附屬中學(xué)聲像載體類檔案管理辦法

1、附屬中學(xué)聲像載體類檔案管理辦法為了提高學(xué)校聲像載體類檔案（以下簡稱聲像檔案）工作的質(zhì)量和管理水平， 有效地為學(xué)生、學(xué)校和社會服務(wù)，依據(jù)照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-XX）、z省音像檔案管理暫行規(guī)定等標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校的實際，特制訂本管理 方法。一、聲像檔案歸檔范圍及其保管期限劃定凡反映學(xué)校從事教育、教學(xué)、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保 存價值的各種以音響、畫面等方式記錄的專門載體及其相配套的文字材料均屬聲像 檔案，具包括：照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、光盤等。（一）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人到本校視察、檢查工作期間形成的照片、錄音、錄像等 聲像材料為永久。（二）學(xué)校歷屆校長、書記、省級教學(xué)

2、名師、在國內(nèi)外具有一定影響的知名畢 業(yè)生的照片材料為永久。（三）學(xué)校召開的各類代表大會及重要會議，如：黨代會、教代會、校慶慶祝 會、先進(jìn)集體和個人表彰大會等照片、錄音、錄像等聲像材料為永久。（四）本校組織或參加的重要外事活動的照片、錄音、錄像等聲像材料為永 久。（五）記錄本校重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的 照片、錄音、錄像等聲像材料為永久。（六）記錄本校地理概貌、重點(diǎn)工程的照片、錄音、錄像等聲像材料為永久。（七）具有一定影響的學(xué)生社會實踐活動、先進(jìn)事跡報告會、獎學(xué)金發(fā)放儀 式、新生開學(xué)典禮、畢業(yè)生畢業(yè)典禮、歷屆畢業(yè)生合影留念等照片、錄像和錄音材 料為長期。（八）軍訓(xùn)及文

3、體活動的照片材料為長期，包括:1 .校運(yùn)會開幕、閉幕、比賽場面；校運(yùn)動隊參加省級以上運(yùn)動會代表合影、比賽場面和破記錄、獲獎等；2 .兄弟院校代表隊來訪、表演、比賽等；3 .新生軍訓(xùn)活動等材料。（九）校友會重要活動的照片、錄像和錄音材料為長期。（十）校級以上優(yōu)秀課件的聲像材料為長期。（十一）其他具有保存價值的照片、錄音、錄像、幻燈片、光盤等聲像材料為長期。二、聲像檔案的歸檔要求（一）歸檔的聲像材料必須附有文字說明，其內(nèi)容包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝錄者等要素。（二）歸檔的聲像材料必須是原版、原件（歷史原因除外），其聲音、圖像必須完整、清晰。（三）歸檔的音頻電子文件必須以 MP3 或 WA

4、V 為通用格式，歸檔的視頻電子文件必須以 MPEG 或 AVI 為通用格式。以光盤為載體存貯。（四）歸檔的音像文件材料必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無病毒，清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。（五）歸檔的聲像材料由承辦部門或攝錄人員于工作結(jié)束后（ 30個工作日內(nèi)）負(fù)責(zé)收集、整理，及時向檔案室移交。（六）檔案室應(yīng)隨時收集零散的、具有保存價值的聲像資料。三、聲像檔案的整理（一）整理原則遵循聲像檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，以有利于保持聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用為原則。（二）整理單位聲像檔案原則上以一盒（盤）、一張為一個整理單位即一件進(jìn)行整理。（三）整理方法：1

5、.分年度先將聲像材料按其形成或針對的年度分開，如一盒（盤）音像檔案錄制了兩個以上內(nèi)容的或跨年度的，整理時應(yīng)以主要內(nèi)容所形成的年度或最后一個年度作為歸檔年度。歸檔年度采用自然年度。2 .分二級類目（分問題）在每個年度下按問題分類，一級類目是聲像檔案實體分類的最高層位，標(biāo)識為“SX：聲像檔案根據(jù)不同類型的載體，將其分為二級類目，其分類標(biāo)識規(guī)定如下：二級類目名稱 標(biāo)識代號照片SX12錄音帶SX13錄像帶SX14幻燈片SX15磁盤SX16光盤SX173 .分保管期限在二級類目內(nèi)劃分保管期限，即將其分為永久（標(biāo)識為 Y ）或長期（標(biāo)識為C）。4 .排列在二級類目下同一保管期限內(nèi)排列，同一活動或?qū)ｎ}材料，

6、原則上整理時要集中排列，但如不同保管期限應(yīng)分開排列。5 .編號聲像檔案按排列順序逐盒（盤）、逐張編寫其檔號。6 .擬寫文字說明與裝冊或裝盒按照分類、排列、編號的結(jié)果填寫聲像檔案的標(biāo)簽進(jìn)而裝冊或裝盒上架。對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。照片使用照片冊裝載，大幅照片采用單張照片盒子裝載并貼簽。填寫標(biāo)簽項目如下圖所示：7、編制聲像檔案歸檔文件目錄聲像檔案應(yīng)依據(jù)檔號的順序編制歸檔文件目錄。其格式如下表：歸檔文件目錄檔號 題名 編制單位 日期 保管期限 備注四、聲像檔案的保管（一）專柜（庫）保管、豎立存放、要避開30 奧斯特以上的磁場。（二）照片庫房保持溫度15 25，濕度55 65%。其他聲像檔案庫房，應(yīng)做到恒溫、恒濕、清潔，溫度宜1824，相對濕度宜35 45%，要有專用的設(shè)備和必