會議服務(wù)的工作流程和要求

1、會議效勞工作流程一、會議效勞準(zhǔn)備工作1、辦公室秘書處1) 每天查看 OA 辦公系統(tǒng)中會議室使用申請， 按會議要求提前 半天擺放好桌椅，備好會議用飲水。2) 根據(jù)會議的要求， 提前 1 小時放好投影儀、 投影幕、麥克風(fēng)、 音響，調(diào)試并使其處于準(zhǔn)工作狀態(tài)。3) 會議前 2 小時，檢查地面、桌椅是否整齊干凈，室內(nèi) 是否有異味，及時進(jìn)展通風(fēng)和清潔整理。4) 檢查窗臺、玻璃，要明亮無塵。5) 檢查窗簾，根據(jù)會議要求開啟或關(guān)閉。窗簾要順直平 整。6) 檢查綠植及套盆，要干凈無塵，無枯枝敗葉，無昆蟲。7) 調(diào)整空調(diào)，使會議室內(nèi)溫度適宜。8) 檢查所有照明，及時通知有關(guān)部門更換不亮的燈具。9) 半小時前，按會

2、議要求擺放好瓶裝水、茶杯或咖啡杯。10) 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣，在順手的位置擺放煙灰缸。11) 按需要擺放好鮮花和水果。12) 擺放好旗幟和臺旗。2、組織會議的部門1提前 1 小時將參加會議的領(lǐng)導(dǎo)名牌按位置擺放整齊， 檢查有無錯別字2) 按需要準(zhǔn)備會議所用的文件、資料等。3) 根據(jù)會議要求，需要時按參會人員人數(shù)準(zhǔn)備會議用紙， 用筆每支筆要提前試用，以保證參會人員的正常使 用并擺放整齊。二、會議進(jìn)展中的效勞工作1、會議開場前 10分鐘將茶杯內(nèi)注入茶水。 然后每隔 15 分鐘 檢查并續(xù)茶水一次。2、過問室內(nèi)溫度變化，隨時調(diào)整空調(diào)。3、全程監(jiān)聽音響設(shè)備的工作狀況，隨時排除故障。三、會議后的收尾工作1、關(guān)閉音

3、響設(shè)備或投影儀。收好麥克風(fēng)、移動投影儀和遙 控器，收起投影幕。2、清理瓶裝水空瓶，收好沒用過的瓶裝水。3、收好茶杯、盤，清洗、消毒待用。4、清理煙灰缸，洗凈待用。5、清理桌面地面，去除垃圾和廢棄物。6、擺放好清理過的桌椅，關(guān)窗、斷電、關(guān)門。7、收好會議材料和領(lǐng)導(dǎo)名牌。1 / 5會議效勞人員崗位的工作要求1、每天早、中、晚至少三次查看公司辦公系統(tǒng)上的會議室申 請，詳細(xì)掌握會議室的當(dāng)天使用情況。2、每天上班前半小時查看各會議室的狀況：檢查桌面、地毯 的整潔程度；檢查窗簾的開、關(guān)和垂放狀態(tài)；檢查照明燈 是否都亮；檢查綠植的鮮活狀況和套盆的干凈程度；檢查 電氣設(shè)備是否有落塵和正確擺放；檢查桌椅是否按當(dāng)

4、天的 會議要求擺放整齊。3、會議前 1 小時，檢查會議用茶杯、瓶裝水是否擺放到位； 會議前半小時，檢查開水壺、泡茶杯、茶葉等泡茶用品是 否準(zhǔn)備到位。4、有外賓接待效勞時，提前 1 小時檢查咖啡用具及用品是否 準(zhǔn)備到位。5、有會議效勞時，在會議前檢查效勞人員的工作儀表是否符 合要求。會議中，抽查續(xù)茶水間隔是否適宜，動作是否標(biāo) 準(zhǔn)。6、注意會議的效勞區(qū)域內(nèi)所有效勞程序是否落實，當(dāng)人手不 夠時，自己那么要做具體效勞工作，保證會議正常進(jìn)展。7、會議完畢后要檢查是否有會議人員遺漏的物品，如有代為 保管，日后查找并轉(zhuǎn)交物主。1、每天早 7:45 到崗，按前一天做好的會議室使用登記進(jìn)展 準(zhǔn)備，在各會議開場前

5、半小時， 準(zhǔn)備好會議用水并送達(dá)。2、對需要提供茶水或咖啡的會議，要提前半小時燒開水， 擺放好茶杯或咖啡杯，在會議前 10 分鐘，將沏好的茶 水或咖啡注入杯中。3、對有吸煙的領(lǐng)導(dǎo)參加會議，要在會議前 10 分鐘，按領(lǐng)導(dǎo) 的習(xí)慣在左側(cè)或右側(cè)放置煙灰缸。4 、 對有茶水效勞的會議，要間隔 15分鐘續(xù)茶水一次。5 、 對提供瓶裝水的會議，要根據(jù)會議客人人數(shù)提前半小時 將水放于會議桌面，并準(zhǔn)備同樣數(shù)量的瓶水放在會議桌 以外其他顯眼的地方。6 、 會議完畢后，半小時之內(nèi)，將茶杯、咖啡杯、沒有開啟 的瓶裝水收好。 如遇有下午下班后還在進(jìn)展的會議， 要 在次日提前半小時到崗，對會議室進(jìn)展清理。7 、 利用會議

6、效勞的空余時間將茶杯、 咖啡杯、盤洗刷干凈， 放于消毒柜中消毒待用。8 、 要隨時查看并及時處理公司辦公系統(tǒng)網(wǎng)上的會議室申請 信息，做好會議室使用登記。如有不明確的地方及時及 申請人溝通確定。9 、 對于 108 會議室和大禮堂需要變動桌型的會議，要提前 半天通知保潔人員，將會議桌按會議要求進(jìn)展擺放。1、 會議效勞人員要品行端正，衣裝干凈得體，著職業(yè)裝。2、 會議效勞人員要頭腦靈活，反響敏捷，主動為開會人員做 好各項效勞，盡量在領(lǐng)導(dǎo)示意時就已經(jīng)為領(lǐng)導(dǎo)提供了效 勞。3、根據(jù)會議的不同要求，按工作流程提前準(zhǔn)好準(zhǔn)備工作。4、會議間的效勞要面帶微笑，動作標(biāo)準(zhǔn)，不發(fā)出任何聲響。 續(xù)水間隔不能超過 20 分鐘。5、會議完畢后要按工作流程做好收尾工作。6、會議用過的茶杯、咖啡杯、盤要洗刷干凈至光亮無斑點(diǎn)， 并及時放入消毒柜消毒待用。7、如遇有節(jié)假日開的會議，要提前