通用檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版使用說明

1、通用檔案管理系統(tǒng)（網(wǎng)絡(luò)版）使用說明安陽市檔案局二零一零年八月一日第一章 系統(tǒng)概述通用檔案管理系統(tǒng)是從實踐中來到實踐中去的產(chǎn)物，它具有操作簡便、功能齊全、一鍵錄入信息無處不在的效果。該程序收錄編制了檔案工作中常用的各種門類的表格200 余種， 使用該程序錄入會由此變得輕松而簡便。數(shù)據(jù)會由此而有序，報表會由此而規(guī)范，查詢會由此而精準(zhǔn)，統(tǒng)計會由此而簡便，并能最大限度的減輕檔案人員的勞動，能最大限度的滿足利用者對檔案的需求。由于具備題名、全文檢索的功能，真正意義的實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。1、 適用范圍本系統(tǒng)適用于國家各級各類綜合檔案館、專業(yè)檔案館、機關(guān)和企事業(yè)單位檔案室（包括文書、歸檔文件、科技、會計、電

2、子、人事、訴訟、審計、信訪、資料、婚姻和照片等檔案）。2、 開發(fā)目的實現(xiàn)電子文件（含紙質(zhì)文件）從公文下載到移交進館的全程信息化管理；業(yè)務(wù)流程化管理；行業(yè)規(guī)范化管理。實現(xiàn)電子公文（含紙質(zhì)文件） 從公文下載到公文接收、從制作年報上報盤到接收年報上報盤、從移交進館到進館接收的接口標(biāo)準(zhǔn)化管理。實現(xiàn)電子文件（含紙質(zhì)文件）信息查詢、條目檢索、信息統(tǒng)計及報表生成的格式統(tǒng)一化管理。二、設(shè)計依據(jù)1 GB9705-88 文書檔案案卷格式。2 DA/T 22-2000 歸檔文件整理規(guī)則（國家檔案局，2000 年 12月 6 日批準(zhǔn)） 。3 機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（國檔發(fā)【1987】 27 號 。4 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)

3、成的一般要求GB/T1182-2000) 。5 會計檔案管理辦法（國家財政部、國家檔案局財會字【 1998】32 號。6 會計檔案案卷格式（ DA/T39-2008） 。7 干部檔案工作條例（組通字【1991】 13號。8 干部檔案整理工作細(xì)則（中共中央組織部，1991 年 3 月 29 日） 。9 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定（ 勞動部、 國家檔案局勞力字【 1992】33 號。10 檔號編制規(guī)則（ DA/T13-94） 。11 GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范（國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局，2002 年 12 月 4日批準(zhǔn)） 。12 GB/T11821-2002 照片檔案管理規(guī)

4、范（國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局， 2002 年 12 月 4 日發(fā)布） 。13 電子公文歸檔管理暫行辦法（國家檔案局，2003 年 9 月 1 日施行） 。14 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（ DA/T31-2005） 。15 業(yè)務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則（ DA/T32-2005） 。16 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范（中華人民共和國糾業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）。第二章 安裝與運行一、安裝見安裝說明二、運行在桌面上雙擊通用檔案管理系統(tǒng)則可打開程序，啟動畫面如下圖：輸入賬號和密碼后進入主界面：三、系統(tǒng)初始化第一次使用本程序時，需要提前進行初始化，點擊左邊系統(tǒng)設(shè)置按鈕，可看到下面界面：全宗維護點全宗維護圖標(biāo)后在彈出的窗口中填

5、寫全宗號以及全宗名稱并點擊確定 （第一次使用時，一定要確定一次，以便生成系統(tǒng)必須的代碼）如下圖：注意：1 、全宗名稱和全宗號必須輸入，否則系統(tǒng)不能正常工作。2、如果不知道本單位的全宗號，可與當(dāng)?shù)貦n案館聯(lián)系；企業(yè)也可以用組織機構(gòu)代碼來替代)3、全宗名稱要輸入全稱. 全宗名稱較長時，可輸入通用規(guī)范簡稱。 一級類目維護 點擊一級類目維護圖標(biāo)，彈出下面的窗口，在窗口中錄入類目名稱，選擇對應(yīng)的類型即可：如果用戶為企業(yè)，可將根據(jù)本單位的分類大綱將，調(diào)整一級類一級類目檔案類型一級類目檔案類型黨群工作類文書檔案會計檔案類會計檔案行政管理類文書檔案歸檔文件新文書檔案產(chǎn)品類科技檔案基本建設(shè)類科技檔案照片檔案類照片

6、檔案任者，密級，檢查人，整理人維護點擊對應(yīng)圖標(biāo)在彈出的窗口中相應(yīng)的內(nèi)容即可：0發(fā)文字維護x第三章 檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)決定了檔案數(shù)據(jù)的錄入方式。我們認(rèn)為：在一個全宗內(nèi)，檔案數(shù)據(jù)一般分為四個層次，即一級類目、案卷目錄、案卷和文件。 其關(guān)系可用下頁圖一來表示。由于全宗和一級類目已在系統(tǒng)初始化時設(shè)立，所以在錄入數(shù)據(jù)時，應(yīng)先設(shè)立案卷目錄，再輸入案卷級數(shù)據(jù)，最后輸入文件級數(shù)據(jù)。如果采用歸檔文件整理規(guī)則（俗稱文書檔案新標(biāo)準(zhǔn)）整理檔案，檔案數(shù)據(jù)又可分為保管期限、年度、類目（機構(gòu)或問題）、文件四個層次，它們的關(guān)系可用圖二來表示. 錄入數(shù)據(jù)時，應(yīng)遵循保管期限 - 年度 - 類目 - 文件的順序。開始著錄點擊

7、左邊的檔案錄入按鈕會出現(xiàn)下面的界面：單擊檔案錄入，會出現(xiàn)錄入界面第四章 著 錄2、 著錄窗口介紹窗口分為兩部分。左邊是類目選擇窗口，右邊是錄入數(shù)據(jù)窗口。用法和Windows資源管理器相類似。系統(tǒng)默認(rèn)打開第一類檔案。3、 錄入數(shù)據(jù)（一）舊標(biāo)準(zhǔn)文書檔案和其它案卷級檔案數(shù)據(jù)的錄入1 、設(shè)立案卷目錄要錄入數(shù)據(jù)，必須新建一本案卷目錄。具體做法是：單擊左邊窗口的相應(yīng)的一級類目（ 如文書檔案） ， 在右邊數(shù)據(jù)錄入窗口輸入相應(yīng) 的目錄號和保管期限。點擊添加后，數(shù)據(jù)自動存盤。注意： 在使用本系統(tǒng)時，應(yīng)保證在一個全宗內(nèi)，目錄號不重復(fù)。為此，可以采用類目代號+目錄號的方法。如文書檔案的第一本永久目錄，目錄號編為W-

8、1，科技檔案的第一本永久目錄，目錄編為K-1 ，等等。2、輸入案卷級數(shù)據(jù)在左邊窗口單擊相應(yīng)的案卷目錄，在右邊數(shù)據(jù)錄入窗口輸入相應(yīng)的案卷號、題名、類目名稱等必需的字段。單擊添加按鈕后，數(shù)據(jù)自動存盤。在錄入時可使用tab 或回車 (enter) 建把光標(biāo)移動到下一個錄入框，在下拉框的選擇時，可使用鍵盤的上下箭頭進行選擇。( 二 ) 歸檔文件數(shù)據(jù)的錄入和上面的步驟相類似，可以按以下順序輸入歸檔文件的各項數(shù)據(jù)：1 、輸入保管期限2、輸入年度3、輸入類目（機構(gòu)或問題）4、輸入文件級數(shù)據(jù)第四章檢 索本系統(tǒng)的檢索采用了，當(dāng)前流行的組合式檢索，可以通過各種條件來精確查找內(nèi)容單擊左邊的數(shù)據(jù)檢索按鈕，會出現(xiàn)所有類

9、目的檢索圖標(biāo)，點對應(yīng)的進入相應(yīng)的檢索，以文書為列，其他方法一樣點擊后會看到下面界面在上面填入關(guān)鍵字后，點檢索會得到相應(yīng)的內(nèi)容：檢索完成后可以點擊借閱登記，出現(xiàn)借閱登記和利用效果登記，如下圖：填寫完成，點擊確定生成借閱登記薄和利用效果登記本，如 下圖：點擊是，形成利用效果登記薄，如下圖：還可自動生成借閱登記薄，可以在打印里查看，點擊左邊報表打印，找到借閱利用圖標(biāo)其他各門類檔案的檢索操作同上。第五章打 印本系統(tǒng)可以打印近200 種目錄、封面、脊背、卡片，基本上可以滿足文書、科技、會計、照片檔案的打印需求。打印格式規(guī)范、美觀。在左邊選擇報表打印按鈕，選擇相對應(yīng)得報表圖標(biāo)。即可進入打印選擇界面。文書檔案報表部分報表圖片選擇相應(yīng)項目，以及目錄和案卷號，點擊打印預(yù)覽即可。卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)備考表案卷目錄卷盒脊背文號與檔號對照表銷毀清冊新文書檔