辦公室管理試題及答案B卷

1、辦公室管理B卷一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題 1分，共10分）1 在辦公室的布置方面，（）的位置是上座。A. 離人口最遠B.離入口最近C.靠近門口 D.靠近窗戶2在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項中哪種行為不合適宜？（）A .準備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標識條B. 較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方C. 辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理D. 下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3 文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的?A. 定好目標，把想做或需要做的事情寫下來B盡量

2、控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做C每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力D.對每一項工作作出安排，定好最后期限4 為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應(yīng)該改進?A.工作人員工作盡可能專門化、單一化B.盡可能定量控制辦公室工作C. 重復(fù)性的工作盡量由機器完成D. 合理設(shè)計辦公室的工作流程5 以下哪些接打電話的行為是不正確的？（）A. 受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回擊B. 給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上C做記錄時可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用45CM-120CMD中途因有事需放下電話請對方等待時，應(yīng)把話筒朝下放置6.在公務(wù)專用信件書寫禮

3、儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習(xí)慣用A. “頃悉”、“際此” B. “謹啟"、鈞啟”C. “臺鑒”、“惠鑒” D. “臺安"、“鈞安”7 按照美國人類學(xué)家愛德華霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，應(yīng)該是（）。A.個人區(qū)B 社交區(qū)C.親密區(qū)D 公眾區(qū)8. 文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（）。A.加入自己的主觀意見B不記錄議題C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D. 對所記內(nèi)容作評論9 上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（）。A.和上司先充分溝通，避免在會議進行中臨時以電話聯(lián)系的不便B除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C. 如果是第一次前往的公司外的地點，要先

4、了解場地情況和交通所耗費的時間D. 只在便箋上寫好會議名稱10在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點： 一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（），了解要求約會者的心理。A.社交的能力B.說話的技巧C.聽話的能力D.聽寫的能力二、判斷題（正確打“V",錯誤打“X”。每小題1分，共10分】1辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。()2辦公室工作人員對工作認真負責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。()3.同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。()4 文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。()5.文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如

5、寫報告等與其他工作安排在一起去做。()6.日常交往中的上下級角色關(guān)系不應(yīng)淡化。（）7 如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如 果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（）8.女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小距離。()9. 要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不 加采用，應(yīng)說服上司。（）10. 列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級 和保密 期限的變更和解密。（）三、簡答題（每小題10分，共20分）1簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？形式是怎樣的？2什么是

6、文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？ 一般應(yīng)怎樣做？四、設(shè)計題（每小題15分，共30分）1'某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準備工作，以良好的社會形象及合適的價格打人市場，決定組織召開專家座談會，對其推銷產(chǎn)品進行評估。如果你是辦公室 人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個座談會，你該如何做？2文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？五、案例分析題（每小題15分，共30分）1 請看如下案例：上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆 炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o人問津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投訴信或電 話，而是記者紛紛上門

7、。廠方?jīng)Q定派一位副廠長帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動上門訪問、調(diào)查。在經(jīng)過周密的檢 查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn) 冰箱內(nèi)有細小的紅色紙片，便向副廠長匯報。副廠長和戸主進行了一整天的 耐心、誠懇的交談, 并主動提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說出了是在冰箱 里藏放了準備過年的鞭炮, 其他人不知道，取食品時碰撞所致，幸未傷人。又說是因為鄰居聽到爆炸后向居委會報告，引起 了媒介的注意才上了報的。查清了原因，副廠長當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_了記者招待會， 向新聞界說明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說明書上

8、寫明： 冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽捯l(fā)出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速 回升, 一臺嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。從這個案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示?2A公司原定于12月25日18:00時借一娛樂總匯召開公司成立兩周年慶祝活動。為此，發(fā)了請柬邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓光臨，在請柬上把時間、地點寫得一清二楚，要求自行前 往。還通知了全體員工下班后趕往。可當(dāng)部分員工提前在16: 00趕去時，卻發(fā)現(xiàn)預(yù)訂的能容納50人的大包房已為B公司占用。經(jīng)詢問，當(dāng)初A公司預(yù)訂時，B公司已先預(yù)訂，但正考慮與娛樂總匯變更預(yù)訂時間，沒有 最后確定。當(dāng)時

9、大堂負責(zé)人說：“若B公司換了時間，則包房由A公司用，不用再通知了”， 事后由于總匯工作人員的疏忽，忘了將時間沖突情況告知A公司。結(jié)果A公司與娛樂總匯的工作人員就這一問題發(fā)生爭執(zhí)和沖突，造成來參加活動的50多人 滯留大堂2個多小時，最后交涉無果。不得不再包車前往附近另一賓館舉行。最后活動早早收 場，大家掃興而歸。（1）為什么A公司慶祝活動未取得預(yù)期效果？（2）如果你是A公司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動？（3）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，應(yīng)怎樣處理？辦公室管理試題答案一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題 1分，共10分）1. A2 . B3. C4. A5. A6 D7 A

10、8. C9 D10. B二、判斷題（正確打“V”，錯誤打“XJ每小題1分，共10分）1 X2.X3V4X5 X6.X7X8V9 X1O三、簡答題（每小題10分，共20分）1 簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？形式是怎樣的？答案要點：會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎(chǔ) 上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。（2分）會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導(dǎo)工作的作用。（2分）可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事 項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。（2分）有兩種形式：（1）議決性會議紀要。是與

11、會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、 執(zhí)行時寫下的文字依據(jù)。（2分）（2）周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗而作的紀實性文件。（2 分）2 什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？ 一般應(yīng)怎樣做？對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面 阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。（4分）（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（2分）（2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引

12、見給上司，或先作請示。（2分）（3）會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地謝絕。（2分）四、設(shè)計題（每小題15分，共30分）1 題略（1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（3分）（2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3分）（3）座談會上，文秘人員應(yīng)與主 持人密 切配合；（2分）（4）主持人負責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（2分）（5）詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（1分）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；（2分）（7）會場應(yīng)準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。（2分）2題略（1）整理好旅行過程中所

13、有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或 者結(jié)算預(yù)支的出差費用。（3分）（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（3分）（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。（3分）（4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（3分）（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。（3分）五、案例分析題（每小題15分，共30分）1（題略）（1）信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社 會上的反饋。（2）有些事涉及本單位的利益或信譽，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取主動出擊的方法。（3）文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細心、敏感的工 作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。（1） A公司負責(zé)預(yù)訂的文秘人員沒有對預(yù)訂的時間、地點進行確認，準備工作不充分導(dǎo) 致活動沒有取得預(yù)期效果。(2) 應(yīng)把這次活動的細節(jié)詳細列出，每個項目由專人負責(zé)。(3) 由專人負責(zé)預(yù)訂，初步確定以后向上司匯報