人事檔案制度

1、第 1 頁(yè)共1頁(yè)文件編號(hào)：生效日期：責(zé)任部門(mén)：人力資源部第 1 頁(yè) 共 3 頁(yè)第一章總則第一條為了更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，特制定本辦法第二條本制度適用于公司全體在編員工。第三條 人力資源部負(fù)責(zé)員工的人事檔案建立與管理。建檔第四條 入職試用起即應(yīng)建立員工人事檔案，并由 HRHR 部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，確 保人事檔案的安全性與保密性。第五條 人事檔案應(yīng)按月及時(shí)歸檔，并形成電子統(tǒng)計(jì)報(bào)表員工花名冊(cè)人事 月報(bào)，每月 6 6 日前提交上月報(bào)表。第六條 人事檔案包含的內(nèi)容：（一）、員工基礎(chǔ)信息資料1 1、 登記表或個(gè)人簡(jiǎn)歷2 2、 學(xué)歷、學(xué)位證（復(fù)印件）3 3、 面試評(píng)價(jià)表4 4、 錄用通知書(shū)5

2、 5、 婚姻狀況或計(jì)劃生育證明6 6、 職稱(chēng)證、崗位資格證、特殊工種操作證（復(fù)印件）7 7、 身份證（復(fù)印件）&近期體檢證明9 9、勞動(dòng)合同1010、原單位離職證明1111、試用期評(píng)估表1212、轉(zhuǎn)正通知書(shū)1313、員工工資核定表1414、考核記錄表 1515、培訓(xùn)學(xué)習(xí)檔案（二）：培訓(xùn)檔案1 1、培訓(xùn)合同、協(xié)議;業(yè)務(wù)流程制度人事檔案管理制度第 2 頁(yè) 共 2 頁(yè)2 2、培訓(xùn)相關(guān)資料及所獲取的證書(shū)原件（一般指外派培訓(xùn)取得的崗位資格 證書(shū)）。（三）員工異動(dòng)檔案1 1 、試用期員工轉(zhuǎn)正表；2 2、任免文件；3 3 、內(nèi)部調(diào)動(dòng)審批表；4 4 、獎(jiǎng)懲文件。（四）離職資料1 1、申請(qǐng)或解除勞動(dòng)合同

3、通知；2 2、員工工作交接清單；3 3、工資結(jié)算單。（五）檔案管理1 1、檔案應(yīng)按在職、離職，分類(lèi)編號(hào)管理，非專(zhuān)管人員不得私自取用。2 2、檔案內(nèi)容如有更新，應(yīng)及時(shí)予以更新。3 3、建立員工電子檔案員工花名冊(cè)，電子檔案與實(shí)際檔案實(shí)時(shí)更新。 第七條 歸類(lèi)建檔的人事檔案，按照一人一檔原則進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào)，編號(hào)原則 為：“公司簡(jiǎn)稱(chēng)- -人事檔案- -員工工號(hào)”，例如 YCJR-HRDA-0Q1YCJR-HRDA-0Q1 第八條 人事檔案歸類(lèi)要求：公司檔案按員工入職時(shí)間存放，在職員工與離職員 工分開(kāi)存放。第三章 檔案管理第九條 檔在職員工的資料發(fā)生變動(dòng)時(shí)，如學(xué)歷變動(dòng)、身安定，崗位變動(dòng)，參加 外訓(xùn)獲得證

4、書(shū)等，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料或材料復(fù)印件交公司人力資源部歸檔， 如有 原件當(dāng)場(chǎng)驗(yàn)證。第十條 檔案轉(zhuǎn)遞：檔案在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，不得私自翻閱、影印檔案資 料。第十一條 檔案調(diào)閱：1 1 、人力資源部專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管與維護(hù)工作，未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自將人 事檔案材料帶出檔案存放地。 因工作需要外借、 復(fù)印、摘抄需經(jīng)過(guò)人力資源經(jīng)理 審批同意。2 2、需要對(duì)人事檔案進(jìn)行借閱的，由借閱部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)人事檔案借閱申 請(qǐng)表，經(jīng)人力資源部經(jīng)理審批后予以查閱、調(diào)閱。3 3、差調(diào)閱人事檔案不得涂改、撤換、損壞檔案材料，不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。 第十二條檔案保存期限：?jiǎn)T工人事檔案原則上永久保存。第十三條 本辦法由人力資源部修訂并解釋?zhuān)园l(fā)布之日起執(zhí)行第