合同審核管理制度

1、本制度詳見內(nèi)蒙古煙草專賣局(公司)投資管理處關(guān)于重 新修訂多元化企業(yè) 管理規(guī)章 的通知 ()合同審核管理制度第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)多元化企業(yè)的合同管理，規(guī)范審核流 程，保障企業(yè)合法權(quán)益，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)依法 經(jīng)營(yíng)、依法管理，根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法及相關(guān)法 律、法規(guī)，結(jié)合多元化企業(yè)實(shí)際，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所適用的合同范圍，包括全區(qū)具有獨(dú)立 法人資格的多元化商業(yè)企業(yè)及其合法授權(quán)的企業(yè)部門與自 然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利、義 務(wù)關(guān)系的協(xié)議。即買賣合同、借款合同、租賃合同、建設(shè)工 程合同、內(nèi)部合同、技術(shù)合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同、承包 合同、聯(lián)營(yíng)合同、采購(gòu)

2、合同、服務(wù)合同、物業(yè)合同等。第三條 合同作為明確合同雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)，具有 法律約束力，故凡在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中以公司名義與外界發(fā)生 經(jīng)濟(jì)往來的，應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同。第四條 勞動(dòng)人事合同管理另行規(guī)定，不適用本規(guī)定。第五條 本制度所指合同均采用書面形式，有關(guān)修改合 同的文書、圖表、傳真件、附件等均視為合同的組成部分。 第二章 合同審核機(jī)構(gòu)與職責(zé)第六條 合同審核實(shí)行投資管理處領(lǐng)導(dǎo)、法制部門與各 多元化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核會(huì)簽的責(zé)任制原則 第七條 法制部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的下列內(nèi)容進(jìn)行審核：（一）合同的形式。合同應(yīng)采用法律、行政法規(guī)規(guī)定的 形式或當(dāng)事人約定的形式。國(guó)家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的， 應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本。（二

3、）合同的實(shí)質(zhì)性條款。 主要有： 合同標(biāo)的是否合法； 合同內(nèi)容是否合法；雙方當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé)任是 否明確；文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、妥當(dāng)。合同實(shí)質(zhì)性條款 包括以下內(nèi)容：1. 當(dāng)事人的名稱（姓名）和住所；2. 標(biāo)的；3. 數(shù)量；4. 質(zhì)量；5. 價(jià)款或者酬金；6. 付款方式；7. 履行期限、地點(diǎn)和方式；8. 違約責(zé)任；9. 解決爭(zhēng)議的方法；10. 依據(jù)法律規(guī)定或按合同性質(zhì)必須具備的條款。（三）合同的效力。簽訂合同應(yīng)主體合格，意思表示真 實(shí)，標(biāo)的合法，不損害社會(huì)公共利益，不違反法律、行政法 規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。合同依法成立時(shí)即生效，對(duì)雙方具有約束 力。四）與合同業(yè)務(wù)有關(guān)的其他法律問題。（五）需要

4、審核的其他內(nèi)容。第八條 各多元化企業(yè)負(fù)責(zé)對(duì)合同的下列內(nèi)容進(jìn)行審 核：（一）履行合同所需資金、資產(chǎn)是否符合國(guó)家財(cái)經(jīng)法律 法規(guī)及單位有關(guān)規(guī)章制度；（二）履行合同資金安排的可行性、合理性；（三）合同中有關(guān)價(jià)款、 酬金條款及結(jié)算條款的合法性、 適當(dāng)性（是否采取分期付款方式、對(duì)方合同履行是否留有質(zhì) 保金）及對(duì)我方的影響；（四）價(jià)款、酬金和結(jié)算的正確性、合理性；（五）需要審核的其他內(nèi)容。第九條 標(biāo)的額在 10 萬元以上的合同，必須由各多元化企業(yè)法律顧問進(jìn)行審核并出具法律意見書。第三章 合同的審核程序第十條 凡進(jìn)行商品交易或經(jīng)濟(jì)協(xié)作活動(dòng)，除即時(shí)結(jié)清 的外，都必須簽訂書面合同。國(guó)家或地方相關(guān)部門發(fā)布合同 示范

5、文本的，依照規(guī)定使用。第十一條 合同審核部門審核工作完成后應(yīng)在“合同會(huì) 簽單”（附件 1）相應(yīng)的欄目中簽署審核意見。合同審核的基本程序： （1）企業(yè)擬定合同所在部門準(zhǔn)備送審材料（需要出具 法律意見書的合同，法律意見書隨材料一并送審）（2 ）企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審核-（3）法制部門進(jìn)行審核-（4）投資管理 處分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核（5）企業(yè)法定代表人（或授權(quán)委托人） 審批（6 ）修改合同形成合同正式文本。（一）合同承辦部門需送審的材料：1. 合同項(xiàng)目立項(xiàng)審批意見（領(lǐng)導(dǎo)批示或相關(guān)會(huì)議的會(huì)議 紀(jì)要等）；2. 擬簽訂合同文本，不能是空白格式合同或缺少具體要 素的合同；3. 合同背景資料。按規(guī)定需經(jīng)招投標(biāo)程序或其它法

6、定程 序進(jìn)行的合同項(xiàng)目，還應(yīng)提供招投標(biāo)和其它有關(guān)文件資料。 項(xiàng)目經(jīng)過招標(biāo)的，附相關(guān)招投標(biāo)文件；4. 合同審核部門在審核過程中需要向承辦部門進(jìn)一步了 解具體情況的相關(guān)資料；5. 合同會(huì)簽單，必須有分管領(lǐng)導(dǎo)的審核意見；6. 續(xù)簽的合同，在材料送審時(shí)，應(yīng)當(dāng)附原生效的合同文 本。（二）法制部門應(yīng)在收到送審合同之日起 2 個(gè)工作日內(nèi) 出具審核意見；重大合同（標(biāo)的額在 50 萬元以上的）在 3 個(gè)工作日內(nèi)出具審核意見。（三）報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批并形成正式合同。合同承辦部門按照 審核部門的審核意見，修改合同文本，并與合同簽約對(duì)方協(xié) 商，形成合同正式文本，分別報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和法定代表人（或 授權(quán)委托人） 審批。 分管領(lǐng)導(dǎo)和

7、法定代表人 （或授權(quán)委托人） 應(yīng)在“合同會(huì)簽單”（附件 1）相應(yīng)的欄目中簽署審批意見。第十二條 承辦部門在簽訂合同的準(zhǔn)備工作中，應(yīng)對(duì)合 同簽約對(duì)方的主體資格、資信情況和對(duì)方擬訂的合同內(nèi)容審查：1. 合同主體審查。主要有：簽約對(duì)方單位或個(gè)人是否具 有簽約主體資格，經(jīng)營(yíng)范圍，履約能力，資信情況及委托代 理權(quán)限。審查執(zhí)照、許可、證明或授權(quán)等書面材料時(shí)，應(yīng)當(dāng)核對(duì) 原件。其文本為復(fù)印件時(shí)，提交方須加蓋企業(yè)公章，承辦部 門須加注“與原件核對(duì)無誤”的字樣，并由核對(duì)人簽字。合同 對(duì)方為委托代理人身份的，應(yīng)當(dāng)留存委托代理書原件。2. 合同手續(xù)的審查。主要有：委托代理手續(xù)，法律、法 規(guī)規(guī)定須經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)、登記的

8、手續(xù)等。3. 對(duì)方擬訂合同內(nèi)容的初步審查。主要有：合同約定的 主要內(nèi)容、條款是否完整、可操作性；權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé) 任是否明確；文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)、妥當(dāng)；是否符合我 方意愿等。第十三條 法制部門經(jīng)過審核，應(yīng)按以下情況分別做出 處理：（一）沒有合同立項(xiàng)審批文本的，退回合同承辦部門；（二）材料不齊全的，通知合同承辦部門補(bǔ)齊；（三）符合審核條件的，出具書面審核意見；（四）已經(jīng)生效或正在履行的合同，不予審核，但按有 關(guān)規(guī)定需要對(duì)已生效或正在履行的合同進(jìn)行重新修改、補(bǔ)充 的除外。（五）各審核部門在審核合同時(shí)， 發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、 遺漏、 不妥，需要修改時(shí)，應(yīng)連同全部文件退還合同承辦部門或承辦人（六）合同

9、承辦部門或承辦人修改之后應(yīng)重新申請(qǐng)審 核，審核期限重新計(jì)算。審核部門應(yīng)及時(shí)提出審核意見，不 得拖延。第十四條 合同審核應(yīng)按送審的先后順序進(jìn)行，審核部 門要在第一條規(guī)定的期限內(nèi)審核完畢。因送審部門未及時(shí)提供相關(guān)材料，導(dǎo)致審核部門未能 在規(guī)定期限內(nèi)完成審核的，審核部門不承擔(dān)遲延審核責(zé)任。第十五條 對(duì)相關(guān)部門提出的口頭或電話咨詢，審核部 門可以給予口頭解答，但不得作為審核部門的正式審核意 見。第四章合同的簽訂第十六條 合同承辦部門將簽約對(duì)方已簽章的合同正 式文本和審核部門及其領(lǐng)導(dǎo)已簽署意見的“合同會(huì)簽單”報(bào)法 定代表人或其授權(quán)委托人在合同文本上簽字，由辦公室加蓋 單位印章。辦公室蓋章（用?。┤藛T要在

10、“合同會(huì)簽單”中簽 字并注明蓋章合同的份數(shù)。蓋章（用?。┤藛T用章（印）后， 應(yīng)立即進(jìn)行登記，做好印章使用臺(tái)帳記錄工作。第十七條 各多元化企業(yè)的職能部門和內(nèi)部機(jī)構(gòu)，非經(jīng) 單位法定代表人的合法授權(quán)，不得以單位或自身的名義對(duì)外 簽訂、變更和解除合同。第十八條 各多元化企業(yè)對(duì)外簽訂合同應(yīng)使用本單位 公章（或合同專用章），不得加蓋內(nèi)部機(jī)構(gòu)章等其他印鑒。第十九條 合同約定簽字生效的，合同應(yīng)由公司法定代表人或公司法定代表人書面授權(quán)的委托的代理委托人簽訂（一）代理簽訂合同，應(yīng)持有法定代表人簽發(fā)并加蓋本 單位公章的授權(quán)委托書 （附件 2 ），在授權(quán)的范圍內(nèi)簽訂 合同。（二）授權(quán)委托書采取一事（合同）一授權(quán)的原則

11、， 合同一經(jīng)履行，委托事項(xiàng)即行終止。（三）委托書應(yīng)具備下列內(nèi)容：1. 委托人與受委托人的名稱、姓名、職務(wù)；2. 委托事項(xiàng)；3. 委托權(quán)限范圍、轉(zhuǎn)委托條件；4. 委托日期及期限；5. 其他法律規(guī)定或委托雙方約定的事項(xiàng)。第二十條 辦理委托授權(quán)手續(xù)，應(yīng)持有審核部門及領(lǐng)導(dǎo) 已簽署意見的“合同會(huì)簽單”及其合同文本。第二十一條 合同簽訂過程中，法律、行政法規(guī)或國(guó)家 政策規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記、公證等手續(xù)或企業(yè)認(rèn)為需要 公證、鑒證的合同，應(yīng)當(dāng)依法辦理批準(zhǔn)、登記、公證、鑒證 等手續(xù)。第二十二條 合同交付。雙方簽字蓋章的合同正式文本 由承辦部門負(fù)責(zé)交付對(duì)方。一般情況下，我方應(yīng)持有雙方簽 字蓋章的合同正式文本不少

12、于 2 份。第二十三條 對(duì)方是委托人簽字的必須持有其法定代 表人的授權(quán)委托書。第五章 合同的變更與解除第二十四條 合同在履行過程中需要變更、解除的，應(yīng) 依據(jù)法律規(guī)定或合同約定，在合理期限內(nèi)與簽約對(duì)方進(jìn)行協(xié) 商，書面函告，限期答復(fù)。第二十五條 合同承辦部門在收到對(duì)方要求變更或解 除合同的正式文件、信函、傳真、電報(bào)后，必須及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng) 導(dǎo)立即處理， 并在有效期限內(nèi)正式答復(fù)對(duì)方。 超過期限答復(fù)， 造成嚴(yán)重后果的，承辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。涉及經(jīng)濟(jì)糾紛 的復(fù)電、復(fù)文，須經(jīng)合同審核部門審閱后，方能發(fā)出。第二十六條 變更、解除合同的審批程序，與原合同訂 立的審批程序相同。 “變更、解除合同審批單”見附件 3

13、。經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的合同，如合同中未約定變更、解 除條件的，所達(dá)成的變更、解除協(xié)議，報(bào)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn) 生效。經(jīng)公證、鑒證的合同，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，應(yīng)報(bào) 原公證、鑒證機(jī)關(guān)備案。聯(lián)營(yíng)、承包、租賃、涉外等合同的變更或解除，法律、 法規(guī)規(guī)定有特別程序的，應(yīng)按特別程序辦理。第二十七條 變更、解除合同必須采取書面形式（包括 當(dāng)事人雙方的信函、電報(bào)、電傳等） 。第二十八條 合同的變更、解除，應(yīng)符合中華人民共 和國(guó)合同法的規(guī)定，同時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：（一）合同的主體變更，應(yīng)征得對(duì)方的同意；（二）合同的內(nèi)容變更，凡涉及雙方實(shí)體權(quán)利義務(wù)的， 均應(yīng)清楚明確地記；（三）有擔(dān)保條款的合同變更，被擔(dān)保方應(yīng)當(dāng)出具書

14、面 意見，并應(yīng)征得原擔(dān)保單位同意，由原擔(dān)保單位在變更協(xié)議 上加蓋原擔(dān)保單位印章。第六章 糾紛處理第二十九條 合同在履行過程中產(chǎn)生的糾紛，應(yīng)按中 華人民共和國(guó)合同法 、中華人民共和國(guó)民事訴訟法等有 關(guān)法律、法規(guī)和本辦法妥善處理。第三十條 合同糾紛先由承辦部門負(fù)責(zé)協(xié)商處理，協(xié)商 不成的，由法制部門配合承辦部門通過法律手段處理。第三十一條 處理合同糾紛的原則：（一）堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩，法律沒有規(guī) 定的以國(guó)家政策或合同有效條款為準(zhǔn)。（二）以雙方協(xié)商解決為基本方法。（三）因?qū)Ψ皆蛞鸬暮贤m紛，應(yīng)注意保障本單位 合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的合同糾紛，應(yīng)尊重對(duì) 方的合法權(quán)益，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)

15、任，并盡量采取補(bǔ)救措施，減少 損失； 因雙方責(zé)任引起的合同糾紛， 應(yīng)實(shí)事求是， 分清責(zé)任， 合情合理解決。第三十二條 提請(qǐng)?zhí)幚砗贤m紛的程序：（一）經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛，糾紛所涉及到的合同承 辦部門應(yīng)填寫“處理合同糾紛申報(bào)表” （附件 4），報(bào)送法制部 門。（二）經(jīng)過法定代表人同意，可向人民法院提起訴訟， 并可聘請(qǐng)專業(yè)律師進(jìn)行訴訟。合同約定由仲裁機(jī)構(gòu)解決糾紛的，提請(qǐng)仲裁機(jī)構(gòu)裁決。第三十三條 承辦部門與簽約對(duì)方協(xié)商處理糾紛的時(shí) 限，應(yīng)在法律規(guī)定的申請(qǐng)仲裁或者提起訴訟的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行。第三十四條 處理合同糾紛，有關(guān)部門必須應(yīng)當(dāng)提供下 列有關(guān)證據(jù)（原件或復(fù)印件）：（一）合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)

16、議）、傳真件、電報(bào)、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權(quán)委托書、 介紹信及其他有關(guān)資料等；（二）送貨、提貨、托運(yùn)、驗(yàn)收、發(fā)票等有關(guān)憑證票據(jù)；（三）貨款的承付、托收憑證，有關(guān)的財(cái)務(wù)憑證（復(fù)印 件）；（四）產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品或鑒定報(bào)告；（五）有關(guān)違約的證據(jù)材料；（六）其他與處理糾紛的有關(guān)材料。承辦部門負(fù)責(zé)調(diào)查取證，其他有關(guān)部門應(yīng)予協(xié)助。第三十五條 處理合同糾紛，法制部門及各多元化企業(yè) 法律顧問應(yīng)當(dāng)全程介入，相關(guān)部門要積極給予配合。第三十六條 合同糾紛處理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將 有關(guān)材料匯總、歸檔，以備查考。第七章 合同檔案管理第三十七條 合同文檔是指合同審核所涉及的合同草 本和正本、相關(guān)背景

17、材料、合同審批單、審核意見書、合同 立項(xiàng)報(bào)告審批文本及其他文件材料。第三十八條 合同編號(hào)。合同承辦部門應(yīng)在合同送審核 部門審核前，對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)并在合同審核單上注明，不得 重復(fù)或遺漏。第三十九條 實(shí)行合同歸檔、備案制度。（一）合同歸檔。合同正本交投資管理處檔案管理部門 存檔。（二）合同備案。合同訂立后，承辦部門應(yīng)將合同文本、 審核意見書和合同立項(xiàng)報(bào)告審批文書等復(fù)印件一份交法制 部門備案。第八章監(jiān)督檢查與責(zé)任第四十條 合同依法成立，即具有法律約束力。法律、 行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，依照其規(guī) 定。一切與合同有關(guān)的部門都必須本著“重合同、守信用”的 原則，嚴(yán)格履行合同規(guī)定的各項(xiàng)義

18、務(wù)，切實(shí)提高合同履約率。第四十一條 各多元化企業(yè)必須建立健全合同履行過 程中的監(jiān)督檢查制度。法制部門負(fù)責(zé)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān) 督檢查。合同執(zhí)行部門（單位）應(yīng)自覺接受其監(jiān)督檢查。對(duì)合同履行的檢查與監(jiān)督，主要內(nèi)容如下：（一）監(jiān)督我方合同的履行情況。督促有關(guān)業(yè)務(wù)部門按 合同規(guī)定全面履行，發(fā)現(xiàn)履行中的困難或問題，及時(shí)報(bào)告本 單位合同審核部門和分管領(lǐng)導(dǎo)，并提出補(bǔ)救意見。（二）檢查對(duì)方對(duì)合同的履行情況。全面了解對(duì)方履行 合同的進(jìn)度情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告本單位合同審核部門和 分管領(lǐng)導(dǎo)，并提出解決方案。（三）發(fā)現(xiàn)合同履行中的違法違約行為，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和法定代表人匯報(bào)，并協(xié)助有關(guān)部門處理。第四十二條 合同審

19、核部門應(yīng)對(duì)出具的合同審核意見 負(fù)責(zé)，但下列情況除外：（一）合同承辦部門未采納審核意見的；（二）因相關(guān)部門提供的資料不真實(shí)、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致審 核部門所出具的意見不準(zhǔn)確的。第四十三條 合同承辦部門或執(zhí)行部門違規(guī)訂立或履 行合同的，其責(zé)任人和部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任。合同承辦部門及相關(guān)部門存在第四十三條第一項(xiàng)、第二 項(xiàng)規(guī)定的情形的，應(yīng)承擔(dān)完全責(zé)任。第四十四條 有下列情況之一的，情節(jié)嚴(yán)重造成重大經(jīng) 濟(jì)損失或者嚴(yán)重不良影響的，對(duì)直接或相關(guān)責(zé)任人予以責(zé)任 追究并承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，提交司法機(jī)關(guān)依法 追究刑事責(zé)任：（一）不按規(guī)定簽訂合同的；（二）未經(jīng)授權(quán)超越權(quán)限簽訂合同，造成損失的，有關(guān) 責(zé)任人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（三）合同未經(jīng)簽訂，先期履行并發(fā)生合同糾紛造成損 失的有關(guān)責(zé)任人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；（四）簽訂合同被欺詐，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失的；（五）未依法律及本規(guī)定履行、變更、解除合同的；（六）丟失合同文本或有關(guān)重要文件的；（七）發(fā)生合同糾紛后隱瞞不報(bào)或未及時(shí)采取措施的；（八）簽訂及履行合同過程中與對(duì)方或第三人惡意串通