辦公室管理規(guī)定及行政管理制度

1、辦公室工作職責(zé)辦公室工作容：辦公室是在公司高層領(lǐng)導(dǎo)下的綜合辦公類行政管 理部門，主要負(fù)責(zé)公司日常行政管理、人力資源管理及法律事務(wù)等， 其主要職責(zé)有：1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織公司日常辦公及有關(guān)活動(dòng)安排，向公司領(lǐng)導(dǎo)及各部 門提供后勤保障，為公司正常業(yè)務(wù)的開展做好服務(wù)；2、負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)制度及重要工作信息的收集、匯總、上報(bào)，各類合同、文件、會(huì)議紀(jì)要的歸檔和管理；3、負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議、重要活動(dòng)的組織籌備等工作并做好相關(guān)文件 及影音資料的保存；4、負(fù)責(zé)公司人事信息、檔案管理、印章管理，按規(guī)定上報(bào)各類人事 統(tǒng)計(jì)報(bào)表；負(fù)責(zé)公司注冊(cè)、增資、年檢及公司各類法律事務(wù)；5、負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)的管理，建立固定資產(chǎn)、低值易耗品等物品的

2、購(gòu)買、 驗(yàn)收、使用登記及定期檢查使用情況的制度；6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。一、辦公室主任工作職責(zé)辦公室主任：在公司高層領(lǐng)導(dǎo)下，規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服 務(wù)的各項(xiàng)工作，具體職責(zé)如下：1、組織制定本部門工作計(jì)劃、行政管理制度，貫徹落實(shí)公司各項(xiàng) 管理制度和決議；2、負(fù)責(zé)日常行政工作的管理；3、組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行；4、組織安排公司各種會(huì)議、活動(dòng)等，并擬定有關(guān)文件；5、負(fù)責(zé)檔案管理、公司重要資質(zhì)證件，辦理公司所需各項(xiàng)工商、 稅務(wù)等各項(xiàng)證照，出具相關(guān)證明材料；6、負(fù)責(zé)工商、法律事務(wù)及其外聯(lián)工作；7、協(xié)調(diào)公司部行政人事等工作。二、行政法律文書工作職責(zé)協(xié)助主任完成行政事務(wù)性

3、工作，具體負(fù)責(zé)法律事務(wù)及相關(guān)文書類工作：1、協(xié)助制定、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；2、協(xié)助主任制定行政工作發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃；3、配合主任完善行政管理制度，進(jìn)行日常行政工作的組織和管理；4、負(fù)責(zé)公司協(xié)議審核、修訂，主持?jǐn)M定常用法律文書合同本，負(fù) 責(zé)審查、備案所有合同；5、負(fù)責(zé)相關(guān)法律事務(wù)的協(xié)調(diào)與處理；6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。三、文員工作職責(zé)協(xié)助主任完成公司行政事務(wù)性工作，具體負(fù)責(zé)督辦工作落實(shí)及文秘檔案管理方面工作：1、協(xié)助制定、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；2、負(fù)責(zé)各項(xiàng)具體工作的督辦落實(shí)；3、組織辦好會(huì)議接待及各種活動(dòng)安排并做好各種文件及影音資料的存檔；4、 計(jì)劃和組織落實(shí)各部門申報(bào)各類辦公用品的采買和發(fā)放

4、，監(jiān)督 落實(shí)用品領(lǐng)用登記工作做到帳物清楚、管理有序；5、負(fù)責(zé)組織建立公司固定資產(chǎn)的管理臺(tái)賬和檢查盤點(diǎn)工作；6、全力協(xié)助人力專員做好檔案管理及其他事項(xiàng)工作；7、積極完成完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。四、人事檔案專員工作職責(zé)協(xié)助主任做好公司人力資源管理及公司各項(xiàng)印章、檔案管理，具體職責(zé)如下：1、負(fù)責(zé)建立、健全公司人力資源管理系統(tǒng)，確保人力資源工作按 照公司發(fā)展目標(biāo)科學(xué)化、規(guī)化；2、負(fù)責(zé)制定公司人力資源管理制度、人事檔案管理制度、培訓(xùn)管 理等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施，并根據(jù)公司實(shí)際情況，制定公 司的人力資源計(jì)劃；3、制定和實(shí)施人力資源年度工作目標(biāo)和工作計(jì)劃， 對(duì)公司人員檔 案進(jìn)行統(tǒng)一管理；4、負(fù)責(zé)勞動(dòng)合同的

5、簽訂與管理工作， 進(jìn)行勞動(dòng)關(guān)系管理，代表公 司處理勞動(dòng)事務(wù)；5、辦理員工晉升、調(diào)崗、獎(jiǎng)懲等人事手續(xù)；6、負(fù)責(zé)建立公司各項(xiàng)證照、印章使用管理制度并監(jiān)督落實(shí)；6、嚴(yán)格按照檔案管理辦法負(fù)責(zé)檔案室管理工；7、積極完成完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。五、董事長(zhǎng)辦公室文書職責(zé)1、全力做好董事長(zhǎng)辦公室接待工作；2、組織籌備董事長(zhǎng)召開的各項(xiàng)會(huì)議，準(zhǔn)備會(huì)議文件，并做好會(huì)議錄, 主動(dòng)掌握有關(guān)決議的執(zhí)行情況；3、忠實(shí)執(zhí)行并積極完成董事長(zhǎng)委派的各項(xiàng)任務(wù)，負(fù)責(zé)整理董事長(zhǎng)的 各類資料、文件并分類保管及歸檔；4、負(fù)責(zé)收集及統(tǒng)計(jì)匯總董事長(zhǎng)所需的各類信息；5、協(xié)助董事長(zhǎng)對(duì)公司部發(fā)布重要信息、通知工作；6、負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)文件、茶水準(zhǔn)備、物品

6、有序擺放；文本資料的整理歸 檔；7、完成董事長(zhǎng)臨時(shí)安排的各項(xiàng)工作任務(wù)。行政管理制度總貝卩為保證公司正常的工作秩序和各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，針對(duì)本公司的特點(diǎn)及要求，特制定本行政管理制度。一、工作制度一、工作時(shí)間（一） 公司上班時(shí)間為夏季上午 8:00-12:00 ;下午2:30-6:00，冬季上午 8:00-12:00 ;下午 2:00-5:30。（二）凡屬規(guī)定的節(jié)假日和公休日，均按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）節(jié)假日期間辦公室須安排人員值班。二、請(qǐng)銷假制度（一）員工請(qǐng)事假、病假及其它各類假，均應(yīng)事先請(qǐng)假，事后銷假。 具體要求按關(guān)于員工各種假期的管理規(guī)定執(zhí)行。（二）員工因業(yè)務(wù)需要外出工作，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。

7、三、著裝、禮儀、禮節(jié)規(guī)定（一）員工在工作時(shí)做到服裝整潔、舉止端莊、精神飽滿。（二）員工之間應(yīng)互相尊重、互相幫助，要用自身言行樹立公司形 象。（三）員工在接待來電、來訪時(shí)要用禮貌用語，不得在辦公場(chǎng)所大 聲喧嘩，吵鬧或使用粗魯語言。四、環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)制度（一）各部門應(yīng)負(fù)責(zé)各自辦公室的清潔衛(wèi)生。所有的文件、資料、報(bào)紙要擺放整齊，桌面、地面等要保持清潔。（二）各部門自行負(fù)責(zé)辦公地點(diǎn)的安全、保衛(wèi)、消防工作，定期檢 查，及時(shí)消除存在的隱患。同時(shí)，每一位員工對(duì)公司的安全、保衛(wèi)、 消防中存在的問題均要及時(shí)匯報(bào)、協(xié)助處理的義務(wù)。五、各種辦公設(shè)備的使用制度（一）電腦、復(fù)印機(jī)均由辦公室負(fù)責(zé)維修、維護(hù)。（二）公用

8、車輛由辦公室統(tǒng)一管理調(diào)度。各部門人員因公外出，原 則上派車，在公司車輛調(diào)派不開的情況下，外出人員可乘坐出租車回 程，憑出租車票并注明所辦事務(wù)給與報(bào)銷。六、嚴(yán)守公司機(jī)密制度各部門員工不得向外人泄露公司的經(jīng)營(yíng)策略、 財(cái)務(wù)收支、經(jīng)營(yíng)成 果、員工經(jīng)濟(jì)收入及其他有關(guān)商業(yè)秘密和部情況。各部門要經(jīng)常對(duì)員 工進(jìn)行職業(yè)道德教育，做到不該問的不問，不該講的不講。如有違者， 公司有權(quán)追究責(zé)任。二、辦公用品管理制度一、公司辦公用品由辦公室負(fù)責(zé)管理，并建立辦公用品購(gòu)買、使用 登記制度。二、各部門對(duì)所使用的公司財(cái)產(chǎn)及辦公用品負(fù)有正確使用、妥善保 管的責(zé)任，對(duì)員工有損壞公司財(cái)產(chǎn)、浪費(fèi)辦公用品的行為應(yīng)提出嚴(yán)肅 批評(píng)，并予以制

9、止。對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)及時(shí)做出處理；如有遺失和損壞， 應(yīng)由當(dāng)事人酌情賠償。三、各部門需購(gòu)物品須按月提出購(gòu)買計(jì)劃，由申請(qǐng)部門人員按照“合 理、必須、節(jié)約”的原則填寫辦公用品申請(qǐng)表，由辦公室報(bào)總經(jīng) 理審批執(zhí)行。四、各部門專用或特殊用品需自行采購(gòu)時(shí)，應(yīng)事先征得領(lǐng)導(dǎo)同意后 可自行購(gòu)買，所購(gòu)物品憑發(fā)票及清單交由辦公室核準(zhǔn)報(bào)銷。五、各類物品采購(gòu)后由辦公室專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收、登記、入庫(kù)。六、員工領(lǐng)用物品均需填寫辦公用品領(lǐng)用表。辦公室有責(zé)任不定 期檢查部門保管、使用各類物品的情況。三、車輛及駕駛員管理規(guī)定為加強(qiáng)對(duì)本公司機(jī)動(dòng)車和機(jī)動(dòng)車駕駛員的管理，保障交通安全，根據(jù)有關(guān)法規(guī)，結(jié)合公司具體情況，制定本規(guī)定。一、車輛管理：1

10、、公用車輛由辦公室統(tǒng)一管理調(diào)度，所有車輛鑰匙由辦公室統(tǒng)一保 管。2、若車輛臨時(shí)發(fā)生緊急故障，可由當(dāng)值司機(jī)采取應(yīng)急措施處理，然 后報(bào)告總經(jīng)理。3、公用車輛原則上不得外借或私用，特殊情況須征得總經(jīng)理或董事 長(zhǎng)批準(zhǔn)。4、公司車輛中的考斯特及房車需要外出的，由出車人填寫出車證 明單交辦公室保存并領(lǐng)取車鑰匙，出車證明單中明確記錄出車 時(shí)間及歸還時(shí)間，登記的行車時(shí)間為了提醒出車人在駕駛過程中切記 要安全行駛、遵章行駛。二、駕駛員管理：1、駕駛員要重視交通法規(guī)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自覺遵守交通法規(guī)和增強(qiáng)交通 安全意識(shí)的責(zé)任。2、駕駛員要經(jīng)常對(duì)車輛進(jìn)行安全檢查，及時(shí)排除不安全因素，確保 車況的完好；平時(shí)要對(duì)車輛進(jìn)行愛護(hù)和

11、保養(yǎng)，保持車輛的整潔。3、駕駛員要加強(qiáng)自我修養(yǎng)，提高職業(yè)道德，堅(jiān)持安全禮讓，中速行 駛，做到不開快車、不強(qiáng)行超車、不酒后開車、不闖紅燈、不讓非司 機(jī)駕駛，做到不發(fā)生任何交通事故和違章。4、駕駛員要自覺遵守交通法規(guī)，遵照交通信號(hào)燈行駛。5、駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)定，嚴(yán)守保密紀(jì)律，不該說的不說，不該問的不問；在未接到辦公室的通知，不準(zhǔn)私自出車；堅(jiān)決杜絕開私車。如有違背，一切后果自負(fù)。三、違規(guī)與事故處理：在下列情形之一的違反交通規(guī)則或發(fā)生事故， 由駕駛員負(fù)擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失，并予以行政處分直至辭退。1、無證駕駛。2、未經(jīng)許可將車借予他人使用。3、違反交通規(guī)則。4、意外事故造成車輛損壞，在扣除保險(xiǎn)金額后

12、，視實(shí)際情況由公司 負(fù)擔(dān)。5、因個(gè)人原因發(fā)生交通事故后，如需向受害當(dāng)事人賠償損失，扣除 保險(xiǎn)金額后，其差額由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。四、若駕駛員違章將依照“誰違章、誰負(fù)責(zé)、誰處理”的原則由違章 者自行處理，若有不處理者，公司將按規(guī)定從其工資及年終獎(jiǎng)金中扣 除因其違章所需繳納的罰款等費(fèi)用。五、在行駛過程中若因公司領(lǐng)導(dǎo)有緊急事務(wù)授權(quán)駕駛員違章的，由駕駛員提出申請(qǐng)經(jīng)乘坐領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后由公司處理違章事宜。四、員工請(qǐng)假管理辦法為規(guī)公司人力資源管理程序，保證請(qǐng)假制度的規(guī)性、連續(xù)性，加 強(qiáng)人事管理，在保證員工利益的同時(shí)規(guī)員工行為，特制定本辦法。、請(qǐng)假1、員工填寫員工請(qǐng)假登記表，注明請(qǐng)假種類、假期、時(shí)間、事由 等。普通員

13、工請(qǐng)假先向部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)超期限后需向公司總經(jīng)理申請(qǐng)。部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假直接向總經(jīng)理或董事長(zhǎng)申請(qǐng)。若事先無法請(qǐng)假， 可直接請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人或公司總經(jīng)理， 假期結(jié)束后補(bǔ)填員工請(qǐng)假登 記表。2、假前須交接好各項(xiàng)工作，確保工作連續(xù)性。3、超假期應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4、請(qǐng)假期間若遇法定假期，請(qǐng)假假期不順延。5、假滿回公司銷假，通報(bào)辦公室，并交接工作。二、假類及規(guī)定（一）事假1、員工若因個(gè)人事務(wù)，必須由本人處理，可以申請(qǐng)事假。一般情況 下每次申請(qǐng)連續(xù)事假不得超過10天，每月最多可申請(qǐng)事假累計(jì)不得 超過15天，全年累計(jì)事假不得超過 30天2、員工請(qǐng)事假須至少提前一天申請(qǐng)并填寫 員工請(qǐng)假登記表。普通 員

14、工事假在2天（含）以下的需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，事假超過 3天 需經(jīng)總經(jīng)理審批同意后方可休假， 否則按照曠工處理；中層以上員工 事假需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批同意后方可休假，否則按照曠工處理。3、若員工直系親屬住院需本公司員工護(hù)理者，可請(qǐng) 3天護(hù)理假。直 系親屬有重大喜慶日（嫁娶等），享受2天假日。（二）、病假1、員工因病請(qǐng)假2天（含）以的可由部門負(fù)責(zé)人酌情處理，2天以 上病假需持醫(yī)院出具的診斷證明經(jīng)總經(jīng)理審批同意后方可休假。2、員工班前患急癥，應(yīng)委托他人及時(shí)向所在部門負(fù)責(zé)人代請(qǐng)假，并 于就診之日起3天持急診病假證明補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)，超過送交期限按事 假處理。無病假條不上班者，按曠工處理。3、偽造病假證明

15、或因打架、斗毆及其他不法行為而致傷者，均不能 按病假處理。4、以病休為名，在外從事其他勞動(dòng)的員工，公司有權(quán)單方解除與其 勞動(dòng)關(guān)系。（三）工傷假：按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）婚假1、凡在公司工作期間登記結(jié)婚的員工均可申請(qǐng)享受婚假?；榧俦仨氈辽偬崆?天向公司總經(jīng)理提出申請(qǐng)。2、婚假假期為7天，如果結(jié)婚地點(diǎn)在工作以外城市的可按照實(shí)際情 況給予路程假。3、婚假應(yīng)當(dāng)在登記結(jié)婚當(dāng)時(shí)一次休完，逾期不休或少休的，視為自 動(dòng)放棄休假。4、超出假期按曠工處理。（五）喪假1、公司員工直系親屬去世，可申請(qǐng)喪假；非直系親屬去世請(qǐng)假，按 事假處理。2、喪假假期為3天，工作地點(diǎn)以外城市的按照實(shí)際情況給予路程假。3、喪假期間工資正

16、常計(jì)發(fā)。4、超過假期按曠工處理（六）產(chǎn)假1、產(chǎn)假必須提前15天向公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)提出申請(qǐng)。女員工婚 育產(chǎn)假為100天，其中產(chǎn)前可休假15天。剖腹產(chǎn)可增加產(chǎn)假15天, 多胞胎每多一胎增加15天。2、公司員工的妻子產(chǎn)子期間，該員工可以請(qǐng) 7天護(hù)理假（產(chǎn)假）。3、產(chǎn)假期間若遇法定假期，產(chǎn)假假期不順延。4、生育不滿一周歲嬰兒的女員工，每天有 1個(gè)小時(shí)（含路途時(shí)間） 的哺乳假，可晚上班半小時(shí)和早下班半小時(shí)， 不允許工作時(shí)間中途離 崗，不可逐日累計(jì)。5、超過假期按曠工處理。三、檢查公司授權(quán)辦公室對(duì)各種休假進(jìn)行檢查，對(duì)于在員工休假管理方面 存在弄虛作假、隱瞞休假真實(shí)原因等違規(guī)行為的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將根據(jù) 情節(jié)

17、輕重及影響程度，除給予當(dāng)事人通報(bào)批評(píng)和按照曠工處理外，還將給予當(dāng)事人及直屬領(lǐng)導(dǎo)200元以上的處罰。五、公司印鑒使用管理辦法為規(guī)公司印鑒的管理，維護(hù)公司印鑒使用的權(quán)威性、 嚴(yán)肅性和安 全性，保障公司工作的順利開展，現(xiàn)對(duì)公司印章的使用管理作如下規(guī) 疋：1、公司辦公室負(fù)責(zé)公司行政公章和合同專用章的印鑒管理工作，監(jiān)督行政公章及合同專用章的保管和使用；2、公司設(shè)立印章管理登記制度，使用以及領(lǐng)取、歸還印章時(shí)應(yīng)予以 審批和登記；3、辦公室人員要樹立高度的責(zé)任心，保證印章保管和使用的安全。 除董事長(zhǎng)或總經(jīng)理同意外，不得擅自轉(zhuǎn)交他人代管；4、公司各部門因公務(wù)需加蓋公司行政公章、合同專用章的，由經(jīng)辦 人填寫印鑒使

18、用審批表；經(jīng)部門經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人簽字，董事長(zhǎng) 或總經(jīng)理審批；5、公司員工因私事需出具證明而使用公司行政公章的，由需使用的員工在公司辦公室填寫印章使用審批單，根據(jù)所證明的事項(xiàng)涉及 的部門由相關(guān)部門經(jīng)理或者負(fù)責(zé)人簽字，董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審批；6、辦公室人員應(yīng)對(duì)文件容和印鑒使用審批表上載明的簽署情況 予以核對(duì)，經(jīng)核對(duì)無誤的方可蓋章，并將蓋章的文件原件存檔保管， 在確實(shí)無法留存原件時(shí)以復(fù)印件存檔；7、未經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理同意，不得在空白公文紙和未填好容的介紹 信、證明以及合同上蓋章。8、印章原則上不允許帶出公司，對(duì)確需將印章帶出使用的，應(yīng)在填 寫印鑒使用審批表時(shí)載明事項(xiàng)，經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審核同意后， 由兩人以上共同前往，方可攜帶使用。9、已蓋章的文件若不能使用，必須交回辦公室銷毀。五、檔案管理辦法為加強(qiáng)檔案管理，結(jié)合本公司實(shí)際情況，采取集中與分散相結(jié)合,以集中管理為主，確保各類檔案的完整與安全，特制定本辦法1、公司辦公室負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作。2、公司各部門及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書、建設(shè)項(xiàng)目、 實(shí)物、聲像等文件材料，及時(shí)整理、立卷，定期歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)填 寫檔案目錄一式兩份，經(jīng)雙方清點(diǎn)核對(duì)無誤后，雙方在文件交接記 錄表上簽字。3、查閱、