理中遇到的困難 第二課：在人際交往中克服時間管理的困難控制他人打擾控制他人打擾參見多媒體課程第三單元 克服時間管理中遇到的困難 第二課：在人際交往中克

17、服時間管理的困難與同事定期見面、交談。這樣有助于彼此溝通，而且可以為解決問題提供時間上的平臺，不需要一有問題立刻就來找你。遵守“辦公室里保持安靜”的原則。防止同事找你無休止地聊天、閑談而浪費彼此的時間。去同事的辦公室談話。這樣可以確保你一說完要緊事就可以主動離開。關(guān)閉辦公室的門。當(dāng)你正在構(gòu)思一個重要方案、計劃，或者和重要客戶打電話時，不妨使用這個方法。這樣可以很大程度上防止無關(guān)緊要的打擾?？刂扑舜驍_控制他人打擾參見多媒體課程第三單元 克服時間管理中遇到的困難 第二課：在人際交往中克服時間管理的困難設(shè)前臺或秘書篩選來訪者。這樣可以濾去很大比例的打擾性來訪，為你節(jié)省時間。站著會客。當(dāng)來訪者進(jìn)入辦

18、公室時起身，既可以表示尊敬也可以讓談話變得緊湊，避免無關(guān)緊要的長談。為每個拜訪設(shè)定時間限制。這樣做主要是讓自己有緊迫感，更有效率。向同事發(fā)出“求救信號”。如果某位來訪者總是喋喋不休，浪費你很多寶貴的時間，不妨和一位同事事先說好，如果很久還沒有結(jié)束拜訪，就讓同事出面說要開會或有急事要處理，打斷拜訪。使會議更高效使會議更高效 會議是另一種典型的導(dǎo)致時間浪會議是另一種典型的導(dǎo)致時間浪費的事務(wù)。有些與會者脫離主題，在費的事務(wù)。有些與會者脫離主題，在毫不相干的問題上糾纏不清。有些與毫不相干的問題上糾纏不清。有些與會者毫無準(zhǔn)備，主持人對會議失去控會者毫無準(zhǔn)備，主持人對會議失去控制。好像僅僅是為了開會而開會

19、，而制。好像僅僅是為了開會而開會，而不是解決問題。想要使會議更高效，不是解決問題。想要使會議更高效，不妨嘗試以下清單。不妨嘗試以下清單。第三單元 克服時間管理中遇到的困難 第二課：在人際交往中克服時間管理的困難參見多媒體課程、案例學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) n 對信息進(jìn)行篩選對信息進(jìn)行篩選n 整理、計劃你的書面工作整理、計劃你的書面工作n 歸類管理文檔，提高工作效率歸類管理文檔，提高工作效率第三單元 克服時間管理中遇到的困難 第三課：在信息處理中克服時間管理的困難篩選信息的篩選信息的3步驟步驟l 檢查日期檢查日期l 查明來源查明來源l 分清事實與觀點分清事實與觀點第三單元 克服時間管理中遇到的困難 第三

20、課：在信息處理中克服時間管理的困難參見多媒體課程參見多媒體課程整理、計劃你的書面工作整理、計劃你的書面工作l 轉(zhuǎn)發(fā)文件轉(zhuǎn)發(fā)文件l 立即回復(fù)立即回復(fù)l 處理不需要的文件處理不需要的文件第三單元 克服時間管理中遇到的困難 第三課：在信息處理中克服時間管理的困難歸類管理文檔歸類管理文檔l 提醒文檔提醒文檔l 點子文檔點子文檔l 閱讀文檔閱讀文檔第三單元 克服時間管理中遇到的困難 第三課：在信息處理中克服時間管理的困難參見多媒體課程課程結(jié)束課程結(jié)束 在本課中，您學(xué)習(xí)了在本課中，您學(xué)習(xí)了 n 如何在更短的時間內(nèi)做完更多的事如何在更短的時間內(nèi)做完更多的事n 如何趕上截止期限，如何通過時間管理達(dá)成約定的事項如何趕上截止期限，如何通過時間管理達(dá)成約定的事項n 如何通過時間管理提升工作績效如何通過時間管理提升工作績效n 如何通過時間管理感覺更好、精力更充沛如何通過時間管理感覺更好、精力更充沛n 驅(qū)除那些浪費時間的人、事、物；更容易、更迅速地找驅(qū)除那些浪費時間的人、事、物；更容易、更迅速地找到所需的信息到所需的信息n 減少壓力和緊張和利用最新的省時方法減少壓力