公司總部辦公管理制度

1、1. 目的為加強(qiáng)公司總部辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制 定本制度2. 原則2.1 辦公管理貫徹 “規(guī)范、效率、效益”的理念2.1.1 規(guī)范 : 以制度規(guī)范辦公管理2.1.2 效率：有助于提高整體工作效率2.1.3 效益：減少資源耗費(fèi)，降低成本3. 范圍3.1 辦公管理的范圍包括 :3.1.1 檔案管理3.1.2辦公用品管理3.1.3郵發(fā)管理3.1 4 文件打印管理3.1.5辦公現(xiàn)場管理4. 檔案管理4.1 歸檔范圍 :4.1.1由公司總部接收和發(fā)出的正式公文4.1.2公司總部接收和發(fā)出的重要文書，主要指及總部及下屬公司各類規(guī)劃、年度計劃、規(guī)章制度、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計報告及報表、勞動

2、工資報告及報表、經(jīng)營情況報告及報表、公司級會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)報告、決議、合同、協(xié)議、項目方案、通告、傳真電報4.1.3 總部職員及下屬公司委派人員人事檔案、委任書4.1.4 各類證書4.1.5 以上內(nèi)容的電子檔案4.2 檔案管理由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)，規(guī)范編碼，設(shè)立卷 宗。密級檔案必須保證安全4 3 檔案的借閱與索取4.3.1 專業(yè)經(jīng)理以上級借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦 理借閱手續(xù)，直接提檔4.3.2 部門總經(jīng)理借閱機(jī)密級以下密級檔案可通過檔案管理人 員辦理借閱手續(xù)，直接提檔4.3.3 總裁可直接提檔所有檔案4.3.4 公司其它人員借閱絕密級文件需由總裁簽準(zhǔn)，需借閱其它密級檔案時 , 需經(jīng)

3、部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ,并辦理借閱手續(xù)4.3.5 借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和 保密 ,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總裁批 準(zhǔn)方可復(fù)制，一般內(nèi)部檔案由綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。4.4 檔案的銷毀：4.4.1 任何組織或個人無權(quán)隨意銷毀歸檔的檔案材料4.4.2 若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方 可銷毀，一般內(nèi)部檔案，經(jīng)綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀4.4.3 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清 單 , 由專人監(jiān)督銷毀5. 公文打印管理5.1 本制度所指公文為公司對外的請示、報告及其它文書，對

4、內(nèi)的以總部或部門名義發(fā)布的各類正式文件5.2 公司公文的打印工作由綜合管理部負(fù)責(zé)5.3 各部打印的公文、文件須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交綜合管 理部統(tǒng)一打印5.4 各部門打印的公文、文件一式兩份交綜合管理部統(tǒng)一存盤6. 辦公用品的管理6.1 辦公室用品的采購6.1.1 綜合管理部制定每月辦公用品計劃及預(yù)算，報總經(jīng)理批 準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)采購6.1.2 負(fù)責(zé)采購人員要做到價格合理、數(shù)量適中、品種滿足工 作需要6.2 辦公用品入庫6.2.1 采購人員購入的物品必須附有合格證及入倉單，倉庫保 管員收票時要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即 拆包清點(diǎn)數(shù)目 , 如發(fā)現(xiàn)實物與入倉單數(shù)量、規(guī)格不符

5、，應(yīng)向交貨人提出并通 知有關(guān)負(fù)責(zé)人6.2.2 庫房物資存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別設(shè)帳6.2.3 物資入庫后，應(yīng)當(dāng)日入帳。所有帳冊、帳單要填寫整潔、 清楚、計算準(zhǔn)確，不得隨意涂改6.2.4 物資出庫須填出庫單，經(jīng)綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可 出庫6.2.5 庫房物資一般不可外借特殊情況由綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)6.3 辦公用品發(fā)放6.3.1 綜合管理部按計劃分發(fā)給各部門，由部門負(fù)責(zé)人指定專 人領(lǐng)發(fā)6.3.2 計劃以外辦公用品領(lǐng)用，須經(jīng)綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)方 可領(lǐng)用6.3.3 新聘人員辦公用品，綜合管理部根據(jù)部門提供的名單， 負(fù)責(zé)為其配備7. 郵發(fā)管理7.1 7.1 綜合管理部統(tǒng)一管理各部室郵

6、發(fā)信件、 郵件。 所有公 發(fā)信件、郵件由收發(fā)員登記，負(fù)責(zé)寄發(fā)7.2 綜合管理部負(fù)責(zé)在每年根據(jù)各部門的需要制訂報刊訂閱計 劃報總裁審核批準(zhǔn)后，辦理有關(guān)訂閱手續(xù)7.3 綜合管理部指定一名報刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報刊進(jìn)行處 理、分類登記，并及時送達(dá)有關(guān)部門8. 辦公現(xiàn)場管理8.1 員工形象的基本要求8.1.1 衣冠整潔、得體，按規(guī)定佩帶公司標(biāo)志8.1.2 男員工不得留長發(fā)、胡須，女員工應(yīng)化淡妝8.2 工作行為要求8.2.1 坐立規(guī)范，舉止文雅大方8.2.2不聊天喧嗶8.2.3不隨意串崗8.2.4不用電話閑聊8.2.5不做與工作無關(guān)的事8.2.6三加重要會議注意關(guān)閉手提電話、 bp 機(jī)（或置震動檔）8.3 辦公環(huán)境要求8.3.1每天下班前整理一次辦公環(huán)境8.3.2辦公桌上擺放物品簡潔、整齊8.3.3辦公區(qū)內(nèi)潔凈有序8.3.4辦公區(qū)內(nèi)不任意懸掛、張貼物品8.3.5辦公區(qū)內(nèi)除會客室外嚴(yán)禁吸煙9. 附則9.1 綜合管理