如何回復工作郵件

1、“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)省他人 時間，只把有價值的信息提供給需要的人。要區(qū)分To和CC還有BCC （區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。（收件者：就具體某項工作而已，一般指直接處理者、需要跟進者、需要回復者）2 .而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email.（抄送：指只需要知道，例如：上級、其他相關需知道的部門的同事）3 .而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。,CC中

2、的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可 以。適當的規(guī)則有助于提升你的形象！5 .只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源6、轉發(fā)郵件要突出信息在你轉發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發(fā)給外部人員或者未經授權的接收人。如果有需要還應對轉發(fā)郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。關于主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速 了解郵件內容并判斷其重要性。1 .一定不要空白標題，這是最失禮的

3、2 .標題要簡短，不宜冗長，不要讓 Outlook用-才能顯示完你的標題3 .標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”4 .一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理5 .可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。REREH大串。6 .回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要關于稱呼與問候1 .恰當地稱呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家

4、、ALL.如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“ x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的， 不要逮誰都用個“ Dearxxx "，顯得很熟絡。開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“ HI”，中文的寫個“你好”；結尾常見的寫個BestRegards ,中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。關于正文正文要簡明扼要，行文通順Email正文應簡明扼要的說清楚事情；

5、如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個 文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要 讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。2.注意Email的論述語氣根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論 述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的

6、每個段落簡短不冗長， 沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4 .一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5 .盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email ,最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email ,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。6 .合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示 是必要的，但過

7、多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。7 .合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述， 收件人一定會表揚你的體貼。8 .不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻Business Email不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松 氣氛的場合，比如現(xiàn)在-:）附件1 .如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件2 .附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名3 .正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時4 .附件數目不宜超過4個，數

8、目較多時應打包壓縮成一個文件5 .如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用6 .如果附件過大（不宜超過 2MB,應分割成幾個小文件分別發(fā)送，語言的選擇和漢字編碼1 .只在必要的時候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用 英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你 的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。2 .尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給 你，也不要老土的用中文回復。3

9、 .對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人 的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4 .選擇便于閱度的字號和字體中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵 件。結尾簽名每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出 你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。1 .簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、

10、傳真、地址等信息， 但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收 件人對象與場合，切記一定要得體。2 .不要只用一個簽名檔對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方 顯得疏遠。你可以在 Outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。3 .簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文 字體小一些?；貜图记? .及時回復Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對

11、方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的 回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一 般不要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結 果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2 .進行針對性回復當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬 了，應該進行必要的闡述，讓對方

12、一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。3 .回復不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。4 .不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。5 .要區(qū)分Reply和ReplyAll （區(qū)分單獨回復和回復全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該replayall ,讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的 面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論