公司管理系統(tǒng)存貨控制規(guī)章制度

1、文檔*公司存貨控制制度第一條 存貨管理是企業(yè)財務(wù)管理中存貨資金總量和存貨資金運動 的管理。為了明確存貨管理職責(zé)，杜絕帳實不符、帳情不 清，降低公司存貨資金的占用和加速存貨資金的周轉(zhuǎn)，保 證存貨資產(chǎn)的安全，根據(jù)深交所上市公司部控制指引 結(jié)合公司實際，特制定本辦法。第二條 本制度適用于江南*公司股份及下屬子（分）公司。第三條 存貨管理實行的會計政策是永續(xù)盤存制。即存貨實物量的運動應(yīng)與相應(yīng)的貨幣量同步進行。第四條 公司存貨管理的圍包括：原材料、輔助材料、燃料、外購件、備件、包裝物、 通用工具、低值易耗品、委托加工材料、外協(xié)件、在制品、 自制半成品、庫存商品及異地庫存等。第五條 存貨部控制包括崗位分工

2、控制、授權(quán)批準控制、取得驗收 與入庫控制、倉儲與保管控制、領(lǐng)用發(fā)出與處置控制，其 中倉儲與保管控制、領(lǐng)用發(fā)出與處置控制是存貨部控制的 關(guān)鍵點 第六條 建立存貨業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán) 限，確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān) 督。1. 不得由同一部門或個人辦理存貨的全過程業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)實 行職務(wù)分離控制的崗位有以下幾個方面：（1）存貨的請購、采購與驗收；（2）存貨的保管與清查；（3）存貨的銷售、發(fā)貨及收款；（4）存貨處置的申請與審批、審批與執(zhí)行；（5）存貨業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行與帳面調(diào)整。2. 存貨管理部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)措施和制度，嚴格限制未經(jīng) 授權(quán)的人員接觸存貨。第七條 存貨

3、管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本制度的原則出臺存貨倉儲與保管 控制的管理細則及相關(guān)人員的考核方案，加強存貨庫存數(shù) 量控制、存貨盤點控制，加速存貨周轉(zhuǎn)，降低存貨資金占 用。第八條存貨按不同物資分別歸口于物流部及規(guī)劃部、工業(yè)工程部管理物流部管理圍：1根據(jù)全年的生產(chǎn)計劃及基期庫存情況編制原材料、油漆、化學(xué)品、燃料、包裝物、勞保用品、小五金等全年采購材料的計劃及制度計劃和管理工作；2. 負責(zé)原材料倉庫及中轉(zhuǎn)庫的歸口管理工作；3. 負責(zé)廢舊物資回收的管理工作；4. 外協(xié)件歸口的管理工作；5. 負責(zé)在制品、自制半成品的歸口管理工作；6. 負責(zé)主管庫存商品的歸口管理工作；規(guī)劃部、工業(yè)工程部管理圍：1. 機器設(shè)備、修理用備

4、件外購、自制和管理工作；2. 基建工程及維修材料的歸口采購管理工作。第九條存貨的購進發(fā)出與計量檢驗1. 存貨的采購由各存貨主管部門發(fā)出采購需求，采購部負責(zé)購入(1 )存貨由存貨管理部門發(fā)出需求，填寫請購單。采購部門依據(jù)公司規(guī)存貨使用權(quán)限分配、明確各級部門審批額度 的有關(guān)制度規(guī)定審核請購單后進行采購；(2 )存貨采購必須堅持“貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價”的原則，實行“比質(zhì)比價”，所定的采購合同、協(xié)議應(yīng)向財務(wù)部提 供副本；(3) 存貨采購支付計劃，納入貨幣收支計劃的年度月份計劃；(4) 存貨采購入庫，經(jīng)辦人員填列檢驗申請單(或入庫單)，提交質(zhì)檢部門計量驗收，出具質(zhì)量檢驗合格證辦理入庫。2. 庫存商品入庫由

5、制造部與物流部負責(zé)(1) 庫存商品入庫由制造部填寫入庫單(2) 物流部對庫存商品進行清點、包裝、裝箱(按裝箱數(shù)量要求進行)，確認入庫數(shù)量；(3) 制造部與物流必須對每日的入庫產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格進行核實，物流部應(yīng)于次日10 : 00前錄入U8系統(tǒng);(4) 財務(wù)部物流副經(jīng)理對制造部與物流部的交接數(shù)量進行抽查；（5）責(zé)任部門應(yīng)出臺相關(guān)考核規(guī)定，對相關(guān)人員進行責(zé)任考核。3. 存貨的發(fā)出（1）存貨的領(lǐng)用由存貨主管部門及領(lǐng)用部門負責(zé)。存貨領(lǐng)用單位因生產(chǎn)、管理或業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用存貨，應(yīng)填 列領(lǐng)料單（或調(diào)撥單），經(jīng)審批人批準，倉庫保管員按 單發(fā)料，在領(lǐng)料單或調(diào)撥單上簽字（應(yīng)簽全名），同時 錄入U8系統(tǒng)；（2）存貨的降

6、級與報廢由存貨主管部門負責(zé)存貨主管部門應(yīng)為需報廢或降級的存貨填列存貨處理 清單，由質(zhì)量部門進行檢驗確認，填寫不合格品記 錄單，報公司授權(quán)審批制度中規(guī)定的有權(quán)審批人 員進行審批，需報廢的產(chǎn)品由財務(wù)部派人進行監(jiān)督報廢， 并共同填寫存貨報廢清單簽字報送財務(wù)部，降級處 理的存貨需劃出單獨存放區(qū)域，并設(shè)立帳簿，同時將不 合格品記錄單報送財務(wù)部；處理結(jié)束，存貨主管部門按有財務(wù)人員簽字的存貨報廢申請單、不合格品記錄單錄入U8系統(tǒng)，調(diào)整存貨帳面數(shù)量，同時將資料存檔備查。（3）庫存商品的轉(zhuǎn)移由物流部及中轉(zhuǎn)庫負責(zé)物流部與中轉(zhuǎn)庫應(yīng)對轉(zhuǎn)移產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格進行核對，所有單據(jù)由U8系統(tǒng)自動生成流轉(zhuǎn)。（4）庫存商品的銷售由

7、物流部及商務(wù)負責(zé)主機廠供貨模式 主機廠發(fā)貨物流部（中轉(zhuǎn)庫）根據(jù)各主機廠的 POS單安排產(chǎn)品裝配與排序，同時安排配送公司進行配送，錄入 U8系統(tǒng)，調(diào)撥入虛擬倉庫（A模式）或直接作發(fā)貨出庫記錄（B模式）；主機廠現(xiàn)場退回產(chǎn)品，由物流部（中轉(zhuǎn)庫）驗收后在U8系統(tǒng)中作紅字發(fā)貨出庫記錄； 銷售確認由商務(wù)部與物流部（中轉(zhuǎn)庫）對發(fā)出產(chǎn)品的數(shù)量規(guī)格與主機廠的結(jié)算單進行核對無誤后，于當(dāng)月開出銷售發(fā)票，報財務(wù)確認應(yīng)收帳款及銷售收入。同時于次月2日前錄 入U8系統(tǒng)市場銷售模式公司市場件銷售必須遵循“款到發(fā)貨，貨款兩清”原則，物流部在發(fā)貨前必須確定客戶款項已繳入財務(wù)部（見財務(wù)部收款收據(jù)）營銷部根據(jù)收款收據(jù)在U8系統(tǒng)中填

8、寫銷售訂單，物流部根據(jù)營銷部開出的銷售訂單備貨，客戶同時到財務(wù) 部繳納貨款，物流部確認財務(wù)的收款收據(jù)后，根據(jù)銷售訂單在U8系統(tǒng)中生成銷售出庫單，據(jù)此發(fā)貨，簽字后轉(zhuǎn)商務(wù)部開出增值稅發(fā)票，同時在 U8系統(tǒng)中作銷售 發(fā)票，再轉(zhuǎn)財務(wù)進行帳務(wù)處理。4. 母子公司及各子公司間的存貨交易，由存貨管理部門負 責(zé)跟蹤，并及時將存貨交易數(shù)量、規(guī)格等信息反饋財務(wù) 部。5. 非存貨管理部門不得管理存貨，存貨管理部門也不得隨 意對存貨進行處理，必須遵守公司的相關(guān)存貨控制規(guī)章 制度。第十條 委托加工材料的核算和管理（不包括發(fā)出材料按進銷處理的情況）1. 委托加工業(yè)務(wù)歸口采購部進行管理，在辦理委托加工業(yè)務(wù)時，必須簽訂委托加

9、工合同，合同副本交財務(wù)；2. 委托加工的材料，出庫時必須辦理領(lǐng)料手續(xù)，并加蓋“委托加工材料”印章，完工后連同入庫單并加記“委托加 工材料入庫”字樣，連同加工費一并辦理財務(wù)手續(xù)。必 須制定消耗定額，按定額發(fā)料。3. 委托加工完成交貨，原則上應(yīng)按批結(jié)算，如連續(xù)批量加工，應(yīng)定期結(jié)轉(zhuǎn)。具體結(jié)轉(zhuǎn)方法：（1 ）按交貨計量單位與單位消耗定額比較，超定額消耗是 降低定額消耗，按合同規(guī)定條款處理；（2）交貨付款必須有質(zhì)檢部門出具的交驗合格憑證才予付 款；（3 ）加工價格的確定，采購部在簽定合同時應(yīng)向總經(jīng)理辦 公會通報，由財務(wù)部會簽，未經(jīng)財務(wù)部會簽，一旦造 成損失由委托單位負責(zé)，并追究有關(guān)人員責(zé)任。第十一條 存貨

10、采購的借款、結(jié)算管理的目的是為了防止公司有限的資金流失為別單位使用，使公司免遭不必要的損失。1. 款項支付方式應(yīng)符合資金管理制度2. 支付采購存貨款會計處理：（1 ）凡貨未到，先付款的，按“預(yù)付帳款”作會計處理；（2 ）凡貨已到，后付款的，按“應(yīng)付帳款”作會計處理；（3）凡貨款兩清的，按“存貨”作會計處理；（4 ）凡貨已到，尚未驗收入庫的，款未付的，按“暫估”作會計處理。3. 存貨采購的結(jié)算與報帳（1）供應(yīng)商持規(guī)定的發(fā)票到公司結(jié)算a）采購部根據(jù)購貨合同約定，進行審查無誤，并已辦理驗收入庫手續(xù)的，由采購經(jīng)辦人員持合法的增值稅發(fā)票及驗收入庫的單證至財務(wù)部辦理手續(xù)；b）若符合合同約定，而未辦驗收手續(xù)

11、，采購部認定付款，按“預(yù)付貨款”手續(xù)辦理付款手續(xù)；c）供貨單位已發(fā)生“預(yù)付帳款”，在結(jié)算時應(yīng)予先沖減預(yù)付款，然后支付其不足部分，如沖減后，還有余款，財務(wù)部應(yīng)督促采購部及時收回這部分預(yù)付款 項。上述報銷憑證，經(jīng)財務(wù)部復(fù)核，發(fā)現(xiàn)差誤，財 務(wù)有權(quán)拒付。（2）采購部經(jīng)辦人持發(fā)票結(jié)算，必須符合以下手續(xù)：a）發(fā)票必須是合法的增值稅專用發(fā)票；并按規(guī)定填寫, 不得涂改。b）所購物資已辦理經(jīng)檢驗簽章的入庫手續(xù)，附入庫單 副聯(lián)；c）報銷憑證經(jīng)采購部經(jīng)理審批；d）報銷金額與采購合同相符，否則財務(wù)部有權(quán)拒付。（3）財務(wù)部編制的付款憑單需事先連續(xù)編號，并附定購單、 驗收單、供應(yīng)商發(fā)票，一同作為登記帳簿的憑證。4. 存貨

12、采購借款的管理（3）直接從市場采購的存貨借款：a）一般情況下，應(yīng)堅持“當(dāng)月借款，當(dāng)月報帳”的原 貝打采購借款報銷周期，不超過一周，前周借款未 清，后周借款予以限制。即采取前帳清一筆，后帳 允許借一筆。b）超過一個月以上不報帳的，財務(wù)部有權(quán)停止借款, 并限期清帳，直至扣發(fā)責(zé)任人的工資。c）財務(wù)部于月終5天，發(fā)出口頭催報或書面催促報帳 單；物流部經(jīng)理應(yīng)親自過問，督促檢查。（4）“預(yù)付帳款”的借款清理：a）采購部以及采購人員、財務(wù)應(yīng)建立“預(yù)付貨款備查 薄，及時處理款已付，貨拖延不交的事項；b）對未結(jié)清的預(yù)付貨款，每季度由財務(wù)部清理一次， 列出清單交采購部，并要求反饋不清的原因；c）合同有特殊約定外，

13、凡超過一年未結(jié)清的預(yù)付貨款,從第十三個月起，由財務(wù)部通知采購部。并以所付 款項利率的扣發(fā)獎金；結(jié)清后，按扣款的8 0%返 還，余款作為利息損失的抵償。第十二條存貨的清查盤點。1. 存貨主管部門應(yīng)對所屬倉庫定期和不定期的清查盤點作 出規(guī)定，以保證每類存貨的收發(fā)、結(jié)存、帳帳相符、帳 實相符；2. 對倉庫存貨的收發(fā)、結(jié)存，堅持會計稽核制度;3. 按規(guī)定年終必須進行一次存貨的全面清查盤點;(1) 財務(wù)部應(yīng)在每年十一月提出年終清查實施方案，經(jīng)批準下發(fā)實施；(2) 各存貨主管部門應(yīng)組織力量，對每個倉庫進行全面 清查、盤點；(3) 盤點結(jié)果與財務(wù)部相應(yīng)地進行核對，每個倉庫填報 盤盈、盤虧明細表，經(jīng)本單位主要經(jīng)理審查， 報財務(wù) 部匯總，報各子(分)公司總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理批準， 后作會計處理，同時各倉庫據(jù)以調(diào)帳；(4) 屬非正常的盤盈、盤虧，所造成的影響和損失，追 究有關(guān)人員責(zé)任并列入經(jīng)濟責(zé)任考核。(5) 詳細的存貨盤點方法與管理制度詳見存貨盤點制 度。第十三條 存貨業(yè)務(wù)控制審批過程中，授權(quán)審批人必須在職權(quán)圍進行,不得越權(quán)審批。第十四