人事檔案管理制度相關(guān)表格.doc

1、 人事檔案管理制度相關(guān)表格撰寫人：_日 期：_人事檔案管理制度相關(guān)表格_【人】字（_）第_號簽發(fā)人：_關(guān)于_人事檔案管理_通知各公司：為規(guī)范_人事檔案管理，保證人事資料的完整性與準確性，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、電子檔案管理1.電子信息錄入。檔案管理員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實習人員）當天及時對其所有相關(guān)個人信息進行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一個星期之內(nèi)全部錄入eas人事系統(tǒng)。2.電子信息更新。員工個人信息發(fā)生變動時，需及時對其電子信息進行更新。二、紙質(zhì)資料管理（一）收集檔案管理員在收集人事檔案資料時，要仔細核對資料信息，保證資料完整、真實、有效，資料收

2、集齊全后須及時整理歸檔。（二）整理1.人事檔案分類人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基本檔案資料、其他檔案資料、離職檔案資料三大類;其中基本檔案資料和其他檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時需要辦理的資料。（1）基本檔案資料管理人員基本檔案資料主要包括：實習期資料（校園招聘大學生）、入職基本資料、試用期資料、轉(zhuǎn)正資料、證件（書）資料共五類;員工基本檔案資料主要包括：入職基本資料、試用期資料、轉(zhuǎn)正資料、證件（書）資料共四類;（2）其他檔案資料其他檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會根據(jù)實際情況定期或不定期的更新。其他檔案資料分類累積類資料：是指不可用新版替

3、代舊版的其他檔案資料，這一類資料需要累積存入人事檔案中;更新類資料。是指可用新版替代舊版的其他檔案資料，這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出，新版存入）。管理人員其他檔案資料（累積類）主要包括：培訓（學習）總結(jié)資料、管理干部履歷表及干部直系家屬工作情況登記表、任免類文件、調(diào)動交接資料共四類;其他檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協(xié)議、廉潔協(xié)議資料、體檢資料共兩類。員工其他檔案資料（累積類）主要包括：培訓（學習）資料、調(diào)動交接資料兩類;其他檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協(xié)議資料、廉潔協(xié)議資料、體檢資料兩類。（3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續(xù)時

4、需填寫、上交、歸檔的檔案資料。三、檔案組卷、存放規(guī)定1.有條件的單位應當設立專用的檔案室，辦公條件不足以設立檔案室的，應當設立專用的鐵質(zhì)檔案柜。檔案存入箱柜時排列要系統(tǒng)，重要檔案要專柜存放。2.每位員工的人事資料使用人事檔案袋，檔案袋一面貼上基本檔案目錄并注明檔案內(nèi)的資料，必要時可統(tǒng)一使用（長）32cm_（寬）6cm_（高）22cm的檔案盒存儲檔案。3.檔案盒背側(cè)應當貼有統(tǒng)一的檔案名稱及檔案號。4.檔案盒內(nèi)首頁應當設置檔案索引表。5.根據(jù)制度有關(guān)檔案分類的規(guī)定，設置檔案盒。檔案子類別、文件數(shù)量較多的情況下，應當設立檔案分類分文件夾。6.歸檔的文件材料，必須用統(tǒng)一的報告紙、擬稿紙書寫，一律使用碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆或鉛筆。五、管理原則1.行政人事部設立檔案管理員，對人事檔案進行統(tǒng)一管理，原則上管理人員檔案資料終身保存，生產(chǎn)工人檔案至少保留兩年;2.員工調(diào)離原公司時，原公司檔案管理員需對其檔案資料進行檢查，并抽出檔案資料中的勞動合同資料存于原公司。員工調(diào)出時還需與原公司簽訂勞動合同補充條款一式兩份：一份存入檔案資料里