試論數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析

1、試論數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析 試論數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)稱作是數(shù)字化檔案管理的“命脈。在?IS0154891信息與文件文件管理?中明確指出：數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)是自始至終地描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理的數(shù)據(jù)。數(shù)字化檔案需要真實、完整、可靠、可利用性，元數(shù)據(jù)始終貫徹著數(shù)字檔案化并與其背景結(jié)構(gòu)和內(nèi)容緊密相連，只有通過數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)才能實現(xiàn)。這就是“命脈所在。 數(shù)字化檔案的憑證價值，取決于元數(shù)據(jù)的整體性，如果對于某份數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)整體中某一項元數(shù)據(jù)缺失，那么該份數(shù)字化檔案的憑證價值也就喪失。因此元數(shù)據(jù)的實施一定要標(biāo)準(zhǔn)化，要想保證元數(shù)據(jù)在實施中的整體性，

2、只能依靠標(biāo)準(zhǔn)化。 1數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵 在現(xiàn)有的國際、國內(nèi)、行業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)的根底之上，才能實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析，這些是針對具體的數(shù)字化檔案類型、用戶、業(yè)務(wù)管理流程等采用科學(xué)的方法所進(jìn)行的元數(shù)據(jù)模型中元數(shù)據(jù)功能項的設(shè)置分析及對其描述的過程。這個功能的意思是要基于元數(shù)據(jù)元素、元數(shù)據(jù)模型。根據(jù)這一定義，應(yīng)該明確的是，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學(xué)的方法。 2 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源 數(shù)字化檔案管理需求分析的信息源，是以數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權(quán)威性文獻(xiàn)、數(shù)字化檔案本身、用戶等。

3、 就其本身而言的話，數(shù)字化檔案的分類豐富，有多媒體數(shù)字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數(shù)字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關(guān)于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數(shù)字化檔案的管理元數(shù)據(jù)范圍的需求分析。 針對權(quán)威性文獻(xiàn)而言，權(quán)威性文獻(xiàn)可以分為法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、標(biāo)準(zhǔn)、最正確實現(xiàn)及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國內(nèi)外的有關(guān)文件管理、檔案管理和數(shù)字化檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、最正確實踐及理論中存在著的有關(guān)對數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析。 針對用戶而言，信息源的分析范圍可以是對文件管理者、檔案管理者、數(shù)字化檔案管理者、計算機(jī)系統(tǒng)管理員以及數(shù)字化檔案利用者

4、所提出的分析方法。 3 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析方法 在數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)領(lǐng)域中，對數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)進(jìn)行需求分析，要采用科學(xué)的方法才能保證其分析的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。筆者認(rèn)為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。 3.1自上而下演繹分析法 3.1.1文獻(xiàn)參考法 文獻(xiàn)參考法，以“文獻(xiàn)形式表述有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、標(biāo)準(zhǔn)等，以保證符合現(xiàn)行法律的規(guī)定，是從“文獻(xiàn)的抽象到具體數(shù)據(jù)元確實定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻(xiàn)中概括出數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的需求。美國匹茲堡大學(xué)的元數(shù)據(jù)工程是運用此法的主要代表工程，該工程主要研究文件管理的中憑證性功能要求。 3.1.2理論推導(dǎo)

5、法 從文件管理理論出發(fā)進(jìn)行歸納演繹，以層層遞進(jìn)的邏輯來驗證數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的合理性，即是理論推導(dǎo)法。 目前流行的文件管理理論主要有：文件連續(xù)體理論、文件生命周期理論和文件運動理論。不管采取哪種理論作為我們的研究依據(jù)，都對數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求均具有一定的指導(dǎo)意義。 以澳大利亞元數(shù)據(jù)研究工程?教育、研究與產(chǎn)業(yè)合作工程?為例，他們所制定的元數(shù)據(jù)主要依據(jù)澳大利亞所獨創(chuàng)的“文件連續(xù)體理論；而加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)研究工程?數(shù)字化檔案完整性保存工程?那么依據(jù)的是文件運動理論理論。按照我國目前的檔案管理相關(guān)理論，我們要采取在我國比擬流行的文件生命周期理論。 3.2自下而上歸納分析法 3.2.1調(diào)

6、查訪問法 通過對文件創(chuàng)立人員、文件管理人員等相關(guān)的專業(yè)人員等進(jìn)行跟蹤訪談和數(shù)據(jù)分析，按照用戶的實際需要，在大數(shù)據(jù)的根底上得出數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求。另外用到此方法的是在跨國聯(lián)合工程文件永久性憑證性問題在電子系統(tǒng)里的應(yīng)用。 3.2.2流程實際法 按照檔案實際管理的業(yè)務(wù)流程為根底，通過數(shù)字化檔案在管理過程中的運動為分析的切入點進(jìn)行需求分析。研究者持有這類分析方法會認(rèn)為文件管理流程和元數(shù)據(jù)是分不開的，所以，要理解元數(shù)據(jù)，就要緊緊聯(lián)系數(shù)字化檔案管理流程實際，值得注意的是，不是傳統(tǒng)的手工管理業(yè)務(wù)流程。 以上方法各有優(yōu)劣，如文獻(xiàn)參考法，可以從宏觀上保證建立的數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)具有合法性和憑證性，但建立

7、的標(biāo)準(zhǔn)過于寬泛；理論推導(dǎo)法，可以保證其合理性和系統(tǒng)性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)偏向理論性，實用性不強(qiáng)；基于用戶訪問法建立的標(biāo)準(zhǔn)，其實用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統(tǒng)性；流程實際法，即使具有可行和運用性范圍依舊被局限。所以說，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析時，需要綜合作用各類所學(xué)多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)更全面和客觀的需求。 4關(guān)于數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析體系模擬建構(gòu) 在以上探討數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵、信息源及方法的根底上，筆者嘗試模擬建構(gòu)需求分析體系。 首先，根據(jù)具體行業(yè)、應(yīng)用領(lǐng)域的目標(biāo)與特點，確定數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻(xiàn)、數(shù)字化檔案本身、用戶、數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)流程等方面。其次，對需求分析信息源進(jìn)行分類整理、審讀，綜合采用科學(xué)的方法對信息源進(jìn)行分析，簡練出數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)的需要并形成需求陳述。再次，針對各需求陳述進(jìn)行元數(shù)據(jù)的提煉，將提煉到的元數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，再將具體的元數(shù)據(jù)納入到分析框架。最后，判斷元數(shù)據(jù)元素項的設(shè)置，形成數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)體系模型。 參