客戶關系標準管理系統需求規(guī)格說明指導書

1、word可編輯客戶關系標準管理系統需求規(guī)格說明指導書.word可編輯客戶關系管理系統CRM需求規(guī)格說明書編號：JB-RM-CRM版本： H.L.日期：2007-12-12審批：日期：狀態(tài)修訂人修改日期版本備注新創(chuàng)立PM2007-12-12.word可編輯1 概述客戶是公司最珍貴的資源，為了更好的開掘老客戶的價值，并開發(fā)更多新客戶，XX公司決定實施客戶關系管理系統。希望通過這個系統完成對客戶根本信息、聯系人信息、交往信息、客戶效勞信息的充分共享和標準化管理；希望通過對銷售時機、客戶開發(fā)過程的追蹤和記錄，提高新客戶的開發(fā)能力；希望在客戶將要流失時系統及時預警，以便銷售人員及時采取措施，降低損失。并

2、希望系統提供相關報表，以便公司高層隨時了解公司客戶情況?？蛻粜谑且粋€涉及多個部門，存在一定流程的工作。客戶效勞水平的上下決定著公司的核心競爭力。該客戶關系管理系統應提供一個客戶效勞在線平臺，使客戶效勞處理過程中相關人員可以在線完成效勞的處理和記錄工作。1.1 目的本文檔是北京信息技術在與XX公司的客戶關系管理系統實施合同根底上編制的。本文檔的編寫為下階段的設計、開發(fā)提供依據，為工程組成員對需求的詳盡理解，以及在開發(fā)開發(fā)過程中的協同工作提供強有力的保證。同時本文檔也作為工程評審驗收的依據之一。1.2 范圍本系統包括：營銷管理、客戶管理、效勞管理、統計報表和根底數據五個功能模塊。另包括權限管理模

3、塊用于系統的用戶、角色和相關權限。系統功能為本說明書與附件Demo版界面描述中功能的并集。在上述文件未明確描述的情況下，應能滿足合同和相關投標書所描述的功能。1.3 讀者對象1.4 參考文檔無1.5 術語定義系統用戶：XX公司員工?？蛻簦嘿徶肵X公司產品或有意向購置XX公司產品的單位客戶，不包括個人客戶?？蛻粜冢河煽蛻籼岢錾暾?，需要XX公司員工對其做出響應的活動。分咨詢、建議、投訴等類型。2 系統說明2.1 概述客戶關系管理系統用于管理與客戶相關的信息與活動，但不包括產品信息、庫存數據與銷售活動。這三類數據將由XX公司X銷售系統進行管理。但本系統需要提供產品信息查詢功能、庫存數據查詢功能、歷

4、史訂單查詢功能。2.2 用戶與角色與本系統相關的用戶和角色包括：系統管理員：管理系統用戶、角色與權限，保證系統正常運行。銷售主管：對客戶效勞進行分配。創(chuàng)立銷售時機。對銷售時機進行指派。對特定銷售時機制定客戶開發(fā)方案。分析客戶奉獻、客戶構成、客戶效勞構成和客戶流失數據，定期提交客戶管理報告?？蛻艚浝恚壕S護負責的客戶信息。接受客戶效勞請求，在系統中創(chuàng)立客戶效勞。處理分派給自己的客戶效勞。對處理的效勞進行反應。創(chuàng)立銷售時機。對特定銷售時機制定客戶開發(fā)方案。執(zhí)行客戶開發(fā)方案。對負責的流失客戶采取“暫緩流失或“確定流失的措施。高管：審查客戶奉獻數據、客戶構成數據、客戶效勞構成數據和客戶流失數據。2.3

5、系統功能系統用例圖如圖1所示，子用例圖及詳細的用例描述見“功能性需求局部。圖 12.4 當遵循的標準或標準本系統采用Oracle數據庫，使用Java EE進行開發(fā)，采取B/S架構。數據庫設計原那么上符合第三范式，且標準，易于維護。程序需使用MVC模式，采用三層架構，保證系統的可維護性和可擴展性。3 功能性需求本系統分營銷管理、客戶管理、效勞管理、統計報表、根底數據和權限管理六個模塊。3.1 營銷管理營銷管理模塊包含銷售時機的管理和對客戶開發(fā)過程的管理，子用例圖如圖2所示。圖2營銷的過程是開發(fā)新客戶的過程。對老客戶的銷售行為不屬于營銷管理的范疇。客戶經理有開發(fā)新客戶的任務，在客戶經理發(fā)現銷售時機

6、時，應在系統中錄入該銷售時機的信息。銷售主管也可以在系統中創(chuàng)立銷售時機。所有的銷售時機由銷售主管進行分配，每個銷售時機分配給一個客戶經理?？蛻艚浝韺Ψ峙浣o自己的銷售時機制定客戶開發(fā)方案，方案好分幾步開發(fā)，以及每個步驟的時間和具體事項。制定完客戶開發(fā)方案后，客戶經理按實際執(zhí)行請跨功能填寫方案中每個步驟的執(zhí)行效果。在開發(fā)方案結束的時候，根據開發(fā)的結果不同，設置該銷售時機為“開發(fā)失敗或“開發(fā)成功。如果開發(fā)客戶成功，系統自動創(chuàng)立新的客戶記錄。3.1.1 銷售時機管理3.1.1.1 創(chuàng)立銷售時機3.1.1.1.1 業(yè)務概述。3.1.1.1.2 使用者銷售主管、客戶經理3.1.1.1.3 輸入要素創(chuàng)立銷售

7、時機的系統界面如圖3所示。圖 3創(chuàng)立銷售時機時需錄入以下信息：表 1數據項說明輸入格式是否必填編號系統自動生成輸入框只讀時機來源文本客戶名稱文本是成功機率從0到100的數字數字是概要對銷售時機的簡要描述文本是聯系人文本聯系人 文本時機描述文本是創(chuàng)立人自動填入當前登錄用戶，用戶不可更改輸入框只讀是創(chuàng)立時間當前系統時間輸入框只讀是3.1.1.1.4 處理流程從頁面獲取輸入信息，在數據庫中創(chuàng)立新記錄。3.1.1.1.5 輸出要素提示“保存成功，或報告相應錯誤。頁面必填項未填時不允許提交表單。3.1.1.2 修改銷售時機3.1.1.2.1 業(yè)務概述對未分配的銷售時機記錄可以編輯。3.1.1.2.2 使

8、用者銷售主管、客戶經理3.1.1.2.3 輸入要素在銷售時機管理的列表頁面列出所有狀態(tài)為“未分配的銷售時機記錄，可選擇一條進行編輯。圖 4在編輯頁面，可以對時機來源、客戶名稱、成功機率、概要、聯系人、聯系人 、時機描述進行編輯。其他信息不可編輯。圖53.1.1.2.4 處理流程在列表頁面選擇“未分配的銷售時機進行編輯，跳轉到編輯頁面；在編輯頁面填入更新的信息，提交表單，保存新的信息到數據庫。3.1.1.2.5 輸出要素提示“保存成功，或報告相應錯誤。頁面必填項未填時不允許提交表單。3.1.1.3 刪除銷售時機3.1.1.3.1 業(yè)務概述狀態(tài)為“未分配的銷售時機可以刪除。刪除時需要判斷當前登錄用

9、戶為該銷售時機的創(chuàng)立人，否那么不可刪除。3.1.1.3.2 使用者銷售主管、客戶經理3.1.1.3.3 輸入要素如圖4所示，在“未指派的銷售時機列表中選擇一項刪除。3.1.1.3.4 處理流程點選刪除操作后應提示“確認刪除？，用戶選“確定那么執(zhí)行刪除操作，否那么不執(zhí)行。3.1.1.3.5 輸出要素刪除成功后提示“刪除成功。3.1.1.4 指派銷售時機3.1.1.4.1 業(yè)務概述銷售主管根據各客戶經理的負責分區(qū)、行業(yè)特長等對銷售時機進行指派。每個銷售時機指派給一個客戶經理，專事專人。指派成功后，銷售時機狀態(tài)改為“已指派。3.1.1.4.2 使用者銷售主管3.1.1.4.3 輸入要素進行指派時需要

10、選擇輸入客戶經理，系統自動輸入指派時間。兩相皆未必輸項。圖 63.1.1.4.4 處理流程選擇要指派的銷售時機，觀察銷售時機的詳細信息并選擇客戶經理進行指派。3.1.1.4.5 輸出要素指派成功后提示“指派成功，該銷售時機狀態(tài)改為“已指派即“開發(fā)中。3.1.2 客戶開發(fā)方案對“已指派的銷售時機制定開發(fā)方案，執(zhí)行開發(fā)方案，并記錄執(zhí)行結果?？蛻糸_發(fā)成功還將創(chuàng)立新的客戶記錄。3.1.2.1 制定開發(fā)方案3.1.2.1.1 業(yè)務概述客戶經理對分配給自己的銷售時機制定開發(fā)方案。3.1.2.1.2 使用者客戶經理3.1.2.1.3 輸入要素在制定開發(fā)方案時，應顯示出銷售時機的詳細信息?？蛻艚浝砜梢酝ㄟ^新建

11、方案項，編輯已經有的方案項，即刪除方案項來針對一個銷售時機來制定客戶開發(fā)方案。每個方案項包括兩個輸入要素：日期和方案內容，都是必輸項。日期的輸入格式為“2007-12-13。編輯方案項時，日期不可以編輯。圖 73.1.2.1.4 處理流程首先選擇一“已指派的銷售時機進行指定方案的操作，然后制定方案。3.1.2.1.5 輸出要素提交并更新當前頁面時在方案項列表中顯示新建的方案項。3.1.2.2 執(zhí)行開發(fā)方案3.1.2.2.1 業(yè)務概述完成客戶開發(fā)方案的制定后，客戶經理開始按照方案內容執(zhí)行客戶開發(fā)方案，并按時記錄執(zhí)行結果。3.1.2.2.2 使用者客戶經理3.1.2.2.3 輸入要素對每個方案項填

12、寫執(zhí)行效果，并保存。圖 83.1.2.3 開發(fā)成功3.1.2.3.1 業(yè)務概述某個客戶開發(fā)方案執(zhí)行過程中或執(zhí)行結束后如果客戶同意購置公司產品，已經下訂單或者簽訂銷售合同，那么標志客戶開發(fā)成功?？蛻糸_發(fā)成功時，需修改銷售時機的狀態(tài)為“開發(fā)成功。并根據銷售時機中相應信息自動創(chuàng)立客戶記錄。3.1.2.3.2 使用者客戶經理3.1.2.3.3 輸入要素從列表中選擇一個狀態(tài)為“已指派的銷售時機，點選“開發(fā)成功操作。或者在執(zhí)行方案頁面點選“開發(fā)成功操作。3.1.2.3.4 處理流程修改銷售時機的狀態(tài)為“開發(fā)成功。根據銷售時機中相應信息包括客戶名稱、聯系人和聯系人 自動創(chuàng)立客戶記錄。3.1.2.3.5 輸出

13、要素操作成功后提示“操作成功。3.1.2.4 開發(fā)失敗3.1.2.4.1 業(yè)務概述某銷售時機在確認客戶確實沒有采購需求后，或不具備開發(fā)價值時可認為“開發(fā)失敗。3.1.2.4.2 使用者客戶經理3.1.2.4.3 輸入要素從列表中選擇一個狀態(tài)為“已指派的銷售時機，點選“終止開發(fā)操作。或者在執(zhí)行方案頁面點選“終止開發(fā)操作。3.1.2.4.4 處理流程修改銷售時機的狀態(tài)為“開發(fā)失敗。3.1.2.4.5 輸出要素操作成功后提示“操作成功。3.2 客戶管理客戶信息是公司資產的構成局部之一，應對其進行妥善保管、充分利用。每個客戶經理有責任維護自己負責的客戶信息，隨時更新。在本系統中，客戶信息將得到充分的共

14、享，從而發(fā)揮最大的價值。有調查說明，公司的大局部利潤來自老客戶，開發(fā)新的客戶本錢相對較高而且風險相對較大。因此我們有必要對超過6個月沒有購置公司產品的客戶應予以特殊關注，防止現有客戶流失?？蛻艄芾淼淖佑美龍D如圖9所示。ERP(企業(yè)資源方案)圖 93.2.1 客戶信息管理3.2.1.1 編輯客戶信息3.2.1.1.1 業(yè)務概述客戶經理可以編輯狀態(tài)為“正常的客戶信息。3.2.1.1.2 使用者客戶經理3.2.1.1.3 輸入要素如下列圖所示，有“*標記的為必輸項。地區(qū)、客戶等級的候選項由數據字典維護；客戶經理候選項為所有狀態(tài)為“正常的系統用戶?？蛻魸M意度和客戶信用度候選項的值都是15。圖 103.

15、2.1.1.4 處理流程從列表中選擇要編輯的用戶點選“編輯按鈕，編輯特定客戶的信息，輸入新信息后點“保存按鈕，返回列表頁面。3.2.1.1.5 輸出要素提示“保存成功或報告錯誤。3.2.1.2 管理客戶聯系人3.2.1.2.1 業(yè)務概述每個客戶可以有多個聯系人。圖 113.2.1.2.2 使用者客戶經理3.2.1.2.3 輸入要素新建聯系人時要輸入姓名、性別、職位和辦公 ，必輸。還可輸入 號碼和備注信息。注意：聯系人是屬于某個客戶的。圖表 2編輯聯系人時姓名、性別、職位和辦公 為必輸項。圖表 33.2.1.2.4 處理流程選擇一個客戶，顯示其所有聯系人的列表，從中選擇進行編輯或刪除操作，還可以

16、給該客戶添加聯系人。3.2.1.2.5 輸出要素客戶的聯系人信息。3.2.1.3 管理客戶交往記錄3.2.1.3.1 業(yè)務概述系統可以保存每個客戶的交往記錄。圖表 43.2.1.3.2 使用者客戶經理3.2.1.3.3 輸入要素客戶經理完成客戶效勞后，需記錄和客戶交往的內容，特別是里程碑事件或有重大影響的事件。添加一個客戶交往記錄時需要記錄事件發(fā)生的日期、地點、概要和詳細信息，還可以填寫一個備注信息。圖表 5交往記錄可以修改。但必輸項不能修改為空。圖表 63.2.1.3.4 處理流程首先選擇一個客戶，然后針對這個客戶維護交往記錄信息。3.2.1.3.5 輸出要素客戶的交往記錄數據。3.2.1.

17、4 查看客戶歷史訂單3.2.1.4.1 業(yè)務概述客戶的歷史訂單數據是一個客戶重要的信息。本系統中不提供訂單管理的功能。訂單數據需要從銷售系統中讀取。讀取時只讀取訂單狀態(tài)為“已發(fā)貨或“已回款的數據對應訂單記錄狀態(tài)為5或6。3.2.1.4.2 使用者客戶經理3.2.1.4.3 輸入要素本系統根據客戶展示歷史訂單。3.2.1.4.4 處理流程首先選擇一個客戶，然后查看這個客戶的歷史訂單，再選擇一條歷史訂單查看訂單明細。3.2.1.4.5 輸出要素針對某一客戶顯示其全部已發(fā)貨或已回款的歷史訂單，分頁顯示，最新的訂單顯示在前面。需要在列表中顯示訂單的編號、下單日期、送貨地址、訂單狀態(tài)。圖表 7對每個訂單

18、可以查看明細。在訂單明細中需要顯示訂單的總金額。顯示樣式如下列圖所示。圖表 83.2.2 客戶流失管理系統將對超過6個月沒有購置行為的。3.2.2.1 客戶流失預警3.2.2.1.1 業(yè)務概述系統自動檢查超過6個月沒有下單的客戶，并在本系統中提出預警。訂單數據需要從銷售系統中獲得。3.2.2.1.2 使用者客戶經理3.2.2.1.3 輸入要素本功能由后臺程序完成，沒有輸入界面。3.2.2.1.4 處理流程每周六凌晨02：00系統自動檢查訂單數據，如果發(fā)現有超過6個月沒有下單的客戶，那么自動添加一條客戶流失預警記錄?？蛻艚浝淼卿洷鞠到y后在客戶流失管理中就可以看到。圖表 9對客戶流失預警可以采取“

19、暫緩流失和“確認流失兩種措施。但在確認流失前一定要采取措施“暫緩流失。3.2.2.1.5 輸出要素客戶流失預警記錄。3.2.2.2 暫緩客戶流失3.2.2.2.1 業(yè)務概述對于系統自動產生的客戶流失預警，負責該客戶的客戶經理要第一時間采取措施，充分了解客戶流失的原因，并采取應對措施。然后在系統中使用“暫緩流失功能點，填寫采取的措施。3.2.2.2.2 使用者客戶經理3.2.2.2.3 輸入要素暫緩措施可以不斷追加，系統要保存每次追加的暫緩措施。圖表 103.2.2.2.4 處理流程選擇客戶流失預警記錄，追加暫緩措施。3.2.2.2.5 輸出要素系統保存每次追加的暫緩措施。3.2.2.3 確認客

20、戶流失3.2.2.3.1 業(yè)務概述如果確是存在不可逆轉的因素，客戶不可能再購置本公司的產品，那么確認該客戶的流失。3.2.2.3.2 使用者客戶經理3.2.2.3.3 輸入要素在確認客戶流失時要填寫客戶流失的原因。圖表 113.2.2.3.4 處理流程選擇一條客戶流失預警，填寫客戶流失原因，確認客戶流失。3.2.2.3.5 輸出要素確認客戶流失后，該客戶的狀態(tài)修改為“已流失。3.3 效勞管理圖 處理流程圖 number(4,3)3.3.1 效勞創(chuàng)立3.3.1.1 業(yè)務概述客戶效勞是客戶管理的重要工作。通過客戶效勞我們的銷售團隊可以及時幫助客戶解決問題、消除顧慮，提高客戶滿意度。還可以幫助我們隨

21、時了解客戶的動態(tài)，以便采取應對措施。3.3.1.2 使用者客戶經理3.3.1.3 輸入要素當客戶收到客戶效勞請求的時候，要創(chuàng)立一條效勞單據。效勞單據錄入界面如下列圖所示。效勞編號由系統自動生成；效勞類型由數據字典維護，選擇輸入；創(chuàng)立人為當前登錄用戶；創(chuàng)立時間為當前系統時間。圖表 123.3.1.4 處理流程效勞添加成功后仍返回效勞創(chuàng)立頁面，顯示空表單準備填寫下一條效勞。3.3.1.5 輸出要素添加成功的效勞數據，狀態(tài)為“新創(chuàng)立。3.3.2 效勞分配3.3.2.1 業(yè)務概述銷售主管對狀態(tài)為“新創(chuàng)立的效勞單據進行分配，專事專管。3.3.2.2 使用者銷售主管3.3.2.3 輸入要素分給的對象通過選

22、擇輸入，候選項包括所有狀態(tài)為“正常的系統用戶。圖表 133.3.2.4 處理流程選擇一條狀態(tài)為“新創(chuàng)立的效勞單據，分配給專人。3.3.2.5 輸出要素效勞分配給專人后，效勞單據的狀態(tài)修改為“已分配。需要記錄分配時間。3.3.3 效勞處理3.3.3.1 業(yè)務概述被分配處理效勞的客戶經理負責對效勞請求做出處理，并在系統中錄入處理的方法。3.3.3.2 使用者客戶經理3.3.3.3 輸入要素填寫處理的方法，系統自動記錄處理人和處理時間。圖表 143.3.3.4 處理流程首先查詢得到狀態(tài)為“已分配的效勞單據，選擇一個進行處理。圖表 15填寫處理方法后提交。3.3.3.5 輸出要素處理完成的效勞單據狀態(tài)

23、改為“已處理。3.3.4 效勞反應3.3.4.1 業(yè)務概述對狀態(tài)為“已處理的效勞單據主動聯系客戶進行反應，填寫處理結果。3.3.4.2 使用者客戶經理3.3.4.3 輸入要素需要填寫處理結果，并選擇客戶對效勞處理的滿意度。客戶滿意度為15的值。圖表 163.3.4.4 處理流程首先查詢得到狀態(tài)為“已處理的效勞單據，選擇一個進行反應。圖表 17填寫處理結果和滿意度后提交。3.3.4.5 輸出要素根據客戶滿意度不同，效勞單據的流轉也不同。如果客戶滿意度大于等于3，效勞單據狀態(tài)改為“已歸檔。如果效勞滿意度小于3，效勞狀態(tài)改為“已分配，重新進行處理。3.3.5 效勞歸檔3.3.5.1 業(yè)務概述系統可以

24、對已歸檔的效勞進行查詢、查閱。便于參考解決類似問題。3.3.5.2 使用者客戶經理、銷售主管3.3.5.3 輸入要素可以根據客戶、概要、效勞類型、創(chuàng)立日期進行查詢。對每條效勞單據還可以查看明細。圖表 183.3.5.4 處理流程3.3.5.5 輸出要素效勞單據信息。圖表 193.4 統計報表圖 3.4.1 客戶奉獻分析3.4.1.1 業(yè)務概述對客戶下單的總金額進行統計，了解客戶對企業(yè)的奉獻。3.4.1.2 使用者銷售主管、高管3.4.1.3 輸入要素可以根據客戶名稱或年份查詢，默認列出全部客戶和所有年份訂單金額的總和。3.4.1.4 處理流程3.4.1.5 輸出要素顯示客戶名稱和該客戶下單的總

25、金額。圖表 203.4.2 客戶構成分析3.4.2.1 業(yè)務概述了解某種類型的客戶有多少及所占比例。3.4.2.2 使用者銷售主管、高管3.4.2.3 輸入要素可以選擇報表方式，按客戶等級統計、按信用度統計或按滿意度統計。3.4.2.4 處理流程3.4.2.5 輸出要素列出統計項，和該統計項下有多少個客戶。圖表 213.4.3 客戶效勞分析3.4.3.1 業(yè)務概述根據效勞類型對效勞進行統計。3.4.3.2 使用者銷售主管、高管3.4.3.3 輸入要素可以輸入年份，只統計該年的效勞數據。3.4.3.4 處理流程3.4.3.5 輸出要素 圖表 223.4.4 客戶流失分析3.4.4.1 業(yè)務概述查

26、看已經確認流失的客戶流失記錄。3.4.4.2 使用者銷售主管、高管3.4.4.3 輸入要素可以根據客戶名稱和客戶經理名稱進行查詢。3.4.4.4 處理流程3.4.4.5 輸出要素列出符合查詢條件的已經確認流失的客戶流失記錄。圖表 233.5 根底數據圖 3.5.1 數據字典管理3.5.1.1 業(yè)務概述對系統中需要已選擇的方式輸入的輸入項的候選項，統一通過數據字典來配置。比方效勞類型、客戶等級等。3.5.1.2 使用者系統管理員3.5.1.3 輸入要素每個數據字典項包括系統自動生成的編號、類別如：效勞類型、條目如：咨詢和值如：1構成。數據字典項有的能編輯。有的不可編輯，只能查看。圖表 24對于可以編輯的數據字典項，可以修改其類別、條目和值。還可以設為不可編輯。圖表 25在數據字典項的列表中，對可編輯的數據字典項顯示“編輯和“刪除的操作按鈕。圖表 263.5.1.4 處理流程3.5.1.5 輸出要素數據字典數據。3.5.2 查詢產品數據3.5.2.1 業(yè)務概述本系統中沒有產品數據，需要從銷售系統中獲得。3.5.2.2 使用者客戶經理3.5.2.3 輸入要素可以根據產